《精编》知识管理的理论及其应用

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1、知識管理的理論與應用 中興大學國家政策與公共事務研究所助理教授李長晏 當前政府組織知識管理三大隱憂 不知道自己到底掌握了哪些知識 同時需要的知識到底位於組織內部的何處 我們並不見得很清楚地知道組織在面對問題時能得知問題的本質及需要何種知識才足以因應組織所面臨的問題 不知如何讓組織內部的每一位成員都能分享知識 知識治理 知識創造 知識應用 知識整合 知識移轉 知識管理的演進 知識是競爭的基礎 組織型態的轉變 組織再造 全面品質管理等等 資訊化社會的出現 網絡 虛擬組織 知識應用重要性攀升 分享最佳實務 學習型組織理念興起 智力資本 全球化的經濟趨勢 何謂知識 Knowledge 知識 組成分子知

2、識包括一些事實 信念 觀點 觀念 判斷 期望 方法論與實用知識 主要作用知識是人類對資料及資訊的一種邏輯推理 其可以提升人類的工作 決策 問題解決及學習的績效 知識型態知識是 存在於人類心智的一些事實及原則 必須是經過人類心智的認知與學習而獲得 是一種對事實的瞭解 一種知覺 一種熟稔的程度 儲存主體其由知者 knower 的心智產生並且利用 在組織內不僅存在於文件與知識庫中 也存在於例行的工作 流程 實務與文化中 知識的層級 資料 資訊 知識 智力 智慧 學習 轉引自余佑蘭譯 2002 建構智慧型組織 中國生產力中心出版 知識類型1 理論知識 實務知識 演繹 歸納 是指利用科學 客觀的方法來蒐

3、集資料證據 並加以歸納 分析及驗證後 所得到的一種概念性的知識 例如經濟學的供需理論 組織行為學的期望理論 激勵理論 可以透過演繹 推理來解釋 預測及瞭解社會的現象 是指個人經由對某一特定事件 工作上的實際經歷 由實做中學習到的一些工作上的know how 經驗法則 教訓 因果關係等 一種抽象化程度較低 亦即沒有歸納成幾個簡單少數的概念 詳細 複雜 內隱的知識 例如一個人負責引進一個知識管理專案後 而得到許多豐富 詳細的成功經驗以及一些重要的關鍵因素等個人內隱的知識 知識類型2 外顯知識 內隱知識 PC安裝手冊 ISO的程序知識 知識管理教科書的知識 內科醫師診斷的經驗知識 專案的經驗教訓的知

4、識 游泳的技能 武功秘笈的知識 CEO市場景氣的預測與判斷知識 音樂作曲 藝術 繪畫 創意 聯想 是指 可用文字 數字 圖形或其他象徵物清楚表達 如手冊 書本 程式 的知識 即可定義 可擷取的知識 而且溝通容易 是指 高度個人化 難以正式化 只可意會不能言傳 而且深植在個人的經驗 判斷 聯想 創意 潛意識之心智模式內的知識 知識類型3 Know 關於知道是什麼的知識 它是一種關於事實確認和資訊披露的知識 關於知道為什麼的知識 它是一種關於尋根究底的知識 亦即對確認的事實和披露的資訊進行加工後的知識 關於知道屬於誰的知識 它是一種關於產權歸屬的知識 關於知道如何做的知識 它是一種經驗或技術性的知

5、識 關於知道在什麼時間的知識 關於知道什麼地點的知識 What When How Who Where Why 何謂知識治理 是有組織性和有目的性地設計與使用知識系統 knowledgesystem 或資訊科技 以控制和管理跨域行政疆界的政策問題及跨部門的知識分配和知識擴散 同時獲取跨政策領域之間相關治理知識及經驗的配合 藉此有效解決政策問題和提昇政策品質 知識治理包含下列五個基本意涵 一 知識治理的對象是單一部門或機關無法解決的共同問題 二 知識治理的主體是多元的 三 知識治理並不是單局層次的 而是全局層次的 四 知識治理是一種組織化的學習 五 知識治理是一種知識協調 知識治理是知識的創造 整

