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1、ICS07.060A 47QX中华人民共和国气象行业标准QX/T 319XXXX代替 QX/T 319-2016防雷装置检测文件归档整理规范Specifications for filing and arranging documents of lightning protection system inspection点击此处添加与国际标准一致性程度的标识（本稿完成日期：2020年5月）XXXX - XX - XX发布XXXX - XX - XX实施中国气象局发布QX/T 319XXXX目次前言II1范围12规范性引用文件13术语和定义14基本规定25分类和编号26形式、范围及质量要求37立
2、卷48整理6附录A（规范性附录）归档章式样7附录B（规范性附录）检测文件归档范围8附录C（规范性附录）案卷封面式样9附录D（规范性附录）卷内目录式样10附录E（规范性附录）卷内备考表式样11附录F（规范性附录）案卷脊背式样12参考文献13前言本标准按照GB/T 1.12009给出的规则起草。本标准与 QX/T 319-2016相比，主要变化如下： 修改了范围 增加了规范性引用文件 增加了术语定义 调整了标准结构 增加了本标准由全国雷电灾害防御行业标准化技术委员会提出并归口。本标准起草单位： 本标准主要起草人：13防雷装置检测文件归档整理规范1 范围本标准规定了防雷装置检测文件归档的基本规定以及
3、归档文件的分类和编号、形式、范围及质量要求、立卷和整理。本标准适用于防雷装置检测文件的归档整理。2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T 10609.32009 技术制图 、复制图的折叠方法GB/T 188942016 电子文件归档与电子档案管理规范DA/T 222015 归档文件整理规则DA/T 252000 档案修裱技术规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1防雷装置检测文件 document of lightning protecti
4、on system inspection在防雷装置检测过程中所涉及或形成的各种形式的信息记录。3.2归档 putting into record文件形成部门或形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定向本单位档案室移交的过程。注：改写 GB/T 503282014，定义2.0.153.3档号 archival code在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。DAT 222015，定义3.43.4案卷 file由互有联系的若干文件组成的档案保管单元。注：改写 GB/T 503282014，定义2.0.133.5立卷 filing按照一定的原则和方法
5、，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。GB/T 503282014，定义2.0.144 基本规定4.1 文件归档应遵循完整性、准确性、系统性原则。4.2 归档文件的形成和积累应纳入有关人员职责范围。4.3 归档文件收集应与检测工作同步进行，不得事后补编。4.4 文件宜在检测工作全部完成后一个月内归档。4.5 归档文件应经过分类整理，组成符合要求的案卷后移交档案室。5 分类和编号5.1 分类5.1.1 归档文件应进行科学分类，保持分类方案的一致性和稳定性。5.1.2 归档文件采用年度保管期限的方法进行二级分类。a) 按年度分类将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以检测文件签发日期为准
6、。b) 按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。5.2 编号5.2.1 归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。5.2.2 档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码-年度-保管期限-件号。上、下位代码之间用“-”连接。5.2.3 档号按照以下要求编制：a) 全宗号：省级气象主管部门颁发的雷电防护装置检测资质证证书编号，用10位数字标识。b) 档案门类代码：归档文件档案门类代码见表1。c) 年度：年度为文件形成年度，以4 位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2020”。d) 保管期限：保管期限分为永久、定期3年，分别以代码“Y”、“D3”标识。e
7、) 件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4 位阿拉伯数字标识，不足4 位的，前面用“0”补足，如“0026”。示例： 某检测机构（资质证证书编号：1111111111）2020年开展的第3个新建建筑物检测项目，该项目为易燃易爆场所，其档号为：1111111111-0631-2020-Y-0003。表1 档案门类代号代码类目名称0631易燃易爆建设工程和场所0632矿区0633旅游景点0634大型项目0635单独安装防雷装置的场所0639其他工程及场所5.2.4 归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形
8、式在归档文件上进行标识。5.2.5 归档章应包含档号的组成部分，即全宗号、档案门类代码、年度、保管期限、件号，并增加页数，式样见附录A 图A.1。归档章中全宗号、档案门类代码、年度、保管期限、件号按照5.2.3 编制，页数用阿拉伯数字标识，示例见附录A 图A.2。6 形式、范围及质量要求6.1 归档形式与范围6.1.1 检测文件以纸质文件为主电子文件为辅，并保证纸质文件和电子文件整理协调统一。成套的电子文件归档按GB/T18894-2016的规定执行。6.1.2 检测文件归档范围及保管期限应符合附录B中表B.1的规定。6.2 质量要求6.2.1 纸质归档文件6.2.1.1 纸质归档文件宜为原件
