《精编》企业供应商档案管理要求

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1、采采 购购 管管 理理 规规 范范 目目 录录 一 一 目的目的 3 二 二 适用范围适用范围 3 三 三 定义定义 3 四 四 采购管理制度采购管理制度 3 五 五 供应商选择标准供应商选择标准 4 六 六 供应商选择 评价和终止办法供应商选择 评价和终止办法 4 1 供应商档案管理要求 4 2 供应商选择流程 5 3 供应商选择考察表 6 4 合格供应商名录 7 5 供应商资料卡 8 6 供应商考核办法及考核表 9 7 终止供应商的报告 10 七 七 采购流程采购流程 11 1 采购原则 11 2 常规采购 11 3 小额应急采购 12 八 八 货物检验货物检验 13 1 抽货检验标准 1

2、3 2 货物检验报告 14 九 九 采购中心职责与绩效考核采购中心职责与绩效考核 15 1 采购中心工作职责 15 2 采购主管绩效考核标准 15 十 十 采购报告必须具备要素及分析图表采购报告必须具备要素及分析图表 16 一 一 目的目的 规范采购操作步骤和方法 确保采购的质量和采购要求的适用性 符合公司整体的日常管理规定要 求 二 二 适用范围适用范围 本规范适用于公司的设备 工具 成型软件和固定资产 不含公司长期代理产品 等采购的控制 三 三 定义定义 1 供应商 是指能向采购者提供货物 工程和服务的法人或其他组织 2 合格供应商 是指经过公司一定程序评审确定可以与公司合作的供应商 3

3、购物申请单 是需求部门根据需要采购的项目所填写并提交给采购中心的单据 此单据须有部 门经理和其他审核权限必须签批 4 供应商选择考察表 是确立为公司供应商前对供应商进行评估的表格 一般由采购主管对供应 商进行考察并填写此表 填写完毕后交商务经理与运作中心总监时行审批 5 供应商考核表 是每财年度对供应商交货准时率 品质和售前售后服务等进行考察的的表格 根据考核决定是否与该供应商继续合作 6 终止供应商的报告 是指供应商发生恶劣服务 严重品质情况或考核不合等提出与其终止合作 的报告 此报告由相关权责部门向采购中心提出 由采购主管填写逐级上报审批 7 抽货检验标准 此标准是对采购物品进行检验的参照

4、标准 由技术部门或其他相关权责部门编 写交采购中心汇总成册 8 货物检验报告 是货物验收部门和人员对货物进行验收后对所采购货物给出验收报告和处理意 见 四 四 采购管理制度采购管理制度 洁自律 严守工作纪律 不接受供应商礼金 礼品和宴请 严格遵守采购规范流程 按流程办事 能及时按质按量地采购到所需物品 严格供应商选择 评价 甑选以保证供应商供货质量 加强采购的事前管理 建立完善的设备价格信息档案 以有效地控制和降低采购成本 并保证采 购质量 科学 客观 认真地进行收货质量检查 处理好与供应商的关系 帮助供应商解决一定的问题 认真分析采购工作 改进流程 规范和采购标准 提出有助改进公司和供应商服

5、务水平的建议 做好采购相关文档的存档 备份工作 在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本 所有采购 必须事前获得批准 未经计划并报审核和批准 除急购外不得采购 急购需在申请 单上注时 急购 并由总经理总经理补批 凡具有共同特性的物品 尽最大可能以集中计划办理采购 可以核定物品项目 通知各请购部 门依计划提出请购 然后集中办理采购 采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的供应商处购买 不得随意变更供应 商 五 五 供应商选择标准供应商选择标准 具有良好的市信用和良好的售前 售后服务能力和服务意识 注册资金达到 50 万以上的一般纳税人 健全的商务管理流程和制度 良好的财务状况 至少

6、可以给予七天以上帐期 具有优势的产品资源 相对有利于我公司的供配货地理区位 积极的合作态度 六 六 供应商选择 评价和终止办法供应商选择 评价和终止办法 供应商的资质水平直接关系到供货的质量 售后服务水平和重大产品问题的处理等储多问题 更有 重大品质 售后事件等的处理态度 反应的及时性都与供应商本身的资质 能力有关 因此有必要严格 地筛选 考核供应商 对不合格供应商制订相关终止办法 对供应商资信由高到低分为 A B C D 四类 具体定类办法参见 供应商考核办法及考核表 1 供应商档案管理要求 供应商档案管理要求 对于供应商的管理 要求建立存档文档表格和电子表格 存档文件包含 供应商选择考察表

