《精编》某公司档案管理的基本要求

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1、 钢铁股份有限公司档案馆2008 12 26 建设项目档案归档要求 能记述和反映建设项目的规划 设计 施工及竣工验收的全过程 各种原件齐全 能真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况 图物相符 技术数据可靠 签字手续完备 分类科学 组卷合理 规范 便于利用 按规定时间完成相关文件的编制 收集 整理 审复核 移交归档 检测报告复检报告 字迹 表单 实验报告 原件 黑色碳素墨水 文字应字迹清楚 图样清晰 图表整洁 签字盖章手续完备 左边应留有装订线 文件用黑色碳素墨水或蓝黑墨水书写 不用易褪色的书写材料 红墨水 纯蓝墨水 圆珠笔 复写纸 铅笔 书写 绘制 文字材料原则上应是原件 特殊情况下

2、如果是复印件 应该复印清晰 并加盖 原件存放章 原件存放章 中至少应有原件存放处及复印人签名 技术核定单 技术交底纪要 业务联系单等应标注编号 日期 复检报告 检测报告等文件应注明项目名称及部位 试验报告不允许涂改 一般除试验部门签字盖章外 还需加盖试验室资质章 原件表格是铅印 内容用碳素墨水书写 或表格 内容用计算机打印 对施工单位自行采购的材料 若材料采购量太少 供货商难以提供材质证明书 合格证 原件的 须在复印件上加盖供货单位公章 红章 签字盖章验线报告 施工方案 地基验槽 隐蔽验收 试验报告 桩基偏差竣工图 桩竣工测量记录 事故分析报告 凡易褪色的纸张 如复写纸 传真纸 热敏纸 等形成

3、的并需要永久和长期保存的文件 应附一份复印件 竣工图的编制要求 竣工图以设计终版图为基础进行编制 施工单位在编制竣工图前应对设计终版图进行认真核对 若发现设计终版图与实际施工情况不一致 应及时与设计管理处联系 设计管理处负责协调 督促设计单位修改并补发设计终版图 竣工图必须采用新蓝图 图样应清晰 无任何破损 竣工图的修改 注记应符合制图规范 做到图形清楚 字迹工整 修改 注记要用黑色碳素墨水 图上各种引出说明应与图框平行 引出线不交叉 不遮盖其它线条 技术核定单 技术交底纪要 业务联系单等 修改时在涉及的每一条款中注明被修改图纸的图号 未在设计终版图上反映的变更 由施工单位修改到位 即所有变更

4、依据上的内容均应修改在相关的图纸上 另外在修改依据中的每一条 款上应注明被修改图纸的图号 钢结构的二次设计图必须编制竣工图 并提交电子版 电子版必须符合 梅钢公司技术资料电子文件交付要求 设备制造图的处理 凡制造 安装过程中对设备本身进行过改动的 改动单位必须将改动情况如实反映在有关的设备图 竣工图的编制要求 桩位偏差图须标明桩号 位移或偏差 实测标高 同时在该图中注明图例 有断桩 截桩和补桩的情况等都要体现 桩位偏差图须有设计单位 打桩单位 施工单位 监理单位及建设单位同时签字 盖章确认 相应的结构竣工图只要标出断桩 截桩 补桩及相应的桩号情况 盖上 竣工图章 即可 若一套图纸由几家施工单位

5、施工 只需编制一套竣工图 若一张图纸有两个 含两个 以上施工单位参与施工 则应由各施工单位在同一张图纸上分别加盖 竣工图章 叉改 杠改法 少量文字和数字的修改 圈改法 较多图形的修改 无法在图纸上表达清楚的 应在标题栏上方或左边用文字说明 有关施工技术要求或材料明细表等文字更改的 应在更改处进行杠改 当更改内容较多时 可采用注记说明 新增加的文字说明 应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更 叉改和杠改 所有竣工图纸应由施工单位逐张加盖并签署 竣工图章 使用不褪色红色印泥 盖在标题栏的上方或周围不压盖图形文字的地方 技术负责人 监理人必须在审核后由本人签字 不得代签 无监理的项目 监理栏可为空

