《精编》现行公文分类与公文用语

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1、公文處理流程圖 文書處理 收文處理 簽收 拆驗 分文 編號 登錄 文書組 文件簽辦 擬辦 送會 陳核 核定 各單位承辦人及主管 文稿擬判 擬稿 會稿 核稿 判行 各單位承辦人及主管 發文處理 繕印 校對 蓋印及簽署 編號 登錄 封發 郵寄 文書組 歸檔處理 點收 分類 上架 掃描 調案 銷毀 彙送等 文書組 公文用紙格式 常用公文類別 令函稿 書函公告稿開會通知單稿簽其他公文1 聘書 2 證明書 3 證書或執照 4 契約書 5 提案 6 紀錄 7 定型化表單 公文用紙格式 令 函稿 書函 公告稿 開會通知單稿 簽 簽稿會核單 公文簽辦單 現行公文分類 一 依行政系統分類1 平行文 2 下行文3

2、 上行文 4 民眾與機關間依發文動機分類1 主動公文 創稿 2 被動公文 復文或轉文依文書機密分類1 絕對機密 2 極機密 3 機密 4 密依處理時限分類1 最速件 1日辦結 2 速件 3日辦結 3 普通件 6日辦結 4 限期公文 5 專案管制公文 上行文 現行公文分類 二 依行政電子交換機制分類1 第一類電子公文 機關對機關之電子交換2 第二類電子公文 點對點之電子交換3 第三類電子公文 發文方登載電子公布欄 並得輔以電子郵遞告之依公文性質分類1 正本 2 副本 3 稿本4 抄本 5 影本 6 譯本 公文製作 公文結構 主旨說明 以上為二段式 辦法 以上為三段式 注意事項以一文 一事 一項

3、一意 條列 次序 一字一碼為原則 公文製作 分段要領 主旨 為全文精要 以說明行文目的與期望 應力求具體扼要 主旨不分項 文字緊接段名冒號之下書寫 說明 當案情必須就事實 來源或理由 作較詳細之敘述 無法於主旨內容納時用之 辦法 向受文者提出之具體要求無法在主旨內簡述時 用本段列舉其分項條列內容過於繁雜 或內含表格型態時 應編列為附件 公文用語 起首語 上行文 謹查 關於 茲有平行文 查 經查 有關 茲經下行文 法律法規命令用語 制定 訂定 修正 廢止 人事命令用語 特任 特派 任命 派 茲派 茲聘 茲僱 公文用語 稱謂語 上行文 鈞 有隸屬關係之下級機關對上級機關用語大院 大部 對無隸屬關係

4、之上級機關用語鈞長 鈞座 有隸屬關係之下級機關對上級機關用語 屬員對長官用語平行文 貴 有無隸屬關係之平行機關或人民團體用語台端 先生 女士 君 機關對人民用語以上稱謂前均應挪抬 以示尊重 下行文 貴 上級機關對下級機關用語 上級機關首長對下級機關首長用語台端 機關首長對屬員用語 公文用語 期望語 上行文 請鑒核 請核備 請核轉 請核示 請裁示 請釋示 請核准辦理 復請鑒核平行文 請查照 請查照辦理 請查照見復 請同意見復 請查照轉告 請查照備案 請惠允見復 復請查照下行文 請照辦 請查照辦理 請確實辦理 請查明見復 請查照轉告 請依規定辦理 請轉告所屬確實辦理 公文用語 統一用 字 語 統一

5、用語 一 統一用語 二 統一用語 三 統一用語 四 公文用語 標點符號和數字用法 公文用語 標點符號和數字用法一 公文用語 標點符號和數字用法二 公文用語 標點符號和數字用法三 公文用語 標點符號和數字用法四 公文用語 標點符號和數字用法五 承辦人文書擬辦應注意事項 一 擬稿須條理分明 與公務無關者 均應避免 引敘來文或法令條文 以扼要摘敘足供參證為度 文稿表示意見 應提出具體意見供受文者抉擇 不得僅作層轉手續 或可否照准 究應如何辦理等空言敷衍 擬稿以一文一事為原則 簽宜載明年月日及單位 擬辦復文或轉行之稿件 應敘入來文機關之發文日期及字號 俾便查考 如有添註修改 應於該處蓋章 文稿分項或分

