《精编》工程项目管理综述

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1、工程项目信息管理 第一节概述第二节工程项目报告系统第三节工程项目管理信息系统第四节工程项目文档管理第五节计算机在项目管理中的应用一般了解 工程项目报告系统结构 项目管理信息系统结构 项目文档管理 项目管理软件的主要功能 一般理解 重点掌握 to 第一节概述 一 项目中的信息流二 项目中的信息三 项目信息管理的任务四 现代信息科学带来的问题 to 一 项目中的信息流 1 工作流 2 物流 3 资金流 4 信息流 这四种流动过程之间相互联系 相互依赖又相互影响 共同构成了项目实施和管理的总过程 在这四种流动过程中 信息流将项目的工作流 物流 资金流 将各个管理职能 项目组织 将项目与环境结合在一起

2、 它不仅反映 而且控制 指挥着其他三种流 项目中的信息流包括两个最主要的信息交换过程 1 项目与外界的信息交换 项目作为一个开放系统 它与外界有大量的信息交换 2 项目内部的信息交换 即项目实施过程中项目组织者因进行沟通而产生的大量的信息 return 二 项目中的信息 一 信息的种类 1 项目基本状况的信息 2 现场实际工程信息 3 各种指令 决策方面的信息 4 其它信息 二 信息的基本要求 1 专业对口 2 反映实际情况 3 及时提供 4 简单 便于理解 三 信息的基本特征 1 信息载体通常有 l 纸张 如各种图纸 各种说明书 合同 信件 表格等 2 磁盘 磁带 以及其他电子文件 3 照片

3、 微型胶片 X光片 4 其它 如录相带 电视唱片 光盘等 return 三 信息的基本特征 2 选用信息载体 受如下几方面因素的影响 l 不同的载体有不同的介质技术和信息存取技术要求 2 项目信息系统运行成本的限制 3 信息系统运行速度要求 4 特殊要求 5 信息处理和传递技术和费用的限制 3 信息的使用有如下说明 l 有效期 2 使用的目的 3 信息的权限4 信息的存档方式 return 三 项目信息管理的任务 1 组织项目基本情况的信息 并系统化 编制项目手册 2 项目报告及各种资料的规定 3 按照项目实施 项目组织 项目管理工作过程建立项目管理信息系统流程 在实际工作中保证这个系统正常运

4、行 并控制信息流 4 文档管理工作 return 四 现代信息科学带来的问题 现代信息技术 特别是计算机联网 电子信箱 Intenet网的使用 造成了信息高度网络化的流通 这不仅表现在项目内部 而且还表现在项目和企业及企业各职能部门之间 例如 企业财务部门直接可以通过计算机查阅项目的成本和支出 查阅项目采购订货单 子项目负责人可直接查阅库存材料状况 子项目或工作包负责人也许还可以查阅业主已经作出的但尚未推行 详细安排 的信息 则形成了如图18 l所示的信息流通 一 现代信息技术对现代项目管的促进作用1 现代信息技术加决了项目管理系统中的信息反馈速度和系统的反应速度 人们能够及时查询工程的进展情

5、况的信息 进而能及时地发现问题 及时作出决策 2 信息的可靠性 项目的透明度增加 人们能够了解企业和项目的全貌 3 总目标容易贯彻 项目经理和上层领导容易发现问题 4 信息的可靠性增加 5 比较传统的信息处理和传输方法 现代信息技术有更大的信息容量 6 使项目风险管理的能力和水平大为提高 7 现代信息技术使人们更科学 更方便地进行如下类型的项目的管理 return 1 需要有效的管理系统和管理的规范化 2 无法获得的软信息 3 较少的人性化 二 可能带来的问题 第二节工程项目报告系统 一 工程项目中报告的种类二 报告的作用三 报告的要求四 报告系统 to 一 工程项目中报告的种类 按时间可分为

