办公软件操作基础知识PPT教学课件

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1、办公软件操作基础知识 一 Word基础知识二 Excel基础知识三 PPT基础知识 1 一 Word文字处理软件 2 Word窗口的组成 标题栏菜单栏工具栏编辑区 标尺 3 1 中英文输入 文本的输入 输入法列表 2 标点符号的输入 特殊符号可以通过 插入 菜单中选择 符号 命令 从 符号 对话框中选择 换输入法 Ctrl Shift 4 3 日期和时间的插入 文本的输入 日期和时间 对话框 4 数字的输入 数字 对话框 5 1 利用鼠标 2 利用键盘 文本的修改 1 光标的定位 2 文档的修改 1 改写与插入 2 删除 6 文档的编辑 1 选择文本 1 选择文本 7 文档的编辑 2 文本的删

2、除 方法一 1 选定要删除的文本 2 单击 编辑 菜单 3 在下拉菜单中选择 清除 命令 或按键盘Delete键 方法二 1 选定要删除的文本 2 右击被选中文本 3 在弹出的快捷菜单中单击 剪切 命令 也可以在文档正文中删除所选文本 3 撤消 恢复和重复4 文本的移动 8 文档的编辑 5 文本的复制与粘贴 方法一 1 选中要复制的文本 2 单击 编辑 菜单 复制 命令 3 将光标移至要插入文本的位置 4 单击 编辑 菜单 粘贴 命令 方法二 1 选中要复制的文本 2 右击选中文本 从快捷菜单中选择 复制 命令 3 将光标移动要插入文本的位置 4 在该插入点右击 从弹出的快捷菜单中选择 粘贴

3、命令 9 文档的编辑 6 查找文本 7 替换文本 10 文档的编辑 9 文档统计 8 插入文件 演示 11 文档的编辑 10 给文档加密码 工具栏选项中进行设定 12 设置字符格式 1 设置字体 1 利用 字体 列表框设置字体 2 利用菜单命令设置字体 13 设置字符格式 2 设置字号 设置方式同设置字体相同 可以在 字号 列表中设置 也可以在 字体 对话框中设置 3 设置字形 1 加粗格式 2 倾斜格式 3 下划线格式 4 设置字间距 14 设置字符格式 5 动态文字效果 6 添加着重号 15 设置字符格式 7 合并字符 单击 其他格式 工具栏中的 合并字符 按钮 8 带圈字符 选择 其他格

4、式 工具栏中的 带圈字符 按钮 16 设置段落格式 小提示 1个字符等于1个汉字位置 17 添加边框和底纹 1 添加边框 格式 2 添加底纹 18 创建页眉和页脚 选择菜单 视图 页眉和页脚 命令 这时屏幕出现用虚线标明的 页眉 区和 页脚 区 同时显示 页眉和页脚 工具栏 在页眉和页脚间转换 单击 关闭 按钮返回文档 19 1 利用 插入表格 按钮 创建表格 20 2 利用 插入表格 命令 创建表格 选择 表格 菜单中的 插入表格 命令 出现 插入表格 对话框 3 创建自由表格 21 编辑表格 1 插入单元格 3 插入行或列4 删除行或列5 合并单元格6 拆分单元格 2 删除单元格 22 1

5、 改变列宽 表格的格式化 2 改变行高 3 表格自动套用格式 4 文本垂直对齐方式 23 5 添加边框和底纹 表格的格式化 24 插入图片 插入画片 图片剪集或外部文件获取 在例文中插入图片 25 图片格式设置 1 图片 工具栏 2 设置图片格式 对话框 26 绘制图形 1 添加自选图形 2 添加直线或曲线 3 绘制任意多边形 27 做一个画报 28 二 Excel基本知识 29 功能表介紹 30 功能列介紹 格式功能列 一般功能列 31 建立新页面开启旧档案 新的页面就是我们的作业区 创建新表格 直接新建即可 32 更改工作表名称 将鼠标移到标签处 按右鍵 选择 重新命名 就可以更改工作表的

