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1、深圳广播电视大学教材管理信息系统需求说明书教材管理信息系统建设项目工作小组二一四年五月目 录1.引言11.1编写目的11.2产品背景12.现有软件综合描述22.1软件状况22.2软件功能23.新软件需求说明33.1开发目的33.2用户特点33.3用户需求33.4软件设计要求43.5软件性能要求1011.引言深圳广播电视大学现有下属7所分校、2个二级学院及11个教学点（学习点），目前在校生人数已超48000人，规模较大，占深圳高等教育学生规模的四分之一。我校的教材管理工作不仅要直接面对校本部的全体师生，还要服务分校、二级学院、教学点（学习点）的师生，工作量大，而且由于我校办学模式的多样化，造成教
2、材管理工作流程较复杂，涉及面较广，需要对接多方面数据，如采购商数据、财务数据，学生学籍及授课计划等数据。现有的教材管理系统已经不适应我校现有管理模式，极大地影响了教材管理工作，因此本着“高效管理，优质服务”的原则，迫切需要开发新的教材管理信息系统，以适应当今信息社会发展的需要和新时期电大发展的需要。1.1编写目的本需求说明书的目的是规范教材管理信息系统软件的编写，旨在提高软件开发过程中的能见度，便于对软件开发过程的控制和管理。对教材管理工作进行分析和总结，便于提高开发人员对教材管理工作的整体认识，同时对照原有软件的工作流程为开发新软件提供参考，促使开发人员把人工模式抽象为可计算机上处理的自动模
3、式，并促使开发人员与使用人员更好地沟通与协作。1.2产品背景我校教材科目前使用的教材管理信息系统软件是2001年开始投入使用，中间经历了一些修补和完善，逐渐形成性了现有的由教材发放系统（对校本部学生发书功能）、教材出库系统（学生退书、学生离校结算功能）、教材管理系统（各办学单位教材征订、采购、发行功能）这三个软件协同完成教材管理工作。2.现有软件综合描述2.1软件状况教材发放系统包括以下模块：教材信息、学生信息、领书信息、查询、系统设置这几个基本功能模块，其中教材信息模块包括课程教材信息、专业教材对应、教材录入、课程教材对应；学生信息模块包括学生信息查询、学生信息录入、条形码注销、更换条形码、
4、转复办理；领书信息模块包括学生选课信息、学生选课录入、领取教材、新生登记、学生预收费、学生补收费；查询模块包括已领教材总数、学生已领教材、已领书学生、预购书统计、学生教材预算、领书费用报表、收费报表；系统设置模块包括更改密码、用户信息、打印设置、课程录入、课程号设置、专业设置、收费设置。教材出库系统包括以下模块：教材服务窗口、学生信息管理、查询、系统设置，教材服务窗口模块包含教材录入、教材零售、系部门领教材、学生退书窗口；学生信息管理模块包含学生离校结算、信息数据管理、学生选课管理、开书费单据；查询模块包含交费查询、人数查询、开票查询、零售查询；系统设置模块包含更改密码、用户信息、打印设置。教
5、材管理系统包括以下模块：征订管理、采购管理、到货管理、发行管理、财务管理、仓库管理、系统管理。2.2软件功能现有三个教材软件主要承担三个方面的职能，一是教材科完成校本部学生个体的教材发放工作；二是财务后勤处完成学生个体缴交教材费录入和办理学生离校结算教材费工作；三是教材科完成各办学单位教材征订、采购、入库、发行工作。3.新软件需求说明3.1开发目的虽然现在我们的教材管理工作已经使用了教材发放系统、教材出库系统和教材管理系统这3个软件，但这3个软件本身设计不统一、业务流程分离，没有实现业务流程管理的一体化和自动化。各软件中的数据不能共享，许多功能的实现都要通过手工操作来进行的，这些明显的缺陷都大