6、條撰擬時 應分別冠以數字 上下左右空隙 力求勻稱 文稿有1頁以上者應裝訂妥當 並於騎縫處蓋騎縫章或職名章 且應於每頁下緣標明頁碼 承辦人文書擬辦應注意事項 二 應即辦理事項 單位收發送交公文 根據工作分配須辦理者 主管對業務認有辦理文書之必要者 得以手諭或口頭指定承辦人員擬辦 應將公文辦理情形登錄於公文電腦系統或記載於公文登記簿 以備查詢 對於文書之擬辦 應查明全案經過 依據法令作切實簡明之簽註 依法令規定必須先經會議決定者 應按規定提會處理 法令已有明文規定者 依規定擬稿送核 無法令規定而有慣例者依慣例 適用法令時 依法律優於命令 後法優於前法 特別法優於普通法 後令優於前令及下級機關之命令

7、不得牴觸上級機關之命令等原則處理 承辦人文書擬辦應注意事項 三 處理案件 須先經查詢 統計 核算 考驗 籌備 設計等手續者 應先完成此項手續 如非短時間所能完成時 宜先將原由向對方說明對本案原有文卷或有關資料 應詳予查閱 以為擬辦處理之依據或參考 此項文卷或資料 必要時應摘要附送主管 作為核決之參考 簽具意見 應力求簡明具體 不得模稜兩可 或晦澀不清 尤應避免未擬意見而僅用 陳核 或 請示 等字樣 以圖規避責任 重要或特殊案件 承辦人員不能擬具處理意見時 應敘明案情簽請核示或當面請示後 再行簽辦 毋須答復或辦理之普通文件 得視必要敘明案情 簽請存查 承辦人文書擬辦應注意事項 四 擬辦案件 應依

8、輕重緩急 急要者提前擬辦 其他亦應依序辦理 並均於規定時限完成 不得積壓 對於來文或簽擬意見 如情節較繁或文字較長者 宜摘提要點 以眉註方式 書於該段文字旁之空白處 或針對重要文句 以色筆註記 以利核閱 對於來文之附件 有抽存待辦之必要者 應於來文上書明 附件抽存 字樣 並簽名或蓋章 附件除書籍等另有指定單位保管者外 應於用畢後歸檔 承辦人應先協調會商 應注意事項 凡案件與其他機關或單位之業務有關者 應儘量會商 會商方式 應依問題之繁簡難易及案件之輕重緩急 於下列各款斟酌選用之 以電話商詢或面洽 必要時並記錄備查 以簽稿送會有關單位 其送會單位較多者 宜採用簽稿會核單 格式如附件5 會銜公文採

9、用會銜公文會辦單 格式如附件6 提例會討論 約集有關單位人員定期舉行會議商討 臨時約集有關人員小組會商 自行持稿送會 以書函洽商 書函作法舉例見附錄6 組織單位較多之機關 應定期舉行會報 涉及2個單位以上需會商之案件 可在會報中提出 經決定作成紀錄後 辦稿時註明 已提 年 月 日會報決定 字樣 不再一一送會 承辦人陳核應注意事項 陳核應注意事項如下 文件經承辦人員擬辦後 應即分別按其性質 用公文夾遞送主管人員核決 如與其他單位有關者並應先行會商或送會 文書之核決 於稿面適當位置簽名或蓋章辦理 其權責區分如下 初核者係承辦人員之直接主管 覆核者係承辦人員直接主管之上級核稿者 會核者係與本案有關之

10、主管人員 如無必要則免送會 決定者係依分層負責規定之最後決定人 承辦人員對於承辦文件如未簽擬意見 應交還重擬 再行陳核 承辦人員擬有2種以上意見備供採擇者 主管或首長應明確擇定1種或另批處理方式 不可作模稜兩可之批示 承辦人於辦稿時應填列各點 文別 函 書函 公告 令等等速別 最速件 速件 普通件速等及解密條件或保密條件 附件 請註明內容名稱 媒體型式及數量等正本或副本 分別逐一書明全銜 或以明確之總稱概括表示 地址非眾所周知者 請註明 內部得加發抄本 承辦單位 承辦人 地址 聯絡方式 分類號及保存年限等 承辦人辦稿時一處理附件之注意事項 附件請檢點清楚 隨稿附送2種以上時 應標以附件1 附件

11、2發文附件宜盡量用電子文件附件如不及或不能隨稿附送時 應註明有時間性的公文 其附件不及隨文送出者 須註明 並與發文單位聯繫 核稿應注意事項 核稿人員對案情不甚明瞭時 可隨時洽詢承辦人員 或以電話詢問 避免用簽條往返 以節省時間及手續核稿時如有修改 應注意勿將原來之字句塗抹 僅加勾勒 從旁添註 對於文稿之機密性 時間性 重要性或重要關鍵文字 認為不當而更改時必須簽章 以示負責上級主管對於下級簽擬或經辦之稿件 認為不當者 應就原稿批示或更改 不宜輕易發回重擬 會稿應注意事項 凡先簽後稿之案件已於擬辦時會核者 如稿內所敘與會核時並無出入 應不再送會 以節省時間及手續各單位於他單位送會之簽稿 如有意見