6、名称了 作业中的几点问题 這些标签是更改后的结果 提示 1 若现有表格不够 还可以自行插入 双击右键 插入即可 2 为方便管理 可设置各工作颜色 33 调整栏宽及列高 栏标题 将鼠标移至栏标题中间处便会出现一个十字浮标 拖动它就可以调整栏的宽窄 34 這個圈示代表的意思是 居中 合并储存格 按下居中标签 35 查找与替换 查找功能窗 替换功能窗 查找 替换 36 加框及上色 在 格式 中选定 单元格 即可进行设置 37 如何保护自己的文档 1 另存 2 下拉工具 3 选择常规选项 4 输入保护密码就可以 38 插入批注 方便说明事项 39 排序与筛选 排序是在使用电子表格中经常用到的工具之一

7、用排序可以使你很容易按照一定的规格进行的整理并排列出来 使工作更加的简便快捷 排序 筛选 筛选是根据个人需要对文档进行的整理 如需选择某个部门的人员 则选择该项目即可进行 该部门人员即可完全显示 40 插入数据分析图等 如同在工作表上建立图表一般 您可以在工作表上建立各类数据的分析图 用它可以更加直观的反映出数据的大小 多少 更加易懂及明显 是企业进行数据分析常用的工具之一 41 頁首 頁尾及打印设置 1 頁首是一行文字 它会显示在每一頁欲列印工作表的上方 而頁尾也是一行文字 其內容会显示在每一頁欲列印工作表的下方 一般來說 頁首及頁尾通常包含页数 工作表标题 日期等等 页面设置项目来定 2

8、假如您不想列印所有的工作表內容 可以选定工作表来完成打印 另打印设置当中还有打印份数 正反面打印等设置 CTRL P打印快捷键 42 提醒 养成良好的工作习惯 精益求精 A 文件在打印前一定要进行预览 B 感觉不行一定不能打印 因为这是您的工作最后的阶段 C 打印前一定要仔细核对 防止出现字体大小不一 框线无 错字等现象 43 公式的输入 公式的基本特性 公式的输入是以 开始 公式的计算结果显示在单元格中 公式本身显示在编辑栏中 如 1 2 6 数值计算 A1 B2 引用单元格地址 公式与函数 44 公式中的运算符 算术运算符 优先级顺序 使用括号可确定运算顺序 如1 1 1 1 45 公式的

9、复制和移动 复制移动或公式时 公式会作相对调整公式的复制 菜单 编辑 复制 粘贴 46 函数的概念 函数是Excel附带的预定义或内置公式Excel函数共九大类 1 财务2 日期与时间3 数学与三角函数4 统计5 查找与引用6 数据库7 数据库函8 逻辑函数9 信息函数 47 函数输入 函数的输入和编辑方式 1 使用函数向导工具栏中的按钮 fx 插入 函数 2 直接在单元格或编辑栏输入或编辑 函数的显示键 48 一起来做份报表 49 三 PPT制作 50 1 新建一份空白演示文稿方法一 快捷键法 按 Ctrl M 组合键 即可快速添加1张空白幻灯片 方法二 回车键法 在 普通视图 下 将鼠标定

10、在左侧的窗格中 然后按下回车键 Enter 同样可以快速插入一张新的空白幻灯片 方法三 命令法 执行 插入 新幻灯片 命令 也可以新增一张空白幻灯片 2 插入图片为了增强文稿的可视性 向演示文稿中添加图片是一项基本的操作 1 执行 插入 图片 来自文件 命令 打开 插入图片 对话框 2 定位到需要插入图片所在的文件夹 选中相应的图片文件 然后按下 插入 按钮 将图片插入到幻灯片中 3 用拖拉的方法调整好图片的大小 并将其定位在幻灯片的合适位置上即可 注意 以定位图片位置时 按住Ctrl键 再按动方向键 可以实现图片的微量移动 达到精确定位图片的目的 51 3 插入声音为演示文稿配上声音 可以大

