《精编》民营企业组织结构的特点与问题探讨

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1、民营企业组织结构的特点和问题 规范化程度不高专门化程度不高标准化程度不高集权化程度高职业化程度不高内部关系复杂 与市场竞争要求存在较大差距 信息传递准确及时市场反应速度快对业务人员合理授权 及时满足客户需求灵活处理客户要求与市场的紧急情况 市场要求 企业现状 信息传递速度慢 容易失真决策速度慢 市场反应迟缓业务人员处理日常事务需要逐级汇报市场压力上移 下属单位责任不到位 国有企业组织结构的特点和问题 规范化程度较高 分工程度高 内部控制机制较为完整 事务性工作规范较好 但决策流程长 缺乏最终决策者 标准化程度较高 职业化程度不高 内部关系复杂 受国家政策影响大 未能充分考虑员工利益 企业缺乏凝

2、聚力 分配不公 是大多数员工认为企业内部面临的主要问题 由于上述特点和问题 企业职能和岗位职责界定不清 进一步弱化了企业的管理控制能力 例如 副总裁 总监 中心经理之间的责权如何划分 总监在整个组织结构中处于何种地位 该承担什么样的责任 销售中心在对各销售公司的管理中承担什么样的职能 监察中心与审计中心的职能如何划分 现状 部门职能和岗位职责不清 该负的责任负不起来 部门之间 岗位之间常常扯皮 影响了相互之间的协作和配合制度制定得多 落实得少 更多地依赖于上级的命令 不能按规定按制度办事随意性大 在规章制度 程序以及控制系统的建立和运用过程中 不能按规定办事 也使企业组织运行效率相对低下 决策

3、滞后或质量不高 企业存在着大量问题需要经理以上的人员做出决策 导致决策者负担过重 难以保证决策质量 横向协调不畅 部门本位主义严重 各部门习惯于将问题拿到总经理办公会上或者晨会上讨论 部门之间缺少积极主动的横向沟通 采购部门重价格轻质量 生产部门重产量轻市场 销售部门重销售轻渠道 他们总体上表现为重本部门的短期利益 忽视企业的整体目标 每种结构形式 无论是职能制 事业部制还是矩阵制 都只是一种工具 本身无所谓好坏 关键是这种工具能否使组织运行更有效率 实现内部责权关系和外部环境要求之间的协调一致 但是很多企业目前的组织结构已经表现出一些效率低下的特征 构建一个有竞争力的企业组织 认识企业组织

4、部门划分和职能识别 设计 岗位设置 人员设置 部门划分方法 确定职责范围原则 部门职责卡片编制 岗位分类 岗位设备现状调查 岗位设置 编制岗位说明书 人员设置基础 人员盘点方法 岗位竞聘操作 岗位定编 企业组织定义 组织结构的形式 管理层次与管理幅度 组织结构图和组织手册 企业组织与结构的定义 企业组织企业组织是为了实现企业的目标 基于业务流程和信息流 通过分工与协调 使承担一定权责角色结构的人整合起来的有机集合体 企业结构企业结构是指构成组织各要素的排列组合方式 也就是组织各管理层次 部门及岗位之间所建立的一种人与事 人与人的相互关系 组织设计定义 所谓组织设计 是建立或改造一个组织的过程

5、即对组织活动和组织结构的设计和再设计 是把任务 流程 权力和责任进行有效的组织和协调的活动 通过组织设计 为企业中的全体人员一一指派工作职责并协调其工作 以期在达成企业经营目标的过程中获得最佳的工作绩效 组织设计内容 一 各岗位职务的专业化 部门的划分 以及直线指挥系统与职能参谋系统的相互关系等方面的工作任务组合 二 建立职权 指挥系统 控制幅度和集权分权等部门与部门 人与人之间互相影响 协调和控制的机制 三 建立最优化业务流程和信息流 以及相应的最有效的协调和管理手段 形成一套管理机构 以及与之相配套的支持系统 如领导制度 管理程序 工作标准 规章制度等 在什么情况下需进行组织设计 新建的企

