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1、华泰超市采购管理信息系统设计前言在信息时代的今天，计算机以其快速、准确的信息处理功能渗透于我们周围的方方面面，同时随着网络技术和软件技术的飞速发展，当今社会也正快速向信息化社会前进，信息系统的作用也越来越大，商业经营管理也日渐体现出运用计算机的优越性。特别是随着数据量的增大，系统的信息管理变得更加困难，查询时间也变的无法接受。采购是企业经营的一个核心环节，是获取利润的重要来源。因此，在这次设计中，我运用所学的软件工程及数据库知识，采用目前流行的方便的visual Studio 2005的C#语言，利用面向对象的可视化设计方法，开发了华泰超市采购管理信息系统设计。华泰超市采购管理信息系统设计的主
2、要功能就是对商品三大基本信息（即供应商信息、库存信息及单品信息）的建立、删除及数据维护，对数据检索提供了快捷的方式。本系统主要功能模块有：l 请购单管理l 采购订单管理l 合同管理本系统是华泰超市管理信息系统的一个子系统，华泰超市管理信息系统的各个子系统可以各自独立操作、设置权限，本文针对华泰超市采购管理信息系统进行详细描述和设计。本文的目的是通过调研、分析、设计和实施，完成华泰超市管理信息系统中采购管理子系统的开发；通过对往来数据高效、自动的处理，将往来管理子系统的各个部分有机地结合在一起，实现数据共享，提高往来管理的效率。1 系统介绍1.1 建设华泰超市管理信息系统的必要性本系统属于华泰超
3、市管理信息系统的一个子系统。随着市场的国际化，市场对企业产品的质量和服务的要求越来越高，市场竞争日趋激烈企业在竞争中面临着严峻的考验。部分企业甚至可能被淘汰。企业要适应新的国内外形势在竞争中求生存，在生存中求发展。就必须提高企业的竞争力和抗风险的能力，加强企业内部的信息化建设，借助信息技术，提高内部运作效率，提高管理水平，在降低成本的同时达到提高企业竞争力的目的。而建立一整套完善适用的企业管理信息系统（Management Information System,简称MIS）无疑是实现上述目标的有力手段之一。但是很少有针对具体企业的MIS研究，较少具体考虑企业的特殊状况，因而造成了实施成功率低、
4、浪费严重的现象。因此，对一企业MIS进行有针对性地研究，并由此构造一个具有代表性的系统构建方法将具有重要的实用价值。计算机的运用现正在发达国家的各类商店华泰超市中普及。由于它能够准确记载和查阅有关华泰超市经营活动的大量数据，帮助华泰超市经营者掌握和分析营销情况，及时作出正确决策，并且有利于商店内部的进货、库存、销售情况等管理，因而大大提高了现代华泰超市的管理水平华泰超市的每一个决策，每一个流程，每一个经营过程及其结果，都应该用用数字去控制它。华泰超市的经营者必须有数字化经营的理念，数字科技即现代信息技术的应用就成为不可缺少的必备条件华泰超市采用统一采购、统一分销等方式来降低成本，而这一切的实现
5、都有赖于华泰超市信息系统的建立。连锁企业要实现操作规范化、快速化、高效化和科学化，必须要重视信息系统的建设。正是依靠信息系统使整个连锁企业的采购、分拣、加工、包装、储存、运输和配送等各个环节有机地联系起来。1.2 华泰超市管理信息系统要求的特点为实现华泰超市的经营管理自动化、数据传输网络化、信息利用综合化，要求在建立单体华泰超市时，应实现商品部统一管控商品、财务部统一处理供商结款、实现商品的单品管理，前台能够随时得到商品的基础信息，后台管理系统随时掌握销售和库存情况，在单店实现日常进、销、调、配、存的业务处理和销售数据统计分析等功能。商业系统总体设计思想1、可适应各种不同规模的大、中型连锁华泰
