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1、人力资源与行政部秘书职务说明书档案编号:一、 基本资料1、职务名称:秘书 2、直接上级:部门总经理 3、所属部门:人力资源与行政部 4、薪金等级: 5、薪金水平: 6、辖管人数: 7、定员人数: 1 10、工作分析人员: 11、分析日期: 12、批准人:二、工作概要2.1 岗位目的协助公司总裁、部门经理处理行政管理、文字、对外协调等日常工作。2.2 职务说明编号 工作内容 消耗时间1. 完成总裁交办的各项任务;2. 负责公司重要会议的通知、接待等工作;3. 根据领导要求制作电子文档,对办公室的重要文件制作电脑备份;4. 负责公司印章、介绍信、证书的管理工作;5. 负责公司档案、文件、公函、传真
2、的分类、归档工作;6. 协助开展公共关系维护工作;负责接洽、维护公司外部关系,负责接待来宾;7. 负责与分支机构、外部单位的协调;8、9、10、11、12、13、 14、15、16、17、18、19、20、1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、11、12、13、 14、15、16、17、18、19、20、2.3 职务权责编号 权限编号 责任1、对部门的工作建议权; 2、 3、 4、 5、 6、 7、 8、 9、 10、1. 对总裁交办工作的及时有效完成负责;2. 对档案保管的完善有效负责;3. 对印章使用的合规性负责。4、5、6、7、8、9、三、任职要求3.1 教育与培训最低 学历 小学
3、初中 高中 职高 中专 技校 大专 本科 硕士 博士 其他: 所需专业主修专业: 1、行政管理2、相关专业: 1、2、所需培训科目1、礼仪2、3、4、5、6、所需培训时间1、 B A 一个月以下2、 B 一至三个月3、 C 三至六个月4、 D 六个月至一年5、 E 一至两年6、 F 两年以上3.2 经验与技能工作经历与 经 验1、 办公室文秘工作 2 年以上 2、 年以上 3、 年以上 4、 年以上 专业能力 资历凭证1、2、3、4、一般能力领导能力 指导能力 激励能力 授权能力 创新能力 计划能力 资源分配 管理技能 组织人事 时间管理 人际关系 2 协调能力 3 群体技能 谈判能力 冲突管
4、理 说服能力 公共关系 表达能力 2 公文写作 2 倾听敏感 2 信息管理 2 分析能力 判断能力 实施能力 1、要求很高 2、要求较高 3、要求一般 4、要求较低 5、不做要求3.3 个体特征兴趣爱好项目: 要求程度:很高 较高 一般 较低 很低 很高 较高 一般 较低 很低 很高 较高 一般 较低 很低 很高 较高 一般 较低 很低 个性特征项目: 细心谨慎 要求程度:很高 较高 一般 较低 很低 很高 较高 一般 较低 很低 很高 较高 一般 较低 很低 很高 较高 一般 较低 很低 自然生理特 征适应年龄: 20岁以下 21-25岁 26-30岁 31-35岁 35-45岁 45岁以上
5、适应性别: 男 女 男女皆可四、岗位关系职务关系可直接升迁的职位: 可升迁至此的职位:可相互转换的职位: 其 他:内外沟通关系对内:与上级的沟通 接受总裁、部门总经理书面与口头指导同级沟通 保持与各部门的良好沟通与下级的沟通对外沟通:五、工作执行 工作活动基本功能 信息 人 物工作责任0 风险控制1 成本控制2 指导监督 3 内部协调 4 外部协调5 工作结果6 组织人事7 法律责任8 决策责任9 其 他0 综合 0 指导 0 创造 1 调整 1 谈判 1 精密加工 2 分析 2 教育 2 操作控制 3 汇编 3 监督 3 驾驶操作 4 加工 4 转换 4 处理 5 复制 5 劝解 5 照料
6、6 比较 6 交谈示意 6 反馈回馈 7 服务 7 服务 7 掌握 8 接受指示、帮助设备运用电脑 计算器 电话 扫描仪 传真 装订机 复印机 其他 软件应用1、软件开发2、网络、系统维护 3、专业软件使用 4、网络工具、一般办公软件使用工作绩效标准编号 关键业绩指标 量化目标 指标权重 1、2、3、4、5、6、六、工作环境与要求工作场所经常去国外、外埠出差 因工作需要经常外出联系或商谈(本市) 因工作需要与本市几个固定部门联络 一般仅限于本公司办公区范围内 一般仅限于本座位,不宜外出 其他情况 工作时间 工作时间极不固定且无规律 经常需要加班 经常需要下班延时 一般只需白天工作时间 工作时间较自由,弹性制 其他情况其他职业病: 名称: 危险程度:舒适性: 舒适 一般 不舒适工作要求1、工作压力 很大 较大 一般 较小2、精力集中程度 高度集中 很集中 集中 平常3、体力 体力工作很多 必须久坐或站 一般 随意4、创新与开拓 工作本身即是 工作常需要 偶尔 程序化、无需5、紧张程度 快节奏、疲劳 较紧张 偶尔紧张 完全自己掌握6、均衡性 无法掌握 很差 忙闲不均 尚可其他描述