《精编》专业学术会议的组织及其管理

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1、2008 市场部将与您携手并进 每时每刻 都不要忘记有市场部这个最忠实的搭档 学术推广 是集专业和机遇的锲入点 是现今阶段医药行业作大作强的必由之路 市场部 是你坚实的后盾 唯有敬业 专业 机遇 可能迈向成功 专业学术会议的组织与管理 下面以医学学术会议为例 按时间流程 就专业学术会议内容的组织与管理做简要的介绍 希望能为会议组织提供参考 近年来 国内召开的专业学术会议从数量上和规模上呈逐年上升的趋势就医务界来说 需要通过会议来接受继续教育 获得学分 发表文章 与同行进行对面的交流 从而提高业务水平 进而提升该学科队伍的整体水平 而学术内容是会议的核心与关键 其好坏在很大程度上决定一个会议的成

2、功与否 医生为什么要参加学术会议 如何开好学术会议 什么是学术推广 学术推广活动是以学术会议为主要平台传播产品和企业信息 建立和强化专家认知的一种有效的营销方式 是现阶段制药企业长远发展的必由之路 成功的学术推广会议兼有速效 快速传递医药信息 高效 同时将信息传递给所有到会者 多效 即作为重点区域的用药起步 又是在目标扩大用药的途径 的特点 为一种事倍功半的推广形式 学术会议分类 国家级学术会议省级学术会议地市级学术会议院内推广会 国家级学术会议 国家级学术会议主要指由中华中医药学会 中西医结合学会的风湿 骨伤 骨科等分会召开的与公司主导产品相关的 全国专家参与的学术活动 此类会议重在宣传主导

3、产品 提升企业形象 属于学术会议的最高级别 由公司总体组织和参与 所在地办事处负责配合工作 省级学术会议 省级学术会议是指由学会或者公司自主举办的省内或者省间的与主导产品相关的学术交流活动 省级学术会议是介于国家级和地市级会议之间的类型 地市级学术会议 地市级学术会议是指由地市学术组织举办的学术会议或公司自主举办的地市级学术会议 对于此级会议原则上由所在地经理全权负责会议的组织和细节 区域总监督导具体工作 公司派员参加 院内推广会 院内推广会 主要在开发医院的过程中或者以促销上量为目的举办 邀请医院目标科室负责人和相关科室人员参加 以产品介绍为主要宣传目的 增进了解的学术会议 此级别会议由办事

4、处全权负责组织进行 市场部负责费用的控制等指导工作 原则上公司不直接参与 学术会议的主办 承办 协办和支持 仅在道义上支持学会主办的会议而不承担组织 经济和法律方面的责任的单位称为 支持单位 会议的主办单位具有决定会议的主题 规模 周期 地点 形式以及选定承办者的权利 并承担会议的法律责任 会议的承办单位负责会议各项具体工作的组织实施 在组织 经济方面对学会主办的会议提供部分支持 但不承担法律责任的单位称为 协办单位 一般参加某学会举办的学术会议 我们都是以协办 支持单位的身份出现 各地具体参如学术会议的程序不一致 但是大致相同 作为我们 主要是沟通沟通再沟通 争取以最小的代价换来最为合算的结

5、果 平时与当地最有权威的学会保持良好关系 会有意想不到的好处 一般参加学会举办的学术会议参会洽谈事项 找出具体的负责会议的会务组人员 通常设有会务组长或者会务秘书 找出大会需要那部分支持 可以满足我们参会方那些方面的需求 会议的收入包括 作者缴纳的版面费 代表注册费 社会赞助费 展览收入 会场和文集广告 来自有关部门的专项经费等 会议的支出包括 出版和印刷费 交通和通信费 会场租用 设备及布置费 食宿费 推广和宣传费 特邀讲者费 人力资本费 上交CCF费用等 一般会给举办方 学会 提供一定量资金支持 以参会费的形式 具体数额可以与之协商 如果规定参会费用数额的除外 如在仅仅交纳参会费用的基础上

6、未能达到我们预期的目的或者我们希望借此机会加强于该学会 学会领导人员的关系 可以考虑私下公关或者根据会议需要提出给予其他方面进一步的支持 例如设置茶歇处 提供手提袋 会议纪念品 纸杯等 注意事项 防止找错人 事前找准真正能负责此次会务的人 交错钱 一般都设有会议专项的财务机构和人员 获得空头承诺 考虑一下其可信 可行度 做好防范措施 防止同一件事被承诺于多人 万不得已 提前准备 捷足先登 0 会前事1 目的与计划 开学术会议的目的是什么 这是首先要回答的一个问题 是为了广而告之 是为了促进医院开发 是为了促进医院或者药店进货 是为了带动二线医院的开发 是为了推广一个新的适应症 是为了上量 是为