6、超市；2、系统的整体结构具有开放性、先进性、实用性、可扩充性、可靠性、完全保密性和通用性；3、实现商品的单品管理、进价核算体系；满足商业系统的进、销、调、配、补、存、统、财等基本业务的要求，流程清晰、规范；4、该系统有严密的过程控制，似的业务流程的要求的以准确执行。5、该系统的子系统有：采购管理信息系统、库存管理信息系统、供应商管理信息系统、价格管理信息系统、配送管理信息系统、门店管理信息系统，比较全面的实现了华泰超市管理的信息化。6、子系统建议机子系统内部采用严格的分层管理技术，各自设置权限，可靠性高。1.3 华泰超市采购管理子系统概述商品采购是商场主要业务活动之一。为了保证企业采购到适销对
7、路的商品，必须认识了解采购过程，做好采购业务决策，加强对商品采购过程的监督，确保采购工作的圆满完成。 为了科学地组织商品采购，商场必须根据自身状况，建立相应的采购机构；根据商品经营范围、品种，形成商品经营目录;确定采购渠道；进行进货洽谈、签订订货合同；完成商品检验与验收活动。商场的商品采购机构有两种：一种是正式的采购组织，专门负责商品采购工作，人员专职化。设立正式的采购部门，采购工作专业化，可以统一规划商品采购工作，人员职责、权限明确，便于提高工作效率，加强与供货单位的业务联系。 另一种是非正式的采购组织，企业不设专职采购部门，由销售部、组负责商品采购工作。非正式采购组织一般不设专门采购人员，
8、而由销售人员兼职从事商品采购。非正式采购组织由销售人员参与采购，便于根据市场商品销售确定采购活动，使购销紧密连接，但不利于对采购工作的统一控制管理。为了科学地组织商品采购，必须根据自身状况，建立相应的采购机构；根据库存量，形成商品请购单;确定采购渠道；进行进货洽谈、签订订货合同；完成商品检验与验收活动。本系统采用第一种采购组织。 其中采购人员的职责有：（1） 把握预算实绩。采购人员对于每月各店的营业额，有责任促其能达成预算实绩，并对于毛利额预算的达成，有绝对的责任；（2） 制定销售计划及采购计划。每月的重点销售商品须有一套完整的销售计划。为了执行销售计划，采购人员同时要拟定一份采购计划以利于执
9、行。如确定重点商品的预定销售价格、采购价格、采购数量、采购来源等；（3） 进行采购作业。包括：商品的议价；交易条件协商；新商品的引进及议价；商品的配送方式；数量决定；（4） 实施商品管理。包括：畅销品及滞销品的分析；滞销品的处理；库存状况的掌握及控制；商品的店间移动调度；商品配置表的制定与管理；坏品退货监督；订货业务的检查；商品鲜度的监督；商品台帐的管理；卖场陈列展出指导；（5） 商品信息收集。主要有：本店商品销售信息收集；顾客商品需求信息；竞争店商品销售信息；供应商商品变动信息等的收集。采购方式也有很多种，主要有：订购，选购，进口商品，分配、调拨，企业代销，联营联销。 在对供货商进行评价选择
10、的基础上，采购人员必须就商品采购的具体条件进行洽谈。在采购谈判中，采购人员要就购买条件与对方磋商，提出采购商品的数量、花色、品种、规格要求，商品质量标准和包装条件，商品价格和结算方式，交货方式，交货期限和地点也要双方协商，达成一致，然后签订购货合同。 一项严谨的商品采购合同应包括以下主要内容：(1)货物的品名、品质规格；(2)货物数量；(3)货物包装;(4)货物的检验验收； (5)货物的价格，包括单价、总价；(6)货物的运输； (7)贷款的收付；(8)争议的预防及处理。签订购货合同，意味着双方形成交易的法律关系，应承担各自的责任义务。供货商按约交货，采购方支付货款。商场采购合同的管理应当做好以
11、下几方面的工作：1、加强商场采购合同签订的管理2、建立合同管理机制和管理制度，以保证合同的履行3、处理好合同纠纷4、信守合同采购的商品到达商场或指定的仓库，要及时组织商品验收工作，对商品进行认真检验。商品验收应坚持按采购合同办事要求商品数量准确，质量完好，规格包装符合约定，进货凭证齐全。商品验收中要做好记录，注明商品编号、价格、到货日期。验收中发现问题，要做好记录，及时与运输部门或供货方联系解决。1.3.1 把采购管理纳入华泰超市管理信息系统的必要性在前言中已经提到采购管理是企业经营的一个核心环节，是获取利润的重要来源。因此，正确认识采购，是当前企业在全球化、信息化市场经济中赖以生存的一个保障
