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1、开票系统红字发票 升级操作手册 航天信息股份有限公司编写 国 家 税 务 总 局 审 核 前前 言言 为加强增值税专用发票管理 国家税务总局下发了 关于修订 的通知 国税发 2006 156 号 和 关 于修订增值税专用发票使用规定的补充通知 国税发 2007 18 号 进一步加强了纳税人开具红字增值税专用发票的管理 根据 增值 税专用发票使用规定 企业需要开具红字增值税专用发票时 应 先向税务机关提交 开具红字增值税专用发票申请单 以下简称 申请单 税务机关审核并开具 开具红字增值税专用发票通知单 以下简称通知单 后 企业方可开具红字专用发票 航天信息依据国税总局业务需求 在防伪税控税务端系
2、统和开 票子系统原有功能基础上进行了修改完善 实现了申请单 通知单 的信息化管理 修改后的一机多票开票子系统为V6 13 为了使广大用户更快更好地了解有关业务流程 同时掌握该系 统的使用 我们特针对一机多票开票子系统升级到 V6 13 后的新增 改进功能编写本手册 本手册包括四章内容 第一章详细介绍了升 级内容和开具红字专用发票的处理流程 第二章介绍了升级操作方 法 第三章详细介绍了新增改进的主要功能 第四章介绍常见问题 解答 本手册在编写中难免有疏漏 错误之处 恳请读者指正 航天信息股份有限公司 二 八年八月 目 录 第一章第一章 概述概述 1 1 1 1 升级内容 1 1 2 开具红字专用
3、发票的处理流程 2 1 2 1 购买方申请开具 2 1 2 2 销售方申请开具 3 第二章第二章 软件升软件升级级方法方法 5 5 第三章第三章 新增改进功能新增改进功能 1111 3 1 红字专用发票填开方式 11 3 1 1 直接开具方式 11 3 1 2 导入填开方式 16 3 2 红字发票申请单 19 3 2 1 申请单填开 19 3 2 2 申请单修改查询 24 3 2 3 申请单导出 25 第四章第四章 常见问题解答常见问题解答 2929 第一章第一章 概述概述 1 1 升级内容升级内容 为了进一步加强对纳税人开具红字增值税专用发票的管理 航 天信息股份有限公司根据国家税务总局要求
4、 在防伪税控系统中增 加了对开具红字增值税专用发票申请单和通知单的信息化管理 针对红字增值税专用发票的管理 原防伪税控税务端系统需要 通过升级增加红字发票通知单管理系统 同时 将原防伪税控一机 多票开票子系统上层软件升级为V6 13 升级后的开票子系统实现 新增功能如下 1 开具红字专用发票时 必须输入通知单编号 2 提供了申请单管理功能 包括填开 修改查询和导出 打 印出的申请单如图1 1所示 图1 1 开具红字增值税专用发票申请单 1 2 开具红字专用发票的处理流程开具红字专用发票的处理流程 企业需要开具红字专用发票时 应先向税务机关提交申请单 税务机关审核并开具通知单后 企业方可开具红字
5、专用发票 根据 实际业务需要 可以分为购买方申请开具和销售方申请开具两种情 况 其处理流程不同 具体如下 1 2 1 购买方申请开具购买方申请开具 1 开具情况 当出现以下情况时 应由购买方申请开具红字专用发票 1 购买方获得的专用发票认证相符且已进行了抵扣 之 后因发生销货退回或销售折让需要做进项税额转出 2 购买方获得专用发票后因以下问题无法抵扣时 专用发票抵扣联 发票联均无法认证 专用发票认证结果为纳税人识别号认证不符 专用发票认证结果为专用发票代码 号码认证不符 所购货物不属于增值税扣税项目范围 2 开具流程 购买方申请开具红字专用发票的具体流程如图1 2所示 购买方提交申请单 购买方
