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1、房地产项目档案管理 2010年4月23日 主要内容 一 企业档案管理概述二 项目文件归档范围与质量要求三 项目档案工作的组织与责任四 项目竣工文件的编制要求五 项目文件的整理与归档六 项目档案的移交与验收 一 企业档案管理概述 1 企业档案构成2 企业档案工作原则3 企业档案工作职责4 企业文件归档时间5 企业档案整理 一 企业档案管理概述 1 企业档案构成 从内容上划分 包括经营管理 生产管理 行政管理 党群管理 产品生产 科研开发 项目建设 设备仪器 会计业务 职工管理等方面的档案 从载体形式上划分 包括纸质 光盘 磁带 照片及底片 胶片 实物等各种载体的档案 一 企业档案管理概述 2 企
2、业档案工作原则集中统一管理原则国家档案局 国家经贸委 国家计委 企业档案管理规定 档发 2002 5号 第七条 企业各部门负责归档文件材料的收集和整理 并定期交本企业档案部门集中管理 任何人不得拒绝归档 DA T42 2009 企业档案工作规范 统一领导 统一管理 统一制度 统一标准 分级负责原则以资产与产权关系为纽带 分级保管本企业的档案并指导和监督所属机构和控股企业的档案工作 确保安全原则 一 企业档案管理概述 3 企业档案工作职责企业职责企业各部门职责 1 企业各职能或承办部门及项目负责人 应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责 2 企业各职能或承办部门及项目文件形成者 应负责积累文件
3、 并对归档文件的齐全 准确和形成质量负责 3 专兼职档案人员 应负责收集 整理应归档的文件 对归档文件的整理质量负责 一 企业档案管理概述 3 企业档案工作职责企业档案部门职责 1 统筹规划企业档案工作 制定企业文件归档和档案鉴定 整理 保管 统计 利用 移交等有关规章制度 2 负责企业档案的收集 整理 保管 鉴定 统计和提供利用工作 3 指导企业各部门 项目及专项工作文件的形成 积累 整理及归档工作 4 监督 指导 检查企业所属单位 包括派出机构和投资的全资 控股企业 的档案工作 一 企业档案管理概述 4 企业文件归档时间 文书档案 各部门在第二年6月底前完成上一年度档案的整理工作 并向档案
4、室移交 项目建设文件 项目竣工验收前归档 周期长的可分阶段 单项归档 外购设备仪器文件 在设备开箱验收后即时登记归档 会计核算专业材料 会计年度终了后由会计部门整理归档 保管一年后向档案部门移交 电子文件 逻辑归档定时进行 物理归档与相应门类或内容的其他载体归档时间一致 磁带 照片及底片 胶片 实物等载体形式的文件 在工作结束后及时归档 或与相应内容的纸质载体归档时间一致 更新 补充的文件 内部机构变动和职工调动 离岗时留在部门或个人手中的文件 企业资产与产权变动过程中形成的文件 其他活动中形成的文件等 应随时归档 一 企业档案管理概述 5 企业档案整理 1 文书档案依据DA T22 2000
5、 归档文件整理规则 按 件 整理 2 科技档案依据GB T11822 2008 科学技术档案案卷构成的一般要求 按 卷 整理 3 会计档案依据 安徽省会计档案管理办法实施细则 整理 4 职工档案依据 企业职工档案管理工作规定 劳力字 1992 33号 管理 5 特殊载体档案整理 二 项目文件归档范围与质量要求 归档范围包括建设项目在立项 审批 招投标 勘察 设计 施工 监理及竣工验收全过程中形成的文字 图表 声像等形式的全部文件 1 综合2 项目准备阶段3 项目建设阶段4 项目竣工验收5 项目运行维护与更新改造 二 项目文件归档范围与质量要求 质量要求1 归档的工程文件应为原件 合同归档正本
6、2 工程文件的内容必须真实 准确 与工程实际相符合 3 字迹清楚 图样清晰 图表整洁 签字认可手续完备 4 需永久 长期保存的文件不应用易褪色的书写材料 红色墨水 纯蓝墨水 圆珠笔 复写纸 铅笔等 书写 绘制 5 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大 耐久性强的纸张 图纸一般采用蓝晒图 竣工图应是新蓝图 计算机出图必须清晰 不得使用计算机出图的复印件 6 非纸质文件材料应与其文字说明 对事由 时间 地点 人物 作者等内容进行著录 一并归档 保证载体有效性 7 长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘 档案交接登记表 移交时间 移交部门 移交人签名 接收人签名 三 项目档案工作的组织与责任 总