6、为影响教材管理工作的顺利进行。此外目前的教材软件与招生、学籍、教学、考务等联系密切的部门没有实现数据共享，一直都采取人工录入整理数据，这种浪费原有资源、费时费力、易出错的状况也亟待改变。随着我校办学规模的不断扩大，办学类型不断增多，现有的教材管理软件已经无法满足自动化、网络化和个性化的要求，这使得我们的许多工作还是需要大量的人工手动操作，不仅工作效率低，而且不能及时准确了解教材的库存和领取等信息。针对以上情况，我校需要一个能够实现教材管理工作流程一体化、网络化、自动化的教材管理软件，以进一步提高教材管理的资源配置工作服务水平，以实现我校以学生满意为第一目标的办学宗旨。并且此教材管理软件应具有系
7、统性、安全性、可扩充性等属性。3.2用户特点本教材管理信息系统的用户为我校、各分校、各教学点的教材管理工作人员，软件的使用频率较高。3.3用户需求本教材管理信息系统软件能够满足深圳电大教材管理工作的需要，能够实现如下功能：数据同步或者批量导入相关数据（招生、学籍、教学、学生缴交教材款等数据）、用书计划管理、征订管理、采购管理、教材入库管理、发行管理（分校教学点发行，以班级发行、学生个体发行）、财务管理（对供书商、分校教学点、校本部学生个体教材款收支结算）、学生个人教材信息自主查询等。本教材管理信息系统软件能够实现教材管理工作流程一体化、网络化、自动化，并且软件应具有系统性、安全性、可扩充性等属
8、性；能够实现深圳广播电视大学校本部及下属各办学单位（多客户）同时在线使用此教材管理信息系统的功能。3.4软件设计要求（一）界面设计1.界面设计人性化、信息全面、操作简便等。2.需要简洁的退换教材、零售教材界面。3.需要以分校、教学点、系部、年级专业、班级、个人等为单位进行发放教材的选择界面和应用。（二）网络设计1.软件设计为网络版。2.为学生提供网络查询功能，包括学生个人教材信息查询和教材费用查询。3.分校教学点通过网络进行相关信息查询，并通过网络填报教材和教辅资料订单。4.设计时务必考虑服务器的软硬件环境、网络管理、用户权限管理、系统内部数据共享与外网数据采集等特殊要求。（三）服务器后台设计
9、1.要求完善的后台管理功能。2.要求较优的容错性及安全性。3.要求较优的性能，支持10000以上在线用户操作。4.要求操作简洁、方便，支持主流格式的导入和导出功能。（四）软件各功能模块要求1.教材征订模块（1）能够批量导入每年春秋2季的中央电大提供资源使用计划表;（2）能够批量导入每年春秋2季我校教务处提供的各年级专业的开课计划；（3）能够批量导入杂志社的形成性考核册和期末复习资料等教辅资料征订单。（4）软件可以将资源使用计划表、开课计划和教辅资料征订单进行匹配，生成我校具体的教材使用计划表；（5）能够批量导入学生选课数据，并生成选课教材汇总单。（6）能够与我校教务处学籍科的学生学籍信息联网，
10、以便每学期征订教材之前获得最新的注册学生人数，以完成教材使用计划的数目报订；（7）能够与我校招生处的新生招生信息联网，实时更新或者定时更新新生信息到教材管理信息系统，以便建立新生信息数据库，待新生来领教材时输入其身份证号码并绑定某一领书卡便可以自动建立其个人领书账户，以后都凭卡调用其领书信息并完成领书。（8）各分校教学点可以通过网络查询校本部教材科制定好的教材使用计划表和其他需要的相关信息，并在网上提交其教材和教辅资料订单；（9）软件可以自动更新各个分校、教学点的教材订单报订信息，并自动汇总当学期的教材和教辅资料征订总单； （10）以上各个环节和步骤中所需字段和信息都要详细、完整，各操作环节都
