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1、办公室2009年度工作总结及2010年度工作计划2009年，是公司努力克服世界经济危机，苦练内功，主动出击，并在不利的形势下取得较好的经营业绩的一年。一年来，办公室全体员工在公司领导的关心和支持下，在各部门的积极配合及大力协助下，围绕公司全年工作目标及办公室的工作重点，统一思想、坚定信心，苦练内功，提升管理能力，抓紧办公室工作各环节的管理，做好为公司、为部门、为员工三个方面的服务，认真履行办公室的各项职责，办公室员工在各个岗位认真有序地开展工作，取得了较好的工作实绩。现将办公室2009年工作总结如下：一、二00九年工作总结（一）提升综合管理能力，规范化的提供办公室服务今年以来，结合公司的管理举
2、措，制定了办公室2009年管理提升计划，围绕“信息化工作提升”、“车辆管理工作提升”“ 执行力提升”“服务质量提升”四个方面做好办公室管理提升工作。在信息化提升方面，着重解决ERP系统在运行中突出存在的问题，打造了公司内部论坛，完善了监控系统，在生产车间加装了监控设备；在车辆管理提升方面，加强学习，提升责任和服务意识，并强化费用管理，精打细算，节约运输费用；在执行力提升方面，采取持续并不断改进的执行力考评方法，加大监督检查力度，对布置的主要工作任务做到有计划、有实施、有跟踪、有结果、有记录；在服务质量提升方面，在日常工作中协调好员工数量并且做到每项工作专人负责，尽可能快速的为“客户”提供服务。
3、并在公司原有制度的基础上，拟订完善了办公室业务流程、驾驶班工作流程、车辆清洗管理细则等相关管理规定，抓紧办公室工作各环节的管理。比如驾驶班工作，在行车、加油、洗车、送修、补休、报帐等方面都拟定了工作流程，使工作开展起来有章可寻，易于执行，有效的提高了驾驶员的工作效率和服务质量。此外在办公室业务的工作流程方面，明确工作步骤及责任人，提升了可执行力，使得办公室员工能更好的配合各部门做好服务工作。在工作的过程中根据流程要求，不定期的进行检查，每月对做得好的进行表扬和奖励，对执行不到位进行批评和处罚，逐步形成规范化运作及良好的工作习惯，进一步提高办公室服务水平。（二）细化任务、狠抓落实，努力完成办公室
4、年度目标办公室结合2008年底制定的“练内功”计划，认真分析办公室工作的特点，对办公室人员进行了责任分工，将任务细化落实到人，同时更新服务观念、完善工作流程、全面推进办公室整体工作效率和服务质量。在办公费用开支方面，年初联系各办公用品供应商洽谈，多方询价，货比三家，争取到最低的采购单价与供货方签订年度供货合同，并针对各部门办公用品的使用情况对指标进行了调整，在审核部门办公用品计划时严格控制。今年办公用品采购开支125824元，与去年同期相比下降了24%，办公成本降低取得较好的成果。在车辆修理费用控制方面，联系多个修理厂报价，与对方签订定点维修合同时在最低的维修单价的基础上要求修理厂再降8%，在
5、送修过程中注意审核报价单，做好修理过程的跟踪，确保每一笔修理费用到实处，今年在新增一辆货车，且运输产品任务比去年同期上升41%的前提下，维修费用仅为68142元，比去年同期上升2%。在信息化管理方面，完善了ERP系统及监控系统，加强了公司网络及各系统的定期维护工作，建立网络及系统运行维修记录，限定故障修复时间，有效的保证了网络通畅及系统运行正常。在宣传方面，围绕“坚定信心苦练内功”及“成本挖潜”方面进行报道，全年拟写相关稿件35篇，通过宣传报道正确引导员工树立信心迎接挑战，提升公司凝聚力，全方位准确宣传公司的工作业绩和展现形象发挥了重要作用。2009年公司下达给办公室的考核项目为安全责任“0”