6、合 擴散和應用的過程 其最終目的在於決策時能有效的運用知識 知識治理是多元性且分權化的 不同的利害關係者各自掌控知識所有權 許多公共政策的執行成功則有賴利害關係者之間有效的知識合作 知識協調 以及相互對話學習 知識治理的屬性 知識治理的屬性 系統導向 交易導向 合夥導向 對話導向 行銷導向 知識治理的理論模式 知識創造的SECI模式 內隱 內隱 內隱 內隱 外顯 外顯 外顯 外顯 對話 建立活動領域 聯結外顯知識 由做中學 知識擴散 知識擴散的方式有兩種 一是知識分享 knowledgeshare 二是知識移轉 knowledgetransfer 所謂知識分享 是指組織的員工或內外部團隊在組織

7、內或跨組織間 彼此透過各種管道 例如討論 會議網絡 知識庫 交換 討論知識 其目的在透過知識的交流 擴大知識的利用價值並產生知識的綜效 而知識移轉則是指不同的人提供不同的知識 並透過知識的外化 分享 互補及綜效的作用 產生出對組織更有價值的集體知識 知識移轉 知識是否使用在相同團隊 知識是否為內隱型 任務是否為例行性而且時常發生的工作 知識是否影響整個組織 連續性移轉 策略性移轉 差別性移轉 相似性移轉 專家性移轉 否 否 否 是 是 是 否 是 知識整合 知識整合的三項策略 一 建構有效的資訊流通管道 以發揮資訊整合的功能 二 藉由組織學習補足員工因知識擴散所造成的知識斷層 三 建立知識整合

8、的機制 例如 獎賞與權威 知識應用 所謂 知識應用 是指員工或團隊將所採納 吸收的外來新知識 實際運用到工作流程 問題解決或決策上 這是組織的知識能否產生價值的前提 也是知識治理最重要的 臨門一腳 因為沒有使用出來 沒有行動力的知識 是不具任何價值的 外來知識的傳遞 要不要採納 能不能吸收 要不要利用 價值實現 忽視 無法學習 閒置 囤積 YES YES YES NO NO NO 導入知識治理的影響構面 組織知識 知識治理基礎基礎能力 知識治理流程能力 文化 結構 利用 應用 分享 移轉 創造 獲取 儲存 科技 知識治理的實踐 從策略到願景 Question 哪些知識是組織執行績效和能力管理所

9、需要的 組織是否具備足夠的知識 新知識能否有效產生 自組織以外所獲得的知識是否足夠 組織知道如何儲存知識嗎 知識分享是否足夠 知識如何被應用 我們能否利用或再利用已經存在於組織內部的知識 Answer 你是否不斷試圖改進這些流程 你是否採用 最佳範例 組織結構是否支持知識管理 組織是否重視團隊工作 虛擬團隊以及團隊間的資訊流動 員工是否明瞭知識管理的重要性 他們是否樂於分享知識 組織文化如何支持知識管理 組織文化夠開放嗎 它是否建立在信任的基礎上 人們是否體認到分享知識所能帶來的力量 現行體制在規劃時 是否將知識管理納入考量 我們應當如何更有效的利用資訊科技 知識治理的策略工具 再利用 創造

10、應用 分享 儲存 獲取 策略 政府績效 衡量 績效 能力 智力資本 科技 基礎結構 應用 文化 知識分享 就是力量 員工 知覺 動機 組織結構 網絡 虛擬 流程管理 最佳範例 不斷提升 系統化策略 知識庫 市場化策略 知識地圖 社會化策略 知識社群 知識治理成功要素 知識治理的應用 建立互動式標竿學習 型塑知識型組織的作法 構築跨政府部門協同作業整合資訊架構 倡導 政策網絡 主導知識經濟時代政策制定 建構學習型官僚組織 建構知識治理基礎平台 地理資訊 GIS 系統的引用 成立 學習城市網絡 培育實踐社群 知識管理推動的實務案例 美國聯邦公路管理局實務社群成功案例一 運用知識管理的力量隸屬美國運

11、輸部的聯邦公路管理局 簡稱FHWA 其任務在建立最完善的運輸系統 提供民眾安全 舒適 便捷的運輸環境與服務 以促進經濟活動 提升生活品質 改善生活環境 為改善交通運輸安全 FHWA於1998年計畫在10年內 以減少20 的交通事故為首要目標 為此 有關部門的安全工程人員 將佔郊區死亡車禍約半數比例的車輛衝出路外事故 做為優先處理的議題 齒棱標誌帶的設置 即為減少因車輛衝出路外而發生交通事故之絕佳方法 它是種沿著路肩設置的突狀小塊或凹陷溝槽 藉著車輛因偏離車道而駛離路面時所產生的車身震動及隆隆聲響 提醒駕駛及時駛回正常車道 確保行車安全 FHWA為推廣此一概念 建構了以網路為平台的的知識分享機制