12、應即提出 如未提出意見 一經會簽 即認為同意 應共同負責會稿單位對於文稿有不同意見時 應由主辦單位綜合修改後 再送決定 會銜者亦同非政策性之緊急文稿 為爭取時效 得先發後會 閱稿應注意事項如下 簽稿是否相符前後案情是否連貫有關單位已否會洽程式 數字 名稱 標點符號及引用法規條文等是否正確文字是否通順措詞是否恰當有無錯別字對於文稿內容如有不同意見 應洽商主管單位或承辦人員改定 或加簽陳請長官核示 不宜逕行批改 判行應注意事項如下 文稿之判行按分層負責之規定辦理宜注意每一文稿之內容 各單位間文稿有無矛盾 重複及不符等情形對陳判之文稿 認為無繕發必要尚須考慮者 宜作 不發 或 緩發 之批示重要文稿之

13、陳判 應由主辦人員或單位主管親自遞送決行時 如有疑義 應即召集承辦人員及核稿人員研議 即時決定明確批示 回稿 清稿應注意事預如下 稿件於送會或陳判過程中 如改動較多或較為重大 或有其他原因者 會核或核決人員宜回稿 將稿件退回原承辦人員閱後 再行送繕文稿增刪修改過多者 應送還原承辦人員清稿 清稿後應將原稿附於清稿之後 再陳核判 其已會核會簽者 不必再會核簽 公文夾 註 四邊虛線表示由外向內摺邊公文夾內面左頁印說明及注意事項 其式如下 說明及注意事項 一 公文夾專供機關內各單位遞送文件之用 二 公文夾上須填明單位名稱 三 公文夾顏色用途區分如下 各機關並得視實際需要自行訂定 一 紅色 用於最速件

14、二 白色 用於普通件 三 黃色 用於機密件四 會簽會核時限如下 一 最速件1小時 二 速件2小時 三 普通件4小時五 會簽 會核應依次傳遞 蓋印及簽署應注意事項 各機關任何文件 非經機關首長或依分層負責規定授權各層主管判發者 不得蓋用印信 監印人員如發現原稿未經判行或有其他錯誤 應即退送補判或更正後再蓋印 機關內部單位主管依分層負責之授權 逕行處理事項 對外行文時 由單位主管署名 蓋單位主管職章或蓋條戳 公文及原稿用紙在2頁以上者 其騎縫處均應蓋 印 騎縫章附件以不蓋用印信為原則 但有規定須蓋用印信者 依其規定 不辦文稿之文件 如需蓋用印信時 應先由申請人填具 蓋用印信申請表 其格式由機關自訂

15、 文書簡化 減少文書數量 無轉行或答復必要之文書或例行准予備查之案件 應予存查 無機密之通案 應於電子公布欄公布 下級機關應即照辦 毋庸逐級函轉 同一機關之內部各單位 必須以書面洽公者 應以書函或便箋行之 儘量利用電子方式處理 接到之副本 如僅為通知性質 不須辦理 內容簡單者 可用電話接洽 凡造送各種報表 除須備文附送者外 一律由主辦單位逕行送發 屬於機關內部通報性之公文 得利用機關內部網路 以登載或以電子郵遞方式告知 文書簡化 採用簡便或定型化方式 不屬於本機關主管業務或職權範圍之來文 可逕以移文單移送主管機關 不同機關來文 案由相同其答復同者 應併辦一稿 分知來文機關 凡發往甲機關之文稿已

16、經發出 又須以同樣文稿發往乙機關時 可將原案調出 加簽說明 經陳奉核可後 即送請文書單位繕發 借支 請假 出差等例行事項 得用表格 或內部網路填報 文書簡化 簡化文書手續 定期報表 私誼交際文電及其他不涉及公務之文件 均不必辦理收發文登錄 各機關應視情況 採用收發文同號 使文號更趨簡化 電報發文應以4位阿拉伯字代表月日如6月18日記為0618 上一層級已於擬辦時核可者 應由次一層級代判 不必再送上級判行 彙存或彙辦之案件 可由承辦人員就首次來件之空白處簽明 經陳核後 續收之同案件 即逕由承辦人註明彙存或彙辦 不必逐韓擬辦陳核 利用業務會報商討及2個單位以上之案件 經作成決定後再辦 以減少公文簽會手續 緊急公文 得不依層級之限制 越級行文 文書處理採線上簽核式式者 相關之作業程序得予簡化 只要大家多一分細心 減少一點錯誤 就可以提昇很多的行政效率