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1、外贸商务函电 第一讲主讲人 IvanHowe 商务函电 什么是商务函电 商务函电 包括传真 电邮 信函等 是当今国际贸易交流中的主要载体 其主要目的就是为了传递商务信息 因此合格的函电必须是以简洁的语言 明晰的结构来表述完整的内容 同时 最好还要可以体现出成熟的业务思维 商务函电的基本格式 商务函电的基本格式 1 日期 Date2 收信人地址ReceiverAdd 3 称呼Salutation4 正文Body5 结束语ComplimentaryClose6 签名Signature 一封标准的外贸函电 20May2000DateLine日期Kee Co Ltd34RegentStreetLond
2、on UKInsideAddress收信人地址DearSirs Salutation称呼WehaveobtainedyournameandaddressfromDee Co Ltd andwearewritingtoenquirewhetheryouwouldbewillingtoestablishbusinessrelationswithus Wehavebeenimportersofshoesformanyyears Atpresent weareinterestedinextendingourrangeandwouldappreciateyourcataloguesandquotatio
3、ns Ifyourpricesarecompetitivewewouldexpecttoplacevolumeordersonyou Welookforwardtoyourearlyreply Body信文YoursfaithfullyComplimentaryClose客套结束语TonySmithSignatureBlock签名栏Enc EnclosureNotation附件说明 外贸函电书写基本原则 7C Courtesy礼貌Consideration体谅Completeness完整Clarity清楚Conciseness简洁Concreteness具体Correctness正确 Cour
4、tesy礼貌 一 Courtesy礼貌语言要有礼且谦虚 及时地回信也是礼貌的表现 例如 Wehavereceivedwithmanythanksyourletterof20May andwetakethepleasureofsendingyouourlatestcatalogue Wewishtodrawyourattentiontoaspecialofferwhichwehavemadeinit Youwillbeparticularlyinterestedinaspecialofferonpage5ofthelatestcatalogueenclosed whichyourequested
5、inyourletterof20May Consideration体谅 二 Consideration体谅写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求 而不是从自身出发 语气上更尊重对方 例如 Youearn2percentdiscountwhenyoupaycash Wewillsendyouthebrochurenextmonth 就比 Weallow2percentdiscountforcashpayment Wewon tbeabletosendyouthebrochurethismonth 要好 Completeness完整 三 Completeness完整一封商业信函应概况了各项必需的
6、事项 如邀请信应说明时间 地点等 确忌寄出含糊不清的信件 Clarity清楚 四 Clarity清楚意思表达明确 要注意 一 避免用词错误 例如 AstothesteamerssailingfromHongKongtoSanFrancisco wehavebimonthlydirectservices 此处bimonthly有歧义 可以是twiceamonth或者oncetwomonth 故读信者就迷惑了 可以改写为 1 WehavetwodirectsailingseverymonthfromHongKongtoSanFrancisco 2 Wehavesemimonthlydirectsa
7、ilingfromHongKongtoSanFrancisco 3 WehaveadirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco 二 注意词语所放的位置 例如 1 Weshallbeabletosupply10casesoftheitemonly 2 Weshallbeabletosupply10casesonlyoftheitem 前者则有两种商品以上的含义 三 注意句子的结构 例如 1 Wesentyou5samplesyesterdayofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay20byair 2 Wesenty
8、ou byair 5samplesofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay20 Conciseness简洁 五 Conciseness简洁 一 避免废话连篇 例如 1 Wewishtoacknowledgereceiptofyourletter 可改为 Weappreciateyourletter 2 Enclosedherewithpleasefindtwocopiesof 可改为 Weenclosetwocopiesof 二 避免不必要的重复 三 短句 单词的运用 Enclosedherewith enclosedatthistime now