7、则1 项目建设单位 业主 项目法人 负责组织 协调和指导勘察设计单位 施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件 2 在签订项目设计 施工及监理合同 协议时 应设立专门条款 明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理 归档责任 3 项目文件的收集 整理 归档和项目档案的移交应与项目的立项准备 建设和竣工验收同步进行 项目档案应完整 准确 系统 4 建设单位 勘察单位 设计单位 施工单位 监理单位和材料 构件及设备供应单位应完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理 归档工作 三 项目档案工作的组织与责任 责任1 项目准备阶段 1 建设单位各机构负责收集 积累和整理项目
8、前期文件以及设备 工艺和涉外文件 2 勘察 设计单位负责收集 积累勘察 设计文件 并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件 2 项目施工阶段 1 项目实行总承包的 由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集 积累 整理 并提交总承包单位汇总 2 由建设单位分别向几个单位发包的 由各承包单位负责收集 积累其承包项目的全部文件 三 项目档案工作的组织与责任 责任2 项目施工阶段 3 项目监理单位负责收集 积累项目监理文件 受建设单位委托 监督 检查项目建设中文件收集 积累和完整 准确 系统情况 审核 签署竣工文件 并向建设单位提交有关专项报告 验证材料及其他监理文件 3 项目试运行阶
9、段试运行单位负责收集 积累在生产技术准备和试运行中形成的文件 项目器材供应 财务管理单位或部门负责收集 积累所承建项目的器材供应和财务管理中形成的文件 三 项目档案工作的组织与责任 措施1 项目文件产生于项目建设全过程 其形成 积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围 工作标准或岗位责任制 并有相应的检查 控制及考核措施 2 纳入合同管理 把好合同签署关 如在施工合同中设立专门条款 明确施工单位提交建设单位项目档案的名称 内容 版本 套数 时间 费用 质量要求及违约责任 在监理合同中明确监理单位对竣工文件审核和向建设单位提交监理档案的责任 合同执行关 合同付款关 3 档案人员参加
10、工程验收 参加设备开箱验收 4 建立覆盖建设单位各机构和各参建单位的项目档案工作网络 加强专 兼职档案人员培训 四 项目竣工文件的编制要求 一 竣工文件编制要求1 竣工文件主要内容有 施工综合管理文件 测量文件 原始记录及质量评定文件 材料 构 配件 质量保证书及复试文件 测试 调试 及随工检查记录 建筑及安装工程总量表 工程说明 竣工图 重要工程质量事故报告等 2 文件数量未满足合同或协议规定份数的 按要求复制补齐 3 对施工文件 施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实 并按要求修改或补充标注到相应的文件上 4 与施工图有关的设计变更 现场洽商和材料变更可与竣工图编在一起 也可以单独
11、组卷 但一个项目应统一 5 凡为易褪色材料 如复写纸 热敏纸等 形成的并需要永久和长期保存的文件 应附一份复印件 四 项目竣工文件的编制要求 二 竣工图编制要求1 项目竣工图应由施工单位负责编制 监理单位负责审核 如果委托设计单位编制 应明确规定施工单位和监理单位的审核和签字认可责任 2 竣工图应完整 准确 清晰 规范 修改到位 真实反映项目竣工验收时的实际情况 3 按施工图施工没有变动的 由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章 4 一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更 可在原图上更改 加盖并签署竣工图章 5 涉及结构形式 工艺 平面布置 项目等重大改变及图面变更面积超过35 的 应
