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1、1 办公成本管理办法 为了更好地控制办公成本 节约办公费用 有计 划 有控制的开支 特制公司成本控制管理办法 1 办公用品的领用 采购和使用 1 办公用品领用实行控制标准领用制 即每月 25 日前 以部门为单位 按人均 10 元的标准统计选 购办公用品 填写 办公用品选购表 报公司办公 室 由办公室综合平衡后集中购买 于次月5 日前 集中发放 其他时间 一般不再办理办公用品的领 用手续 2 办公室应选择质优价廉的办公用品进行购 买 确保质量 降低成本 3 各部室工作人员在工作开展过程中 应妥善 保管好领用的办公用品 防止丢失 同时应爱惜使 用办公用品 尽可能的延长使用寿命 能再利用的 物品 就
2、要充分发挥其使用价值 拟定文件草稿可 以先用旧纸打印 复印纸双面复印等等 千方百计 的降低能源 2 车辆使用和油票控制 2 1 确因工作需要用车的 各部室可提出用车申 请 在申请提出过程中 各部室应把需办事务安排 妥当 各类手续 资料带齐备全 能一次外出办理 的 就不要跑二趟 能合并同类项的 就合并办理 减少用车次数 2 地铁沿线 公交车3 站之内 近距离的公务 事情 各部室尽可能自行前往办理 以减少车辆损 耗 公司购有贰张公用乘车IC 卡 外出公务人员可 向办公室申领 用后及时归还 3 物资部应合理统筹安排车辆使用 即要考虑 轻重缓急 又要兼顾统筹安排 能两个部室合用一 辆车的 就不要安排二
3、辆车外出 4 车辆使用过程中 驾驶员应合理规范的操控 车辆 并注意平时的检查 维修和保养 使车辆保 持良好状态 减少车辆故障率 降低车辆维修费用 5 公司公务车辆和公司领导应配而没配车辆 使用自驾车辆 可按实际用油情况 予以加油 自 驾车辆用于公务工作的经公司总经理批准后 可以 办理加油事项 6 因工作急需 且公司公务车辆暂时无法安排 在物资部确认情况并得到总经理批准后 业务经办 人员可以一次性的乘坐出租车 特殊工作情况 又 来不及按程序请示 员工乘坐出租车的 事后应有 3 合理说明 其他情况的乘坐出租车产生的费用 均 由乘车者自行支付 3 员工工作餐管理 1 员工工作期间 由办公室根据各部室
4、实际出 勤人数 统计汇总就餐人数 通知送餐公司送餐或 在指定餐厅就餐 办公室统计汇总出勤人数时 要 认真记录 准确无误 即要保证每一名员工的供餐 又要防止统计数字不准确 造成浪费 2 各部室员工在出勤工作日有不在公司就餐 时 请及时通知办公室做订餐人数的减少 特别是 人数减少较多的情况时 请务必通知办公室 以免 订了餐 又无人就餐的情况出现 3 不在公司本部工作的项目工作人员 按照项 目工作人员餐费补助标准支付就餐费用 节约归已 超支自理 在富华 美惠大厦工作的同志执行集团 公司就餐管理办法 4 电话费管理控制 1 各部室电话是为工作业务的开展进行而专项 配置的 公司员工在工作中使用电话 应简
5、洁 扼 要 长话短说 以减少通话时间 2 公司各部室之间联系应使用内部电话 直拨 外线电话主要做为对外工作联系时再用 3 公司不提倡员工在公司内打私人电话 确因 4 事务重要或紧急 应简短通话 切不可将公务电话 变成私人事务办理或聊天的工具 4 公司严禁员工用公务电话拨打信息电话 凡 是在话费清单中出现信息台话费的 一律由拨打责 任者个人缴费 责任者无法分清的 由话机所在部 门负责缴纳话费 5 做为公司内部公务电话 各部室员工应谢绝 外部人员使用公司电话 特别是对分包单位工作人 员使用公司电话的情况要加以控制 不能任其随意 拨打电话 6 公司办公室要加强电话话费的监督管理工 作 对话费明显偏高
