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1、請多指教 从采购作业来谈降低成本 德信诚培训教材 1 成本结构2 采购作业流程3 从内稽内控看采购4 从采购作业来谈降低成本 从采购作业来谈降低成本 主題4 成本制度建立的步骤8 一 确定生产流程 二 确定采用分批或分步成本 三 确定成本 責任 中心 四 产品分类 五 产量统计 六 用料统计 七 人工统计 八 制造费用统计 成本标准的设定 1 标准的定义 在最理想的作业情况下 所设定之最经济 最高效率下的最低成本 2 成本标准应按成本要素 材料 人工及制造费用三类分别订定 制造成本三要素 一 直接原料成本 二 直接人工成本 三 制造费用成本 制造成本比例 一 直接原料成本 二 直接人工成本 三
2、 制造费用成本 65 15 25 成本差异发生原因之追查7 1 材料用量差异原因2 材料价格差异3 人工工作时间差异4 工资率差异5 制造费用预算差异 系实际费用与实际工作时间下与标准费用间的差异 6 制造费用能量差异 系由于生产设备未能充分利用引起 7 制造费用效率差异 系由于工作时间不符标准所引起 与直接人工成正比 故其差异原因同人工工作时间差异 直接原料成本 降低庫存減少浪費及報廢降低進料價格 流程圖 采购管理作业范围 企業使用之材料请购 采购有关之作业 采购方式之设订 作业方法 供应厂商选定 调查 评鉴 考核 采购记录 询价 议价 订购 进度控制等 供应厂商的选定与撤销和资料建立4 1
3、 一 供应厂商资料来源大致可从电话簿 工厂名录 报章杂志 工会名册中查得 必要时也可从外贸协会或其它相关机构中洽询 二 各项材料设定之供应厂商至少应有三家 特殊状况如独家供应或总代理除外 之资料 采购部门登载于 供应厂商资料卡 经采购部經理核准后列入询购对象 供应厂商的选定与撤销和资料建立4 2 三 内购供货商之选定 由采购人员会同生管品管技术部门人员实地了解厂商生产设备制程 产能 品质水准 品管情形 填报 协立厂商设定评核表 经筛选后 呈 并附 供应厂商资料卡 总经理核准后列入采购对象 四 已设定之供应厂商 因交货品质不良 交期无法配合需要 停止营业或由复查厂商作业中发现重大异常等因素 应予
4、撤销 由采购人员以签呈记明具体异常原因呈总经理核准后撤销设定 商业谈判 在商业谈判上要获得最佳结果 最有效的策略并非强硬的态度 而是要求对方提出更好的条件 谈判技巧14 1 1 带一点疯狂酌量情势 2 高目标达成要求 3 装得小气一点让步要慢 4 不以 大权在握 的口吻进行谈判 谈判技巧14 2 5 不要轻易亮出底牌 6 运用竞争的力量 7 伺机喊 暂停 8 当心快速成交谈判进行太快 谈判技巧14 3 9 出奇不意在过程中改变方法 论点或步骤 10 兵临城下的大胆做法 进行相逼 11 柔性哀情战略 12 积砂成塔 小利也是利 谈判技巧14 4 13 要有耐心 耐性 不要期望对方立刻接受你的新构
5、想 14 不要逼对方走投无路 总要留点余地 谈判规则 谈判规则沒有哪一方是失败者 雙方都是胜利者 非追求数学最小公倍数 而是最大公約數 部门请购来源如下 1 来自客户订单RUNMRP2 来自销售计划RUNMRP3 来自计划性用料预先核算4 来自研发试产RUNMRP5 来自受托加工RUNMRP 请购作业 提出需求 10 1 请购作业 提出需求 10 2 部门请购来源如下 6 来自批号备料结转请购单7 来自不足材料资料维护8 来自不足成品 半成品 维护9 来自安全存量结转请购单10 自行Key In请购单 控制重点 1 物管人员是否依业务产销计划 确实拟定生产企划表 有无遗漏 所计算之需求数量是否