12、 藉以傳遞相關知識 並將影響力滲透到各個機關 促成各州政府在公路採用路肩齒棱標誌帶的設計 以減少車輛衝出路外事故 二 齒棱標誌帶實務社群社群網站內容規劃三部分1 社群知識 說明什麼是齒棱標誌帶 齒棱標誌帶的類型 尚待解決的問題 相關研究報告 技術問題及成本效益分析 2 社群資源 與齒棱標誌帶議題相關的連結及資源 並提供各地齒棱標誌帶工程包商名單 3 社群溝通 提供議題討論與諮詢功能 包含討論區 專家諮詢區 美國總務管理局成功案例一 知識管理的引進美國聯邦政府總務管理局 簡稱GSA 在聯邦政府當中居於整合性的支援幕僚地位 提供聯邦機構採購財管及一般性服務 類似我國總務事務以及公共採購的業務 主要

13、的服務對象是聯邦政府機關及官員 過去幾年曾試圖營造自己成為政府的創新單位 GSA內部主要單位包括聯邦供應處 聯邦技術處 公共建築處以及一些幕僚單位 1996年GSA建置第一套內部網路 每位員工皆可利用網際網路進行資料檢索 因此進入知識管理紀元時 GSA是在美國聯邦政府部門中率先推動知識管理的部會 GSA的局長DaveBarram於1999年6月邀請ShereenG Remez成為美國政府部門的第一位CKO 二 GSA推行知識管理的過程1 推行知識管理的先導計畫2 最佳實作範例試驗3 實務試驗社群4 專家黃頁5 客戶關係管理6 知識管理入口系統 行政院研考會推動知識管理的方式第一階段 政策資料支

14、援階段 八十九年八月 九十一年四月 第二階段 政策知識管理階段 九十一年四月 九十二年十一月 第三階段政策知識管理架構 推動委員會召集人 主任委員副召集人 副主任委員委員 含副主任委員 主任秘書及主管計7人 外加執行秘書及副執行副書 知識管理推動委員會 推動工作小組執行秘書1人 副執行秘書1人 出版處 資管處 人事室三處室成員4人 計6人 知識管理推動工作小組 知識管理體系 知識社群 變革促動小組 變革促動小組 共通資訊平台 電子化政府 績效管理 社會保障 教育文化 產業經濟 地方發展 國家安全 國家建設 成員計17人 檔案管理局推動知識管理案例推動知識管理組織架構 九十一年九月二十七日 1

15、成立知識管理推動小組2 成立知識工作小組 知識長 局長成員 二位副局長 主任秘書及各組室主管 知識管理推動小組 幕僚人員 檔案資訊組 企劃知識社群 檔案徵集知識社群 檔案典藏知識社群 檔案資訊知識社群 應用服務知識社群 知識管理在教育行政上之應用具體應用途徑 一 在教育人員層級上1 教師必須能夠從班級孤立之中跳脫出來 並與其他教育人員分享本身的專業知識級知道如何 know how 的能力 2 教師必須學會善用資訊和溝通科技 兼採虛擬與真實之雙元途徑 以建立分享專業知識的社群 3 提升教師應用資訊科技之能力 二 在教育組織流程上1 在教育組織流程之中 建構增進內隱知識和外顯知識間的互動程序和機制

16、 促使教育專業知識的螺旋形成長久無休止 2 應用相關的知識管理模式 來改進教育組織的知識分享與管理程序 3 妥善應用知識管理評量工具 做為學校改進本身知識管理之參考指南 三 在教育組織層級上1 學校必須致力於內隱教學知識的外部化 2 正確運用知識科技 使學校獲致知識管理系統的利益 3 教育改革應該應用結合科技與人員之知識管理對策 4 應該促使學校具備創造知識型學校的特徵 四 在外部層級上1 教育行政部門必須提供積極條件 以協助學校發展成知識型組織 2 教育行政部門應放寬對於學校經費應用之管制 使個別學校可更有彈性來取得內外部資源 以投入於校園的知識管理領域 轉引自王如哲 2001 知識管理的理論與應用 五南 台北市垃圾袋隨袋徵收政策的知識創新 社會經濟條件 心理條件 物理條件 法律政治條件 創新限制條件 D 價值文化 A 實體系統 B 管理組織 C 技能知識 4 評估改良 2 規劃整合 1 創新願景 3 先導測試 報告完畢 敬請指教