9、。当为复印件时，单页的复印件应在其空白处加盖检测单位的公章，完整文件的复印件应在文件封面盖章，并在装订文件的侧面盖骑缝章，且由技术负责人签字确认。6.2.1.2 纸质归档文件应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料，不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料。计算机输出文字和图件应使用激光打印机，不应使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机。6.2.1.3 纸质归档文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续应完备。6.2.1.4 纸质归档文件的文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm210mm）,工程图纸宜采用国家标准图幅。6.2.1.5 纸质归档文件的
10、纸张应采用能长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。6.2.2 电子归档文件6.2.2.1 当归档文件为电子文件格式时，应采用表2所列文件格式进行存储，不属于表2格式的电子归档文件应进行转换。有签字或印章的文件宜采用扫描件，并按图像文件格式存储，扫描件图像分辨率应按以下要求进行设置： 扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。 采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择大于或等于100dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。 需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择大于或等于200dpi。6
11、.2.2.2 专用软件生成的电子文件应转换成表2所列文件格式。表2 电子归档文件存储格式文件类别格式（后缀）文本（表格）文件pdf、docx、wps、rtf、ofd位图文件jpg、tif、png矢量文件dwg、svg、swf、wmf、emf、eps、dxf影像文件mpg、mp4、avi、flv声音文件mp3、wav数据库文件xml、xsl、et、dbf7 立卷7.1 立卷原则7.1.1 遵循检测文件的自然形成规律，保持案卷内检测文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。7.1.2 案卷应以项目为单位进行立卷，厚度一般不超过40mm，当文件数量较多时可采用分卷的形式。7.1.3 案
12、卷内文件应齐全、完整、唯一，签章手续完备，且不应有重份。7.1.4 成册、成套的文件宜保持其原有状态。7.1.5 不同载体的文件应分别立卷。7.1.6 书写应字迹清晰端正，字体宜为楷体。7.2 封面编制7.2.1 案卷封面印制在卷盒正表面，亦可采用内封面形式，式样见附录C。7.2.2 案卷封面的内容应包括：档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。7.2.3 档号应按5.2条的规定进行编号。7.2.4 案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。7.2.5 编制单位应填写案卷的形成单位。7.2.6 起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。7.2.7 涉密事项文件，应
13、明确文档密级，密级应在绝密、机密、秘密三个级别中选择划定。同一案卷内有不同密级的文件应以最高密级为本卷密级。7.3 卷内文件7.3.1 排列7.3.1.1 卷内文件宜按附录B中附表B.1的顺序进行排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。7.3.1.2 文字材料的主件与附件不能分开，并按主件在前、附件在后的顺序排列。7.3.1.3 当归档文件包含文字和图纸材料时，文字材料排前，图纸排后。7.3.2 编页7.3.2.1 卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷应用阿拉伯数字单独编号，页号从“1”开始。7.3.2.2 当卷内目录有多页(二页及以上)时，应用大写罗马数字编号，页号从“”开始。7.
14、3.2.3 页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。7.3.2.4 成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。案卷封面、卷内备考表不编写页号。7.3.2.5 案卷封面、卷内备考表不编写页号。7.3.3 编目7.3.3.1 每个案卷应编制卷内目录，并作为卷内首个案卷（或卷内）文件，式样见附录D。7.3.3.2 卷内目录应符合下列规定：a) 序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。b) 责任者：填写文件的直接形成单位或个人。多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。c) 文件编号：填写文件原有的文号或图号。d) 文件题名：填写文件标题的全称。当文件无标题时应根据内容拟写标题，拟写标题外应加“”符号。e) 日期：填写文件形成的日期。日期中年应用四位阿拉伯数字表示月和日应分别用两位数字表示。f) 页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。7.4 备考表编制7.4.1 备考表式样见附录E。7.4.2 备考表主要标明卷内文件总页数、各类文件页数，以及立卷单位对案卷情况的说明。7.4.3 备考表，应排列在卷内文件尾页之后。7.4.4 立卷人和审核人应在卷内备考表