6、正确 2 订购单是否经权限主管核准 修改时亦同 3 供货商之回复结果 是否经物管人员确认无误 4 业务需求变化时 是否立即将结果反应于生产企划表与量产计划表与相关部门 5 供货商因故无法准时交货 生企部门有否将结果反应业务部门 进行协调 依据资料 供应厂商调查 评鉴 考核表生产企划表量产计划表请购单采购单 检查库存 一 作业程序采购前应先检查请购之商品品名 规格 厂牌有无库存品或替代品可替代 二 控制重点是否有相同之库存品未查觉而重购材料造成存货呆滞 一般性请购 一 作业程序非材料生产为工程用料 零配件 机器设备 个人计算机软硬件等请购 应为各部门提出申请 并依申请之品名数量 相关计算机请购须
7、会签IT部门 才能进行请购 一般性请购 二 控制重点1 一般性请购须权责主管核准 是否须会签相关部门再进行采购 2 是否定期检讨请购单有无延迟采购情形 请购数量应符合经济采购量要求 3 紧急采购是否经常发生 事后有无补开请购单 并应追究其发生原因是否合理 采购作业查询供货商资料2 1 一 作业程序1 材料采购 调阅过去供货商与采购作业 并确认记录是否更新与最正确价格 2 一般性采购 1 调阅供货商资料 了解过去采购及询价记录 2 进行询价与议价 3 重要采购合约签订前须经法律专家同意对公司无不良之影响 采购作业查询供货商资料2 2 二 控制重点1 材料采购 承办人员备妥资料及预拟订购厂商数量
8、型号须经主管核准 并确认资料是否完整 供应 数量 价格是否考虑周详 2 一般性采购 1 无采购记录或有二家以上不同报价是否须征询公司相关单位 2 请购之数量 金额是否有权责主管核准 3 是否建立可完全配合之协力厂商 采购方式 一 作业程序依材料管理办法 决定应用下列何种方式购买 1 访价 金额较小 不需书面比价 但仍以访价方式向最低价厂商购买 2 议价 比价 依议价 比价程序办理 并召开议价会议 二 控制重点1 依议价 比价办法办理 于召开议价会议时 应有会计或稽核人员在场 决定订购事项 一 作业程序1 由承办人员备妥资料及预拟订购厂商数量 办法等经主管核准后采购 二 控制重点1 查询供货商记
9、录是否详实 2 价格资料收集是否完整 3 预拟订购厂商数量及价格考虑是否周详 更新记录 一 作业程序1 将不同购买方式之订购及询价资料键入供货商资料中 二 控制重点1 请购单是否确实经核准 2 采购人员应建立完整之采购及厂商资料 3 常备物品则在合约期限终止前 可先询价 4 新料品之询价对象以现有供应厂商为优先考虑 5 为便于管理 应建立可完全配合之协力厂商 进口作业 需结汇者申请信用状准备提货结汇还款提货记帐 需结汇者 一 作业程序1 由采购单位计算结汇所需金额 并将所需金额申请表及各类凭证一并送交主管人员核准 2 预付外购款依订单号码或L C号码逐案控制 二 控制重点1 预付费用入帐 转销
10、 收回及调整时所应附之原始凭证是否经核准 内容是否合理 2 应将进口结汇之有关原始文件 合约 凭证 核对无误后始签付支票 3 己付款原凭证是否盖付讫章 付款凭单是否有领款人签章 以免重复付款或冒领情事发生 申请信用状 一 作业程序6 11 准备相关文件向银行申请开立信用状 2 销售者须提供 PROFORMAINVOICE 3 依采购条件 是否有进口保险单 4 开发信用状应避免下列条款 1 开立保兑 CONFIRM 信用状 2 押汇手续由买方负担 3 可装运于甲板板上 4 信用状可转让 5 指定开状银行或押汇银行 6 可凭仓库收据 尚未装船 押汇等 申请信用状 一 作业程序6 25 应以采购要求
11、及银行合约开立信用状 6 上述手续无误且无超过银行之授信额度等 准备提货2 1 一 作业程序1 进出口于接获预定到港通知后 通知报关行 2 进出口接获到货日期 品名 数量后 预先安排人员搬运人员及存置位置 3 财务单位于知悉预定结汇还款日后 安排调度各项财务资源 准备结汇 准备提货2 2 二 控制重点1 提货时物品若有损坏或短少 有无立刻请公证机构公证 2 仓库 财务 会计或采购单位彼此联系是否良好 结汇还款 一 作业程序1 检核利息计算是否正确 2 结汇费用是否依银行之收费标准 二 控制重点1 是否有结汇费用不符规定者或金额不符之情形 2 浮动汇率发生溢缴时 余款是否办妥缴还 提货 一 作业
