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1、2020 5 28 1 lessononebasicsofbusinessletters商务信函基础 2020 5 28 2 LearningObjectives Afterstudyingthelesson youshouldbeabletoKnowprinciplesofbusiness letterwritingKnowpartsofabusinessletterLearnthestylesofabusinessletterLearnsomegeneraltipsofwritingabusinessletterbystudyingsampleletters 2020 5 28 3 I B
2、usinessLetter Writing 1 IntroductiontoBusinessLetter WritingQ Whatdoyouthinkistheimportanceofbusinessletter writing KeyTerms InternationaltradeBusinesscorrespondenceBusinessnegotiationImportance Businesslettersareofcrucialimportanceintheconductofbusinessactivities Theyplayanessentialroleinacompany s
3、correspondencewiththeoutsideworld 2020 5 28 4 2 PrinciplesofBusinessLetter Writing 7 C sCourtesy礼貌Consideration体谅Completeness完整Clarity清晰Conciseness简洁Concreteness具体Correctness正确 2020 5 28 5 Whatarethefunctionsofallbusinessletters 1 Toaskforandgiveareplytoanenquiry offer orderorcomplaint 2 Tokeepareco
4、rdofalltheimportantfactsforreadyreference 2020 5 28 6 ElementsofBusinessLettersandTheirPositionsintheLetter 2020 5 28 7 FullBlockFormat 齐头式 2020 5 28 8 IndentedFormat 缩行式 2020 5 28 9 TheStructureandLayoutofaLetter TheStructureofaLetter英文书信通常有7个部分组成 即信头 日期 封内地址 称呼 正文 结尾敬语以及签名 除此之外 还有一些需根据实际需要而增加的部分 例
5、如参考标号 经办人姓名 事由标题 认辨记号 附件 抄送以及附言等 这些部分可能出现在不同类型的信函中 2020 5 28 10 1 HeadingorLetterhead 信头 信头对于任何信件来说都是重要的组成部分 商业信函和官方公函尤其如此 一般社交信函的信头包括发信人的姓名 地址 邮政编码 电话号码 电传及传真号码以及e mail地址等 置于信笺右上角 大多数商业信函和官方公函的信头一般采用社交信函的信头 多数是专业设计的 且是已事先印制好的信头 printedheading 进行联系时最好使用印有本公司或单位信头的信笺 2020 5 28 11 这样做出于三个目的 美观 appeara
6、nce 高效 efficiency 标准化 standardization 信笺上没有印上本公司或单位信头时 则需要将上述内容打在信笺中上方或上方 2 ReferenceNumber 参考编号 参考编号常用在商业信函中 一家公司在致函另一家公司时 会使用参考编号 便于归类存档 参考编号在缩行式打印的信函中常放在低于信头一至两格处 与写信日期同行 在齐头式打印的信函中常置于写信日期之上 也可置于左下角低于署名两行处 2020 5 28 12 Yourref 345SCB bxcOurref 532ZXY mzs注1 345为存档编号 SCB为署名人首写字母 bxc为打字员姓名首写字母 注2 53
7、2为存档编号 ZXY为署名人首写字母 mzs为打字员姓名首写字母 3 Date 日期 每封信必须标明日期 日期常写在信头下方2行处 一般置于信笺的右上角 但当信函采用全齐头式时则置于左上角 2020 5 28 13 May4 th 1998 美国式4 th May 1998 英国式写日期时务必注意以下各点 1 年份必须用阿拉伯数字写全 不能用02代替2002 2 月份要用英文拼写 可全拼也可采用标准的简写 May June July不能简写 3 日期可用基数词 cardinalnumbers 也可用序数词 ordinalnumbers 2020 5 28 14 4 在年份前面必须用逗号隔开 但
8、在月份和日期之间不能用逗号隔开 May20 2003 5 写信日期 Date 不能全部用数字表示 如5 4 2003 这样写容易引起误解 4 InsideAddress 封内地址 封内地址是收信人的姓名或商行名 与信封地址相同 一般在写信日期以下2 4行靠左书写 封内地址内容及顺序如下 2020 5 28 15 1 收信人姓名 或商行名 2 收信人头衔 职务或职称 3 公司 或所属单位 组织 学校 名称 4 邮政地址 mailing postaladdress 和街道地址 streetaddress 即门牌和路名 5 城市 邮编 省名或州名 国名 2020 5 28 16 封内地址可采用齐头式
