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1、如何搞好企业的内部控制 一 市场经济改变了单位内部会计控制环境 会计目标多元化会计信息经济后果性更为突出由过去的短缺经济逐步转向供大于求的市场经济 增加了企业的经营风险市场经济逐步转变了调控方法 依法自卫能力与勇气提高 一 市场经济改变了单位内部会计控制环境 财务报表使用者对会计的责任了解正在增加 国家政府管制机构对于保护投资人利益的责任正在加重 由于企业规模的扩大 业务的复杂化和计算机的运用等原因 会计业务更为复杂 司法部门执法难 比较赞成 深口袋理论 报表使用者对会计师期望值过高 与会计人员实际能力有一差距 会计人员前期对自己的责任过于轻视 有关职业规则尚处在检验阶段 有待进一步完善 二
2、市场经济要求进一步规范会计信息的供求 虚假会计信息导致经济利益不公平分配缺乏对会计信息是否虚假的判别标准会计信息是一个非常特殊的公共商品 三 对现代企业会计内部控制改革的意义 财政部最近要求所有企业设立内部会计控制与新会计法对比将会计责任主要归结于单位领导人 与建立内部会计控制有关 详细列示了内部会计控制违规行为 具有可操作性明确了处罚的尺度对内部会计控制作用有了比较正确的定位 四 内部控制与会计法律责任的关系 完善的内部控制制度是消除虚假会计信息的基础内部控制制度的内容有了较大发展 从三要素向五要素发展内部控制的五要素涵盖了单位的 人 财 物及组织 等个方面的内容 五 内部会计控制与企业舞弊
3、理论 1 关于冰山理论 压力 机会及借口 2 GONE理论贪婪 机会 需要及事后暴露 内部控制是防止企业舞弊发生的最有效方法 六会计内部控制制度的基本目的与内容 一 会计内部控制目的与内容 一 会计内部控制主要是为了保护企业资产提高经营效率坚持既定管理方针而采用的组织计划以及各种协调方法和措施 二 会计内部控制应主要包括下述几个内容人事控制组织控制财务控制实物控制 三 贯彻会计内部控制制度时应注意的事项内控制度不局限于这些内容 单位可以根据公司的具体情况进行补充 完善及细化 四 会计内部控制制度的局限性控制过多会影响效率 发票传递时间过慢等 内部串通会妨碍控制功能发挥 如会计与出纳不独立 控制
4、制度的运行与书面规定可能不一致 如预决算突破 没有执行严格的分析制度 五 减少会计内部控制局限性的措施对一些非关键控制的环节 予以简化 如零星采购等 加强对会计内部控制制度的监督 使会计内部控制制度的实施与书面规定一致 如审计建议 月未对帐 盘点等 二 会计内部控制制度框架 三 人员控制 一 人员控制的目的在充分发挥职工雇员的积极性时 防止一些不利因素的出现 在人员录用之前 防止招聘一些不合格人员 给单位造成不必要的损失 通过轮换 休假制度 对财务或资金保管人员的工作进行定期复核 二 人员招聘和激励1 人员招聘人员招聘不仅要注重人员的专业能力 更要重视人员的道德素质 人员的道德素质包括 思想品
5、质 招聘人员应以为人正直 品行端正 作风严谨为基本标准 职业精神 即将招聘录用的人员必须要有敬业的精神 对工作一丝不苟 严谨认真 工作经历 注意招聘录用人员以前的工作经历 不得有空白阶段 防止有隐匿不报的犯罪记录 2 激励机制在制定激励机制时 其考核标准不仅要包括专业能力 还要考察人员的思想品德和职业精神 只有约束 没有激励的控制 将会失支动力 如费用中心对预算的节约 没有相应的激励 三 职务轮换与休假1 职务轮换在单位的每个部门中实行职务轮换制度 凡是直接保管或接触实物 资金的工作人员 每二年轮换一次工作岗位 在实行职务轮换制度时 原则上在同一专业领域内对换 不跨专业 在每一次职务轮换过程中
