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1、对机关公文工作的调查与思考“公文”面世，已逾数千年。时至今日，与之紧密相关的公文工作也逐渐发展成为各级党政机关实现行政管理目标的重要途径，不论是决策参谋、信息传递、调研实践，还是督促检查、综合协调、服务保障，都要倚重文字工具。随着政府工作领域的不断拓展，加之电子信息技术和网络传媒的迅猛发展，对机关公文工作提出了“内容更新、范围更广、时效更快”的要求，其工作难度明显加大，重要性也日益彰显。鉴此，我们机关公文从业者必须清醒认识当前形势与任务，深刻分析面临的困难和问题，深入探究解决途径和办法，才能在改革创新中顺应时代潮流，以更高的业务水平服务党政机关工作。笔者结合自身工作实际提出如下浅见，旨在抛砖引
2、玉。形势与任务：负重前行其修远机关公文工作一直是国家机关活动的重要方面，在体现执政意图、行使领导职能方面起着非常重要的作用，历来倍受各阶层、各政党的重视。追溯其发展史，我们不难看出，自人类社会从蛮荒时代进入文明时代，公文工作就随着国家机器的产生而建立，随着国家形态的变化而发展，在漫长的岁月中经历了从无到有、从毫无规则到日臻完善的历程，逐步走向成熟并步入规范化轨道，成为党政机关实现领导职能的重要形式和领导从事政务活动不可或缺的部分，应该说，如今已达到“机关不可一日无文”的程度。（一）重视公文工作是我党一贯的优良传统。无论是民主革命时期还是社会主义革命和建设时期，我们各级党政机关都充分利用公文传达
3、贯彻党和国家的方针政策、发布命令、指示、法规、请示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况、组织交流经验等等。虽然我党体现领导职能的方式是多种多样的，有召开会议、有调查研究、有现场办公、有直接指挥等等，但最普遍、最常用、最规范的，还是利用机关公文来施行领导职能。伴随着我党执政理念的不断丰富完善和创新发展，政府管理的职能变革和广域覆盖，机关文字工作也随之成为各级党政机关不可缺少的管理工具。（二）公文工作是整个机关工作的重要枢纽。公文既在自身运转中发挥着决策、指挥、协调作用，同时又是其主管机关同其他工作部门、工作系统发生密切联系的重要媒介。我们通过制发公文、传递公文，把上级机关的有关方针政策、指示规定
4、等贯彻下去，把下级机关和基层的情况、问题反映上来，把各部门的工作协调起来，使机关工作有机地联成一个整体，完成所担负的共同任务，促进各项事业的发展。可以说，公文在我们党政机关的工作中起着承上启下、综合全局、协调各方、承内联外的中枢作用。作为上级机关，指导工作的主要手段是公文，我区有XX个村，XX个乡镇（街道），XX多个部门单位，无论是从空间上还是时间上，党政领导都不可能凭口头表达去部署安排和指导工作，使用公文就可以突破很多空间和时间上的限制。作为下级机关，请示汇报工作的重要手段是公文，我们对上请示汇报工作，经常性的、大量的是通过公文进行，即便是当面请示、汇报的工作，也需要准备文字材料。作为同级机
5、关，大量信息交流、情况沟通、意见反馈等等，都是通过文字形式实现的。从这个意义上说，公文是工作协调的媒介，是机关部门之间交流、协调工作的信息载体。（三）公文工作是办公室发挥参谋助手作用的重要载体。各级办公室都担负着为党委政府、为基层、为人民群众服务的职能，起着参谋助手作用、综合协调作用、督促检查作用。这些重要的职责决定着我们机关工作人员不仅仅要懂得办文办事，而且要既办文办事又要出谋划策。办文办事就是给领导当助手，出谋划策就是给领导当参谋。这二者是既有区别又相统一的有机整体，因为我们从事的主要工作是公文工作，给领导出主意、当参谋又多体现在办文办事之中。在办理公文工作的整个过程中，我们的工作人员都可
