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1、公司文书管理规定一、为使文书管理制度化,以提高行政效率,制定本办法。二、本公司与外界往来的文书收发,总公司由管理部统一办理,营业所由营业会计办理。三、主办及办部门文书内容所涉及业务部门为该项文书的主办部门,如有涉及其他部门时,其他部门为该项文书的办部门。四、行文类别1、函:用于本公司对外机关、团体、公司行文。2、公告:用地业务主管向公司员工或特定对象发布规章、奖惩、命令、调动及各项规定。3、签呈:用于下级对上级的请示工报告。4、电报:用于业务处理需急速送抵远地收件人时。5、联系函:用于公司内各部门业务接治。五、行文名义、署名1、对外行文以公司的名义,由总经理署名或签章,以营业单位行文由经理署名
2、或签章。2、公司内部联系函,由经办部门办人及主管签章。六、收(发)文1、收文:限时专送及挂号信由收发人员依序填入收文字号、日期、寄件人、收文者。2、发文:一律由收发人中依件填入发文字号、日期、寄件人、收文者。3、电报统由国我部管理收发文,并登记。七、发文字号制定1、对外行文字号:例总公司:(年)字第OOO号营业所:(年)营字第OOO号2、对内行文字号:管理部:(年)管字第OOO号营业所:(年)营字第OOO号八、分文1、(1)挂号、限时信、国外信函、FAX于收文登记并汇总呈总经理后,送部门经理转交经办人处理。(2)营业所由营业会计收文登记后呈所长阅,再转交经办人办理。2、私人信函,经本人拆信后发
3、现系公务文书,应交收发人中依本规则处理。3、平信及印刷品可不需登记,收文后,由管理部转交收件人,无法收件人者,由管理部处理。4、文件涉及二部或部门不明确者,以关系较密的部门为主办单位,再会商其他部门协办。无法判定部门,呈总经理裁示。九、发文1、对外发文:涉及公司整体或重要的业务行文以及对机关行文由部总经理签署。道德由经办人拟妥文稿部门主管,后转呈总经理签署,交经办人打印,连同原稿送管理部编号,并填写“发文登记簿”2、对内联系函:由经办人拟稿后呈部门主管签署,经指定人编号后发出。涉及重要业务工作的文件需由部门主转呈总经理。十、文书结构1、公告:一般由“主旨”、“依据”、“公告事项”三部分组成。2、函、签呈:一般由“主旨”、“说明”、“办法、拟办、建议”三部分组成。十一、承办人员须于收到文件二日内办妥,最迟不得超过三日。有特殊情况,可呈报主管延期。但紧急文件不得延误。十二、文书以迅速、简洁、明确为基础要求。十三、文书递送文书呈阅、呈签、会办时,如为普通文件,以普通卷宗传递,如系机密或紧急文件则以红色卷宗传递。十四、档案管理1、文书经呈总经理签署后,国外部份应由秘书留存影印件,国内及内部文件由管理部按部门归档,原稿由经办部门留存。2各部门的发文统一由专人归档、保管。-摘自现代管理制度、程序、方法范例全集办公、总务、后勤管理卷 中国人民大学出版社