6、或长期居高不下的电话话费 要进行清查 清查中不合理的话费将由话机所在部 室负责缴纳 5 电脑使用管理 1 各部室员工在使用电脑过程中 要按照规范 要求进行操作 不得私自修改系统配置 不得私自 拆卸和连接各种硬件设备 不得违规鲁莽操作和使 用未经病毒检查的软盘 造成电脑损坏或出现故障 病毒 增加电脑的维修费用 2 公司使用统一的宽带上网方式 上网费用限 额包月 各部室员工不得再在此方式之外另行登记 上网 造成费用的增加 5 3 公司在企业内部建立了计算机局域网络 它 具有共享数据 共享硬件 软件 提高工作效率的 作用 也为公司无纸化办公创造了条件 公司与部 门之间 部门与部门之间 凡是能够在内部
7、局域网 上直接沟通信息的 就应充分利用内部网络去进行 沟通交流 形成彼此相互沟通的网络系统 减少纸 张的传递行为 6 办公用具 办公设备的使用及管理 1 各部室员工对所配置的办公用具 桌 椅 柜 沙发 电话等 负有使用和保管的责任 每名 员工应爱惜使用办公用具 并采取适当的措施保证 办公用具的完好 延长办公用具的使用寿命 2 对于公司配置办公用具 任何员工及所在部 门不得擅自挪用 更不允许私自处置 造成公司财 产的损失 3 公司内的办公设备 如复印机 传真机 打 印机 空调 饮水机 吸尘器 电话机 冰箱 洗 衣机 装订机 打图机等 管理责任部门要尽到维 护保管责任 使用者要尽到爱惜使用的义务
8、延长 办公设备的使用寿命 减少维修和新置设备的费用 4 办公室每年最少一次要对公司的办公用具 办公设备进行盘点 查对帐物是否一致的情况 同 时办公用具 办公设备的主管部门和使用部门要加 6 强监管 经常察看 办公用具 办公设备使用与保 管的情况 对不当行为者要进行批评劝阻 对损坏 和丢失办公用具 办公设备的责任人要追究责任 包括经济补偿责任 7 水 电使用管理 1 公司员工在工作中要养成良好的节约用水 节约用电的意识 要像自己家里一样随时注意节水 节电 2 天气晴朗 室内光线充足时 可以不开室内 照明灯 已经使用的照明及各种用电设备在工作人 员离开时 要注意随手关灯 随手关机 3 员工洗手或其
9、他需要用水时 要注意不要无 节制的让自来水白白流失 用水时 如有可能 应 加快用水速度 减少用水时间 天气转暖可以不用 热水时 建议员工不要用热水洗手和做它用 8 招待费 礼品费的使用管理 1 各部室应严格控制招待费 礼品费的支出 能不花钱的就不要花钱 能少花钱就一定不要多花 钱 2 对于工作中必须支出的招待费 礼品费 各 部室要有计划的控制使用 全年招待费 礼品费一 般情况下应不能超出计划框架 3 招待费 礼品费严格执行一支笔审批制度 7 即公司最高管理者审批制度 其他公司领导无权允 诺招待费 礼品费的使用支出 9 加班费控制管理 1 各部室安排日常工作 应有序和饱满 能在 八小时内完成的就
10、不要向后拖延 能在工作日完成 的就不要安排工休日 节假日加班 2 确因工作需要加班的 各部室要将加班事由 加班工时 加班人员等情况向主管领导申报 获得 批准后 方可安排加班 员工本人和部门均无权自 行安排加班事宜 4 员工加班后 各部室考勤员 办公室要认真 核对员工实际加班工时 按照真实 准确的情况计 算加班工时 并以此做为计算加班工资 或相等时 间倒休 的依据 10 员工离职移交物品管理 1 员工因劳动关系解除离开公司时 应将所负 责的公物及经办事务向公司有关人员移交 离职员 工分管物品如有损或遗失 负有赔偿责任 2 员工离职后应在一个月之内将人事档案按正 规手续转出 否则应承担人才服务中心的存档管理 费 8