6、业需要进行组织结构设计 原有组织结构出现较大的问题或企业的目标发生变化 例如企业经营机制转换后 原有企业组织结构需重新评价和设计 组织结构需进行局部的调整和完善 组织设计应考虑的内容 在组织设计方面 企业应反复考虑的主要内容为 应该建立几个管理层次 设置多少个管理部门 每个职能部门的职责权限是什么 每一级的管理层次又起着什么样的作用 组织结构的形式 直线型组织 首席执行官 市场营销经理 生产经理 业务员 车间工人 组织结构的形式 直线型组织 特征 一切管理职能均由行政领导人员担任 不设专门的职能机构 优点 指挥统一 责任明确 效率较高 缺点 领导者力不从心 适用范围 小型企业 组织结构的形式

7、直线职能型组织 组织结构的形式 直线职能型组织 特征 首席执行官对业务经营部门和职能部门均实行直线型领导 职能部门与业务部门之间仅仅是指导和监督关系 优点 保持了直线型统一指挥的优点 发挥了职能制的专业化管理特长 缺点 部门之间的横向联系较差 直线型领导和职能型领导容易发生冲突 信息传递路线长 容易出现官僚现象和组织僵化 解决办法 不少企业通过经常召开大会和部门协调会议的方式理顺部门关系 适用范围 这是一种经典的组织方式 为大多数企业所采用 组织结构的形式 矩阵型组织 董事总经理 A项目经理 生产部经理 营销部经理 财务部经理 人事部经理 B项目经理 C项目经理 项目经理 组织结构的形式 矩阵

8、型组织 特征 同一名管理人员既同原职能部门保持组织和业务上的联系 又参加产品或项目小组的工作 参加项目小组的成员受双重领导 一方面受原所属部门的领导 另一方面受项目小组的领导 优点 纵向关系和横向关系结合 灵活性强 缺点 员工受双重领导 往往会发生一些矛盾和冲突 解决办法 随项目的开始和结束 而设立或解散相应的项目小组 适用范围 需要集中多方面专业人士参加完成的项目或任务 组织结构的形式 事业部型组织 首席执行官 职能部门 职能部门 A事业部 B事业部 职能部门 职能部门 职能部门 职能部门 制造厂 专卖店 研究所等 制造厂 专卖店 研究所等 组织结构的形式 事业部型组织 特征 按照产品 地区

9、或顾客来划分事业部 事业部相对独立经营 单独核算 拥有一定的经营自主权 设立相应的职能部门 事业部既是总公司控制下的利润中心 又是产品或顾客责任单位 有自己的产品和独立的市场 总公司的最高管理层拥有财务控制 人事安排 规定价格和监督考核等大权 事业部经理根据总公司首席执行官的指令行事 并统一领导事业部的各项工作 优点 对单一产品系列独立经营 有较大的经营自主权 能够根据市场需求及时做出决定 缺点 由于事业部之间的竞争 为事业部之间的人员互换 技术交流等带来困难 会影响整个公司资源的配置 适用范围 规模巨大 产品较多 市场分布较广的企业 管理层次与管理幅度 管理层次就是一个组织设置的级数 即在组

10、织结构中所体现出来的组织等级 而管理幅度是指一名管理人员直接管辖的人数 首先 二者存在互相制约的关系 其中起主导作用的是管理幅度 即管理幅度决定管理层次 一方面 企业领导者的知识 经验和精力都是有限的 因而通缉有效地领导的下级人数也必然的有限的 另一方面 下级人员受其自身知识 专业能力 工作负担 眼界等的局限 对上级领导的管理幅度也提出了限制 其次 在组织的工作量和规模一定的时候 二者存在互补关系 即较大的幅度意味着较少的层次 而较小的幅度则产生较多的层次 现代组织更倾向于较宽的管理幅度 影响管理幅度的因素 管理的复杂性 管理者处理相互关系的频率和每次处理时间 G N 2N 1 N 1 G为领

11、导者可能要处理的上下级关系的种类N为领导者直接管辖的人数 可见 复杂性随着管辖人数的增加而成一定比例增加 频率越低 每次处理时间越短 那么管辖人数就可以多些 反之 就少 受以下六种情况影响 部下受训练程度 授权恰当 布置任务明确程度 工作计划制定的科学 可行程度 企业的产品 技术 市场等变化速度快慢 管理者控制手段强弱 管理系统的信息沟通渠道合理与否及信息横向 纵和沟通及时 准确 完整与否 信息沟通关系示意图 A B C 总经理L A1A2A3B1B2C1C2C3 部门经理 部门工作人员 领导关系 上下级之间的纵向信息交流 部门之间或部门内岗位之间横向信息交流 现代组织更倾向于较宽的管理幅度

