《精编》组织的设计过程及内容

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1、31 05 2020 1 朱宁中国科技大学商学院 组织的设计过程与内容 下 2 今天的话题 部门设计部门设计概述部门设计方法和原则直线与职能职权的设计组织协调方式设计明茨伯格的协调方式发展三阶段论协调方式的设计面对全球竞争的组织结构设计赢得国内优势的组织结构设计赢得全球优势的组织结构设计 3 今天的话题 部门设计部门设计概述部门设计方法和原则直线与职能职权的设计组织协调方式设计明茨伯格的协调方式发展三阶段论协调方式的设计面对全球竞争的组织结构设计赢得国内优势的组织结构设计赢得全球优势的组织结构设计 4 部门设计概述 部门 承担一定管理职能的组织单位 是由某些具有紧密联系的管理业务和人员所构成的

2、集合 它分布在企业管理组织的各个层次上 部门设计 确定企业管理部门的设置及其职权配置 实质是进行管理业务组合 分别设置相应的部门来承担 并授予这些部门从事这些管理业务所必需的各种职权 组织结构设计的内容规定企业管理组织在总体上应采取的横向分工形式 从而提出部门设计的框架 解决每一项管理业务特别是那些具有争议的业务工作究竟应归属于哪一个部门 使框架设计细化 配置职权 主要是直线职权与职能职权的设计及职能部门综合化问题 5 今天的话题 部门设计部门设计概述部门设计方法和原则直线与职能职权的设计组织协调方式设计明茨伯格的协调方式发展三阶段论协调方式的设计面对全球竞争的组织结构设计赢得国内优势的组织结

3、构设计赢得全球优势的组织结构设计 6 部门化方式 按职能划分部门按产品划分部门按地区划分部门按顾客划分部门按销售渠道划分部门按项目划分部门按项目和职能划分部门 7 按职能划分部门 按管理业务活动的性质与技能相似性 把全部管理业务活动分类 8 按职能划分部门 优点 管理权力集中 便于实施严格控制 避免人力和物质资源的重复配置 有利于强化专业管理 提高工作效率 缺点 导致员工重视方法和手段轻视目的和成果 横向协调性差 企业领导负担重 不利于培养素质全面的管理人才 9 按产品划分部门 事业部组合 采用产品划分部门的企业原来大多是按功能划分部门的 随着企业的成长 各部门主管的工作越来越重 而保持有效的

4、管理幅度又限制了增添直属下级人员 于是产生了按产品划分部门的方法 总裁 副总裁 副总裁 副总裁 副总裁 电器零件群部 机械零件群部 轿车及货车群部 车身装配群部 别克分部 凯迪拉克分部 雪佛兰分部 蓬迪克分部 通用轿车及货车分部 通用汽车公司按产品划分的组织结构 10 按地区划分部门 将资源组合起来以便为某一特定地区的顾客提供服务 11 按顾客划分部门 按顾客划分部门可以使组织更好地满足特定顾客的需求 虽然提供的产品可能一致或非常相似 但它们面向不同的买主 需要采用不同的销售渠道和价格策略 从制造业看 组织种按顾客划分部门可以采用以下三种形式 各分部负责制造并销售产品给确定的顾客 各分部负责销

5、售产品给其本身顾客 但集中由一个分部为其他分部制造产品 各分部只负责销售产品给其本身的顾客 产品的销售统一由一个单独的生产部负责 12 按销售渠道划分部门 按销售渠道划分部门与按顾客划分部门有类似之处 后者侧重于最终顾客 消费者或用户 前者侧重于将产品分配至最终顾客所要经过的中间商 13 职能型组织于事业部型组织 以上几种部门化方式中 第一种按工作的阶段过程 活动和技能 来划分部门 其余的各种都是一工作活动的结果 产品 地区和销售渠道 为基准来划分部门的 第一类部门化方式主要为了追求专业化分工的经济性 以便更好地发展 维持和使用所投入的资源 按这种方式所设计出来的组织 通常称为职能型或功能性组