6、税务机关审核后开具通知单 购买方将通知单交予销售方 销售方开具红字专用发票 0 98 图1 2 购买方申请开具流程 1 购买方提交申请单 若购买方需要申请开具红字专用发票 购买方应向主管税务机 关提交申请单 2 购买方税务机关开具通知单 购买方税务机关根据纳税人提交的申请单 审核后通过红字票 通知单管理系统开具通知单 3 购买方将通知单交予销售方 购方税务机关开具通知单后 将纸质通知单交给购买方 购买 方即可以适当方式将纸质通知单传递给销售方 4 销售方开具红字专用发票 销售方接收到由购买方传递的纸质通知单 根据通知单的内容 在开票子系统中开具红字专用发票 1 2 2 销售方申请开具销售方申请
7、开具 1 开具情况 当出现以下情况时 应由销售方申请开具红字专用发票 1 因开票有误购买方拒收 2 因开票有误等原因尚未交付 2 开具流程 销售方申请开具红字专用发票的具体流程如图1 3所示 销售方提交申请单 销售方税务机关审核后开具通知单 销售方开具红字发票 0 98 图 1 3 销售方申请开具流程 1 销售方提交申请单 若销售方需要申请开具红字专用发票 销售方应向主管税务机 关提交申请单 2 销售方税务机关开具通知单 销售方税务机关根据纳税人提交的申请单 审核后通过红字票 通知单管理系统开具通知单 3 销售方开具红字专用发票 销售方凭取得的通知单内容在开票子系统中开具红字专用发票 第二章第
8、二章 软件升级方法软件升级方法 在执行升级操作前 必须先关闭正在运行的开票系统 并将从 当地防伪税控服务单位领取到的安装光盘放入光驱中 然后按下面 的操作步骤执行 操作步骤 操作步骤 第一步 安装程序会自动启动安装向导 如图2 1所示 图 2 1 启动安装向导 说明 如果系统没有自动执行安装向导 可直接双击光盘中的 kp setup 文件运行升级程序 第二步 系统弹出欢迎使用航天信息产品的界面 如图 2 2 所示 请仔细阅读界面中的文字后点击 是 按钮 图 2 2 欢迎使用航天信息产品窗口 第三步 点击 是 按钮后 系统自动开始进行数据备份 将原 系统所有数据备份到默认的安装路径下 如图2 3
9、所示 此过程需 要一定时间 系统中开票数据越多 则所需时间越长 请耐心等 待 切勿在备份过程中点击 取消 按钮 图 2 3 数据备份窗口 第四步 备份完成后 系统自动开始进行升级 此过程中请勿点 击 取消 按钮 如图2 4所示 图 2 4 系统文件升级 第五步 文件复制结束后 系统会提示安装完成 如图2 5 所示 点击 完成 按钮即可 图 2 5 安装完成后的提示信息 第六步 升级安装完成后 双击桌面上的 防伪开票 快捷图标 如图2 6 所示 或单击 开始 程序 防伪开票 防伪开票子系统6 0 菜单即可启动升级后的防伪税控一机多票开票子系统 图 2 6 桌面上的 防伪开票 快捷图标 第七步 启
10、动后 系统显示一机多票开票子系统登陆界面 如图 2 7 所示 此时 请检查登陆界面左上角出现的软件版本号 如果 为6 13 20 05 则表示升级成功 图 2 7 一机多票开票子系统界面 说明 1 升级前必须先退出原开票系统 如果在不退出的情况下直接进行 升级 系统会自动提示开票软件正在运行 如图 2 8 所示 无法继续 进行升级 图 2 8 关闭开票系统提示窗口 2 此版软件仅适用于对已安装一机多票开票子系统的企业升级使用 若系统从未安装过任何开票软件 使用该软件升级时 在弹出的欢 迎使用航天信息产品界面中点击 是 按钮 系统会提示没有检测到 以前安装的版本 如图 2 9 所示 无法继续安装
11、 若系统安装的是非 一机多票开票软件 则会提示系统不支持此版本的升级安装 如图 2 10 所示 无法继续安装 出现上述情况请您与当地防伪税控服务 单位联系 图 2 9 错误提示窗口 图 2 10 错误提示窗口 3 若在备份过程中出现死机等异常情况 可重新启动计算机后再次 执行升级程序 4 在数据备份过程中 请勿点击 取消 按钮 如果误操作点击 取消 按钮 系统会提示 在升级安装前必须备份数据 选择 是 重新备份 选择 否 安装程序关闭 此时选择 是 重新备份数据继续安装即可 5 系统自动将升级前数据备份到原开票软件安装路径下 并根据备 份时间生成备份文件夹的名称 例如原开票系统安装在 C Pr
