《精编》浅析会议的筹划与管理

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1、會議的籌划與管理 為什么要開會 90 以上的重大决策是通过会议制定的 一夫當關的英雄時代已經過去 我們必須與他人愉快的合作才能順利成事 企业花在开会上的时间越来越多开会的频率越来越高會議的能力是現代人必備的團隊工作能力 會議正是團隊合作最常用的溝通協調方式 何為會議 集合若干人員一定的場所 以口頭交換各人的意見 想法 情報并努力去達到某些共同的結論 這一活動稱為會議 會議的意義 會議是一個集思廣益的渠道 會議的種類 會議的目的 會議的頻率 固定的部門會議 會議頻率1 全體會議 會議頻率2 處理突發事件的會議 會議頻率3 一對一會議 會議時間安排 會議流程與管理 流程管理會議主題會議的成本會議目

2、的會議召開的時機議程重要的 緊急的議題決議需要集思廣益的無法私下協商的 會前准備工作 會議計划 1 安排議題 議程 日程2 擬訂與會人員名單3 申請會議所需資金4 會場佈置5 發出會議通知 如何擬定會議計划 議題要明確事實的收集判斷資料的提出自己的想法整理弄清楚會議的目的議題是什么是否要決定是否要協調是否一定要開用文書可以嗎 以自己的責任何權限可以處理嗎 不開會協商可以嗎 如何擬訂與會人員 選擇恰當的人出席會議 送交上級審核了解實況的人與問題有關的人對該問題有丰富知識與經驗而且有協力性的人 專家 有權做決定的人 必須取得該人之同意 上下階層的幅度盡量要小重大關係的人 執行者或關心此會議的人 会

3、场布置 选择会场a 场地大小b 附属设施齐全c 适当的开会设备d 会场氛围e 场地不受外界干扰布置会场a 附属设施b 准备会议文件 會議通知需知 會議名稱 明確點出主題 使人一目了然 如E MAIL主旨 目的 應詳盡說明 方便成員們做相關的資料搜集時間 有開始時間結束時間地點性 公司外要附路線圖議程 應包含開會預定結束時間準備資料 參加者要預先要整理研究及看法與會人員主辦單位 預先點檢會議場所的設備與備品 席位的安排 會議通知範例 會議名稱 業務會議目的 公司本季營業額嚴重衰退 本次會議將討論營業額下降原因 並提出改善對策 時間 2002 03 18AM10 00地點 大會議室議程 1 現況說

4、明2 各部門報告3 未來趨勢分析4 振興方案準備資料 與會各單位相關報表 資料與會人員 客服課長 MTQC MT制程 MT技轉 設計人員主辦單位 營業部 與會者如何准備 詳細閱讀會議通知准備萬全的資料 有准備但不一定提出 報告言簡意賅 兩頁成績不足對策 遵守時間必要時先溝通盡量避免代理人 會議進行 簽到安排就座要適合會議性質讓報告者坐中央會議主持人的座位秘書的座位准時開會 并控制號結束時間 准時結束會議防止其他時間阻礙會議的進行 避免離席何和接聽電話主席更不該離席要報備 議程重點 由重要到不重要 會議開始時即討論重要議題 以免延誤時影響到後面重要議題 由不尖銳到尖銳 將尖銳議題挪后 讓與會人員

5、建立默契和信任感 再接觸尖銳議題 使氣氛不尷尬 由容易到困難 讓大家漸漸融入會議進行的節奏 不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感 與會人員規則 要守時 堅持到底要做事前準備針對主題主動發發言 簡短扼要對事不對人 不做人身功擊予以真誠的肯定及讚美傾聽他人發言用積極的話代替消極發言以探詢 謙虛代替主觀論斷 主席的工作 發言的促動 讓大家想發言 並說出想表達的意見 工作分配的促動 鼓勵大家主動認領工作 掌握成功的機會 創意的促動 提出一些其他產品的優點 激發大家的創意 將別人的優點用於我們的產品上 問題的促動 主席應提出一些問題讓與會人員了解問題的狀況 感情的促動 主席除了要讓與會者體會到你的關懷

6、感恩 自責 包容 肯定外 還要讓與會者自動自發創造和諧的氣氛 主席主持人注意事項 獨占發言 避免冗長的發言 占用大家交流意見的時間 火爆浪子 要能容納他人的發言 不可情緒化與他人發生衝突 優柔寡斷 要思路清晰 對決議事項要果斷 明確 加入衝突 應站在中立的立場來化解衝突 操控議程 應依照流程引導會議的進行 不可一人操控整個會議的議程 如何開場 背景 除了會議召開的背景 也可讓與會人員自我介紹 並說明對會議的期待 以促進與會人員及會議氣氛的融洽會議目的議程 會議中欲討論之事項及其先後順序和預估時間 會議期待 開場舉例說明 近來公司的營運狀況因為受到經濟不景氣的影響 使得本季的營收目標達成率只有7

7、0 因此今天召開會議主要討論兩大問題 第一就是如何刺激原市場的買氣 第二討論新市場的擴展計劃 首先將由業務部周厚坤課長為我們說明目前市場狀況 再由各位一起討論 然後各區市場督導會一一提出配合方案 最後由行銷部門整合后提出執行方案 本次會議的進行時間預估為1 5小時 希望今天經由在場各位的相互討論及創意激蕩 能夠產生一套完整有效的業績提升計劃 大家加油 如何讓大家願意發言 塑造會議歡樂 和諧的氣氛 建立包容 安全的討論環境 保持客觀 對事不對人 不以言立人 不以言廢人 設置暗樁 帶動與會人員的熱烈參與 有拋磚引玉的效果 主動出擊 適時發問 塑造發言機會 且予以正向的肯定與鼓勵 有效傾聽與良好溝通

