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1、 我院所存档案全部由学院档案室集中统一管理。档案室对各部门的归档工作给予业务指导，并对归档工作进行认真检查，合格后方可接收，并办理交接手续。档案保管按以下规定执行： 一、档案的安全保护工作.档案工作人员必须具有一定的政治素养、科学文化知识和档案学理论知识，有较强的专业工作能力。.档案的库房应以科学、坚固、安全为基本条件。档案部门对接收来的档案要进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理。 .坚持做好防盗、防腐、防虫、防鼠、防尘、防火、防水、防光等工作，确保档案的绝对安全。 .定期检查档案存放情况，防腐、防虫、防鼠效果，如发现有霉变、虫蚀、鼠咬等现象要及时采取措施和修复。 .定期检查防火、防水情
2、况，如发现灭火器失效或库房漏水、进水，要马上更换和修理。 .库房派专人负责温、湿度计的登记工作，库房标准温度为14-24，标准相对湿度为4560。地面拖地夏天每周不超过三次，冬季不超过两次，保持室内适当温湿度。档案人员应做好测试记录，做出综合文字分析，掌握库房管理规律。 .每年要进行二次安全检查，即时发现问题采取相应措施，并做好安全记录分析。（如发现水、火等意外事故，应根据“先重点后一般”的原则，按照“永久长期短期”的顺序抢救档案。） .销毁档案，必须履行严格的鉴定，填写销毁清册，主管领导批准，监销等手续。 .取放档案要及时关柜门、锁好，下班时关好门窗上好门保险。 10.对重要的声像档案要定时
3、复制，以防老化变质。 二、档案库房和设备的管理措施 .档案人员不得随便借出档案室钥匙，任何人不得随意进入档案库房。 .档案室配备的设备专人保管，不得挪作他用。存放时要定期保养，不得随意拆卸，必要时交有关技术部门修理。 .灭火器要经常进行定期检查，保证随时投入使用。 .档案柜要垂直窗户排放，卡片箱、档案目录以及其它用品应妥善保管，免遭损坏。 .损坏各种设备，要照价赔偿。.档案库房内严禁吸烟，严禁使用电炉、电烙铁等，不准存放与档案无关的物品，创造良好的保护条件。 呼和浩特职业学院档案室 二五年九月档案室工作保密制度 为做好我院的保密工作，严守党和国家的机密，确保档案资料的安全利用，依据保密法及有关
4、保密工作规定，结合我院的实际情况，制定本制度： 一、保密措施.档案工作人员应当保守所管理档案内容的机密，增强保密观念，培养良好的保密习惯。.标有密级的档案、资料、科技数据、图纸、统计报表。一般不得向外借用。.借阅带有密级的档案资料，要履行严格的批准手续。“绝密”文件由院领导批准。“机密”、“秘密”文件由密级档案形成部门领导同意和办公室主任批准。并要求借阅者明确归还时间，按时归还。 二、 对档案人员保密工作的要求 .档案工作人员必须认真遵守保密法、档案法及其有关保密工作规定，并且要经常学习有关保密工作文件，增强保密观念，严格执行保密制度。 .不该看的机密绝对不看；不该记的机密绝对不记；不该知道的
5、绝对不问；不该说的绝对不说；不该传的绝对不传；不在家属子女面前泄露党和国家机密。 .不许在电话、私人信件里涉及党和国家机密。 .档案工作人员不得随意将保密档案带出室外，更不准私自借出保密档案，因工作疏忽出现泄露或丢失加密文件，视情节轻重给予相应处分。 .档案室为重点要害部门，无关人员未经许可不准擅自进入，严禁将档案室供他人利用，以防失密。 .档案管理人员要加强责任心，提高警惕，做好档案存放安全、保密工作。档案人员下班前要关好门窗。文件入柜上锁，并要定期检查防范措施的落实情况。 .坚持保密原则，增强保密观念，向一切泄密现象斗争。对违反保密规定，给工作造成损失者，要根据情节轻重，追究其行政责任。
6、三、对档案利用者的保密要求 .档案利用者查阅档案资料时，要按规定履行批准手续，并保证对查阅的档案资料的保密和安全。不得公开我院档案资料内容或擅自扩大利用范围。不得丢失和造成人为的破坏。 .带有密级的档案要按保密密级划分提供利用，不得扩大使用范围，以防失密。任何人不得将档案涂改、圈划、撤换、污损和折皱。 .党委会、院长办公会、纪检委会议记录，因工作需要查阅时，必须经主管领导和办公室主任批准后方可查阅，任何人不得泄露会议记录内容。 .查阅档案必须在规定时间、地点进行，查阅时只许查阅有关部分，不许翻阅其他部分或摘抄无关的内容，不许将案卷带出拿走。归还案卷时，档案人员要认真检查，无误后方可注销。 四、
7、密级档案的利用范围及批准手续 .历年的党委、纪委、院长办公会记录本，行政会议记录本及未公开的讨论材料，只限本届会议成员查阅利用，对外一律保密。如有特殊情况，需由院主管档案领导和院办主任批准、签字，方可查阅。 .“绝密”、级档案资料，只限学院机要员查阅。查阅时需由院主管档案领导和院办主任批准、签字，方可查阅。 .“机密”、“秘密”级档案资料，只限在办公室指定人员或从事该项工作的人员查阅。查阅时需经密级档案形成部门领导同意、院办主任批准、签字后才能查阅。 呼和浩特职业学院档案室 二五年九月档案借阅利用制度一、学院各类档案均对内开放（不包括机密级档案）。凡本院教职工因工作需要均可查阅，查阅时履行登记