6、织 采用第二种部门划分方式 则主要是为了追求产出方面的协调性 以便在适当的地点 通过适当的渠道 为合适的顾客提供满意的产品 这种部门化的方式所形成的组织 称为事业部型或分部型组织 14 对分部型组织结构的评价 优点 减轻高层管理人员协调的困难 能更好地调动中层管理人员的积极性 有利于培养全面型企业管理人才 组织具有较强的灵活性和弹性 缺点 不利于提高专业化专业化工作技能 当经营规模未达到一定程度时难免出现资源配置不经济的现象 不利于高层管理人员的集中控制 15 按项目划分部门 企业根据工程项目或规划项目之类的工作任务来划分部门 各部门通常由各类具有专门技能的专家所组成 总经理 总经济 总经济

7、总经济 原始设计 原始设计 原始设计 原始设计 原始设计 工程公司中的项目小组 16 按项目与按职能划分部门相结合 将各类专业人员安置在其所在的职能部门中 然后根据任务开展的需要从各职能部门抽调有关人员组成项目小组 在工作进行中同时接受职能部门领导和项目小组领导的双重指挥 在工作完成之后 相关人员又回到自己所属的职能部门 等待加入新的项目小组 17 部门化方式小结 以上几种组织的部门化方式 在组织设计中可以混合使用 在不同组织层次上以及同一层次不同系统内部的部门划分 都可以采用不同的部门化方式 我们称之为混合部门化 18 管理业务组合的指导原则 任务目标原则与贡献分析 专业分工与协作的原则和关

8、系分析 有控制的竞争和矛盾分析 人事相宜的原则与人事配合分析 效率原则与工作负荷分析 19 今天的话题 部门设计部门设计概述部门设计方法和原则直线与职能职权的设计组织协调方式设计明茨伯格的协调方式发展三阶段论协调方式的设计面对全球竞争的组织结构设计赢得国内优势的组织结构设计赢得全球优势的组织结构设计 20 职权关系 职权关系 企业作为一个分工与协作的整体 各部门和主管人员进行业务活动所涉及上下左右的关系 职权关系的种类直线职权参谋职权职能职权 21 直线职权 直线职权是指上级指挥下级的权力 在组织结构图上 这种职权关系用一条由上级部门或人员直通下级部门或人员的直线来表示 特点 上级有指挥命令权

9、 下级必须贯彻执行下级对自己的直线上级负责 并报告工作 22 参谋职权 参谋职权是一种提出建议或服务 协助其他部门或人员做好工作的权力 特点 不能象其他部门发号施令 而是帮助工作 为整个其企业或某些部门提供服务 发挥助手作用 23 职能职权 参谋职权是由直线组织的上级主管人员向参谋机构和人员授权 允许其按照规定的程序和制度 在一定的职能工作范围内做出规定 向下一级直线部门和人员发布指示 提出要求的权利 参谋机构和人员发布指示的权力只有在得到上级主管人员认可 并按一定的制度和程序行使 优点 分担领导工作负担 加快信息传递速度 提高管理工作效率 保证企业内部政策的一致性 24 职能职权的两种形式

10、1 直接向下一级组织的主管人员提出要求 由该主管人员组织执行 面向直线主管人员的职能职权 25 职能职权的两种形式 2 参谋机构和人员向下一级组织中的相应机构和人员提出要求 并进行检查监督 总经理 生产科 财务科 质量控制科 设备科 计划员 核算员 技术员 质量基建演员 质量控制科 班组长 面向下级组织相应机构和人员的职能职权 26 三类职权配置的基本原则 维护统一指挥原则 保证权责一致原则 让参谋机构确实发挥作用原则 对职权做出明文规定原则 27 维护统一指挥原则 维护统一原则指在组织结构设计重要保证对生产经营的指挥集中统一 不要造成多头领导 难点在于对参谋职权和职能职权的设计 措施 直线部

11、门负责人对本部门工作拥有决定权 把职能职权用于真正必要的业务活动上 职能职权关系尽量部超越直线主管人员下属的第一级组织机构 28 维护统一指挥原则 这样做的目的就是将职能职权尽可能集中在关系最为接近的机构 以保证直线指挥系统的统一 29 保证权责一致原则 由于权力是履行责任的必要条件 所以职权设计必须贯彻权责一致的原则 保证各级主管人员的职责和权力相对应 有多大责任就有多大权力 措施决策权 指挥权和用人权相统一 运用贡献分析法 正确处理直线职权 参谋职权和职能职权的关系 从事提供成果的业务活动的部门及主管人员应享有直线职权 从事支援性业务活动的部门及主管人员应享有参谋职权和职能职权 30 让参

