《《精编》洛阳一拖数字档案馆策划方案》由会员分享，可在线阅读，更多相关《《精编》洛阳一拖数字档案馆策划方案（25页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、洛阳一拖数字档案馆方案建议书数字方舟信息技术有限公司2002年06月目 录前 言1一、现状分析2二、需求分析3三、方案概述53.1数字档案馆概念53.2数字档案馆局域网建议63.4 数字档案馆功能模块63.5 数字档案馆系统功能73.6 系统特点73.7系统优势9四、系统实施方案104.1 数字档案馆建议机构和工作模式104.2 系统流程114.3档案数字化加工114.4 数字档案的存储和备份134.5 数字档案管理134.6 信息浏览与检索144.8 信息安全机制15六、硬件平台选择和软件配置156.1档案的数字化加工系统配置156.2 存储备份系统配置186.3 管理、发布系统配置19七、
2、系统预算207.1 加工系统预算207.2 存储系统预算217.3 管理发布系统预算22八、售后服务228.1 技术服务内容228.2设备质量保证238.3培训服务238.4项目管理支援238.5 系统升级服务23前 言人类文明在新千年的钟声中进入了一个崭新的时代数字化信息时代。在这个全新的时代，信息将成为经济生活和社会生活的主宰，信息管理与应用的成功与否直接关系着社会的进步、企业的发展以及整个国民经济的发展。Intranet/Internet计算机网络的迅猛发展给各行各业带来新的机遇的同时，也带来了新的挑战。在新时代的挑战面前，传统的工作模式、思维方式以及生活方式必将发生着重大的变革。各级档
3、案局（馆）作为政府机关主要信息来源之一，每年收集各种类型的档案，为各级政府、机关部门提供及时、有效的档案资源服务，在我国的经济发展中起着举足轻重的作用。对各种档案的整理、组卷、手工抄写和编印大量的各式目录表格，对存放的档案进行到期鉴定和密级鉴定，档案的查阅以及利用统计等工作，劳动强度大，而且无法保证工作效率及服务质量。在这个新的时代，档案工作的信息化工作应跟上信息时代的发展步伐，适应社会经济发展的需要，建立全套的自动化管理机制，继续为我国的经济发展增添动力和充分的信息资源。作为一家致力于文档数字化系统集成开发和研究的高科技公司，北京数字方舟信息技术有限公司秉承信息数字化、信息移植和信息增值的追
4、求，凭借着对纸张文档和信息技术的深刻理解以及成功建立数字图书馆的丰富经验，针对档案馆推出了一套全面高效的解决方案方舟数字档案馆系统。该方案的实施必将进一步提高档案馆的工作效率，使档案馆在社会经济生活中的作用得到淋漓尽致的发挥。我们的数字档案馆计算机网络将在局域网/广域网上实现电子文件与电子档案的统一管理和资源共享；在性能上保障数据有很好的传输效果，使网络应用能够平滑高效的运行。整个网络设计为Intranet/Internet应用模式，具有高速、开放、安全、易于管理的特点。一、现状分析档案是过去和现在的企业、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会
5、有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。与图书等其他文档不同，档案有其自身的特点：（一） 存储介质多样性当前，纸张还是主要的存储介质，辅助的存储介质有磁带、影像带和胶片等模拟存储介质，纸张还有文本、图纸等形式。另外许多档案馆还有一些电子文档存在。模拟介质（纸张、磁带、影像带和胶片）主要有存储空间大、信息不能同时供多人共享、查询时间长等缺点；而现有的电子档案文件格式多样，在浏览和传输上没有统一的工具，相互之间没有兼容性，操作起来不方便的缺点。（二） 保存方式大量的模拟介质（纸张、磁带、影像带和胶片）保存在特定的仓库中。仓库占地面积大，需要大量的安全保障措施，诸如防火、防水、防霉等设
