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1、1 销售与收款业务循环中的管理与控制 2 销售与收款活动构成企业的基本业务循环 销售与收款处理流程是企业最为重要的业务流程 本章基于信息化后业务财务一体化模式来讨论该流程中关键业务环节的管理与控制问题 3 6 1销售与收款业务流程 销售与收款业务流程通常包括这样一些业务活动 询价报价 合同创建 订单录入 信用检查 产成品管理 装运发货 开单 收现 应收账款与总分类账等 4 6 1 1订单录入 订单录入就是创建销售订单文件 在收到客户任何形式 电话 传真 E MAIL等 和任何格式的订购单后 都要将其主要内容录入 并据此创建一个标准的销售订单文件 该文件是整个销售与收款业务流程中各业务环节据此作
2、业的依循基础 订单录入通常还包括定价和可获量检验 5 6 1 2信用审查 由于买方市场的形成 销售业务往往以赊销为主 此时客户的信用至关重要 在货物发运之前 客户的信用必须得到确认 信用部门被授权根据客户的信用等级决定是继续执行该笔销售还是终止该笔销售 6 6 1 3产成品管理 这项职能负责按拣货单要求提选货物 ERP依据销售订单文件自动编制装运文件 而依据装运文件编制拣货单 拣货数据须及时输入有关数据库 以便及时更新相关文件信息 比如存货记录 7 6 1 4装运发货 装运活动是以装运文件为依据的 编制交货文件就是为了安排向客户交货 为客户准备并交货的所有相关信息均包含在交货文件内 而交货文件
3、中必须列示的大部分信息均来自销售订单文件 ERP会将这些信息自动复制到交货文件中 8 6 1 5开单 开单也即开销售发票 开发票除结算货款外 根据实际情况有时还要结算运费和税金 ERP会从销售订单文件或交货文件中复制很多相关资料 以供开单之用 发票中的一联 副本 当即传递客户 一联 副本 留存备查 还有一联 副本 当即传给应付账款 此外还要编制日记账凭单 并提交给总分类账 用以过入总账 9 6 1 6收现 对少量的现销业务 出纳员会当场收到支票或现金 出纳员将收到的支票或现金汇集在一起 并准备一张存款单 当日将支票或现金全部送存银行 同时还要将收到的金额登记到现金日记账中 并编制日记账凭单送交
4、总分类账 10 6 1 7应收账款 应收账款管理对任何企业而言都是至关重要的经营职能 因为应收账款往往占据了企业运营资本的很大一部分 应收账款部门针对每一个客户都建立一个明细账 他们由总分类账中的一个控制账户来统驭 应收账款会从开票部门获得贷项通知单和有关发票附件 然后 在客户明细账中进行借贷方的记录 并定期编制相关的结算报表送给客户 ERP会定期自动生成账龄分析表 据此编制客户信用报告 11 6 1 8总分类账 总分类账中包括应收账款控制账户 总分类账管理人员根据核对过的日记账凭单和收款 开票部门传来的控制总量 借记和贷记到应收账款控制账户中 这些工作完成后将日记账凭单与控制总额按日期整理归
5、档 12 6 2销售与收款流程中的财务管理控制 在实施ERP的过程中 基于信息技术的特点与优势要对业务流程进行重组 使流程更科学 顺畅 高效 同时在每一个业务模块中增加了若干内部控制措施 特别是财务控制措施 13 6 2 1订单录入 订单录入是客户订单处理的第一步 主要是编制销售订单文件 销售订单文件描述了客户所订购的货物种类 数量 价格 交货地 时间 交货方式以及客户的有关情况 如客户姓名 结算方式等 在创建了一份正式销售订单文件后 ERP自动向客户发送一份确认通知 14 续 订单文件中所采用的价格必须得到批准 批准者可以是管理当局 也可以是一个专门的职能部门 总之一定是一个独立于订单录入职
6、能以外的组织机构 图2 1中列示的主价格列表强调了这项控制要求 独立编制的主价格列表包含了经管理层批准的并规定在某特定时期执行的产品价格 它是编制销售订单文件时所用价格的依据 15 16 6 2 2信用审查 对于长期固定客户而言 信用状况审查主要是检查给予的信用额度是否超过管理当局的授权 当前订货额是否超出已确认的信用额度 对于新客户 要先确立销售对象的信用条件 再进行信用状况审查 如图2 2所示 为确保整个业务流程中权责分离 订单录入职能必须与信用审查职能相分离 客户信用状况经过确认 该订单才能做进一步处理 如果定购额超过了客户的信用限额 该客户的这次订购通常会终止 终止的销售订单会被列示出
7、来 以供信用部门进一步评估 17 信用处理模块 18 6 2 3产成品管理 产成品管理根据销售订单文件编制拣货单 每天要检索订单文件库 将应该拣货而尚未拣货的订单提出来 利用拣货处理模块编制拣货单并拣货 然后及时更新存货数据 对已拣货订单回写拣货标记 并将货物拣货单传给装运部门 19 20 6 2 4装运发货 将产成品管理部拣出的货物与随货物所附的拣货单核对一致后 装运部得以确认应该向客户发运的货物 随每件货物还要附一份包装清单 包装清单中的信息来源于标准销售订单 见图2 4 装运部还要编制有关装运文件 比如要为运输单位编制一份提货单 提货单是发货方与承运方 如卡车公司 交接货物时使用的文件