7、了进医保目录拉票 是为了造势 是为了纠正不良的影响 是为了答谢 全国性的学术会议一般由公司做计划 会议召开地办协助 区域性会议一般由地区经理制定计划 同时 要考虑产品生命周期 费用预算等因素 一 建立组织机构确定要召开会议后 首先要建立组织机构 学术委员会就是制定大会学术内容的核心组织 择定会议主持 主席 讲者 嘉宾 与会者会议主持 主席 讲者 嘉宾一定要提前半个月以上确定 要提前与他们沟通会议主题 希望他们承担的工作 必要的时候要帮助他们准备讲稿 幻灯片等 由于这些专家很多应酬 所以临时缺席是很有可能的 要在会议前两天 当天再次确认 并要作好替补准备 替补可以让他推荐 这样比较好 注意收集相

8、关信息 EXE 某主任为省或市骨科 风湿 学会核心领导 我们可以多从该处打听消息 获取第一手资料 二 制定学术日程框架 选定会议专题后 根据专题内容制定学术日程的框架 这时的框架只是一个初步的时间安排 不包含具体发言人及题目 使与会人员大致明确召开全体会议的时间 筹备会议工作进度最晚的截至时间 绝对不能与大会正式日程冲突 如果先后或同时召开的几个分会及各专题会的时间及人员要实现明确协调 三 预定会场 如果在省会城市 副省级和计划单列市召开会议 会场应该安排在档次较高 环境好的地方 如果是半天会议 一定要考虑交通的问题 尽量安排在市中心 价格一定要谈判 以节约费用 如果是过夜的会议 还要考察房间

9、的卫生条件 安排住宿也是一门学问 身份特殊的专家 如大会主席 院士单独考虑 最好有两辆轿车随时待命 以备专家不时之需 用餐要事先沟通协调 以保证就餐环境和饭菜质量 会场的档次和规模要根据会议人数确定 订场地时 一定要亲自到场地勘察 并沟通细节 如投影 音响 台签名牌 麦克风 无线麦克风 指示牌 并询问可否悬挂条幅 张贴海报等 以免到时误会或措手不及 这些细节最好以文件形式与酒店签定 以明确责任 四 选定大会特邀发言人 根据选定会议专题 由经办办事处和公司讨论决定选择各相关领域知名度 影响力高的专家 同时明确给特邀发言人的待遇 由于特邀发言人的邀请涉及经费问题 在会议前期预算时就应考虑进这项支出

10、并限定人数 如果会议是类似于逐年召开的年会形式 同时还要参照以往的会议政策和惯例 考虑特邀发言人的选择和给予的待遇标准 五 给特邀发言人发邀请信 通常特邀发言人选定后 最好以面谈的方式接触 或者通过电子邮件 电话等非正式的方式与其联系之后 以集团公司的名义给特邀发言人发正式邀请信 信中说明希望其发言的题目范围 时间长度 随后再面谈 告知其待遇标准以及相应的要求 应当注意 知名专家日程安排都很紧 应当尽早发邀请 确保实现既定目标 六 制作并发放请柬 建议使用公司印制的请柬 如果市场采购要注意档次和品味 请柬发放需要有策略 请到要请的人 还不得罪其他人 基本的思路是 两利相权取其重 两害相权取其轻

11、 全国性会议可以根据医院大小 科室大小 专家地位等指标从上往下排列 经办人员可以考虑包名额下达各地 由专人负责确定 区域性的会议 可以把名额授权给科室领导 由他们安排 但是要把主导思想告诉主任 七 特邀发言安排 与特邀发言人反复沟通演讲的内容 以突出主题 会议议程一定要提前交给他们 给他们充分的思考和准备时间 整个学术会议要紧密围绕 产品很好 很有价值 这一主题 可以通过大会主持来控制会议 比如当有人发表反对意见的时候 可以适时打断 或转移话题 我们一定要记住 我们是商人 不是学者 这不是欺骗 因为没有一个产品是完美的 每一个产品都有他的价值 砒霜知道吧 过去说它是毒药 今天呢 通过科学家研究