6、日报 周报 月报 年报 针对项目结构的报告 如工作包 单位工程单项工程 整个项目报告 专门的内容的报告 如质量报告 成本报告 工期报告 特殊情况的报告 如风险分析报告 总结报告 特别事件报告等 状态报告 比较报告等 return 二 报告的作用 1 作为决策的依据 2 用来评价项目 评价过去的工作以及阶段成果 3 总结经验 分析项目中的问题 4 通过报告去激励各参加者 让大家了解项目成就 5 提出问题 解决问题 安排后期的计划 6 预测将来情况 提供预警信息 7 作为证据和工程资料 return 三 报告的要求 1 与目标一致 2 符合特定的要求 3 规范化 系统化 4 处理简单化 内容清楚

7、各种人都能理解 避免造成理解和传输过程中的错误 5 报告的侧重点要求 return 东南大学远程教育 工程项目管理 第四十五讲 主讲教师 成虎 四 报告系统 在项目初期 在建立项目管理系统中必须包括项目的报告系统 这要解决两个问题 1 罗列项目过程中应有的各种报告 并系统化 2 确定各种报告的形式 结构 内容 数据 采颓和处理方式 并标准化 报告的设计事先应给各层次的人们列表提问 需要什么信息 应从何处来 怎样传递 怎样标识它的内容 最终 建立报告目录表 四 报告系统 报告系统最基础的是原始资料 它来源于工程活动 包括工程活动的完成程度 工期 质量 人力 材料消耗 费用等情况的记录 以及试验验

8、收检查记录 它应一次性收集 以保证相同的信息 相同的来源 上层的报告应由上述职能总结归纳 按照项目结构和组织结构层层归纳 浓缩 作出分析和比较 形成金字塔形的报告系统 见图18 2 这些报告是由下而上内容不断浓缩的 见图18 3 return 图18 2 return 图18 3 return 四 报告系统 项目月报是最重要的项目总体情况报告 它的形式可以按要求设计 但内容比较固定 通常包括 1 概况2 项目进度详细说明3 预计工期计划4 按部分工程罗列出各个负责的施工单位5 项目组织状况说明 return 第三节项目管理信息系统 一 概述二 项目管理信息系统的建立过程三 项目管理信息系统总体

9、描述 to 一 概述 项目管理中 信息 信息流通和信息处理各方面的总和称为项目管理信息系统 管理信息系统是将各种管理职能和管理组织沟通起来并协调一致的神经系统 建立管理信息系统 并使它顺利地运行 是项目管理者的责任 也是他完成项目管理任务的前提 项目经理作为一个信息中心 他不仅与每个参加者有信息交流 而且他自己也有复杂的信息处理过程 不正常的项目管理信息系统常常会使项目管理者得不到有用的信息 同时又被大量无效信息所纠缠 而损失大量的时间和精力 也容易使工作出现错误 损失时间和费用 项目管理信息系统有一般信息系统所具有的特性 它的总体模式如图18 4所示 return return 二 项目管理

10、信息系统的建立过程 项目管理信息系统的建立要确定如下几个基本问题 1 信息的需要2 信息的收集和加工3 编制索引和存贮 4 信息的使用和传递渠道 return 三 项目管理信息系统总体描述 1 项目参加者之间的信息流通2 项目管理职能之间的信息流通3 项目实施过程的信息流通 return 1 项目参加者之间的信息流通 例如 在项目实施过程中 业主需要如下信息 l 项目实施情况月报 包括工程质量 成本 进度总报告 2 项目成本和支出报表 一般按分部工程和承包商作成本和支出报表 3 供审批用的各种设计方案 计划 施工方案 施工图纸 建筑模型等 4 决策前所需要的专门信息 建议等 5 各种法律 规定

11、 规范 其它与项目实施有关的资料等 业主提出 l 各种指令 如变更工程 修改设计 变更施工顺序 选择分包商等 2 审批各种计划 设计方案 施工方案等 3 向董事会提交工程项目实施情况报告 东南大学远程教育 工程项目管理 第四十六讲 主讲教师 成虎 项目经理通常需要 l 各项目管理职能人员的工作情况报表 汇报 报告 工程问题请示 2 业主的各种口头和书面的指令 各种批准文件 3 项目环境的各种信息 4 工程各承包商 监理人员的各种工程情况报告 汇报 工程问题的请示 项目经理通常作出 l 向业主提交各种工程报表 报告 2 向业主提出决策用的信息和建议 3 向社会其它方面提交工程文件 这些通常是按法