12、影响管理幅度的因素 管理的复杂性 管理者处理相互关系的频率和每次处理时间 领导者个人素质 G N 2N 1 N 1 G为领导者可能要处理的上下级关系的种类N为领导者直接管辖的人数 可见 复杂性随着管辖人数的增加而成一定比例增加 频率越低 每次处理时间越短 那么管辖人数不可以多些 反之 就少 受以下六种情况影响 部下受训练程度 授权恰当 布置任务明确程度 工作计划制定的科学 可行程度 企业的产品 技术 市场等变化速度快慢 管理者控制手段强弱 管理系统的信息沟通渠道合理与否及信息横向 纵和沟通及时 准确 完整与否 领导者个人素质越高 其管辖人数就可多一些 反之就要少一些 确定管理幅度的方法 经验法

13、 变量依据法 这是由管理研究机构对不同规模的成功企业 事业进行调查 经过统计分析之后得出一个领导者管辖几位直接被领导者 通常在上层级别中管辖4 8人 基层则为8 15人或更多一些 详见附图 一 二 附图 一 变量依据法表 附图 二 因素得分和管辖人数关系 事例 对100家大型企业的调查 美国管理学家E 戴尔 E Dale 曾调查了100家大型企业从中揭示出最高经营层的管理幅度从1 24人不等 见表 而中间数是8或9人 大约三分之二的管理幅度为5 11人 美国100家大企业向公司总经理报告工作的经理人数 案例 联想电脑的管理层次和管理幅度 一定的管理层次是合理的 不是一个层次的管理是合理的 一个

14、企业最多4到5个层次是合理的 再多的层次 就会产生官僚作风 另外 做事方法的转变 也能提高层次增多带来的效率问题 现在联想PC做事方法特别强调对目标负责 对职责负责 一名员工要做什么事情 需要什么资源 这个资源不管是在公司哪一个岗位上能够帮助解决 都可以直接去找那个部门 而无需通过自己的上级 一级一级请示解决 组织结构图和组织手册 组织的五分结构 中层 战略领导层 高层 基层 计划 控制型职能部门 支持 服务型职能部门 组织图的内容包括 组织的正式结构和各行政层次 主要的汇报关系 工作流程和职责范围 组织中不同部门间的信息传递关系 资金流动关系甚至物流关系 提供关于计划 预算和资源分配的框架

15、成为建立程序 发布指令和设计管理交流系统的依据和基础 组织结构图的主要规则 1 组织结构图应写明企业名称 制图日期 制图部门 2 长方形框表示组织的一个单位或人员 3 直线单位通常画在比职能参谋机构低一层的水平线上 4 任何画在同一水平线上的线框 应该大小相同 而且应该只包括相同等级的职位 5 实线表示直线权力 虚线表示职能权力 6 表示职权关系的直线应从领导单位线框底部的中点开始 画到被领导单位线框顶端中点为止 线段不穿越线框 7 将主管人员的职务名称列在框内 职务名称应能显示出他的职能 例如 副总经理的职称是不充分的 应用财务副经理或副总经理 财务 这样带有说明性的职务名称 8 可标明各职

16、务的现任者姓名 9 结构图应尽可能简单 如有需要 对所用的专门标志应有注解说明 组织手册的主要资料 部门的职责范围部门的定员定编资料职务说明书和职务范围 部门划分方法 由上而下划分 由下而上划分 以业务流程为中心划分 以最高层管理人员为出发点 由上而下 将企业的各项工作一层层地分解和细化 对最高层工作的划分将导致各级层次的部门划分 例如 总经理对其市场营销工作的划分将会形成低层的销售部 市场部 公关部等部门 由上而下划分的结果是每类工作将落实到部门 而每一个职责将落实到人 这是大多数公司采用的划分方法 先将企业全部必须完成的工作 归并为若干可以分别由个人担当的工作项目 再将若干个人组成一个单位 然后再合并为一个部门 例如 将检查广告申请 计算广告投放数额 填写广告申请单 联系广告公司等作为公司广告宣传工作的主要内容 由公关宣传部人员负责 广告宣传人员形成公关宣传部 公关宣传部与市场信息部 销售部共同构成了市场营销部的基础 价值链管理主张 这不仅仅是什么事按什么流程去做的问题 而是以客户为中心 针对客户的需求 通过一定的业务流程去满足客户的事情 对每一个业务从起点直至完成 都要绘制流程图