6、合用图纸竣工章的加盖 设备制造图 施工图 注意 竣工图章应该盖在图纸标题栏上方空白的地方 不得覆盖线条 文字 声像材料的编制要求 1 2 3 4 反映建设工程现场原地物 地貌和工程施工主要过程及建成后的建 构 筑物的情况 工程照片按单位工程进行编制 分别建立文件夹 每一张照片必须有相应的文字说明 文字说明应包括拍摄照片的事由 时间 地点 人物 背景和摄影者等内容 重点建设工程项目或总投资在人民币一亿元 含一亿元 以上的项目 除编制工程照片档案外 还应编制专业级专题录像档案 工程录像片按项目 承包单位进行编制 一般为15分钟左右 要求图像清晰 解说词准确 规格为专业带 录像盒上应标有简要说明 包

7、括工程名称 录制人 审核人等内容 总原则 组卷应遵循文件材料的形成规律 保持卷内文件的有机联系 便于档案的保管和利用 原则 按项目 单位工程分专业组卷 桩基工程必须单独组卷 卷内一般按开工报告 施工方案 技术交底 原材料及建筑材料试验报告 施工定位测量 隐蔽验收 试验调试记录 质量评定 竣工报告 实物交接验收单 交工验收证书等排列 组卷时 附件必须随主件一起组卷 不得分离 如施工组织设计 方案 报审表为主件 施工组织设计 方案 为它的附件 组卷时 施工组织设计 方案 报审表在前 施工组织设计 方案 在后 施工文件的组卷 建筑等施工文件 1 1 设备及管线安装施工文件 1 2 电气 仪表安装施工

8、文件 1 3 三电软件项目施工文件 1 4 竣工图按设计图号组卷 卷内按图纸目录顺序排列 若没有图纸目录 卷内图纸一般按图号由小到大的顺序排列 如果是设备图 则按总装图 部件图 零件图顺序排列 同一图号多版次的图纸 只需保留最终有效图纸 竣工图 2 竣工图的组卷 随机文件 按项目 合同或单体设备组卷 若资料少 可以按项目的机组 专业组卷 卷内一般按装箱单 开箱检验记录 合格证及检验报告 说明书 随机图纸等顺序排列 成套的开箱图纸 一套图纸单独组成一卷 若一个合同涉及多个设备 则按设备排列或组卷 总承包项目 生产技术准备 试生产文件中的设备调试记录等按合同或合同中的设备 机组 生产线分专业组卷

9、设备文件的组卷 国内设备文件 4 监理文件以一个项目为单位 按监理程序组卷 卷内一般按监理合同 监理规划 监理排大纲 监理细则 监理纪要 监理年 季 月报 监理日记 监理通知 监理质量 进度 资金文件 监理评估报告 监理总结等列 进度 资金按项目 承包单位 时间组卷 该部分资料由施工单位组卷归档 监理表格文件一律向梅钢归档2份原件 归档原则 一般谁主送或谁发起谁归档的原则 如材料报审表是施工单位主送 归档责任单位为施工单位 监理通知是监理下发的 监理通知及回复由监理单位组卷归档 进度 资金报验材料一律由承包单位 施工单位 归档 监理表格文件分主件及附件 主件及附件必须配套归档 如分项报验表为主

10、件 各分项为它的附件 监理表格文件中 有的是源文件 有的是批复 审批 回复等派生文件 派生文件必须随源文件一起归档 不准分离 如监理工程师通知单及监理工程师通知单回复单必须配套归档 监理文件的组卷 施工监理文件 3 1 设备采购 监造工作监理文件 3 2 文字材料 施工 监理等文件 的案卷由案卷封面 竣工文件签证单 编制说明 卷内目录 正文和卷内备考表组成 竣工图的案卷由卷内目录 正文和卷内备考表组成 案卷封面 由梅钢档案馆统一填写 竣工文件签证单 项目编号 三级项目号 项目名称 三级项目全称 编制说明 简要说明工程的概况及项目实体建设情况 对归档项目文件的完整 准确性及整理 组卷情况进行详细

