《精编》企业物流管理信息系统概述

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1、企业物流管理信息系统 1 企业基本资料2 系统目标3 需求分析4 重要流程5 重要功能 1 企业基本资料 生产 销售型的集团企业生产分布在全国的多个地区在全国建立有比较完善的销售体系 销售人员占整个企业的比例较大销售体系中可以代销其他企业的同类商品产品包括 家电类 计算机等信息产品 1 企业基本资料 家电生产企业 网络产品生产企业 通信类产品生产企业 销售公司 计算机生产企业 集团公司 产品生产隶属关系 产品销售隶属关系 家电 网络产品 通信产品 销售公司 计算机 区域销售分公司 直属销售分公司 省级销售公司 省级销售公司 经营部 仓库 仓库 经营部 经营部 仓库 仓库 经营部 区域销售分公司

2、 华北 东北 华中 华东 西北 西南 华南直属销售分公司 广东 山东 新疆 四川 海南 江西 广西 1 企业基本资料 存在问题 一种典型的 垂直型 的销售架构各个分公司 直属公司之间的销售货物不能互相补充仓库的产品调配只能由上级公司负责各个仓库之间不存在联系商品的供应 冲红 退货由上级公司负责 经营部 事业部销售中心 客户 分公司 销售公司总部 分公司产品部 集团机构模式 下单机构 审单机构 总部 客户 分公司事业部 经营部分公司产品部大客户分公司 TULIP机构模式 机构模式 需求分析 TULIP由执行和计划两大系统组成 TULIP执行系统实现了分销物流流程中的流程闭环处理以及运作数据的采集

3、 统计 和可视化 TULIP计划系统将管理和支持网络整体库存的优化工作 需求分析 第一阶段经营部在网上按照发货要求 自提或配送 填写要货订单经营部在网上填写冲红申请单事业部计划员根据业务情况审核经营部提交的订单事业部计划员审核经营部提交的冲红订单RDC管理员根据收发货指令进行仓库作业运输管理员根据订单指令进行运输作业 需求分析 第二阶段CDC库存管理补货计划管理RDC调拨计划管理干线运输管理在第一阶段基础上提出一个流程优化 支持多产品 计划信息平台解决方案 第一阶段流程 订单处理流程 订单管理模块实现客户订单的输入 提交 订单接收方的审核 订单执行 订单运作信息的实时查询 订单冲红的输入 审核

4、和实现 以及订单状态的实时查询 订单管理模块完成订单从产生到签收完毕之间的完整闭环的信息处理 主要使用者为经营部和事业部 分公司 的计划员 订单处理模块功能 新建订单修改订单取消订单订单冲红订单锁定计划员审批订单订单查询订单打印 经营部计划员 库存查询库存的查询是经营部计划员作为填写订单的一个重要条件 系统可以提供经营部计划员随时在网上查询库存情况 其中库存分为两大类型 正常品和 残次品 正常品是指能够下达订单要货的物品 残次品是指未经过修复不能直接下达订单要货的物品 经营部计划员 填写订单经营部计划员直接从客户或通过业务员收集和汇总客户订货信息 经财务审核后 如果库存满足订单需求 就开始填写

5、订单 由于所填写的订单中的要货信息是经过经营部财务审核后的 所以被视为有效 合法的订单 在订单提交并审核后后不得随意提出冲红请求 此项可以视为经营部的考核标准之一 为了配合物流改革的模式 经营部填写完订单提交之后 系统会检查该张订单是客户订单还是经营部自己的订单 如果是客户订单 系统可用库存随之减少 如果是经营部自己的订单 系统本着客户订单优先要货 尽量减少经营部要货的原则 不会根据订单的数量来删减可用库存 直到事业部计划员审核该张订单后库存才会减少 在系统未完全取代手工操作之前 经营部计划员要将订单打印出来交经营部财务签字确认后将该订单传真至分公司等待审核 待到运行稳定后将取消传真的操作 订

6、单转为完全电子化 以保持订单的严谨性 这时经营部计划员要及时登录到系统查看订单的状态 当发现提交的订单分公司已审核 经营部财务要依此订单在财务系统上开单 输入 要货信息输出 订单 经营部计划员 查询订单经营部计划员或业务员可以随时在网上查询订单的状态 未审核 已审核 安排运输 在途 签收 取消订单当经营部计划员需要取消所下的订单时首先在网上查询订单的状态 如果该订单未被审核系统允许取消订单 可用库存量随之增加 如果该订单已经被审核则无法进行取消操作 而要进行冲红处理 订单冲红当订单被事业部计划员审核之后 经营部如果有订单变更或取消的业务需求时要进行冲红操作 事业部计划员会酌情进行部分冲红或全部