8、它是货物从发货方转移至运输方的证明文件 通常装运部还要将包装清单和提货单副本附于客户所购的货物中 21 22 6 2 5开单 开单要先对销售订单进行确认 然后开具发票 开票时应该由客户承担的所有费用都不能遗忘 比如运费 税费等 当然ERP中的开票模块会有相应的选项提示 一俟货物装运 就要开具发票 发票中的一联 副本 当即传递客户 一联 副本 留存备查 还有一联 副本 当即传给应付账款 等待用户付款 此外还要编制日记账凭单 并提交给总分类账 用以过入总账 见图2 5 23 发票 24 6 2 6应收账款与总分类账 开单独立于应收账款对于保持职能的分离是非常重要的 负责开票的人员不得接近财务记录
9、如应收账款分类账 应收帐款管理者也不能干涉开票人 图2 6中负责应收账款的人员将记入总分类账上的总量报告给总分类账 图2 7中总分类账管理人员将这个控制总量与来自开单部的日记账凭单核对 以检查过账金额是否正确 成为又一道控制过程 25 控制总量 26 27 6 3销售折让与退货管理 在长期的销售与收款业务活动中 折让与退货现象是不可避免的 但企业在销售与收款业务处理流程中应该对销售退货与销售折让进行严格控制 不予非法者留有任何舞弊空间 由于商品在运输途中受损 短缺 笔误或其他原因导致不能圆满交货 经双方同意对订购方的付款金额给予一定的减免 这就是销售折让 也称为折让收款 折让的具体金额由客户与
10、销售部门进行协商 销售折让必须经过某个独立部门 信用部门 检查核准 在信用部门授权并核准折让后 开单部门需要签发一张贷项凭单 以记录该客户应收账款的减少 28 续 当客户运回了退回的货物时 就发生了销售退回 对于退回的货物 其货款金额会全额记入贷方 如图3 1所示 销售退回的处理从收货部门开始 一旦收到退货并经核准便成为入库存货 收货部门必须立即向信用部门签发销售退回通知单或者类似的文件 信用部门确认后将其提交给开票部门 开票部门根据经过授权批准的销售退回通知单 为所退货款签发一张贷项凭单并传给应收账款 我们已经注意到 在退货与折让处理中 一项业务必须由两个独立的部门批准 由第三个部门记录 因
11、此大大减少了可能舞弊的空间 29 顾客接收现金收入信用开单应收账款总分类账 汇款单 销售退回通知单 账龄试算表 发票 贷项凭单 报表 汇款单 销售退回通知单 销售退回通知单 账龄试算表 报表 贷项凭单 日记账凭证 日记账凭证 控制汇总 控制汇总 控制汇总 控制汇总 接到已批准的销售退回通知单后 准备并编制贷项通知单 过账 追踪迟滞和可疑账户 批准销售退回 退货 独立账户 经批准后接受销售退回 过账 期间处理 直接邮寄的客户报表 图3 1退货业务处理 发票 30 6 4应收账款注销财务管理控制 企业长期经营难免会形成应收账款的呆账或死账 对于那些毫无办法和毫无希望的欠款客户 注销其应收账款尽管并
12、不情愿却也是不得不面对的一项业务活动 但是 应收账款的注销是企业必须慎重而须严加控制的一项工作 不然便会给不法之徒留有可乘之机 在注销应收账款的业务流程中 职能的分离尤为重要 注销处理程序中的核心内容是对逾期账户的分析 对于逾期账户可以采取各种可能的技术方法 比如向客户寄送一系列的催款通知催账 委托收款代理机构催促其付款 付诸法律等 即便如此 有些账款最终还是无法收回 只好注销其账户余额 31 续 图4 1列示了注销应收账款的业务流程中的职能分离 信用部门编制 发起 注销通知单 该通知单须经财务主管或其他某个独立的职能部门核准 应收账款部门收到经批准的注销通知单后 会注销相关账户 为保存记录
13、注销通知单的一个副本还要送到一个独立的第三方 内部审计 留存 这一环节非常必要 因为某账户被注销后 应收账款部门不再有该账户的有效记录了 内部审计还要将此次注销直接与客户确认 即确定以前的确没有从该客户账户上收到款项 这样做会避免下述恶行发生 比如可能有雇员中途截留了某个赊购客户的付款 随后想方设法安排注销这个客户的账户 使该客户以后永远不会再收到任何催款通知 32 财务主管客户信用应收账款总分类账内部审计 帐龄试算表 销帐的控制汇总 帐龄试算表 销帐的控制汇总 无价值账户列表 无价值账户列表 销账通知单 定期确认无价值账户列表的过账 销账确认书寄送客户 后续和信用历史归档 独立批准 追踪迟滞和可疑账户 过账 图4 1应收账款注销业务处理流程 33 在ERP环境下 销售与收款业务流程管理的重点 首先是基于信息技术的特点与优势针对本企业实际建立科学的业务处理流程和定义流程中各业务处理环节的职能 其次是根据业务处理设计一系列可行而有效的控制措施 并将这些控制措施写进程序模块 实现电脑化的管理控制 34 作业 销售与收现过程可能存在那些风险 针对这些风险应该实施哪些内部控制 为什么对客户要进行信用审查 怎样进行信用审查
