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1、連展科技股份有限公司檔案管理 課程大綱 1 檔案管理簡介2 文字檔案概述3 電子檔案管理4 公文處理程序5 檔案管理詳述教材編號 112300 JCB023 A發行日期 2004年12月25日備注 本教材僅限連展內部使用 由人力資源課統一保管 檔案管理 一 課程時數 2小時二 課程目的1 熟習管理檔案的常識2 提高辦公室業務水平三 授課特色 授課 研討四 前言 引導 見簡介 五 教材內容六 講師課后交辦作業七 講師教材編制參考資料 無 八 附講師課后效果追蹤所依表單 略 第一節檔案管理簡介10分鐘 檔案是對所做工作 業務事項的相應記錄 檔案記錄的作用是 一 提供證據 證實作業有按相關流程 標準
2、 要求作業二 便于追溯三 資料分析 便于總結與后續工作的持續改善檔案管理就是要按照相關專業要求 方法 結合檔案的歸檔方法 以及在快速查找檔案方面 如何進行目視化管理 下工夫 使之達到一目了然 提高檔案查找效率的目的 第二節文字檔案概述20分鐘 一 清楚公司程序文件與作業辦法中明確之資料記錄二 如實及時記錄相關資料三 及時歸檔四 明確檔案分類方法五 檔案夾內資料的區分整理 A B C D E分項 六 檔案封面的目視化管理1 檔案名稱2 數字編號3 彩色斜線的目視化管理七 檔案保留期限的確認八 及時更新與作廢銷毀 第二節文字檔案概述20分鐘 九 檔案清單 目錄十 檔案管理工作日常5S清潔 第三節電
3、子檔案管理 略 10分鐘 第四節公文處理程序30分鐘 有關文件的收發 在我們公司一般是文管中心的事務 但作為文職人員就會與文管工作系統有關 還是需要多了解一些 1 收文程序收文 收外部門或外單位送來的文件程序 簽收 登記 跟催 分類 整合 建檔 簽收 a 先點驗來文及附件名稱 數量是否相符 b 附件不與公文分離 c 在文件簽收單上簽字 d 分清普 急 受控文件 登記內容 檔案編號 收文日期 收文順序號 來文單位 文件主題 第四節公文處理程序30分鐘 跟催 a 第一時間內各知相關人員知悉 b 經常檢查公文登記表 根據緩急程度和時限要求對承辦人進行督促檢查 防止漏辦 c 對超過期限仍未辦理 應及時
4、上報上級處理 同時依情況也可靈活予以催辦 分類 根據文件內容 部門 時間 性質分別進行歸類 建檔 分類整合后文件入檔進行檔案管理 2 發文程序公文名稱大綱 撰稿 審稿 打印 校對 審核 復印 分發 歸檔 a 編審稿件時必須按公司呈 函 令等公文文件規范化 第四節公文處理程序30分鐘 格式要求書寫 b 撰稿以一文一事為原則 所寫內容必須條理分明 其措詞以切實 誠懇 簡明扼要為准 c 審稿 文字是否通順 措詞是否得當 有無錯別字 特別是時間 姓名 標點符號 程式 數字 名稱 引用法規是否得當 d 審核 文別 速別 附件 承辦單位 時間等內容是否符合要求 附件點檢清楚 隨公文一齊送 e 分發 送各相
5、關單位 并由接收人員在文件簽收表上簽字確認 f 歸檔 歸檔的必須是標準的正本文件 第四節公文處理程序30分鐘 3 統計分析隨著ISO9000的深入 每個文職人員不僅要對文件的處理有相當能力 同時還要具備對原始數據的統計分析能力 特別是生產部門中的文職人員 常見的統計方法有品管七大手法中的管制圖 層別法 柏拉圖等 能從原始數據中發現其內在聯系 得到一定的信息和規律是其統計分析能力表現之一 4 文檔管理要求 凡是經手文件一份不能丟 所建立檔案分門別類 簡單明了 使查閱文件文便迅速 更詳細的文檔管理要求在下一節講述 第五節檔案管理詳述50分鐘 對於任何一個團體或單位 其所有的資料都具有可追溯性和可參