7、 供 应商名录 供应商资料卡 供应商考核表 询价记录 采购记录 到货检验报告 和 终止 供应商的报告 以及其它和往来单据等资料文档 电子文档 表格按公司要求进行统一备份存档管理 供应商选择流程供应商选择流程 专业 媒体 市场 走访 专业 网站 各种 名册 客户 介绍 展览会和 行业活动名片 筛选待选择的供应商 进行资信调查 考 察上门了解 经 济 实 力 信 誉 财 务 状 况 优 势 产 品 资 源 管 理 水 平 营 业 执 照 税 务 登 记 证 考察结果报告 商务经理审批 运作中心总监审批 正式洽谈 选择供应商的程序流程图选择供应商的程序流程图 3 供应商选择考察表 供应商选择考察表

8、供应商选择考察表供应商选择考察表 考察人 年 月 日 待选供应商基本资料待选供应商基本资料 名称法人代表 地址 邮 编 电话 联系人 传真 经营性质 主营产品 详细评价指标详细评价指标 序号评价办法结果备注 1注册资金数额是多少 2是不是一般纳税人 3上年度销售额是多少 4给其他商家账期一般是多久 经济实力经济实力 5一共有多少员工 序号评价办法结果备注 1被媒体曝光次数 2业内口碑 3有哪些假货 水货 市场信誉市场信誉 4售后服务水平怎么样 序号评价办法结果备注 1 与主营产品厂家的关系 代理 经销 总代 2给不同渠道的价格结构及毛利 3相关产品线是否齐全 优势资源优势资源 4最短送货时间是

9、多久 序号评价办法结果备注 1业务人员有没有怠慢顾客现象 2对售前咨询有没有耐心讲解 3有没有完善的货物进出流程 管理水平管理水平 4员工是不是大小事情都要请示 批示意见批示意见 商务经理意见商务经理意见 签名 运作中心总监运作中心总监 意见意见 签名 考察结果考察结果 推荐为 C 类认可供应商 推荐为 D 类认可供应商 不能推荐为供应商 4 合格供应商名录 合格供应商名录 合格供应商名录合格供应商名录 表格更新日期 年 月 日 序号序号编号编号企业名称企业名称等级等级地址地址提供的产品提供的产品 及折扣及折扣 联系人联系人电话电话备备 注注 5 供应商资料卡 供应商资料卡 供应商资料卡供应商

10、资料卡 供应商编号 供应商编号 建卡日期 建卡日期 产品类别 产品类别 建卡人 建卡人 公司名称联系人 职务 公司地址 电 话传 真 仓库地址 电 话传 真 开户行 帐 号 公司类别 代理商 代理级别 生产商 创立时间注册资本法人代表 公司性质公司规模 管理层技术人员普通员工合计 人数 人 员 构 成 比例 经营范围 序号 考 核 年 度 准时交货率品质服务总分评等 考核表 编号 备注 6 供应商考核办法及考核表 供应商考核办法及考核表 供应商的考核采取财年度考核办法 由采购中心征集各方意见汇总成考核评语 再由相关权责部门 给出评审意见 最终由运作总监决定是否终止供应资格 供应商考核表供应商考

11、核表 NONO PUR KS PUR KS 流水号流水号 供应商名称 考核日期主要考核人 产品名称 考 核 评 语评分等级 准时 交货率 品质 服务 考 核 内 容 其它 综 合 评 价 意 见是否取消其资格 各 权 责 部 门 审批 意见 7 终止供应商的报告 终止供应商的报告 终止供应商的报告终止供应商的报告 年 月 日 供应商编号 供应商名称 建立联系时间 最初联系人 目前联系人 来往主要业务 终止原因 目前来往财 物 帐等情况 终止该供应商可能造成的影响 终止供应商的步骤 终止供应商申请人签字 商务经理签字 运作总监批示 七 七 采购流程采购流程 1 采购原则 采购原则 采购经办人员接