12、律必须提供的 或为审批用的 4 向项目管理职能人员和专业承包商下达各种指令 答复各种请示 落实项目计划 协调各方面工作等 return 2 项目管理职能之间的信息流通 项目管理系统由许多子系统构成 如计划子系统 合同子系统 成本子系统 质量和技术子系统等 它们共同构成项目管理系统 例如在前面图1l 4所示的管理工作流程中 可以认为它不仅是一个工作流程 而且反映了一个管理信息的流程 反映了各个管理职能之间的信息关系 按照管理职能划分 可以建立各个项目管理信息子系统 例如成本管理信息系统 合同管理信息系统 质量管理信息系统 材料管理信息系统等 它是为专门的职能工作服务的 用来解决专门信息的流通问题

13、 成本计划可由图18 5表示 合同分析的信息流程可由图18 6表示 return return return 第四节工程项目文档管理 一 文档管理的任务和基本要求二 项目文件资料的特点三 文档系统的建立 to 一 文档管理的任务和基本要求 文档管理指的是对作为信息载体的资料进行有序地收集 加工 分解 编目 存档 并为项目各参加者提供专用的和常用的信息的过程 文档系统是管理信息系统的基础 是管理信息系统有效率运行的前提条件 文档系统有如下要求 1 系统性 即包括项目相关的 应进入信息系统运行的所有资料 事先要罗列各种资料并进行系统化 2 各个文档要有单一标志 能够互相区别 通常通过编码区别 3

14、文档管理责任的 落实 即有专门人员或部门负责资料工作 对具体的项目资料要确定具体的问题 见图18 7 4 内容正确 实用 在文档处理过程中不失真 return 图18 7 return 二 项目文件资料的特点 资料是数据或信息的载体 在项目实施过程中资料上的数据有两种 见图18 8 1 内容性数据2 说明性数据 三 文档系统的建立 一 资料特征标识 编码 1 有效范围2 资料种类3 内容和对象4 日期 序号这里必须对每部分的编码进行设计和定义 例如某工程用l1个数码作资料代码 见图l8 9 二 索引系统 为了资料使用的方便 必须建立资料的索引系统 它类似于图书馆的书刊索引 项目相关资料的索引一

15、般可采用表格形式 在项目实施前 它就应被专门设计 表中的栏目应能反映资料的各种特征信息 不同类别的资料可以采用不同的索引表 如果需要查询或调用某种资料 即可按图索骤 例如信件索引可以包括如下栏目 信件编码 来 回 信人 来 回 信日期 主要内容 文档号 备注等 这里要考虑到来信和回信之间的对应关系 收到来信或回信后即可在索引表上登记 并将信件存入对应的文档中 索引和文档的对应关系可见图18 10 return return 第五节项目管理中的软信息 一 软信息的概念二 软信息的作用三 软信息的特点四 软信息的获取五 现在要解决的问题 return 一 软信息的概念 有许多信息是很难用信息形式表

16、达和通过正规的信息渠道沟通的 这主要是反映项目参加者的心理行为 项目组织状况的信息 例如 参加者的期望和管理者的工作作风 对项目工作的兴趣 各工作人员的积极性 项目的软环境状况 项目的组织程度及组织效率 项目组织与环境 项目小组与其它参加者 项目小组内部的关系 业主或上层领导对项目的态度 信心和重视程度项目小组精神 组织约束程度 项目实施的秩序程度等 它们无法或很难定量化 甚至很难用具体的语言表达 return 二 软信息的作用 软信息在管理决策和控制中起着很大的作用 它能更快 更直接她反映深层次的 带根本性的问题 它也有表达能力 对项目组织 项目参加者行为状况的反映 能够预见项目的危机 可以说它对项目未来的影响比硬信息更大 它能够直接揭示问题的实质 根本原因 而通常的硬信息只能说明现象 在项目管理的决策支持系统和专家系统中 必须考虑软信息的作用和影响 通过项目的整体信息体系来研究 评价项目问题 作出决策 否则这些系统是不科学的 也是不适用的 软信息还可以更好地帮助项目管理者研究和把握项目组织 造成对项目组织的激励 在趋向分析中应考虑硬信息和软信息 描述必须与目标系统一致 符合特定的要