6、事故，围绕这个考核目标，安全教育贯穿于办公室日常检查、会议强调、安全学习等多个工作环节中。截止至2009年12月，办公室未发生一起安全责任事故，圆满的完成2009年部门考核目标。（三）加强安全教育，倡导沟通配合，做好车辆服务工作2009年加强了驾驶员的安全教育及思想教育，在部门例会上对车辆行驶潜在的不安全因素进行分析，要求司机疲劳不驾车、酒后不驾车、不开英雄车，并且要求驾驶员树立全局观念，积极倡导驾驶员与各部门做好沟通配合，认真为公司的生产经营工作服务。每月安排驾驶员学习安全行车知识和车辆维护保养知识，组织司机学习道路安全法及本公司的车辆管理制度，增强驾驶员的安全意识及服务意识。日常严格执行车
7、辆点检制度，每趟出车前、返回后认真对车况进行检查，发现问题及时维修、保养，做到车辆不带病上路，驾驶员不带情绪开车，确保行车安全。驾驶班现有员工7人，负责公司9辆车（其中货车4辆，小车5辆）的驾驶、保养、清洁工作。2009年合计行程38万公里，提供市内用车服务1118车次，异地出差用车服务292车次947天，为公司运送产品约18000多件。驾驶员无论是在休息日或节假日，只要工作需要，均能做到随叫随到，无条件出车，保证了各项工作的顺利开展和临时性任务的圆满完成。特别是货车驾驶员，今年下半年，随着公司生产经营态势逐步向好，运送产品的任务越加繁重，驾驶班的4名货车驾驶员平均每月的出差时间达20天以上，
8、基本上出差返回装了货第二天又出车，星期天、节假日也不例外，并且配合客户做好货物的卸车工作，在返程时还配合供应部采购公司所需原料、物资运送回公司，即做好驾驶员，又当好“采购员”、“搬运工”。2009年虽然工作任务繁重，但通过驾驶班全体员工的努力，即保“交期”，又保“安全”，全年未发生一起交通安全事故，圆满的完成每次出车任务。今年在做好运输工作的同时，还在降低运输成本方面下功夫，对各行车路线的过桥过路费进行了核算，并召集全体驾驶员进行讨论，综合路况、时间、费用等各方面的因素，制定了最佳行车路线，要求驾驶员无特殊情况，均按规定路线行车，经过初步试行测算年可降低约20%运输费用，最大限度的降底运输成本
9、。（四）保障运行，稳步推进信息化在管理中的应用2009年在信息化工作方面进一步完善了ERP系统、保密系统、监控系统，对ERP用户以往提出的问题与用友公司合作都进行了解决，保障系统运行正常满足各部门的工作需求；对保密系统进行了升级，加强稳定性和兼容性，确实保证对内使用通畅，对外发送时受限，即对公司的文件使用加以控制，又不影响正常工作的开展；对监控系统的设施进行了整改，新投入一批摄像头和监视器，重新购入专用的屏蔽网线，对监控线路进行重新布置，使得监控范围更加合理，监控效果更加理想。同时完善了相关制度，如计算机管理制度、商业机密资料保密管理实施办法等，加强计算机的使用管理，对一级涉密部门采取内、外网
10、分离的方式，专门设一台计算机开通外网，供查询资料使用，计算机USB接口采取强制封闭措施，对防止公司涉密资料流失起到较大的作用。到目前为止，公司共有服务器4台,电脑106台，打印机34台，复印机1台，传真机5台，扫描仪1台，投影仪1台等一系列办公设备，保证一线具体工作人员一人一机，有力地保障日常工作的正常开展，在工作中计算机管理员主动与各部门沟通，了解设备、系统的使用情况，发现问题立即解决，定期对计算机病毒进行查杀，今年全年维修办公设备1965余次，处理网络故障320余次，查杀计算机病毒653余个，并新购了网络硬件防火墙，有效的对网络病毒进行阻隔，确保设备、系统正常运行、网络通畅。在今年下半年，
11、还在1#、2#、5#车间内部安装了监控系统，每条生产线及控制室都安装了摄像头，生产过程控制得到了有效的监控，通过推进信息化在日常管理中的应用，大大的提高了工作效率及工作质量。（五）严格办文程序，做好公文管理办公室加强了对办文工作的管理，首先严格按照收、发文程序处理文件，并全程督办文件的落实，做到不积压文件，不漏办文件，对秘密文件严格控制，并按保密要求进行收回。全年共收文283份，处理传真件913份，传达电话通知43余次。其次，加强了对文件内容的把关，做到内容完整，合乎规范要求。认真做好各类公文起草工作，按照上级有关文件要求或公司领导的指示，及时完成各种工作计划、总结、会议纪要、汇报、报告、请示