11、大增强演示文稿的播放效果 1 执行 插入 影片和声音 文件中的声音 命令 打开 插入声音 对话框 2 定位到需要插入声音文件所在的文件夹 选中相应的声音文件 然后按下 确定 按钮 注意 演示文稿支持mp3 wma wav mid等格式声音文件 3 在随后弹出的快捷菜单中 根据需要选择 是 或 否 选项返回 即可将声音文件插入到当前幻灯片中 注意 插入的声音文件后 会在幻灯片中显示出一个小喇叭图片 在幻灯片放映时 通常会显示在画面了 为了不影响播放效果 通常将该图标移到幻灯片边缘处 52 4 插入艺术字Office多个组件中都有艺术字功能 在演示文稿中插入艺术字可以大大提高演示文稿的放映效果 1

12、 执行 插入 图片 艺术字 命令 打开 艺术字库 对话框 2 选中一种样式后 按下 确定 按钮 打开 编辑艺术字 对话框 3 输入艺术字字符后 设置好字体 字号等要素 确定返回 4 调整好艺术字大小 并将其定位在合适位置上即可 注意 选中插入的艺术字 在其周围出来黄色的控制柄 拖动控制柄 可以调整艺术字的外形 插入艺术字 53 5 绘制出相应的图形根据演示文稿的需要 经常要在其中绘制一些图形 利用其中的 绘图 工具栏 即可搞定 1 执行 视图 工具栏 绘图 命令 展开 绘图 工具栏 2 点击工具栏上的 自选图形 按钮 在随后展开的快捷菜单中 选择相应的选项 如 基本形状 太阳形 然后在幻灯片中

13、拖拉一下 即可绘制出相应的图形 注意 如果选择 自选图形 线条 下面的选项 可以绘制出展型图形来 如果选中相应的选项 如 矩形 然后在按住 Shift 键的同时 拖拉鼠标 即可绘制出正的图形 如 正方形 54 6 插入图表利用图表 可以更加直观地演示数据的变化情况 1 执行 插入图表 命令 进入图表编辑状态 2 在数据表中编辑好相应的数据内容 然后在幻灯片空白处单击一下鼠标 即可退出图表编辑状态 3 调整好图表的大小 并将其定位在合适位置上即可 注意 如果发现数据有误 直接双击图表 即可再次进入图表编辑状态 进行修改处理 55 7 插入Excel表格由于PowerPoint的表格功能不太强 如

14、果需要添加表格时 我们先在Excel中制作好 然后将其插入到幻灯片中 1 执行 插入 对象 命令 打开 插入对象 对话框 2 选中 由文件创建 选项 然后单击 浏览 按钮 定位到Excel表格文件所在的文件夹 选中相应的文件 单击 确定 按钮返回 即可将表格插入到幻灯片中 3 调整好表格的大小 并将其定位在合适位置上即可 注意 为了使插入的表格能够正常显示 需要在Excel中调整好行 列的数目及宽 高 度 如果在 插入对象 对话框 选中 链接 选项 以后在Excel中修改了插入表格的数据 打开演示文稿时 相应的表格会自动随之修改 56 8 幻灯片版式与背景9 幻灯片动画设计11 幻灯片放映方式 57 常用的快捷键 平时工作中使用可以提高工作效率 58 上呈的公文 报表设置注意事项 1 公文标题应大于公文内容字体 一般以2号 小2号体为宜 2 正文内容一般采用4号至3号字体 不宜过大 也不宜过小 3 文体的段落一般采用单倍行距 不能太紧 也不能太松 否则影响美观 特殊情况 如节约约张 多页显示太松等 可以根据情况设置成固定值 4 公文的主题及正文部分忌用行楷等艺术字体 显得不规范 常用字体为仿宋体 标题为显示更直观 一般采用黑体或宋体 字体颜色显示为黑色 有时为突出显示等 可以选择其他颜色 但忌用红色字体 59 快速学习 祝大家成为电脑高手 THEEND 60