12、 小剂量的砒霜成为治疗白血病的王牌药 所以说 事物都是有两面性的 我们开产品会议的目的是为了把产品的优势和价值挖掘出来 而不是开产品批判大会 八 布置会场 这需要酒店工程部和会务组的协助 一般不会有大纰漏 主要是关注细节 比如名牌摆放 卫生状况 音响灯光调试 投影 幕布 激光笔 纸笔摆放 室温调节 通风情况 签到台设置等 签到台要整洁 需要摆放一盆鲜花 签到本要精美 签到笔要书写流利 放 请赐名片 的卡座或盒子 要精致 会场的布置一定要庄重而不花哨 POP 海报 易拉宝 展示盒等装饰品不宜过多过密 另外 产品临床资料的准备要充分 最好放在手提袋或文件夹内 九 迎宾和签到 酒店或会场门口的迎宾人

13、员和签到台工作人员尽可能安排公司反应机敏 气质形象好的同志担当 迎宾处最好有一名公司高层管理人员协助迎接 如果是地区会议就是地区经理 十 着装及会前自检 男西女套 颜色以深色调为最佳 左胸别胸卡插入名片或脖子上套胸牌都可 从客人莅临酒店门口 到落座 从会议开始到散场 做一想象 并现场模拟 角色扮演 看有没有不周之处 在骨科学会的带领和推动下 全国各省 市 自治区等陆续成立骨科分会 推选德高望重 技术精湛 有科研成就 改革创新的同志为带头人 定期召开学术交流会 组织讲学班培养年轻医生 促使我国骨科专业不断发展 不断前进 根据国内形势发展需要 学会还组织专家组举办了各种专题讲学班和学术研讨会 如手

14、外科 创伤 关节疾病 骨肿瘤 脊柱疾患等等 内容丰富 既提高了学员的骨科基础理论和技能 又交流了专业知识 深受广大学员的欢迎 今后 骨科学会将随着改革开放的步伐 继续努力做好工作 带领全国骨科队伍 不断提高理论和临床技术 赶超世界水平 借助的东风 顺风行船 以院内会议为例子 了解学术会议的召开过程 会前准备 一 科室选定科室状况 负责人 科室用药现状 竞争品种 预测会议效果 二 召开条件 原则上以新开户医院的目标科室为主 新开户医院一个目标科室分别召开一次 对已开过科内会的应慎重对待 不可出现在同一科室三番两次的开会而不上量 还机械地申请科内会的现象 医院已开户进药 门诊 病区 药房已布货完成

15、 已确定科室重要人员 目标医生按时到会 特殊情况下医院负责人同意 三 会前拜访沟通关键人物 已经用药的关键人物 扩大用药量的关键人物 建立用药习惯的关键人物 暂时对立的人物 尤其是科主任 专家的产品知识的沟通 要重视专家的口碑效应 四 确定会议时间 时间充分 每次会议至少30分钟以上 在同一时间内无其他院内活动 无其他同类竞争产品的集体推广活动 时间安排 要保证充足的讲课时间 不宜在查房和交班时间 一般选在科室业务学习时间或下午比较清闲的时间 五 确定会议场地 根据参加会议的人员数量 尽可能选用宽敞的会议室或医生办公室 使医生能在安静 舒适的环境中与我们共同学习 探讨 注意要检查会议场地有无电

16、源插座 六 资料和讲课准备 会议资料包括产品的宣传资料 彩页 散页 合理配合 最好要有样品 可以单独复印本省 市 医院的临床用药经验文章 尤其是本院医生的报告一定要复印分发 3 讲课人在开会前必须充分准备 产品部分可以由产品经理或由地区经理 医药代表担任 产品经理讲课前必须详细查询科院状况 用药情况以及会议目的 根据实际情况调整讲课内容 4 纪念品及讲课用具如幻灯机 幻灯片 教鞭等必须在会前准备好 会中要求 一 为了树立良好的公司和产品形象 讲课人在着装 仪态 讲课安排等方面应该做好充分的准备 着装整齐 仪态大方 男士剃须 女士淡妆 提前到会做好准备 至少提前30分钟到场 准备好资料和幻灯机 讲课时关闭手机和呼机 保持微笑 语速适中 二 科室主任主持会议 尊重科主任的意见 三 讲课内容分为 开场白 应简短清晰 含问候语和自我介绍 公司简介 应特点突出 过渡自然 突出公司特色 树立良好企业形象 3 产品简介 应突出产品名称 药理特点 适应症 用法用量 安全性 产品的优势特点 应注意 内容要全面 准确 特点突出 有序以及过度自然 衔接紧密 避讳过多