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1、团队接待流程与标准程序标准团队接待准备工作1. 夜班接待问讯员在团队抵店前一天晚上，根据预订部转来的团队档案夹，预留好所有团队房间号码，见“团队分房”流程；2. 夜班/早班接待问讯员制作团队钥匙卡，打印团队钥匙信封和该团队报表，将钥匙卡装入团队钥匙信封，按照团队安排在团队钥匙信封上盖早餐章，并连同团队报表一并放入团队档案夹；3. 早班领班在团队到达前，要查看电脑，确保房间为干净房VC；电脑中有名单的，要检查钥匙信封上的房号、姓名和电脑预订记录是否一致。接待团队进店1. 礼宾部行李员接到团队抵店后，询问陪同该团的团名和旅行社名称，通知接待问讯员接团，并将团队带领至团队接待处；2. 若团队客人较多
2、，有必要由AM或GRO出面维持秩序。确认团名1. 接待问讯员接到接团行李员的通知，问清团名和旅行社名称，将所到的团队档案夹（含团队钥匙信封、团队任务单、团队报表、GROUP MOVEMENT SHEET、团队预订资料）取出，到团队接待处接待团队入店；2. 向陪同核对团名无误；确认团队主要信息1. 确认用房数、人数，确认各种房型（单、双、三人间和套房）、司陪床位数；2. 确认离店日期；3. 团队进店时，要求临时增加房间，接待员应尽量满足，经陪同签名认可后，及时通知市场营销部以确认付费方式；4. 团队入住登记时，如要求减少房间，由销售部有关人员认可确定，是否收取费用，接待问讯员应及时把所减房号从电
3、脑中释放出来；5. 陪同用房根据团队计划书执行；如要求增加陪同用房，应严格遵守饭店有关规定执行，特殊情况请示领班；6. 团队房价必须绝对保密；7. 了解付款方式。团队订房单上会标明付款方式转帐或现付。若标明现付（CASH UPON C/I），应先请陪同到CASHIER处付款；若转帐，转至接待社的由地陪在团队任务单上签名，转至组团社的由全陪在团队任务单上签名。收取团签和分房单1. 收取团队签证复印件，核对人数是否相符；2. 收取团队分房名单，有必要时，配合全陪或领队分配房间；3. 若团队无集体签证，则必需请团员出示护照等有效证件，请客人填写散客住宿登记单/无团签团队住宿登记单（视当地公安机关要求
4、而定）并签名，经验证后收回；4. 审定分房单后，配合陪同发放团队钥匙信封（内含钥匙卡）；告知并确认团队服务信息1. 询问叫早时间、收取行李时间以及离店时间；2. 告知陪同早餐地点，确认早餐时间，若有中餐、晚餐的团队，一并告知用餐地点和确认用餐时间；3. 向陪同介绍饭店设施，房内电话使用方法；4. 填写团队任务单（IN-HOUSE GROUP SHEET）（房价不填），并请陪同签名；5. 指引电梯方位，送团队客人乘电梯。信用保证若该团队客人自付杂费要求开通房间长途或签单消费，或陪同用房现付，则向陪同收取预付金以作信用保证。输入信息1. 在电脑中CHECK-IN，自动开通房内电话线路（长途功能视团
5、队要求开关）；2. 输入团队名单；3. 输入和更改团队信息，特殊事项在电脑中注明；4. 填写住店团队一览表IN-HOUSE GROUP LIST；5. 在团签上登记好房号（无团签的将散客住宿登记单/无团签团队住宿登记单填写好房号），放入指定处，待夜班接待问讯员输入联网电脑，向出入境管理处汇报。填写并发送各类报告及任务单1. 复印团队任务单，打印团队入住报告，一起发送至总机、礼宾部、客房部、前台收银、接待问讯处；2. 待一天的团队到齐后，将住店团队一览表IN-HOUSE GROUP LIST送交宴会预订部和宴会部；存档1. 将所有团队资料放入团队档案夹，将团队档案夹放在住店团队档案栏中，转交给收银处；2. 团队签证放在指定处存档，并按当地出入境管理规定处理。