11、描述 特别对竣工图的编制情况需着重说明 该单位工程配套图纸的图号 案卷内的图纸应编写张号 张号编写在折叠后图纸的右下角 文字应编写页号 正面编写在右下角 背面编写在左下角 空白页不编写页号 托裱文件 页号编写在原件上 页码应使用黑色油墨号码机打印 形式为1 2 3 等 图纸不装订 文字材料用蜡线装订成册 并以右 下为标准排列整齐 若是横向表格 表头应靠装订边 装订时采用三孔 孔距为75毫米 一线靠左 边距为15毫米 装订 每个案卷的厚度一般不超过30毫米 文件材料幅面尺寸应采用A4规格 297 210毫米 小于A4规格的应用A4纸托裱 托裱应靠足右下角 左边应留有装订线 大于A4规格的应折叠成

12、A4规格大小 图纸按GB T10609 3的要求折叠成A4规格 图面应朝里 图标应外露 案卷内不能有钉子等金属物 案卷须装入档案袋 档案袋的正面须有项目编号 文 图 号 文件 图纸 名称 施工单位等信息 序号 用阿拉伯数字从1起依次标注 每件文件应给定一个序号 且案卷之间的序号不应连号 文件编号 填写图纸的图号或文件的文号 合同号等 责任者 应填写文件的形成部门或主要责任者 一般为承包单位 文件材料题名 第一条必须填写文件标题的全称 即项目名称 专业 文种 第二条简写 如 热轧薄板技改工程热轧高压除磷泵站设备安装施工文件 日期 填写文件的形成日期 对多份文件应填写最后一份文件的形成日期 页号

13、应填写每份文件首尾页上标注的页号 备注 填写需要说明的问题 如原件 复印件 总页数等 卷内目录字体采用国标仿宋体 11号字 每一格内可写多行 文件编号 责任者 文件材料题名 备注 靠左排列 序号居中 其余靠右 互见号 由档案馆填写 设备编码 施工单位不写 由复核单位填写 说明 说明卷内文件材料的内容 页数 不同载体形式的数量 项目编号以及在组卷和使用过程中需要说明的问题等 如 1 本卷为热轧薄板技改工程热轧高压除磷泵站设备安装施工文件 一 2 本单位工程共组五卷 其中土建2卷 设备安装2卷 电气安装1卷 3 项目编号 2H2 03 01立卷人 由施工 监理单位立卷人签名 检查人 由案卷质量复核

14、者 项目单位 签名 检查日期 填写审核的日期 备考表字体采用国标仿宋体 四号字 施工文件 施工单位 监理单位进行单位工程质量评定 质监站备案 项目组复核监理单位 项目组在项目竣工文件签证单分别签字盖章 项目组的复核人在每卷的卷内备考上签字 检查人 竣工图 施工单位 监理单位审核 监理人 竣工章 签字 项目组复核 复核人在卷内备考中填写设备编码并签字 监理文件 监理单位 项目组复核 确认后 项目组在项目竣工文件签证单上签字盖章 复核人在卷内备考表上签字 经签字确认后的审 复核竣工文件由施工 监理等单位送档案馆进行归档前的检查验收 合格后 移交单位按项目或单位工程向档案馆移交 施工文件 交工验收后三个月 二套 原件 竣工图 交工验收后三个月内 三套竣工图 原件 监理文件 交工验收后的三个月内 二套 原件 设备文件 对总承包项目 交工验收后三个月内或热负荷试车后一个月内移交归档原件一份 非标设备制造竣工图移交归档纸质原件二份 电子文件一份 对不交城建档案馆的项目施工文件 竣工图 监理文件可减少一套