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1、名嘉连锁购物集团行政人事管理制度（试行稿）行政管理制度目录行政管理制度4（一）公文管理办法51. 总 则52. 公文种类53. 公文格式54. 公文办理95. 公文的保密及紧急程度规定146. 罚 则16（二）印章管理规定171. 总 则172. 印章的刻制与保管173. 印章的使用194. 印章的使用范围205. 印章的封存、遗失216. 其他规定227. 罚 则228. 附 则23（三）电话号簿编制管理规定231. 总 则232. 职责划分233. 电话号簿编制规定244. 顺序编排255. 电话号簿编制要求26（四）证照管理办法271. 总 则272. 证照管理273. 证照年检284.
2、 罚 则28（五）资料报送、接收管理办法291. 总 则292. 资料报送、接收的管理293. 资料报送、接收的程序304. 资料报送、接收的要求325. 附 则32（六）固定资产、低值易耗品管理办法331. 总 则332. 资产的购置343. 资产的管理与维修364. 罚 则38（七）办公用品管理办法401. 总 则402. 办公用品的购置403. 办公用品的领用和管理414. 罚 则43（八）公务往来礼品管理办法441. 总 则442. 礼品购置与管理443. 接收礼品管理464. 罚 则46（九）公务手机使用及话费核报管理办法471. 总 则472. 话费标准的核定与报销473. 公务手
3、机使用要求484. 罚 则49（十）公务用车管理办法491. 总 则492. 车辆调度493. 车辆维修与保养514. 油料管理535. 费用报销546. 罚 则54（十一）出差管理规定571. 总 则572. 出差管理细则573. 费用及借款报销审批604. 处罚规定615. 附 则62（十二）会议管理规定631. 总则633. 会议组织与管理644. 会议室管理66（十三） 集团办公区管理规定67（十四） 食堂管理规定70（十五） 安全保卫管理办法75（十六 ）保洁管理办法79（十七） 招待所管理办法82（十八） 办公区水电费管理办法84（十九） 前台接待管理办法85（二十）档案管理办法8
4、71. 总 则872. 档案的收集、移交873. 档案的管理924. 档案的微机管理955. 档案的借阅966. 档案的复印987. 罚 则998. 附 则100 行政管理制度一、目的为了维护公司的利益，保证公司的高度统一，调动一切积极因素，依据有关法律法规，结合公司实际，制定本制度。二、适用范围本制度是严肃公司纪律、实施奖惩的基本依据，适用于山东名嘉集团全体员工。三、批准和解释本制度由山东名嘉集团董事长批准后生效；本制度由山东名嘉集团行政管理中心负责解释。（一）公文管理办法1. 总 则1.1 为规范公文管理，特制定本办法。1.2 本办法适用于集团公司和各项目公司的公文管理。2. 公文种类2.
5、1 公文主要包括发文和收文两大类。2.1.1 收文：主要指外部组织或个人给公司的通知、批复、函等。2.1.2 发文：主要指集团或集团各中心、各项目公司的请示、报告、函、通知、批复、通报、决定、会议纪要、规章制度等。3. 公文格式3.1 公文格式除遵循不同文种的书写格式要求外，还应遵循以下规定：3.1.1 纸张：公文一律采用A4打印纸，公文中图文的颜色为黑色。3.1.2 字号：发文字号由发文部门代字、年份和序号组成，用4号仿宋字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用六角括号“”括入，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第” 字，以集团为例，如“名集字20091号”。集团使用
6、“集团名称”加“文件”两字的红头文件发文。3.1.2.1集团对外发文，用名集字号；3.1.2.2集团对内下发涉及督查中心的文件，用名集督字号；3.1.2.3集团对内下发涉及发展一中心的文件，用名集发一字号；3.1.2.4集团对内下发涉及发展二中心的文件，用名集发二字号；3.1.2.5集团对内下发涉及行政管理中心的文件，用名集行字号；3.1.2.6集团对内下发涉及信息管理中心的文件，用名集信字号；3.1.2.7集团对内下发涉及人力资源管理中心的文件，用名集人字号；3.1.2.8集团对内下发涉及人力资源招聘管理中心的文件，用名集人招字号；3.1.2.9集团对内下发涉及人力资源猎头管理中心的文件，用
7、名集人猎字号；3.1.2.10集团对内下发涉及培训中心的文件，用名集培字号；3.1.2.11集团对内下发涉及财务管理中心的文件，用名集财字号；3.1.2.12集团对内下发涉及工程管理中心的文件，用名集工字号；3.1.2.13集团对内下发涉及工程技术管理中心的文件，用名集工技字号；3.1.2.14集团对内下发涉及室内设计中心的文件，用名集室设字号；3.1.2.15集团对内下发涉及建筑设计中心的文件，用名集建设字号；3.1.2.16集团对内下发造价管理中心的文件，用名集造字号；3.1.2.17集团对内下发招标采购合同管理中心的文件，用名集招字号；3.1.2.18集团对内下发涉及销售管理中心的文件，