8、 發問的技巧傾聽的技巧 注視對方不中途打斷詢問不明之處適當歸納不任意表露情緒 開放與封閉空投與指定 報告的種類 工作完成的報告 你完成了什麼工作 何時完成 完成的重點 工作異常的報告 工作的預定進度 現在進度 差異進度 差異原因 處置對策及何時會趕上進度 請示報告 背景狀況 建議內容 事情的經過 需要支援的報告 什麼事 原因 對策 現況如何 需要哪些支援 如何抱怨 抱怨的內容應包括 到底發生了什麼事 這造成何種困擾 希望別人怎麼做或協助 或可以套用一個公式來作為抱怨的模式 我了解 只是 它會 是不是可以 另外可以採用更和緩 柔軟的抱怨方式 是從感謝或自責開始 怎樣發言 積極的發言主動參與創意響

9、應明確的發言想法意見清楚明了尊重的發言恰當的對案件責任者發問坦承的發言案件責任者坦率的承認分析客觀的發言第三方對案件中肯的分析針對主題盡對主題而不言其它 決議追蹤與總結 追蹤什麼事 什麼時候完成 什麼人負責 什麼時候報告 如何報告 總結宣達決議激勵動機評估目標達成過程回顧補充事項 記錄的技巧 力求簡潔 固定格式5W2H 即what where when who why how howmuch 掌握主詞 動詞 形容詞明確數字運用keyword列點說明 可了解發言重點 歸納出主題方向一言以蔽之 會議記錄范例 會議后 盡快編妥會議記錄 分發至與會人員及相關單位會議追蹤 下次會議前 平時 定時 會議結

10、果要向下級傳達對會議的內容 在確認下列幾點的基礎上 應正確的判斷和處理 作為情報 有哪些向下屬傳達對工作有好處 傳達后的會發生什么明顯的障礙 應重新指示命令的是什么 在已發的指示命令中需要變更的是什么 應該把具體化方針宣布到什么程序 對具體對策 應與下級討論的是什么 會議中的問題1 人身攻擊對策 對雙方進行安撫重申議事規則重提主題進行討論 離題對策 兜一圈切回主題給予肯定再切斷話題將離題的議題留置最後再做討論 請他做歸納或替他做歸納 事先請將規則講清楚發言限定時間 會議中的問題2 爭議不下對策 暫停會議休會20分鐘以上 參與第三者的意見將雙方意見列表比較 進行不記名投票 重整雙方意見提出新的方

11、案 重申共同利益 會議中的問題3 抱怨對策 同情其不滿的情緒 歸納其不滿的原因 尋求解決的方法 上級指導員發言過於投入對策 裝傻發問重新提出問題幽默有技巧的提醒長官 會議中的問題4 短話長說對策 適時的制止發言 清其具體的想法 時間不足對策 選擇重要的議題進行討論 限制發言人數 可事先登記 限制發言時間 會議中的問題5 爭功諉過對策 主席應制止不當的發言 並給予其適當的肯定 引導組織成員彼此說出對方的優點 讓大家都能受到適當的肯定 為反對而反對對策 請他提出更好的對策 引導他思考是否有考慮周延 會議中的問題6 會議效率不高的原因 會議效率的 致命傷 開會四大惡習 1 會而不議會前充分溝通 達成

12、共議會前充分思考 將看法意見與頂頭上司商量少講話 適機發表意見2 議而不決會前良好溝通不一定馬上下決議主席不要充當 裁決者 解答者 3 決而不行看實際內涵 才能判斷得失 營私 執行段的合理調整不要堅持不合理的地步4 行而不實品行 獎懲 會議中的禮儀及禁忌事項 1 發言態度要良好 發言者位置須適當2 不可長篇大論 須掌握發言時間3 不可從頭到尾沉默到底4 不可對發言者吹毛求疵5 不可有人身攻擊6 不可打斷他人發言7 不要離題胡扯8 不可取用不正確的資料9 不要盡談期待性的預測10 不要中途離席 不退場 以免妨礙大家11 要共同確認今天的結論12 要共同遵守散會時間 成功的會議 有效 藉蓍團隊的集

13、思廣益 解決個人無法完成或突破的問題 有效達到會議目標 和諧 營造和諧的氣氛 使成員對團隊有安全感 信任感 認同感 展露個人才能 參與 參與的人用心關注 才能讓會議得到健全發展 效率 當一個會議成功的要素具備后 能在預定的時間內完成開會 這就是效率 學習 在參與開會的同時有更多學習的機會 補充資料 一杯香茶可赢得交易机会表演会议期间奉茶的礼仪 给客人斟茶的注意事项 当桌子上放有资料文件时 不要勉强客人收拾整理 而应说 茶放这儿行吗 并等待客人的回答 按客人意愿行事 开会时 如果出席者众多 可请同事帮忙 一人端着茶盘 另一人专为客人上茶 茶溢出来了 这时不要惊慌 不忙乱 先道歉 后擦拭 切记 斟茶时 务必带上干净毛巾 有茶和糕点时 要先将糕点放在客人左手边 再将茶置于客人正中略偏右手侧 洽谈时间较长 在一至一个半小时内 应更换茶叶 给客人斟茶的注意事项 上茶时的七个程序 两手端茶盘 盘子高度位于胸部敲门 并说 对不起 进入接待室止步立正 轻轻点头致意将茶盘的一端置于桌子侧面桌上不能放盘时 则左手拿盘 右手取茶壶用毛巾擦净茶壶底 两手从下方托住毛上茶结束后 左手拿茶盘 使盘紧靠左腋下 走到门口时 再次向客人点头致意 退出接待室 人生十大點 人生十四最