9、 blockstyle 也可采用缩进式 indentedstyle 齐头式较为普遍 但采用缩进式时 信函的其他部分也必须都采用缩进式 缩进式Mrs MiriamSchwarts1280ColemanAvenueOmaha Nebraska U S A 68014如果信函时写给公司而不是个人的话 则应先写公司名称 后写公司地址 门牌等 如 2020 5 28 17 EASTERNTEXTILESIMP EXP CO LTD 72FlintStreetSYDNEYAustralia 如果不知道收信人姓名时 信函常寄给与讨论的问题有关的部门 该部门头衔一般被认为可以处理有关问题 如 2020 5 2
10、8 18 TheManagerBarminsterBankLtdLondonEC25BPEngland5 AttentionLine 经办人 商务和官方信函虽然写给公司或政府机构 但常常由某个成员收阅并办理信中事务 若写上经办人姓名 可以加快信函的处理 经办人姓名一般置于封内地址和称呼之间 可左齐 缩行 也可居中 可全部大写 也可有大小写并下划线 Attention后可用冒号或破折号 也可不用标点 例如 2020 5 28 19 ATTENTION MR LAWRENCEWAGNER EXPORTMANAGERATTENTIONINTERNATIONALDEPARTMENTAttention
11、Mr LawrenceWagner RegionalVicePresidentAttentionofMarketingManagerFortheattentionofMarketingManagerAttentionMr LawrenceWagner 2020 5 28 20 6 Salutation 称呼 称呼的具体形式取决于写信人与收信人之间的关系 写信人与收信人非常熟悉 在非正式信函中可直呼其名 半公半私信函可称呼为Dear 以示热情 友好 Dear 后面还加上尊称 如 DearMr DearMrs Mydear DearDr DearProfessor DearPresident 20
12、20 5 28 21 3 官方公函常用DearSir或Sir 商务信函的称呼通常用的形式是DearSirs Gentlemen DearMadam 不管采用何种形式 称呼总是单独出现在一行 若无经办人姓名 称呼紧跟在封内地址下2 4行 左齐 后面常用逗号或冒号 7 SubjectLineorCaption 事由标题 在商业信函中常用 事由标题 一则让收信人尽快了解信函的主要内容 二则便于归档 下列两种情况下尤其要使用 事由标题 项 2020 5 28 22 当对方来函已使用了事由标题项 当信函内容比较复杂时 事由标题 项常介于称呼和正文之间 可全部大写 也可有大小写并下划线 可左齐 可缩行 也
13、可居中 常用subject或用Re引导 DearSirs Subject AlternationtoWarehouse 2020 5 28 23 8 TheBodyoftheLetter 信函正文 要求 安排恰当 层次清楚 观点明确 态度诚恳 信函正文包括引言 中心部分和结尾 引言为信函的第一句话或第一段 一般英文书信没有固定的引言 但人们常用一些客套话作为引言 如果体积对方来函的日期 编号及主题 以便使对方一看便知道来函是回复先前哪一封信的 或对对方来表示谢意 假如是首次致函对方 也可用引言作相应的自我介绍 并标明写信的主要目的 如 2020 5 28 24 Yourkindletterof
14、November12tharrivedthisafternoon ThankyouverymuchforyourletterofMay15andthegiftyousentmeonChristmasEve WithgreatdelightIlearnfromyourletterofthisSaturdaythat I mverymuchpleasedtoinformyouthatmyvisittoyourcompanyhasbeenapproved 2020 5 28 25 InreplytoyourletterofJuly12 Youwererecommendedtoourcompanyby
15、theBOC andwewishto 信函的中心部分是正文的主要内容 或提供信息 或说明情况 或请求解决问题 结尾部分用来总结信函内容 表达谢意与祝愿 请求合作与帮助 或期待回复等 注意 避免使用分词引导的结尾语 如Lookingforwardtoyourfavorablereply 常用的结尾语有 2020 5 28 26 Weareawaitingyourgoodnews Welookforwardtoyourreplyatyourearliestconvenience Pleaseremembermetoyourfamily Shouldtherebeanythingelsewecand
16、oforyou pleaseletusknow Welookforwardtoyourconfirmationatyourearliestconvenience 如果信函的正文很长 需要续页时 则需要注意以下细节 2020 5 28 27 不能只将结尾敬语及以下各行移于续页 至少要将信的正文最后一段的最后两行移于续页 最后一个词不要使用连词符号 须将整词留在上页或移于续页 续页纸张的质量 颜色 大小应与前页纸相同 续页上部注明页码 收信人姓名及写信日期 其格式如下 Mr Johnson July5 2003Page2 2020 5 28 28 Dr Johnson 2 June2 2003Page2InternationalTradingCo Ltd May8 2002InternationalTradingCo Ltd Page2July8 2003 2020 5 28 29 9 TheComplimentaryClose 结尾敬语 结尾敬语仅仅是一种用于结束信函的礼仪方式 结尾敬语必须与称呼配套 如 2020 5 28 30 非正式结尾敬语用于彼此认识的人 或者希望消除拘谨时也可采