7、冲红的审核工作 具体要求参考事业部计划员冲红审核 分公司 打印订单 经营部计划员 客户管理经营部可以自主管理属下的客户 在新建订单时需要的客户信息全部在该功能中提前输入 为了保证历史数据的一致性 所有录入的客户资料系统不提供删除功能 对于需要删除该客户的要求系统提供停用该用户的功能 一旦该用户被停用在新建订单时 客户列表不会出现该客户名称 如果情况发生变化该客户又开始参与业务活动 经营部计划员只需要将该用户重新启用即可 事业部计划员 分公司 库存查询库存的查询是事业部计划员 分公司 作为审核经营部订单 客户和经营部自己的订单 的一个重要条件 计划员看到的库存结构与经营部看到的库存略有不同 不但

8、提供的可用库存的信息还提供了实际库存和待出库数量的信息 库存结构公式 实际库存 可用库存 待出库实际库存 仓库里真实存在的物品数量可用库存 能够满足订单需求的物品数量待出库 已下达订单未进行发货操作的余留数量 事业部计划员 分公司 订单锁定考虑到在分公司层面可能会出现多个计划员审核订单的情况 在审核订单之前计划员必须要对其准备审核的订单进行锁定 这样就防止了多个计划员操作同一张订单的情况发生 操作指引 分公司计划员进入待处理订单列表后选择要处理的订单后面的选定框进行锁定 锁定后进入订单审核功能 事业部计划员 分公司 订单审核分公司计划员在做订单审核时原则上采取见单处理的原则 即要看到经过财务签

9、字的传真件 但考虑到实际情况 如果经营部需要立即审批的货物需打电话向分公司申请后立即审核 在未到订单处理时间点之前经营部可以取消订单 可用库存随之增加 因此当查询到的库存数量不能满足订单需求时每个经营部可以在隔段时间再次查询可用库存是否满足订单需求 分公司计划员在系统过渡期必须见到有经营部财务签章的打印订单传真件作为审核订单的依据 对于经营部提交的订单原则上全部通过 分公司计划员也可根据实际情况对订单的数量进行调整或拒绝该张订单 为了保障经营部能够及时准确的查询到订单的执行状态 要求分公司计划员在第一时间内进行审核操作 为保证传真件和实际的审核数一致 当审核人员对经营部提交的订单数要进行调整时

10、 建议先取消整个订单 拒绝 通知填单人员根据调整数重新填写新的订单 再将新订单传真到分公司 事业部计划员 分公司 订单冲红审核当订单冲红申请被经营部提交上来后 分公司计划员要根据实际情况进行冲红的审核操作 冲红的对象只限于下达订单未做实际发货处理的部分 只可以冲减余留数量 订单查询分公司计划员可以随时在网上查询订单的状态 已审核 安排运输 在途 签收 以便安排自己的工作内容 具体操作方法见用户手册 注 对于未审核的订单因为会存在取消的可能性所有不作为正式订单在订单查询里出现 涉及单证 订单 订单冲红申请单 冲红申请 审核 签字 盖章 3PL 分公司物流部 经营部 接受指令 执行指令 订单冲红流

11、程 作废 N Y 传真 计划员 执行结果反馈 冲红结果接收 传真 计划员 执行结果查询 RDC管理模块 RDC管理模块实现RDC的库存数量可视化管理 它提供仓库出入库指令查询 出入库结果记录 库存实时查询 以及库存和发货的统计和分析 主要使用者为RDC管理员 物流经理 物流运作管理部门 管理RDC的3PL RDC管理模块功能 计划入库计划出库非计划入库非计划出库库存查询出库记录查询入库记录查询出库单 入库单打印汇总报表 承运商 RDC 入库 RDC 出库 RDC仓管员 计划入库与补货计划的接口功能非计划入库非计划入库是为了解决在Tulip2 0系统未实施前代替流程中的部分环节所作的临时功能 目