8、手续。.各单位利用本部门形成的档案，可直接到档案室查阅，利用其它部门形成的档案须经该部门负责人或院办主任批准方可查阅利用。.查阅会计档案须经计财处负责人批准，由一名财务人员陪同查阅。.有专利权，未转让、未公开的科研档案，利用者须持本部门介绍信，同时经所查项目负责人和科研处负责人批准方可查阅。.查阅党委常委会议、院长办公会议记录，须持本部门介绍信，经主管书记或院长批准方可按批准内容，只限在档案室查阅，绝对不予借出。二、本院档案原则上不对外，但如外单位人员确因工作需要查阅，须持本单位介绍信，并详细说明查阅内容及目的，经档案形成部门或院办主任批准后方可利用，并按规定收费。三、查阅档案只限在档案室。确
9、因工作需要，对本人所承办工作部分的档案需借阅时，须经院长办公室主任批准方可办理借阅手续。.文书档案只限借五天，其它档案十天，逾期不还者，追回档案并提出批评（院外单位一律不外借）。.归还档案时，必须详细检查、清点，并在借阅登记簿上注销。四、查阅档案者要爱护档案，严禁勾划、涂改、拆卷、折叠、污损，也不得擅自拍照、摘录、复印，违者追究其责任。五、查阅档案者对档案资料的内容要负责保密，对泄密并造成不良后果者，视情节轻重给予必要的处理或处分。六、查（借）阅档案资料，需认真填写“借阅档案登记簿”和“档案利用效果登记簿”。 呼和浩特职业学院档案室 2OO5年9月档案资料统计制度 为全面掌握档案室所藏档案资料
10、的变化及实有数量，便于分析、保管、提供利用，以及实行档案管理的监督，必须对各种档案资料的收进、移出、整理、鉴定、销毁及保管数量、状况和利用情况进行及时准确的登记和按期进行统计。特制定本制度： 一、档案室要对本院档案机构、档案专职人员等档案工作基本情况进行统计和分析，做到实事求是。 二、及时进行档案借阅、利用效果登记，做好利用人次、利用数量、利用效果的统计和分析。三、认真、准确、及时填报上级下发的各种统计报表以及本单位档案工作统计年报。四、档案人员要做好各门类档案接收、销毁的登记、统计工作，并即时核准相应档案实存数量。五、对档案室所收集和保存的各种业务资料及其他资料，进行登记并做好统计。 六、对
11、档案室购进和使用的各种档案设施做好登记。七、对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施、建议。 呼和浩特职业学院档案室 二五年九月档案人员岗位责任制.坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策。热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，熟悉档案业务知识和本院历史演变过程与本院教学、行政管理及其它方面的知识。.认真学习和贯彻执行中华人民共和国档案法、普通高等学校档案管理办法等关于档案工作的法令、政策和规定。严格执行本院的各项规章制度。.负责接收（征集）、登记、整理、分类、鉴定、立卷及编目、编索、统计、保管和利用全院的各类档案及有关资料。.对所保管的档案经常进行检查和管理，维护档案的完整、安全
12、、保密，坚持做好库房的“八防”工作，保持库房清洁卫生。.按照有关规定，开展档案的开放或利用工作，为利用者提供方便。未经批准不得擅自外借、销毁和公布档案，对残损档案及时进行补救，保证档案的齐全完整。.负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源。.负责对全院各职能部门的档案兼职人员的业务指导，协助和指导他们按时、保质、足量完成立卷归档和移交工作。.开展档案宣传工作。向利用者进行教育，使他们在利用时要爱护档案。.认真做好档案的收进、移出工作，按规定做好移交和销毁工作。并对收进和移出、全宗和案卷数量，档案的利用等情况统计。按规定上报本院档案工作基本情况和统计报表。10.开展档案学术研究和
13、交流活动，定期向院主管领导汇报档案工作情况，积极提出合理化建议，争创优秀档案室。11.学院各职能部门的兼职档案人员要努力熟悉档案业务有关知识。按时、保质、保量做好档案材料的收集、积累、分类、整理、立卷工作。12.学院主管领导每年四月、十一月对本院档案工作检查两次，并对档案室人员进行工作考核。对于按要求完成工作的专（兼）职人员给以奖励或表扬；对于没有按要求完成工作的专（兼）职档案人员进行批评或惩罚。13.档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。 呼和浩特职业学院档案室 二五年九月档案销毁制度 一、超过保管期限的各种档案，每年年底应由院主管领导、档案工作人员以及有关业务部门人员组成鉴定小组，根据国家有关规定和学院档案管理办法，对已满期限和各种门类档案进行鉴定。 二、凡拟销毁的档案，一律填写“档案销毁清册”，由鉴定小组鉴定确无保存价值后，经院主管领导批准，并在“档案销毁清册”上注明同意销毁意见，
