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1、高效会议 Jeff 学习目标 您是否因为效率低下而错失良机 您是否每天应酬于无数的会议之中 常常分身乏数 本课将使各级管理人员迅速提升会议效率 进而将高效会议转化为生产力提供极大的帮助 主要内容 会议的概述高效会议成功法则高效会议技巧会议记录与会后跟进 会议的意义 帮助群体沟通 关键词 我存在 故我开会 会议的种类 关键词 万会朝宗 解决问题 会议的成本计算 时间成本 参加会议的人数 与会者的准备时间 与会者的旅行时间 会议秘书工作 会议服务人员工作时间 金钱成本 开会的时间成本 与会人员平均每小时的工资直接成本 会议设施租用费 会议场地费 旅费 食宿费 文件准备费不定损失成本 会议必须成功以
2、回收成本 高效会议成功法则 1 必要时才开会 无需开会的五个如果 高效会议在开始之前就开始了 如果 已经按惯例每周聚会 会议成本太大 还有比开会更好的办法 没什么特别的事情要讨论 你是唯一做决策并且知道该怎么做的人 开会让他人参与只能把问题弄乱 必需开会的五个如果 高效会议在开始之前就开始了 如果 必须把信息同时传递给很多人 要别人参与决策以集思广益 给小组委派任务 听取部门汇报工作 有些事情需要当众表扬或批评 高效会议成功法则 2 会前做好准备 否则你将为会议失败做准备 会议准备工作核对清单 高效会议在开始之前就开始了 高效会议成功法则 3 选择合适的时间 地点 人物能够保证会议高效率运转
3、高效会议成功法则 4 会后跟进 将使会议事半功倍 转化为现实生产力 高效会议技巧 一 主持会议技巧 如何做开场白主持人守则如何处理会议中的意外和冲突 开场语练习 原则 明确会议议题限定会议时间会议内容会议方式 主持人的守则与责任 营造和谐气氛按照议程进行正确总结讨论的内容引导发言者解释令人困惑的发言帮助与会者理清不假思索的想法尊重别人 避免出现会中意见一边倒的情况减少与议题无关的争辩和讨论保持中立态度 意外和冲突的处理 与蝉相遇 蝉的症状 讲与主题无关的故事讲得模糊而不具体明确拒绝倾听别人的主要观点 主持人对策 采用非语言性暗示探询 总结 测试其理解成度善意提醒关于程序及时间限制带入别人发言
4、意外和冲突的处理 与鲨鱼相遇 鲨鱼的症状 有攻击别人的倾向总是给予消极的 否定的意见 主持人对策 理解对方的想法或情绪重申会议中无论什么意见都可以提但正面的建议会更受欢迎采用非语言性方式打断 意外和冲突的处理 与驴相遇 驴的症状 过于敏感防卫性很强 心中有面 墙 不能站在别人的立场看问题 主持人对策 突出他的贡献重复问题短暂沉默 意外和冲突的处理 与兔子相遇 兔子的症状 质疑正在使用的程序总是提议不同的程序或建议 主持人对策 突出他的贡献重申可以先试用现在的程序 如不奏效 则马上按他的方法实施 意外和冲突的处理 与螃蟹相遇 螃蟹的症状 开会时还在做别的工作私自进入小团体讨论时常接电话打瞌睡 走
5、神 主持人对策 对开小会者 主持人停止说话或者示意发言者暂停 使会议短暂沉默问他们是不是觉得应该先分组讨论 然后集中讨论对打瞌睡者 可中间休息5分钟 并加快会议议程 高效会议技巧 二 参与会议技巧 与会者守则如何进行信息沟通与反馈 与会者的守则与责任 会前充分准备会中全情投入 贡献自己的创意与意见以解决问题为己任保持开放的心态 摒除部门之见尽可能多地获取信息耐心聆听 尊重他人的意见勇于发言 言之有物不进行人身攻击避免出现不当的肢体语言会后总结 会议中的信息沟通与反馈 沟通漏斗沟通金三角反馈时的汉堡原理良好反馈的特征 沟通漏斗 别人行动20 别人听懂40 别人听到60 你嘴上说80 你心里想10
6、0 沟通金三角 自己 对方 设身处地 良好反馈特征 要描述行为 不要判断侧重表现而非性格要征求意见 着眼未来不能伤害别人的自尊实际可行 高效会议技巧 三 如何达成决议 彼得 德鲁克决议方法决策类型及应用 达成决议 彼得德鲁克决议法 用足够多的时间检视困难所在 并使与会者达成共识列举或图示各提案并开始讨论之客观比较各提案的优劣 避免意气之争估计各提案之获益率评估有无采集更多资料的需要征求反对意见以中立角度检视正反意见寻求与会者对各提案之认同单位对提案做适当的修整与妥协确认议事结果组成或指定议案执行的监督 决策类型及应用 无异议决策 权威决策 少数服从多数 共识决策 确保团队每个人都认为所达成的决
7、议是最佳的 并公开支持它 意见不和及冲突的发生率最低 保证所有问题和思想得到公开辩论 每个团队成员均有机会发表意见 复杂的决议会经过深思熟虑 从而产生高质量的决议 允许多数人对问题发表自己的意见 保证大多数人获胜 决议可以通过简单唱票 相对迅速和高效地做出 决策迅速高效 在急需行动的情况下最实用 在权利界限明显的地方最有效 会议记录与会后跟进技巧 会议记录者应具有的技能与会者会后跟进主持人的会后跟进 跟 跟 跟 会议记录的技巧 重要会议要录音 日后不用的录音等于浪费时间主持人 不要兼任会议记录者工作 会议记录尽可能维持在一页纸内会议记录内容应包括 标题 会议目标 主席名字 缺席及出席人名单应列在会议记录起头处 列出会议重点 工作分派情况及完成日期尽量当天或者最迟第二天将会议记录发给与会者 与会者会后跟进 拿到会议记录后要细读 尤其是对与自己工作相关的信息做标记分析一下会议的过程 不同与会者对同一问题的不同态度和表现分析一下人际关系的状态考虑会议上所分派给自己的任务完成方案将会议精神贯穿到下一步的工作中 跟 跟 跟 主持人会后跟进 请大家填写会议评估表针对评估意见采取改进措施联络缺席的同事 询问缺席的原因跟进计划 如有需要立刻召集另一次会议会议后检讨得失 如有需要找高层协助 跟 跟 跟 任何技能只有不断实践反复练习 成为习惯性行为后才能产生应有的效果