12、，更是现代化企业谋求发展壮大的一个必然要求。商品采购是华泰超市向其他企业、公司购进商品的业务经营活动，它是华泰超市一项十分重要的经营活动，是其经营的起点，做好商品采购工作具有重要的意义。其功能如下：1、开发新商品，开发新供应商华泰超市商品采购的主要功能是开发新商品，开发新供应商。随着社会经济发展和人们收入水平的提高，消费者需求呈多样化趋势，消费者对商品要求越来越高。在买方市场条件下，作为流通业主导者的连锁华泰超市，应主动承担起引导消费、引导生产的重任，积极开发新的供应商，开发新的产品，不断适应消费者需求的变化，更好地满足消费者的需要。2、淘汰滞销商品，淘汰不良供应商为了更好地适应消费者需求的变
13、化，也为了更有效地利用有效的卖场空间，提高销售业绩，华泰超市采购部门在开发新商品的同时，必须认真做好滞销商品的淘汰工作。具体如下：（1） 及时发现那些销路不佳的代销商品、处于衰退期商品或虽是经销但销售业绩不佳的商品，尽快与供应商联系，及时退货，及时中断继续订货；（2） 对那些存在质量问题（如卫生、安全、包装等不合格）的商品要尽早停止订货有供货； （3） 对违反采购合同的信誉不良的供应商要毫不留情地给予淘汰。3、控制采购付款虽然支付货款最终由华泰超市财务部门实施，但货款支付的时间、数量等其他交易条件应根据采购合同的条款，在采购部门控制下执行。 采购管理的内涵：就企业功能而言是，采购管理是企业为了
14、达成生产或者销售计划，从适当的供应商，在确保适当品质下于适当的时期，以适当的价格，购入必须数量的物品或者劳务所采取的一切管理活动。就管理功能而言是，采购管理信息系统在取得物品与劳务的过程中统筹兼顾事前的规划，事中的执行以及事后的控制，以达到维持正常的产销活动，降低产销成本的目的。采购在华泰超市经营中的重大意义，概括的说有以下几点:1、采购制约着华泰超市销售工作的质量。作为华泰超市经营的先导环节，只有购进的商品的品种、数量符合顾客需要，商品的销售业务经营才能实现高质量、高效率、高效益，从而达到采购与销售的和谐统一。2、采购决定着华泰超市商品周转的速度。采购人员必须解决业务经营中的适时和适量问题。
15、如果采购人员运行的时间和把握的量度同华泰超市的销售速度库存量适合，就可以加快商品周转速度，从而加速资金周转，减少保管费，节省处理积压商品的人力物力，为华泰超市带来切实利益。3、采购关系到华泰超市经济效益的实现程度。尽管经济效益是在商品销售之后实现的，但效益高低却与商品购进业务经营有着密切的关系。特别近年来，采购职能从原来被动的花钱，开始有了节省资金、满足供应、降低库存等等一系列目标。购进商品的质量，价格如何，以及如何选择采购地点和供应商才能达到减少采购成本都与经济效益相挂钩。4、再从采购流程角度看，采购流程的关键步骤可以概括为以下九部：（1） 提出要求；（2） 描述要求，即对所需的物料、或服务的特点和数量进行确认；（3） 选择、评估供应商；（4） 确定价格和采购条件；（5） 发出采购订单，制定采购合同；（6） 对订单进行跟踪并催货；（7） 验收货物；（8） 支付货款；（9） 准确记录。从流程可以看出，采购相对华泰超市的其他业务是比较复杂烦琐的，对华泰超市管理的采购业务信息化处理有很大的紧迫性，针对目前华泰超市管理信息系统普遍不完善，我们要重点建设采购管理这一块，开发出功能强大，自动化程度高，安全性强的采购管理子系统。1.3.2 子系统介绍满足华泰超市管理信息系统的要求，有明确的系统目标，对华