12、前的仓库入库操作必须全部使用非计划入库来完成 根据不同的入库指令仓库管理员需要先选择入库类型然后才能填写入库单内容 入库类型 补充 补货入库调拨入库退换货入库修还入库冲红入库 入库类型说明 补充 补货入库 对应补货计划进行的入库操作 仓管员必须并填写相应的补货计划号和发货的CDC名称后才可以进行入库单内容的输入 调拨入库 跟补货计划相同也是为了弥补Tulip2 0为上线前的流程空缺 仓管员选择了入库类型为调拨入库后 必须选择相应的发货仓库的名称和对应的调拨计划的计划好后才可以进行入库单内同的输入 退换货入库 当发生客户退换货需要进入RDC的时候 仓管员先要检查收到的退换货计划的传真件和实物是否

13、一一对应 同时要经过售后部门对物品进行鉴定后按照好坏机区分入库的原则进行入库单的填写 在原单单号栏必须填写退换货计划的计划号 以便日后查对之用 修还入库 当需要将维修好的机器重新入库时将使用到该类型 仓管员在做修还入库时必须将原有的维修出库单的单号录入原单单号的文字栏中以便核对维修出库领用的型号 数量是否可以和入库的型号 数量相对应 做完入库处理 系统会增加好机数量 冲红入库 该出库类型是为了修正非计划入库时产生的填写错误而导致库存不准确的情况而设立的 在填写冲红入库时一定要填入出错的入库单号作为以后核对库存的依据 RDC仓管员 计划出库所有的订单出库都必须为计划出库 在页面上可以看到计划出库

14、的待处理数量 点击进入后就可以看到每一条计划出库指令就是一张订单 考虑到在实际发货的时候会出现余留的现象 计划出库提供了分次执行出库指令的功能 如果根据订单所作的每一次出库没有完全将订单执行完毕 系统会自动将已执行完毕的数量减去并提示需要继续处理的信息 操作指引 仓管员进入计划出库后查看相应的出库指令 点击进入后可以看到出库指令的详细内容 这时需要将出库指令打印出来作为仓库检货的信息指导 待装完货后 填入实际出库的物品数量后提交生成正式的出库单 这个功能是为了防止在实际操作中先生成出库单后由于各种特殊情况无法完成出库单上全部物品的出库操作而产生的出库单冲红现象的发生 RDC仓管员 非计划出库非

15、计划出库是为了解决在Tulip2 0系统未实施前代替流程中的部分环节所作的临时功能 目前的仓库出库操作除了正常的客户订单使用计划出库外其它类型的出库仓库管理员均需要选择出库类型然后才能填写出库单内容 非计划出库类型 补充 维修出库返厂出库调拨出库冲红出库 非计划出库类型说明 补充 维修出库 当售后服务中心需要将仓库中的坏机进行维修领用时将使用到该类型 仓管员在做维修出库时必须将售后服务中心开具的维修领用单的单号录入原单单号的文字栏中以便日后同维修领用单上标注的型号 数量进行核对 做完维修出库库处理后 系统会减少坏机的数量 返厂出库 该出库类型较少使用 当仓管员接到事业部下达的返厂计划后将使用该

16、类型进行返厂出库 仓管员在做返厂出库时必须将事业部下达的返厂计划的计划号录入原单单号的文字栏中以便日后进行核对 调拨出库 同调拨入库一样只是功能相反 仓管员选择了出库类型为调拨出库后 必须选择相应的收货仓库的名称和对应的调拨计划的计划好后才可以进行出库单内容的输入 冲红出库 该出库类型是为了修正非计划出库时产生的填写错误而导致库存不准确的情况而设立的 在填写冲红出库时一定要填入出错的出库单号作为以后核对库存的依据 RDC仓管员 查询库存库存的查询是仓库管理员在进行盘点时核对仓库实物数量和系统反映数量的一个重要依据 不但提供的可用库存的信息还提供了实际库存和待出库数量的信息 库存结构公式 实际库存 可用库存 待出库实际库存 仓库里真实存在的物品数量可用库存 能够满足订单需求的物品数量待出库 已下达订单未进行发货操作的余留数量 注 显示待出库的数量时是为了提醒仓管员还有部分物品是处于余留状态的以便指导其工作 RDC仓管员 查询入库记录对仓库在任何时段进行的入库进行查询 此功能是为了对日常的入库业务进行数据跟踪而提供的 点击进入后填好查询条件后即可查到业务发生的原始记录 具体操作见用户手册