6、以在当参谋、当助手方面大有可为，大有作为。可以毫不夸张地说，党政机关的公文工作，对于党和国家路线、方针、政策的有效贯彻，对于经济的发展和社会的进步，对于各级、各部门工作实效的提高，都有着不可替代的特殊作用。由此可见，提高机关工作水平与提高公文工作水平是直接关联的，公文工作水平高低反映机关工作水平高低，公文工作质量影响机关工作质量，公文工作效率关系机关工作效率，公文文风体现机关工作作风。因此，机关公文工作人员肩负着重要而光荣的使命，提高公文工作水平势在必行。困难与问题：求索之路多艰辛近十几年来的机关公文工作发生了较大变化。随着电子、通讯和计算机技术的发展，把公文工作推上了一个新的高度，写作办文速
7、度提高，存储方便，传递加快，效率明显提高，所涉及的领域也更加开阔。同时，中省市各级先后制订、颁布了一系列的公文管理办法，对公文的制订发布进行了规范，用法律法规和规章制度的形式确定下来，逐步使公文工作走上规范化、制度化、科学化的轨道。但笔者在多年的工作实践中发现，当前机关公文工作存在诸多不尽人意之处，不容小视。（一）行文主体职责不清。随着管理体制的不断变革，许多部门的职权、责任发生了较大变化，但受传统思维方式和管理模式的制约，在机关公文工作中仍然存在党政不分、政企不分的问题，致使行文比较混乱。如乡镇政府直接向上级党委请示一般行政问题、不相隶属的上级部门随意向企业下达指令等等。（二）公文内在质量不
8、高。这个问题主要表现在公文编制过程之中。一是缺乏思想性，素材和观点脱节。有些公文，素材和观点互不联系，要么只有素材没有观点阐述，要么只有观点没有素材印证；要么是若干相互不能贯通的观点罗列在一起，要么是把素材简单、机械的堆积，缺乏一以贯之的中心思想。二是缺乏逻辑性，滥用概念。有些是概念不明确，前面是一个概念，后面论述的又是另一个反其道而行之的概念；有的是判断不恰当，比如，对某一项工作，没有很好地去了解，情况还没有掌握准，就武断地下结论；有的是思路、条理、层次不够清楚，推理含混不清，篇章布局杂乱无序，缺乏合理、完整、严密的逻辑框架。三是以点概面，夸大其辞。习惯用概念加例子的方式表述问题，而不是用理
9、性分析加定量分析，常常把“点”上的个别情况夸大为“面”上的普遍现象，或是修饰性语言过多，以此证明某结论如何正确；或是强把一个方面的典型、素材，上升为代表全局的“模式”，到处乱用。五是文风不实，内容空洞、舍短求长。一些本来几百乃至几十字就能说清的问题，硬是要用去洋洋数千言，文字冗长，大话、空话、套话过多；有的面面俱到，重点不突出，什么都想讲；有的内容前后重叠，文字不简练，谁都懂的道理反反复复地说，自己知道而别人不知道的，却没有说清楚；有的自己都没有弄明白的道理，却要生搬硬套一些流行词汇去阐述，结果不知所云。总之，有越写越长的趋势。六是文体不符。有的乱用文种，在法定的规范性的公文中自编自造；有的不
10、讲行文关系，文中乱用语气，上行文用命令式、祈使语气，下行文用祈求、请教式语气等等。（三）公文运转效率不高。这个问题主要表现在公文的运转过程中，有的是个别存在的，比如有的部门接到上级批示后，办文不分轻重缓急，当快不快，当缓不缓。原本能办得较快的，往往按部就班甚至拖延、推迟办理；而对那些重大问题，反而不讲步骤、一蹴而就，没有充分地斟酌思量。处理文件不正确，传递不准确。有的是传递慢，分送迟；有的是转送不及时，积压文件，造成传递拖延。办文不主动，不催不办。不到时限不办，不督查不办，造成文件滞压，甚至遗失。（四）公文运转秩序不规范。这个问题表现在多个方面，既有客观因素，也有主观原因。如，制发文件不按机关
11、公文处理办法，不经主管部门审核擅自找领导签发，还有的不经领导同意就擅自发文等；有的对上级批办件的行文不经办公室审核径自上报；有的在制度上把关不严，不经主管股室或部门把关擅自编号发文；有的请示、报告多头呈送，一件事情又向党委请示，又向政府请示，有的甚至给每个领导都送一份。出现这些问题原因很多。从客观上看，机关公文运行量大，时限又急，没有回旋时间。但更多的是主观上的原因，一是对实际情况了解不够。比如，有的同志对一项工作存在的突出问题是什么，现在能做到的是什么，心中无数、提笔就写，起草的文字要么缺少针对性、干枯无味，要么抓不住问题、抓不住要害。二是思考不深入。看似对情况知道一些，也有条件把情况搞清楚