12、获 请购单 后应依请购的缓急 并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的 资料 需精选三家以上的供应商进行询价 比价并经分析后议价 采购申请人在采购过程提出撤消采购申请时 采购经办人员要及时转入撤消程序 即中止本次 采购作业 并在相关单据上加盖 撤消 章 采购经办人员询价完成后 于 请购单 详填询价或议价结果及拟订 订购厂商 交货期限 与 报 价有效期限 经主管审核 并依请购核决权限呈核 2 常规采购 常规采购 业务人员业务人员采购中心采购中心商务部经理商务部经理财务部门财务部门 询价请求 询价 填写购物申 请表 部门经 理审批 否 结束 是 议价 是否 A 类 供应商 是 采购 确定最终 供应

13、商 应付款 3 小额应急采购 小额应急采购 需求人需求人采购中心采购中心商务部经理商务部经理总经理室总经理室财务部财务部 提出采购 需求 询价 议价 补签字 填写购物申请 单 注明应急 采购 实施采购 补签字 主管补签 补签字 应付款 八 八 货物检验货物检验 1 抽货检验标准 抽货检验标准 来料名称来料名称抽样数抽样数验收准则验收准则接收数量接收数量 计算机主机100 1 运行测试正常 配置正确 2 机箱无破损 变形 3 全新设备 不合格拒收 CPU100 1 运行测试正常 配置正确 2 外观无破损 变形 不合格拒收 内存100 1 运行测试正常 配置正确 2 外观无破损 变形 不合格拒收

14、主板100 1 运行测试正常 配置正确 2 外观无破损 变形 不合格拒收 硬盘100 1 运行测试正常 配置正确 2 外观无破损 变形 不合格拒收 板卡 显示卡 网卡 声卡等 100 1 运行测试正常 配置正确 2 外观无破损 变形 不合格拒收 软盘驱动器100 1 运行测试正常 配置正确 2 外观无破损 变形 不合格拒收 光盘驱动器100 1 运行测试正常 配置正确 2 外观无破损 变形 不合格拒收 键盘50 1 运行测试正常 配置正确 2 外观无破损 变形 不合格拒收 鼠标50 1 运行测试正常 配置正确 2 外观无破损 变形 不合格拒收 显示器100 1 运行测试正常 配置正确 2 外观

15、无破损 变形 不合格拒收 UPS100 1 运行测试正常 配置正确 2 机箱无破损 变形 不合格拒收 网络交换机100 1 运行测试正常 配置正确 2 机箱无破损 变形 不合格拒收 路由器100 1 运行测试正常 配置正确 2 机箱无破损 变形 不合格拒收 集线器100 1 运行测试正常 配置正确 2 机箱无破损 变形 不合格拒收 网线30 1 机箱无破损 变形 2 原厂包装和无开箱痕迹 3 全新产品 不合格拒收 接插件 面板 模块等 30 1 机箱无破损 变形 2 原厂包装和无开箱痕迹 3 全新产品 不合格拒收 2 货物检验报告 货物检验报告 NO 供应商 检验日期 年 月 日 产品名称型号

16、规格来货数量 来货日期抽样数量 验验 证证 记记 录录 序号验证项目标准要求实测结果结论 验证结论 检验人 复核 不合格批处理意见 可用 挑选 囗换货 囗退货 审批 九 九 采购中心职责与绩效考核采购中心职责与绩效考核 1 采购中心工作职责 采购中心工作职责 i 建立供应厂商与价格记录 ii 采购方式设定及市场行情调查 iii 询价 比价 议价 订购工作 iv 送货进度控制与逾送督促 v 来货质量 数量异常处理 vi 付款整理 审查 vii 提交采购工作报告 2 采购主管绩效考核标准 采购主管绩效考核标准 采购主管的绩效标准采购主管的绩效标准 工作职责工作职责绩效指标绩效指标绩效标准绩效标准 完成项目所 需的采购工作 使申请部门得到所需 的设备和材料 1 一个月内各部门投诉没有在承诺的期限内得到设备或材料的 次数不超过 1 次 2 一年内因采购的设备型号错误造成的退货次数不超过 2 次 3 项目采购的成本控制在预先设定的范围内 优秀绩效的表现 尽可能地推迟付款时间 控制进货速度 使库 存最小 向多方供货商询价 得到性价比最佳 的供货 改进采购的工作流 程和标准 改进了的流程或标准 上级