12、程序及控制重点1 每一项费用是否有合理凭证 额外项目应查核原因是否合理 2 核算各项计算方式是否合理 计算起迄日期是否正确 3 实收数量少于装运数量 注意有无办理索赔 实收数量少于公证数量时 有无向货运公司提出索赔 4 应将同一进口采购案之有关原始文件 合约 凭证等逐案汇集归档 记帐 一 作业程序1 请款条件审核无误后 制作传票记入台帐 2 传票及有关凭证交由出纳开立支票 支票经签章后交由负责人申请开立信用状 二 控制重点1 原始文件 凭证 合约核证无误后始签付支票 2 预付帐款 本国币部份 之支付应规定以支票 美金部份应以电汇或美金支票为主要支付方式 但受款人必须以订单上之出售人为限 3 支
13、付传票是否有领款人签章 验收作业厂商交货 一 作业程序厂商于交货日备妥送货资料 发票于指定地点交货 点收 一 作业程序1 卸货完毕后 仓储人员应依过秤单核对其重量或依计数方式核对数量 2 点收无误后 应将收货资料键入计算机 检验 一 作业程序1 收料后 仓运人员通知检验部门办理检验 非生产性材料应通知使用部门检验 2 材料检验规范应包括 取样样品数 依材料使用性质之重要性列出检验项目 各检验项目之品质标准及可接受范围 3 检验稍形加以说明 做为收用与否之参考 二 控制重点1 货品依性质决定是否需检验 2 需经试车验收者依合约书行之 入库记录 一 作业程序检验合格时 检验部门应将检验结果键入计算
14、机 并由仓储办理入库 请款 一 作业程序1 检验合格时 检验部门应将检验结果通知仓储 仓储应将验收单 发票等转送采购部门办理请款 二 控制重点1 如属分批收料时 储运人员应在订购单上注明分批收料日期 数量 2 发票之品名 规格 数量 金额与送货单及验收单及订单应相符 3 非原料性验收时应会同请购部门及相关部门办理 索赔 一 作业程序若检验不合格 则依规定办理退换货 扣款或索赔之手续 二 控制重点自国外购进之货品抵港时 若数量不符或有损坏事项 应请公证行出具证明以办理索赔 与合约不符作业 一 控制重点7 11 各项违约是否依规定处理 2 所交货品如因检验不合格退回更换者 则其交货日期应以调换补送
15、到达日期为准 3 非因人力所能抗拒之灾害而申请逾期免罚者 是否事后立即检具之认可证件 4 申请延期交货 其原合约有保证人者 是否征得保证人之同意 与合约不符作业 一 控制重点7 25 依事实不能依购合约所订裁决者 其违约案件 是否经适当批准 6 所交货品之品质 规格与合约不符 但可使用者 如因急需勉予验收使用 应经权责主管事前认可 按规定扣款或减价处理 7 如因检验不合格退回更换 或因故申请延期交货 必须事前报请公司相关主管同意 并确定逾期罚款或其它处理办法 付款作业 请款核对入帐开立支票盖印领款 请款2 一 作业程序1 仓储部门于办理收料手续完妥并经验收合格后 应将验收单及发票转送采购部门请
16、款 2 采购部门收到仓储转来之请款凭证 查核无误后 即按付款之条件填妥支出凭证黏存单 经主管签核后转会计部门审核 请款2 二 控制重点1 国内采购案是否于办妥验收手续后 检齐凭证申请付款 2 付款时 是否经过事前审核 审核条件相符后 方签付入帐 3 对交货延期罚款及品质不良扣款之列计 是否经详细核对 确认合理 核对 一 作业程序会计部门经上述审核程序后 若有不合规定或异常之情事者 应反应之 二 控制重点依会计事务处理办法处理 入帐2 1 一 作业程序1 请款程序无误后 制作传票 2 于每月固定日期整理货款单据交由出纳开立支票 入帐2 2 二 控制重点1 确定有关核准付款之内部控制是否执行良善 2 是否定期复核应付帐款明细表之冲销情形 如有已届支付期限而未付款或性质不明者 应追查其原因 3 应付帐款如有借方余额时 应予追查其原因 4 应付帐款之支付应规定以支票 5 是否定期调节应付帐款明细帐与总帐 6 月底结帐前进货待验或正进行验收中 帐入暂估应付款者 应密切注意期后冲帐情形 开立支票 一 作业程序1 出纳收到支出传票后应注意其支付程序是否齐全 2 支票送盖印鉴章时 应在支出传票上注明银