12、ogram Files 航天信息 防伪开票 备份时间为 2008 年 7 月 31 日 10 点 29 分 28 秒 则备份后数据保存在 C Program Files 航天信息 防伪开 票 20080731102928 文件夹下 第三章第三章 新增改进功能新增改进功能 本章将就一机多票开票子系统 V6 13 中 针对红字专用发票管 理的新增改进功能进行详细介绍 3 1 红字专用发票红字专用发票填开方式填开方式 在发票填开界面中 点击 负数 按钮时 新增两个选择菜单 一项为 直接开具 另一项为 导入红字发票通知单 界面如图 3 1 所示 企业可通过上述这两种方式填开红字专用发票 图 3 1 负
13、数发票开具方式 3 1 1 直接开具直接开具方式方式 操作步骤 操作步骤 第一步 在发票填开界面 选择 负数 按钮下的 直接开具 菜单项 系统会弹出通知单编号输入窗口 如图 3 2 所示 图 3 2 通知单编号输入窗口 说明 1 通知单编号是在税务端红字发票通知单管理系统开具通知单时 自动生成 共 16 位 其编码规则为 第 1 6 位是主管税务机关代码 第 7 10 位是年份月份 第 11 15 位是通知单顺序号 第 16 位是校验 位 2 通知单编号必须输入 否则无法开具红字专用发票 且需要输入 两遍 输入后以密文显示 若两遍通知单编号输入不一致或输入的 通知单编号不符合编码规则 系统会自
14、动提示 录入错误 请核对通 知单编号后准确录入 此时需重新正确输入 3 如果企业仍持有不符合上述编号规则的旧通知单 则在开具红字 专用发票时需按下述方式输入 16 位编号 其规则为 编号前十位固 定为 1234569911 后六位为旧通知单编号的末 6 位 若旧通知单编 号超过 6 位 则取其后 6 位 若不足 6 位则前面填 0 补齐 第二步 在窗口中输入两遍通知单编号 若通知单编号正确且两 遍号码相同则激活 下一步 按钮 继续点击 下一步 按钮后 系统会弹出销项正数发票代码号码填写 确认窗口 如图 3 3 所示 图 3 3 销项正数发票代码号码填写 确认窗口 第三步 对于通知单上有对应蓝字
15、专用发票代码 号码的 需填 写蓝字专用发票代码 号码 否则 不需要填写蓝字专用发票代码 号码 直接点击 下一步 按钮 系统根据不同情况显示不同的确 认窗口 第一种情况 第一种情况 若填写蓝字专用发票代码 号码后 数据库中有对应 蓝字发票 则点击 下一步 按钮后显示出本张负数发票对应的正 数发票票面信息 如图 3 4 所示 继续点击 确定 按钮 系统进 入负数发票填开界面并自动调出票面信息 如图 3 5 所示 图 3 4 对应的正数发票票面信息 图 3 5 负数发票填开界面 第二种情况 第二种情况 若填写蓝字专用发票代码 号码后 数据库中无对应 蓝字发票 或根据通知单情况无需填写蓝字专用发票代码
16、 号码时 点击 下一步 按钮后显示如图 3 6 所示 系统提示 本张发票可 以开负数 但在当前发票库没有找到相应信息 继续点击 确定 按钮 系统进入负数发票填开界面 此时需要手工填写各项信息 其中 备注栏中自动显示对应的通知单编号 图 3 6 数据库中无对应蓝字发票时的确认界面 第四步 确认发票填开界面上的所有信息正确后 点击 打印 按钮开具红字专用发票 说明 1 一张通知单只能对应开具一张红字发票 不能重复使用 如果输 入的通知单编号已经开具过红字专用发票 则在输入通知单编号并 点击 下一步 按钮后 系统提示 您输入的红字发票通知单号已经使 用过 不能重复使用 2 对带有折扣的蓝字发票开具相应红字发票时 若数据库中有蓝字 发票信息 则系统会自动调出票面信息并将折扣分摊反映在对应的 商品行中 例如 开具一张带 10 折扣的蓝字发票 如图 3 7 所示 3 行商品行均记录的是折扣前原价 折扣行记录的是对 3 行商品折 扣掉的总金额和税额 当开具对应红字发票时 票面显示如图 3 8 所 示 票面中不再显示折扣行 而 3 行商品行均记录的是折扣 10 后 的单价 金额和税额 图 3 7 带折