12、重新绘制竣工图 重绘图按原图编号 末尾加注 竣 字 或在新图图标内注明 竣工阶段 加盖并签署竣工图章 四 项目竣工文件的编制要求 二 竣工图编制要求6 同一建筑物 构筑物重复的标准图 通用图可不编入竣工图中 但应在图纸目录中列出图号 指明该图所在位置并在编制说明中注明 不同建筑物 构筑物应分别编制 7 建设单位应负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图 8 竣工图图幅应按GB T10609 3要求统一折叠 9 编制竣工图总说明及各专业的编制说明 叙述竣工图编制原则 各专业目录及编制情况 四 项目竣工文件的编制要求 三 竣工图的更改方法1 文字 数字更改一般是杠改 线条更改一般是划
13、改 局部图形更改可以圈出更改部位 在原图空白处重新绘制 2 利用施工图更改 应在更改处注明更改依据文件的名称 日期 编号和条款号 3 无法在图纸上表达清楚的 应在标题栏上方或左边用文字说明 4 图上各种引出说明应与图框平行 引出线不交叉 不遮盖其他线条 5 有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的 应在修改变更处进行杠改 当更改内容较多时 可采用注记说明 6 新增加的文字说明 应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更 四 项目竣工文件的编制要求 四 竣工图章的使用1 所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章 竣工图章中的内容填写应齐全 清楚 不得代签 2 由设计单位编制竣工图的 可在新图中
14、采用竣工图标 并按要求签署竣工图标 竣工图标的内容格式由行业统一规定 3 竣工图章应使用红色印泥 盖在标题栏附近空白处 4 竣工图章式样式样一式样二 竣工图章 DA T28 2002 竣工图章 GB T50328 2001 四 项目竣工文件的编制要求 五 其他注意事项1 竣工图应使用新的或干净的施工图 由施工单位编制竣工图的 应在设计合同中明确留作竣工图用的施工图套数 以及因修改增加新图的责任 2 一张更改通知单涉及多图的 如果图纸不在同一卷册 应将复印件附在有关卷册中 或在备考表中说明 3 在大中城市规划区范围内的重点建设项目 应根据 城市建设档案归属与流向暂行办法 第五条的规定 另编制一份
15、与城市建设 规划及其管理有关的主要建筑物及综合管线竣工图 4 编制竣工图所需的费用 由建设单位在与承包单位签订合同时确定 5 监理合同中应明确监理单位对竣工文件审核和向建设单位提交监理档案的责任 五 项目文件的整理与归档 组卷卷内文件排列卷内文件页号编写卷内文件目录编制案卷封面和脊背编制卷内备考表编制装订装盒与排列案卷目录编制 一 组卷 1 组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点 保持卷内文件的有机联系 分类科学 组卷合理 法律性文件手续齐备 符合档案管理要求 2 项目施工文件按单项工程 单位工程 分部工程 专业 阶段组卷 项目竣工图按建筑 结构 水电 暖通 电梯 消防 环保等顺序组卷 设备
16、文件按专业 台件等组卷 管理性文件按问题 时间或项目依据性 基础性 竣工验收文件组卷 监理管理文件按问题或文种组卷 检查验收记录 质量评定等技术文件按单位工程 分部工程 专业 阶段组卷 原材料试验按单项工程 单位工程组卷 3 案卷及卷内文件不重份 同一卷内有不同保管期限的文件 该卷保管期限从长 二 卷内文件排列 1 管理性文件按问题 时间或重要程度排列 2 施工文件按管理 依据 建筑 安装 检测实验记录 评定 验收排列 3 设备文件按依据性 开箱验收 安装调试 随机图样和运行维修等顺序排列 4 竣工图按专业 图号排列 5 卷内文件一般文字在前 图样在后 译文在前 原文在后 正件在前 附件在后 印件在前 定 草 稿在后 三 卷内文件页号编写 1 在一个案卷内 以件为单位编写页号 以有效内容的页面为一页 2 页号用阿拉伯数字编写 各卷之间不连续编页号 3 已有页号的文件可不再重新编写页号 如成套图样 印刷成册的文件 4 卷内目录 卷内备考表不编写页号 5 页号编写位置 四 卷内文件目录编制 档号 卷内目录 五 案卷封面和脊背编制 1 印制在卷盒正表面 也可采用内封面形式 2 档号可暂用铅笔