12、谋机构切实发挥作用的原则 措施实行强制参谋制度 1 参谋人员提出的建议 直线指挥人员虽然有权决定取舍 但无权拒绝听取 2 直线人员在制定重要的决策和计划之前 必须整训参谋机构的意见 无权省略这一程序 授予参谋机构和人员越级报告权 时参谋机构和人员具有一定的独立性 鼓励他们发表真知灼见 使企业领导避免重大失误 31 对职权做出明确规定原则 措施各部门及主管人员的职责进行全面 具体的说明 组织设计中必须用科学 确切的语言进行植物的描述 不会产生歧义 以书面形式明文规定 常借助于图表 组织结构图 职务权限表 职务说明书等 32 职能部门的综合化 专业分工与协作原则是组织设计应遵循的基本原则之一 但分

13、工过细 也会带来一系列缺点 分工超过一定限度 反而会使管理效率下降 高 O 细 分工程度 管理效率 适当 过细 分工效率曲线 33 今天的话题 部门设计部门设计概述部门设计方法和原则直线与职能职权的设计组织协调方式设计明茨伯格的协调方式发展三阶段论协调方式的设计面对全球竞争的组织结构设计赢得国内优势的组织结构设计赢得全球优势的组织结构设计 34 明茨伯格的协调方式发展三阶段论 协调方式发展三阶段论是加拿大麦吉尔大学管理学院教授明茨伯格教授在1983年的专著 五字组织结构 中提出 明茨伯格认为组织结构的实质是人们在组织内进行劳动分工和协调方式的总和 而这种协调方式随着企业规模的扩大 人员的增加

14、分工的细化 工作复杂性的提高随之发生变化 协调方式的三个阶段相互调整方式 直接监督方式 标准化方式 35 相互调整方式 当工作人员很少时 协调方式比较简单 只需双方直接接触 调整彼此的工作 通常只需双方进行简单的口头交换意见 甚至只要通过手势 面部表情就能达到彼此默契 36 直接监督方式 当协作劳动人数增多 只依靠个人间相互调整的方式就不够了 必须有一名管理者负责统一指挥和监督每个人的活动 已达到整体的协调一致 M 管理者 A O O 作业者 作业者 分析者 直接监督方式 除口头沟通交换意见外 运用规章制度 书面文件来协调工作的比重逐步增加 37 标准化协调方式 如果工作过程和产出的成果都无法

15、预先确定标准 这时职能控制工作过等的投入一头 即对工作人员的技能素质实施控制 以保证工作过程和成果达到统一的要求 与相互调整方式及直接界监督方式相比较 实行标准化方式 将增加大量的规章 条例和书面文件 38 评价明茨伯格的三阶段理论 明茨伯格关于协调方式发展三阶段的论述 对现代企业横向联系方式的设计有重要的实用价值 这一理论告诉我们 协调方式由简单到复杂的逐步发展 是由企业规模的大小以及复杂程度决定的 协调方式的发展虽然经历了三个阶段 但他们并不相互排斥 在现代企业中都有实用价值 为人们分析业务活动特点 以及选用相应的协调方式 提供了切实可行的办法 39 今天的话题 部门设计部门设计概述部门设

16、计方法和原则直线与职能职权的设计组织协调方式设计明茨伯格的协调方式发展三阶段论协调方式的设计面对全球竞争的组织结构设计赢得国内优势的组织结构设计赢得全球优势的组织结构设计 40 部门协调方式的设计 造成横向协调不良的因素 组织运行因素组织结构因素人际关系因素 制度性方式结构性方式人际关系因素 41 制度性方式 制度性方式不改变原有组织结构 只是改变 完善组织运行的规则和方式 如管理工作流程 管理工作标准和管理工作方法的科学化和合理化 管理工作标准化制度 例会制度 工序服从制度 跨部门直接沟通 联合办公和现场调度 42 结构性方式 组织的横向联系 通改变原有组织结构 通过增设一些机构或人员来改善组织运行的方式 43 结构性方式 组织的纵向联系 纵向联系用来协调公司上层和下层之间的活动 较低层次的雇员应依据上层目标进行工作 上层管理者应该了解下层工作活动的完成情况 44 横向联系中的专职整合员 工厂 车间 地区销售部门 用户订货 改革前横向联系情况 45 人际关系方式 在实际工作中 由于人际关系的协作状况对组织运行有较大影响 所以单纯用制度方式和结构方式还不能满足 需用人际关系的方式加以补