9、duetothefactthat becauseadraftintheamountof 1000 adraftfor 1000 Concreteness具体 六 Concreteness具体 正确Correctness 七 Correctness正确 如何些好一封开发信 一笔定单的开始往往始于出口商主动向潜在客户发信建立业务关系 而这个建立关系的开发函 可以包括如下内容 一 说明客户信息来源 即如何取得对方的资料二 言明去函目的三 公司概述四 产品介绍五 激励性结尾 一 客户信息来源 说明客户信息来源 即如何取得对方的资料 作为贸易商 可以通过驻外使馆商务参赞处 商会 商务办事处 银行 第三家
10、公司的介绍 或者在企业名录 各种传媒广告 网络上寻得客户资料 也可以在交易会 展览会上结识 甚至是在进行市场调查时获悉 信息来源 因此我们可以如下方式来表明客户信息的来源 1 WelearnedfromtheCommercialCounselor sOfficeofourEmbassyinyourcountrythatyouareinterestedinChinesehandicraft 2 Mr Bowins HeadofArcoliteElectricAGhasrecommendedyoutousasaleadingimporterinKoreaoflightweightbatteries
11、forvehicles 3 WehaveobtainedyournameandaddressfromtheInternet 4 OurmarketsurveyshowedthatyouarethelargestimporterofcasesandbagsinEgypt 5 YourfirmhasbeenrecommendedtousbyMr JohnSmithaslargeexportersofWoolenGoodsandweareinterestedinhandlingthesearticlesinourmarket 二 去函目的 一般来说 我们给客户写信 总是以开发业务 建立市场 拓宽产品
12、销路为目的 去函目的 表达方式 1 InordertoexpandourproductsintoSouthAmerica wearewritingtoyoutoseekcooperatepossibilities 2 Wearewritingtoyoutoestablishlong termtraderelationswithyou 3 Wewishtoexpressourdesiretoenterintobusinessrelationshipwithyou 4 Weavailourselvesofthisopportunitytoapproachyoufortheestablishment
13、oftraderelationswithyou 公司概述 我这里所说的本公司介绍 包括对公司性质 业务范围 宗旨等基本情况的介绍 以及对公司某些相对优势的介绍 比如 技术专业 经验丰富 供货渠道稳定 有广泛的销售网等 公司概述 我们可以用英文如下表达 1 Wearealeadingcompanywithmanyyears experienceinGFCIexportbusiness 2 Weenjoyagoodreputationinternationallyinthecircle lineofelectrics 3 Wehaveourprincipleas Clients needscome
14、first 4 Acrediblesalesnetworkhasbeensetupandwehaveourregularclientsfromover100countriesandregionsworldwide 5 LocatedinShanghai wetaketheadvantagetosetupoursolidifiedproductionbasisincoastedandinlandareas 产品介绍 这一部分最重要 一定花心思去写 如果我们已经知道客户有明确的需求 比如需要某个型号的GFCI 那么我们会该产品进行具体的推荐性介绍 就是针对客户需求的特定介绍 如果我们只拿到客户的名
15、片 不太清楚客户的需求 那么我们就把公司经营产品的整体情况 如质量标准 价格水平 打样速度 交货速度等作为笼统的介绍 当然附上目录 CATALOGUE 报价单或者另寄样品供客户选择也是经常采取的做法 但是在第一封开发信中最好不要带任何附件 产品介绍 1 Art No 102isournewlylaunchedonewithsuperbquality fashionabledesign andcompetitiveprice 2 Wehaveagoodvarietyofcolorsandsizestomeetwithdifferentneeds 3 Ourproductsareenjoyingp
16、opularityinAsianmarkets4 Togiveyouageneralideaofourproducts weareenclosingourcatalogueforyourreference 激励性结尾 一般我们在开发信的末尾会写上一两句希望对方给与回应或者劝客户立刻采取行动的语句 激励性结尾 1 Yourcommentsonourproductsoranyinformationonyourmarketdemandwillbereallyappreciated 2 Wearelookingforwardtoyourspecific detailedinquiries 附录 最后 任何可以打动客户的特殊东西都可以随信而发或者随样品而寄 比如你在展览会上和客户拍的合照 可以随信而发 既可以提醒客户你是谁 让客户一下子就记住你 也可以更加表达你和客户的友好关系 比如客户平常随意说出的某张一直在寻找的CD或者DVD 或者客户一直在找的一本书等等 你可以随着寄样品时一起寄出 让客户知道你一直关心着他们 你的SERVICE一直是最优秀的 你会在做生意的过程中关注任何需要注意的地方 会