6、施；缺少完美的备份机制和自动恢复机制；不能满足异地查询的需要；查询时在许多个库房之间穿梭耗费了宝贵的时间等限制。（三） 管理模式几乎所有传统的档案馆都采用手工管理模式，包括档案的立卷、收发记录、档案鉴定销毁记录、档案编目整理、档案统计、档案编研、档案检索、档案归架等等，都是人工手工完成，劳动强度大。（四） 安全保障措施档案作为一种重要的信息资源，保障其安全是非常重要的。主要包括以下几个方面：档案资料实体的安全：即保证信息以及信息载体的安全。主要的安全隐患主要来自水灾、火灾或战争、地震等不可预料的灾难，由于存储介质本身的局限性将造成许多重要信息永久性的损失；信息密级管理：不同类型的档案有着不同的
7、密级管理。主要有绝密、机密、公开等几种。这种密级的具体实施依靠管理员的职业道德来保障。（五） 信息检索传统的档案查询和信息检索大都是依赖档案管理者的手工检索。一般的检索流程是：首先根据提供的文件字号或档案名称来检索目录卡片得到馆藏号，然后再根据馆藏号到库房上架查找，最后在做档案借阅等相关手续。由于受编目卡片分类的限制，检索条件单一。同时手工查找工作效率难以提高。当发生归架错误时，查找更加费时费力；当一份档案被借出后，他人无法同时得到同一份档案。二、需求分析（一） 严格遵守国家档案工作的工作标准档案工作直接关系着国家以及地区经济的发展甚至国家安全问题，是一个特殊的行业，因此档案工作必须严格遵守国
8、家关于档案工作的标准来执行。（二） 系统技术的先进性在科技高速发展的今天，谁采用了最先进的技术，尤其是最先进的计算机技术，谁就可以在竞争日益激烈的环境中立于不败之地。方舟公司在行业中一直以技术领先而著称，采用了国际最为先进的图像处理和压缩技术、国际通用的PDF文件格式、数据仓库、Internet/Intranet技术、OCR识别技术等，充分保证了该系统在行业中的领先地位，保障用户资金投入的高可用性，最大限度地维护用户利益。（三） 系统的开放性和扩展性系统应该能与OA系统进行无缝连接，同时还应该支持与第三方应用系统的衔接，方便用户的后期开发和系统扩展。（四） 馆藏各种介质档案收集归档为统一格式的
9、电子文档模拟介质的特点是数量大、幅面不同，把这些文件转换为数字化的影像信息，需要借助于高性能、高效率的扫描设备或多媒体加工设备，保证档案的全面完整，保证信息的高度保真。各种载体的档案（包括电子文件）需要转换为统一的格式，便于浏览和交互。方舟公司提供国际通用的、跨平台的PDF格式作为数字档案的最终存储格式。（五） 大量数字化档案信息保存和备份在保护原始档案实体的基础上，对大量数字化信息的保存不仅可以方便数字档案馆的基本功能：异地浏览、网上传输、快捷检索，而且数字化信息完善的备份方案保证了档案信息的绝对安全。目前海量数字化信息的存储介质主要分为两大阵营，一个是磁盘阵列，一个是光盘库。磁盘阵列具有调
10、阅快的优点，但保存周期短；光盘库虽然调阅速度比磁盘阵列稍慢一点，但保存周期长、可扩展性好且安全可靠。因此档案系统应该首选光盘库作为海量信息的存储载体。（六） 自动化的操作和管理档案的日常事务包括档案编目、著录和立卷、鉴定销毁、密级鉴定、档案编研、移入移出管理、使用统计等等，这些管理劳动强度大，手工劳动效率也低。数字档案馆应该彻底改变这种局面，实现管理的自动化和现代化。方舟推荐的管理模式是中心管理模式，体现集中管理的思想，在保证档案安全的同时保证高的工作效率。方舟的档案管理系统无论在用户界面、事务管理范围还是维护手段上，甚至每一个细节上，都保证了管理的便捷和高效性。（七） 本地/异地信息查询检索