6、 重点办好相互交接 划清各自责任 如在交接过程中发现前任工作中的差错 应立即予以报告 职务轮换制度的目的职务轮换能使部门人员有机会接触到整个工作流程 使人员素质更全面 后任在接替前任工作后 有机会发挥自己的主观能动性 有利于发现前任工作中存在的问题与差错 2 带薪休假单位员工的带薪休假期包括法定节假日和年度休假两部分 法定节假日遵照国家有关规定执行 年度休假的天数则由单位自行设定 在员工带薪休假期间 其工作可交由同等职位 同等级别的人员担任 带薪休假的优点带薪休假可以使员工调整身体和精神状况 有助于提高员工工作效率 带薪休假期间 有内部审计部门对该员工的工作进行审核 便于对该员工的考核 四 组
7、织控制1 组织控制原理利用工作分工 形成一些职能上的互相牵制 通过对业务流程的分割 使同一业务由不同部门进行操作 稽核 监督 从而减少可能出现的差错 2 组织控制的内容对不相容职务予以分离明确岗位责任制制定清晰的作业流程图 一 不相容职务分离1 不相容职务的原理有些职务如同时由一人担任 其出现差错的可能性就大得多 二个人犯同种错误的概率比一个人犯同种错误的概率低 不相容职务分解到不同人来担任 将大大降低错误的可能性 各单位应分离的不相容职务授权进行某项业务的职务与执行该项业务的职务 如部门领导不得同时兼任业务员 或部门不得同时兼任全部业务的谈判 客户的选择 合同签定等 执行某项业务的职务与审核
8、该项业务的职务 如出纳不得自己去审核 勾稽银行对帐单 执行某项业务的职务与记录该项业务的职务 如出纳不得兼任会计 保管某项财产的职务与记录该项财产的职务 如仓库的存货管理与物料会计的存货记账不得同一人兼任 二 岗位责任制1 完善的岗位责任制应当达到三个方面的效果 明确的职责界定 以保证经营中每个环节功能的实现 各岗位之间有效的沟通与协调 使各项工作流程顺利进行 明确权 责 利 避免不必要的推诿 2 岗位责任制的形式应当是书面的 应尽量避免一些在实际工作中形成的事实分工或口头分工等形式 在确定职责时应尽可能地细化 明确 周全 应考虑到责任和权利的匹配 应要求各人员阅读相关部分 并在阅读后予以签字
9、 避免事后的推诿 3 在进行岗位职责设计时 应当运用不相容职务相分离原则利用各岗位分工形成的内部牵制作用 达到各岗位相互勾稽的效果 某项业务的全过程不能由一个部门或某一人来完成 三 工作流程图1 流程图目的通过符号使会计内部控制制度得以全面 直观 形象的反映 便于对业务流程进行分析 考察和改善 有助于轮岗时了解与熟悉程序与责任 2 流程图绘制时注意事项要对各个工作程序予以图解化 符号规范 线路清晰 一般由上向下 由左到右 尽量避免交叉 绘制流程图应当简单 清晰 但不能有所遗漏 五 财务控制1 公司财务控制的目的保证实现某公司的财务大循环 提高资金使用效率 为保证单位资金的集中使用 必须做到资金
10、的统一调度 统筹安排 2 财务控制的主要内容预算控制会计控制内部审计财务风险管理 一 预算控制1 预算制度的目的将一些可能发生的资金浪费控制在业务发生之前 使高层管理部门摆脱一些繁琐的日常复核工作 便于单位的事前资金调度 发挥单位的资金效益 降低单位财务拮据风险 因此 财务预算制度应成为公司的一项最为重要的财务制度之一 可能会有较多困难 但经过改造后 其效果会有较大提高 2 预算制度的内容整个综合预算体系的内容分为资本预算 对资本性项目的运作所作的计划安排 按年度编制 经常预算 对日常经营发生的各项目的预计 经常预算按年度编制和按月度滚动编制 财务预算 对单位资金的筹资 投资以及调度进行预算
11、由计财部门按月 旬进行编制 3 预算制度适用的部门根据年度投资计划下达的任务书 由各部门 名子公司根据经营使用需要按年度编制经营性部门 编制收入预算 对收入 成本和费用项目进行预测和计划非经营性部门编制部门预算 对部门费用支出进行计划安排 4 财务预算 依据其他部门的资本预算与经常预算的资料 进行资金预算并编制预计财务报表 资金预算按月编制根据各期间的经常性收支项目和资本性收支项目进行现金收支存预测安排资金余缺的调剂方案 综合预算体系结构如下图所示 5 预算编制依据以前一期的实际发生数为基础 综合考虑各种因素变动之影响 如物价变动 新出台的国家政策法规等 单位下一年度的战略计划 6 预算的调整