8、用名集销字号；3.1.2.19集团对内下发涉及营销策划中心的文件，用名集营字号；3.1.2.20集团对内下发涉及市场招商中心的文件，用名集市招字号；3.1.2.21集团对内下发涉及物业管理中心的文件，用名集物字号；3.1.2.22集团对内下发涉及商场招商管理中心的文件，用名集商招字号；3.1.2.23集团对内下发涉及商场运营管理中心的文件，用名集商运字号；3.1.2.24集团对内下发涉及商场采购管理中心的文件，用名集商采字号；3.1.2.25集团印发会议纪要，按印发顺序号编写序号，如“第1号”。3.1.3 标题：公文标题用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称
9、，间距适当。标题分行排列时注意不要把各行上下对齐排成等长。3.1.4 主送：主送部门名称在标题下空一行，起于左侧顶格，用4号仿宋字。3.1.5 正文：正文在主送部门名称下一行，每自然段左空两字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文采用4号仿宋体字，文中如有标题，可用4号宋体字加黑或黑体字（如落款页无正文，必须注明“此页无正文”）。3.1.6 附件： 附件在正文下空一行左空两字，用4号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿位伯数字；附件名称后不加标点符号。3.1.7 落款： 成文日期用汉字年、月、日标全，“零”写为“”。单一公司或部门制发的公文在落款处不署发文部门名称，只标识
10、成文日期。成文日期右空四字，加盖印章应距正文一行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。当联合行文需要加盖两个印章时，应将成文日期拉开；主办部门印章在前，两印章互不相交或相切。3.1.8 主题词：主题词用4号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用4号宋体字；词目之间空一字。公司内部行文可以不标主题词，对外行文要有主题词。更多资料在资料搜索网( ) 海量资料下载3.1.9 抄送：抄送机关名称在主题词下一行，左右各空一个字，用4号宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送部门之间用逗号隔开，回行时与冒号后抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后面标句号。3.1.10 印发：印发部门和印发日期位于抄送机
11、关之下面（无抄送机关在主题词之下），占一行位置，用4号宋体。印发部门左空一字，印发日期右空一字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。3.1.11 装订：公文装订应在左侧居中，不掉页。3.1.12 公文中的数字，除成文日期和在词、词组、惯用词、缩略语、修辞语必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。3.1.13 制度内容的层次结构必须按“章”“条”“一”及1、2、3的层次进行叙述，“章”“条”编号一律采用中文数字。4. 公文办理4.1 文件实行归口管理，集团行政管理中心办公室和各项目公司总经理办公室为公文管理责任部门，并指定专人负责公文收发处理工作。4.1.1 收文管理：4.1.1.1集团
12、收文均由集团行政管理中心指定文员负责接收、登记、拆封、传递、跟踪、催办、反馈、建档。4.1.1.2各级领导阅批公文应仔细认真，阅毕要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的要明确具体。4.1.1.3集团各中心的外来文件由集团各中心的负责人指定专人负责接收、登记、拆封、传递、跟踪、催办、反馈、建档。4.1.1.4电子邮件由集团办公室和各项目公司总经办负责接收、登记并及时向相关部门转发。4.1.1.5 相关部门接收文件应及时在公文签收单（见附件MJ-XZ-003）上签名，接收电子邮件和传真，如有回执的，按回执要求回复发文单位。同时，检查文件是否有未装订、缺页或手续不全等差错，发现问题及时向发文
13、单位查询，予以弥补。4.1.1.6收文后，及时按第六条规定做好来文处理。4.1.2 发文管理4.1.2.1 集团公司发文均由集团行政管理中心负责起草、审核、送批、印发、建档。4.1.2.2 集团各中心发文由各中心指定专人负责起草、审核，由行政管理中心审核、报批、印发、建档。4.1.2.3 集团对外发文的文字均由集团行政管理中心负责人审核，财务数据由财务管理中心负责人（其他各公司由财务部经理）审核，必要时由集团法务人员审核，从适用文体、上报程序、公文格式、措辞用语、引用数字及资料内容上严格把关，做到准确无误。4.1.2.4 集团各中心一般只在集团内行文，不对外发文。各项目公司因工作需要拟向当地政府及相关部门上报公文时，一律报送集团行政管理中心办公室，报经集团分管领导审核，董事长批准后方可盖章发文。4.1.2.5 其他需要报集团（副）总裁、董事长审阅的，应及时予以呈报。4.1.2.6 文件资料下发至非集团所在地各公司或相关人员的，发文部门在发文当日应以传真或电子邮件形式送达，并由接收人及时将文件资料送至相关部门。4.2 收文处理程序4.2.1 集团收文处理程序4.2.1.1接收：集团行政管理中心在接收到集团外来文件时，由专人对文件进行登记，按流水顺