12、，但问题没搞透彻，提出的意见、观点往往是浅层次的、粗线条的，容易挂一漏万。三是文字驾驭能力不强。想表达的东西找不到恰当的语言，想说的话写不出来，缺乏应有的文字素养。有时即便勉强写出来了，也是词不达意。四是工作不够投入。同等情况下，重视不重视、认真不认真，效果不一样。有些同志满足于“过得去就行”，本来可以做好的，但就是没做好。比如，错字、别字、漏字、语病以及公文错传、误传、丢失等问题都是可以避免的，但由于态度不认真，导致不该成问题的成了问题。 这些问题，将直接影响机关的行政效率和效能。随着经济社会建设的飞速发展以及科学技术的不断更新，对机关公文工作也提出了新的更高的要求，只有不断摸索、不断创新，
13、才能使机关文字工作适应新的形势发展需求，更好地为经济建设发展大局服好务。措施与办法：顺应潮流勇探索 做好机关公文工作，是实现政府职能转变、强化科学行政、提高行政效能的基础，也是经济社会建设发展的需要，目标就是要建立起一套具有鲜明时代性的运行机制，以此推进依法行政、科学行政、高效行政。这是一项长期的任务，需要不断探索，付出艰苦的劳动。笔者认为，做好机关公文工作应采取以下相应措施。（一）精简高效，革除影响公文运转的障碍。提高机关工作效率，必然要相应提高公文工作效率。当前公文形成环节过多，办文效率低下的问题比较突出。要彻底解决，一方面要加强对机关公文运转的规范化管理。特别是要解决好目前较为普遍地存在
14、着的行文关系和办文程序较乱等问题，坚决杜绝越级行文、多头主送或随意抄送，以及随意翻印和转发公文等现象，这样可以大大精简文件、减少不必要的繁琐累赘的公文处理。另一方面，应该从运行机制上进行创新。比如，可以口头请示、电话洽谈的问题，尽量不书面行文；可以通过报刊、广播、电视、网络发布直接与群众见面的内容，尽量不采用纸质公文形式，以便多渠道实现行政沟通，迅速及时准确地实现上情下达、下情上传，提高行政效率。总之，在规范的前提下，能取消就取消，能简便就简便，能办得快些就快些。（二）强化培训，提高工作队伍素质。机关文秘人员、办公室工作人员乃至全体机关工作人员的思想修养、政策水平、文化程度、业务知识、写作能力
15、等，都将直接影响机关公文工作的质量和效率。不提高其基本素质，无论机构设置怎样合理，规章制度怎样健全，办公设施和技术手段如何先进，都不会收到良好的成效。如果工作人员不懂得公文的性质、特点、作用、原则和写作方法，不掌握公文的文种、用途、体式、结构以及公文形成和各项程序，无论如何是不能胜任工作的。但从目前的现状来看，对机关公文工作比较熟悉、能够胜任的比例还不高，与实现公文高效运转、规范运行的要求还相距甚远，因此，提高在职人员的思想理论、业务水平和写作能力，是一件十分迫切的事情。各级机关都应该加强在职干部培训，开展秘书学、公文写作、行政管理和办公自动化的知识教育，采取多种形式，开辟多种渠道，举办公文业
16、务培训班，定期轮训在职人员。甚至可以探索创办专业学校或在有条件的高等院校建立相关系科，尽快培养出一批适应经济社会建设发展需要、熟悉行政管理的中高级文秘人才来，以切实解决公文中行文主体职责不清，公文内在质量不高等问题。（三）逐步配套，不断改善公文工作的条件和设施。多年来，机关公文工作一直采用手工写作和使用传统的文印设备，以及落后的传递手段，这是工作效率长期难以提高的一个重要原因。现代科学的实践表明，只有把办公自动化设备引进到公文处理工作中来，才能大大提高办公效率和质量，提高服务水平。因此，应把推进办公自动化问题当作一件改进机关公文工作质量和提高效率的一个突破口来抓，努力实现质的飞跃。要由手工操作和传统处理方式转向以计算机处理为主的办公自动化，由单一文字处理转向多媒体技术处理，由各种公文混合处理转向电子检索处理，由传统的纸质文件载体转向电子文件载体等等，努力实现公文工作的“无纸化”。