11、建立数字档案馆目的之一就是要实现信息准确、快速查询。查询检索要求：查询界面友好；无需培训查询人员；查询范围和权限设定：目录查询和原文查询；多种查询条件；在网络环境下，用户首先输入用户标识和口令，一旦得到确认为合法用户，即可利用应用系统提供的交互界面，输入检索条件：题名、文件字号、主题词、档号、保管期限、内容提要、密级等的一个或多个，系统将会利用该条件去匹配数据库中的记录，再在光盘或影像服务器中找到相应的电子文件，并显示在用户的屏幕上。用户根据自己的权限选择浏览、打印等操作。（八） 档案的网络安全性数字档案馆是管理数字档案的系统，与其他信息最大的不同，档案具有安全级别。数字档案馆系统的信息基础设
12、施网络必须安全的。建立健全安全保密规章制度是保障档案信息安全的有力保障。同时还应该：数据库加密；文件级别加密；传输过程中加密；完全物理隔离的不同网络布局；（九） 服务的连续性一个系统的成功与否，除了技术本身的先进性外，其方案提供商服务的连续性也非常重要。因此，选择一家有实力、有声誉的合作伙伴是应用成功的关键。数字方舟在IT行业中一直保持着勃勃生机。“信誉第一，服务至上”的理念是我们成功的基础。在与用户的长期合作中，我们一方面为用户提高不间断的技术服务，保证其系统的领先地位，另一方面我们通过用户的反馈不断提高系统水平，以更好地服务用户。用户在任何时候都能得到方舟经验丰富技术支持人员及时、高效的服
13、务。三、方案概述3.1数字档案馆概念所谓数字档案就是数字形式载体的档案，其含义如下： 数字档案是一种新型载体的档案。 具有“历史记录”特征且为社会所认同的电子文件，才能成为档案。 电子文件只有在满足一定条件时，才可以成为数字档案。 除开载体形式不同，数字档案应具备其他载体形式档案的所有特征。数字档案馆是具有管理数字档案能力的一个系统，它能够全方位、全过程地对数字档案进行管理，并能够为所属地区立档单位提供数字档案管理服务。数字档案馆包括行政组织、管理规范和支撑其运作的计算机网络应用系统，是整个电子政务的一个组成部分。数字档案馆涉及到档案信息资源的形成、整理、存储、检索、传递、保护、利用、鉴定、销
14、毁、统计等全过程。数字档案馆代表的是一种信息环境和基础设施（包括软、硬件系统的设计和组织实体的建立）的构建。它的含义有以下几点： 接收元数据及其实体并对文件实施自动化管理、利用和控制； 将馆藏档案数字化，实现数字化档案资源在网上的发布和传送； 支持馆藏各种档案实体的自动化管理； 组织对数据的有效访问和查询，使利用者可以通过网络对数字化档案信息资源进行查阅（包括目录、索引和全文）； 支持以网络连接不同档案馆的数字化馆藏，提供不同地区的档案信息资源； 与办公自动化系统衔接，实现公文自动归档。3.2数字档案馆局域网建议局域网拓扑结构图档案馆局域网可采用快速以太网、千兆网、VLAN(虚拟局域网)、局域
15、网中的VPN技术（VLAN）、局域网中的QOS（802.1p）等技术相结合的技术路线，建立一个技术先进成熟、使用维护简单方便的网络。3.4 数字档案馆功能模块方舟数字档案馆由个功能模块组成：数字化加工模块、数字信息存储模块、数字档案馆管理模块、信息检索，模块以及信息发布模块。数字档案存储模块结构图：数字化加工（馆藏加工和OA系统正在产生的档案）信息发布模块档案管理模块信息检索模块图3 数字档案馆的功能模块3.5 数字档案馆系统功能数字化档案馆系统功能主要包括：1. 馆藏各种形式的档案装订为统一格式的PDF格式；2. 对档案文件自动地建立相关的索引信息；3. 支持传统立卷和文书的简化立卷；4. 报表格式、案卷属性等的定制；报表直接导出到光盘上。5. 方便快速准确的档案信息检索6. 光盘、缩微胶片存储和备份7. 数字档案事务管理和系统管理：包括包括文件管理、整理编目、鉴定销毁、档案保管、档案统计、档案检索、档案编研、档