6、考性 因此 檔案管理在現代各類管理理論中都是重要的一節 也是一項非常專業的工作 現提供一些簡單的檔案管理知識 請各文職人員結合公司 文件管理辦法 做好本部門文件資料的管理 為上級主管提供一個強大的資訊資源庫 1 檔案管理項目檔案管理指檔案管理過程中之點收 整理 登記 分類 編案 編目 裝訂 入檔 保管 檢調 清理 銷毀 移轉 注銷 安全維護及其他有關事項之處理 第五節檔案管理詳述50分鐘 點收 指檔案管理單位將業務單位辦畢送來歸檔之案件 予以清點受領 分類 指根據檔案內容之性質 歸入分類表中最適當之項目號碼 分類號 指代表分類項目之號碼 檔案 指分類號加案號 文號檔號對照表 指在收發文號檔號對
7、照表上逐件將檔號填注於對照表各方格內 以查核 管制案件 入檔 指將檔案存於其他有關案卷之單 排列 指將檔案 按一定之次序順列 第五節檔案管理詳述50分鐘 檢調 指依有關目錄 迅速查得所需之案件 供業務單位參考 調案記錄卡 指隨案登記調案紀錄動態 清理 指定期檢查檔案 適時辦理銷毀 案 指同一案情經予分類 編案 編目 整理後之各件為一案 件 指每一收文或發文連同其簽辦之文件 各稱一件 第五節檔案管理詳述50分鐘 2 點收點收文件時有下列几種情況時應予以補正 1 文件不全者 2 文件有破損或字跡模糊不清者 3 存查文件 未經批准者 退還補辦 4 發文文稿有漏判 漏印 漏發 漏會者 5 附件漏送或附
8、件未全 或未經簽核而抽存者 6 原件附有不應歸檔之附件者 應將原件邊同附件 退還更正 第五節檔案管理詳述50分鐘 3 分類編案檔案分類 通常以類 綱 目 節為度 也有以某種規定編號為準 如仍不敷用 得在節之後另以小數點補充 各級項目均按分類號大小次序排列 選用各級項目名稱 以能充分表示檔案內容性質原則 其意義必須清晰 不宜含混籠統 所用之項目名稱 應有一定之範疇 不宜過於廣泛 並預測將來可能之發展 各級項目名稱以簡為主 字數以二至九字為準 檔案分類 各級項目名稱及其代表符號 經確定後即編制檔案分類表 第五節檔案管理詳述50分鐘 檔案分類表一經確定不宜任意修改 檔案分類表內各級項目應預留若干空格
9、 以備將來業務發展用增加時隨時增補之用 檔案應分別以文書性質 來源 時間 內容為案名 每一檔案夾以存放同一分類號之各案為原則 如同一類號之案件過多時 得用續夾 依年度檔號大小順序排列 檔案管理單位 對收到歸檔公文 以當日處理完畢入檔為原則 第五節檔案管理詳述50分鐘 4 檢索調閱借調檔案以借調人的工作內容有關為限 檔案管理人員在檢取檔案 注意迅速正確 檔案借出時 應將所調檔案及調案人部門 姓名 日期 時間登記清楚 便於隨時查催 借調機密檔案 應向上司匯報後再行處理 檔案如已被他人調用時 應向前調案人催還 再依手續送交調案人 調案人不得在檔案處所 擅自檢取或翻閱抄錄案卷 借調之檔案 不得泄密 拆散 塗改 抽換 轉借 轉抄 遺失 非經批准不得復印 第五節檔案管理詳述50分鐘 借調檔案要有一定的期限 愈期不還者呈報上級處理 歸還檔案不得有缺漏 塗改 增損 抽換 拆散等現象 檔案歸還後 應在登記表上注明還案日期 以便查考 5 保管1 檔案室內應經常保持乾燥並注意加強其通風設備 2 檔案架 檔案櫃 附件箱等設置 以鐵質能防潮防蟲為宜 3 檔案室內外應備滅火器具 室內嚴禁吸煙及存放易燃物品 4 室內外適時噴灑滅鼠藥 殺蟲劑 5 無論入檔或借閱 均應保持整齊 妥善保護 6 破損檔案應及時修補或重制 7 銷毀之檔案應請示上級決定後再行處之 同時在登記表上注明 演講結束