11、要有操作按钮，并都具有以界面现有的字段进行查询、导入、导出和打印等功能。2.教材采购管理模块（1）在教材采购过程中要能够实现教材采购形式灵活，可以大量采购也可以临时采购。（2）在采购教材中要可以进行教材更换、采购单位更换等更改和变动。（3）能够进行采购查询、采购退货和退货查询等。3.教材仓库管理模块（1）教材入库时扫描教材条形码，软件就可以调用系统中已有的资源使用计划表中的信息，并录入采购量等信息即可完成具体教材的入库验收工作；（2）若入库教材与计划订购的教材ISBN等信息与系统已有信息匹配，但在价格上或者其他方面有出入，系统要能够识别并显示提醒信息；（3）对于当学期未使用的教材、入库有出入的
12、教材、改版教材等都要能够进行查询、制表和退货等处理；（4）能够人为划定学期节点，软件自动将原有教材转入新学期教材征订的库存中。（5）应具有教材库存不足提醒功能，并且可以自行设置和调整相关数值。4.教材发行管理模块（1）对校本部学生个人发放教材，这是在教材征订模块已经完成各个年级专业教材使用计划的基础上进行的工作；（2）对各分校、教学点发放教材，这是根据教材征订中各分校教学点网上填报的数据来完成的；（3）能够对以系部、年级专业、班级等为单位进行教材发放工作；（4）能够为分校、教学点、系部师生办理退换教材工作，并为学生办理零售教材等工作；（5）对于学生的学籍变动、转专业、重修重考补领教材等情况，本
13、软件都能通过简易操作来完成；（6）尤其在教材发行阶段，需要软件提供强大的查询、对账、报表打印等功能。5.教材费用管理模块（1）学生通过电大网上缴费系统缴费后，教材管理软件可以提供端口让财务人员批量导入（包括按年级专业或班级导入）学生缴费信息（区分管家卡、网银、POS机、现金等不同结算方式数据），在此环节必须有管理密码和准入机制；（2）财务人员可以通过教材管理软件为学生办理网上或者现场教材费缴费、教材费结算等功能。（3）对于对教材供货商、各分校、教学点、系部师生等涉及到教材费用的方面，软件都要可以提供详细的对账信息和统计信息。6.领书卡管理模块本模块要能够处理发卡管理、费用采集管理、退换卡管理、
14、查询管理、报表打印等，并采用一定的措施保证领书卡的安全使用和学生的数据安全。7.网上信息管理模块此模块主要为公布教材相关信息，提供领书情况查询、到书信息查询、教材信息查询、教材费用查询等。设置按学生、分校（教学点）、年级专业或班级查询功能：查询历次预缴教材费及余额、历次领取教材记录及当次应领教材信息及预缴下期教材费的提示。8.教材系统管理模块本模块要具有用书权限分配和限制管理功能、数据导入导出功能、数据查询和打印设置功能、系统参数设置功能、数据管理功能（数据备份恢复、数据修复、数据打包、数据解包、压缩数据、数据加密等）等。以上8个基本模块的功能分析可以汇总成下列流程图来说明：教学科每学期开课计
15、划国家开放大学每学期多种媒体教学资源使用计划上学期省开课的用书计划新学期校本部的用书计划（初稿）系部审核教材选用情况并填写教辅资料选用情况国家开放大学教辅资料征订单形成新学期校本部教材和教辅资料用书计划、征订单完成校本部教材和教辅资料订单各分校、教学点书库盘点汇总教材和教辅资料订单，采购教材教材和教辅资料到货验收入库校本部各年级专业在籍人数和本学期领书人数教材、资料发行校本部学生发行供货商采购查询采购退货发行退货图一 教材征订管理流程图联网招生处新生招生数据导入学生选课数据按照年级专业或者学生个人发放教材分校、教学点导入学生缴书费数据临时配教材零售教材退换教材教材发行查询、对账领书卡管理财务管理发行结账管理学生教材费管理收教材费教材费查询理教材费结算教材、教辅资料清退教材发行发行退货数据库管理数据库备份数据库修复数据库恢复压缩数据库数据打包、解包到货结