12、 重点 必须对预算与实际的差异进行分析建立差异调整的各级审批权定期进行差异总结 7 预算编制的审批权综合预算的最后审批权为董事会8 预算制度实施的原则采取分阶段建立 逐步规范化的方式先易后难有一定容忍度对参编人员进行培训 二 会计控制会计控制是指利用会计的一些特殊方法与手段 对各部门及下属单位的财务进行监督 管理与控制 一般常用的会计控制主要包括 1 银行账户分帐制度银行分帐制度与预算制度配合使用 所谓银行分帐是指某公司为具有对外经营职能的各部门 分局 下属单位等设立两类银行账户 规定A类账户只能存入款项 不能支取 由某公司控制将存款转入本部账户 B类账户只能提取款项 不能存入款项 某公司根据
13、预算计划将款项划入该账户 实行银行分帐制度后 各单位有收入只能存入A类账户 不能使用 由公司统一支配 支出只能来源于B类账户 公司财务总部可以根据各营业单位的成本 费用支出预算 按时 按需地将资金划入B类账户 以供开支的需要 这样 不仅简化了公司的预算控制 而且有效的杜绝了各级单位以收抵支 帐外循环的状况 银行分帐制度的有效运转依赖于严厉的约束制度来维护 公司一旦发现两类账户混用的情况 无论金额大小 立即重罚主要责任人 以防银行帐户分帐制形同虚设 2 会计科目统一制度会计科目的统一 有利于某公司的会计监管以及报表的合并 与此同时 也便于互相对帐及控制 由于公司要对各部门及下属单位进行有效控制
14、因此 在会计科目上 还要设置一些特殊的科目名称 如对分别设置上级拨入资金 拨付所属资金 内部往来以及其他会计科目等 3 财务报告 三 内部独立审计1 公司内部审计的设置原则保持高度独立性有监督权但无处置权直接向分管副总经理报告与其他部门不存在利益关系 2 公司内部审计的职能进行财务审计 保证资产安全完整及既定方针的实施 包括 对下属下属单位进行财务监督 以加强对下属单位的控制检查单位内部是否存在差错评价单位的会计内部控制制度的执行情况 提出改进建议协助外部审计人员进行管理审计 提高单位的经济效益 包括 评审各部门的经营业绩及工作效率评价各部门之间的协调程度及人际关系针对经营现状 提出增进效率
15、提高效益的建议 3 内部审计部门的职权内审人员应有权随时调阅各单位的会计资料 各项计划 预算 报表等文件 资料有权参加有关财务会议有权对严重事态采取应急措施有随时向公司最高领导直接报告重大事项权等有针对单位经营管理各方面存在的问题提出改进建议权但内部审计人员没有直接的经营权 不能直接指挥日常经营管理活动 他们对经营活动的干预应通过其他管理人员间接的进行 4 内部审计报告制度内审部门的审计调查结果 形成的审计结论及管理建议必须以书面的形式向单位最高管理层报告常规性的审计项目 应当每月进行一次报告专题审计应当在审计终结后一周内提交专项审计报告年度审计报告必须在年终报表编制结束后一个月内提交内审报告
16、应该形成规范的格式 六 实物控制 一 实物控制的目的通过建立统一采购制度 防范采购人员出现私下交易 损害单位利益通过规范的保管程序 防止单位资产被不合理挪用 保护单位财产安全 完整通过建立定期与不定期的盘点制度 建立事后控制制度 防范可能出现的保管漏洞 二 实物控制的基本内容统一采购制度保管制度盘点制度 三 建立统一的采购制度1 采购时必须进行职务分离制度物料采购人员不能同时承担物料的验收工作付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和询价业务 物料的采购 存贮和使用人不能同时担任帐务的记录工作付款审核人应同付款执行人职务分离记录应付帐款的人不能同时担任付款业务 请购 采购 统购 验收 退货处理 供应商定期考核 采购预算 请购单 议价 订购单 确定供应商 订购单验收 物料和数量 验收单 评估供应商 供应商分类 要求改善 询价 比价 物料采购制度 2 建立请购制度各部门根据经营计划 结合预算指标 编制 采购预算书 在各部门领导审核同意后 一式三份 一份送计财部 一份送采购部门 一份送回原请购单位 各部门门以收到核准的 采购预算书 为基础 填写申购单 填写申购单时应写清楚品名 规格 用途