12、、通知等公文的拟写，配合总工办妥善做好项目申报的有关工作，并且为公司荣誉的争取做好文字材料组织工作，全年共完成了广西优秀企业评选、广西优秀企业家评选、贺州市优秀专家评选、贺州市劳动模范和先进工作者评选、广西五一奖状章和工人先锋号评选、科技进步先进工作者评选材料等。及时完成对外报送文字材料10多篇，撰写上报上级部门总结材料10份，各类信息8篇。全年共发文115份，其中红头文件8份，普通文107份。（六）配合公司舆论导向，做好宣传报道工作2009年为了做好宣传报道工作，要求秘书积极参与公司的各项重要活动，并与领导进行的沟通交流，充分掌握舆论导向，积极寻找新闻点，及时报道重大新闻事件，宣传报道工作今
13、年有了较大的进步。围绕公司今年开展的“练内功”、“管理提升”、“降成本”、“5S活动”、“ISO培训” 以及“公司工作业绩”、“公司重要会议”、“各级领导视察”等方面都进行了宣传报道。全年共完成报道稿件35篇，其中桂东电力报采稿的共有20篇，公司内刊及墙报刊登15篇。供稿质量较去年有了显著提高，办公室秘书还被桂东电力评为该报的先进通讯员，新闻稿件生产线上竞风流获“二八年度广西企业内刊好新闻（作品）三等奖”，为上级领导及公司员工及时掌握公司的工作动态，全方位准确宣传公司的工作业绩和展现形象发挥了重要作用。每月按时收集、整理公司的一些重大新闻、好人好事、行业的发展信息和动态、举办的各类活动上传到公
14、司网站，通过网络媒体进一步做好公司的宣传工作，为塑造公司的良好形象起到了积极的作用。（七）按需采购、保障及时，认真做好办公费用控制工作今年办公室着重规范了办公类固定资产、办公用品、印刷用品的管理和采购行为，并结合去年各部办公用品领用情况，本着厉行节约、保障及时的原则，对各部门指标进行了调整，同时办公室从加强内部控制着手，进一步规范办公用品的采购行为，根据部门需求按计划完善审批手续再进行采购，跟进订购合同、协议、订单各条款的有效执行，保质、保量、保时供给所需物资。各项物资发放必须以所作计划相对应领用，减少没有节制的使用和无计划的领用。在办公用品计划的收集和归纳上，整合公司各个部门计划，严格审查和
15、控制，从开始作计划即予以监控，剔除个别部门的不必要计划。对于办公用品的发放，坚决执行必须以旧换新的原则，做到领用必须是有用，有用才去领用。通过严格的控制，今年办公费用开支与去个相比有了较大降幅，全年采购办公用品开支125824元，比去年同期采购办公用品开支166124元下降了24%。严格执行公司办公用品及办公设施管理制度的相关规定，做好采购物质入库检测、验收跟踪，对验收不合格的物资及时按程序规定进行退料处理和办理善后工作，保证采购物资的价格合理和质量合格。认真细致地开展工作，购买及时、发放及时，确保不影响各部门正常工作开展。在复印纸的使用控制方面，为避免误操作造成的用纸浪费，今年指定专人进行复
16、印操作，并对复印纸的使用加以控制，对于需复印的资料要经部门负责人审批后方予复印，领用复印纸时需提交部门的用纸记录。通过这些措施的实施，有效的降低了复印纸采购费用。2009年采购复印纸开支6400元，比去年同期采购复印纸开支7845元下降了18%。（八）服务及时、跟踪到位，确保各类办公设施保持良好的状态。在办公设施维护及管理方面，对公司的办公设备、空调、电脑等办公类固定资产进行清点并完善固定资产清册录入ERP系统，严格按照”谁使用、谁保管、谁负责“的原则进行管理。对每一台办公设备建立档案，对维修事项进行记录跟踪，包括维修备件使用量、硒鼓及易损备件使用量等数据，最大限度的增加的使用时间、减少故障率。今年除做好日常办公设备的维护及修理外，主要做好以下几项工作：一是车间的防虫工作，对纱窗及塑钢门进行维护，联系安装新生产线的防虫罩及不锈钢扶手；二是对新增办公场所的办公设施进行了采购和调配；三是对一些办公设施进行了保养
