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1、档案管理制度一、档案接收制度（一）凡是我局在基本建设、生产经营、科研技术、工程管理、防汛抗旱等活动中形成的、经过办理完毕、具有保存价值的各种文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录，均应整理归档。（二）接收时间及程序。各业务部门必须按照各类档案的归档范围，将具有保存价值的材料收集齐全，进行整理，移交给档案室，立卷人认真填写移交目录，对照档案，查点清楚，立卷人与接收人应在移交目录上签字，各保存一份（移交目录表由档案室提供）。1、科研档案在研究课题结束后，次年6月底前归档。归档前，应先进行整理、分类（一个课题一套材料，实验记录本应按课题分别记录，不得多课题任务内容记在同一记录
2、本上），填写归档文件材料审查意见（签字手续完备），整理后由兼职档案员到档案室预立卷并办理移交手续。2、机关各部门每年三月底前将预立卷的文件材料移交档案室。3、基建项目在完工验收后六个月内归档。4、大型仪器设备资料在验收后归档。5、文书档案按照“随办随归”的原则，及时或定期归档。6、会计档案按保存两年后，每年三月底前归档。7、声像档案每年三月底前归案（录音、录像、题词、照片）。8、去世五年后的人事档案每年六月底前移交文书档案保管。9、专利档案由项目负责人每年一月底前归上年度形成的专利材料。（三）移交的案卷质量必须符合规范，对不符合要求的，要限期整理，待符合标准后才接收。1、案卷内文件材料要齐全、
3、完整。2、案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，必须是钢笔、毛笔书写或打印件。不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。二、档案整理制度（一）建立档案联络网，网员为兼职立卷人，负责本单位档案的收集、整理，实行预立卷。（二）档案的整理工作必须按照“便于保管、方便利用”的原则和要求，必须保持文件之间的有机联系，根据其形成特点和规律进行整理。（三）根据有关档案分类原则、规范，结合本单位实际，编制科学的档案分类方案。（四）根据文件材料所反映的不同问题，区别不同保管期限，进行系统整理、合理组卷。（五）案卷的封面要采用国家规定的标准格式，并按规定填写。（六）案卷质量
4、符合标准。案卷编目要正确，案卷题名要简明，要准确反映卷内文件内容，保管期限划分准确，组卷合理，卷内文件排列系统，书写要用毛笔或钢笔，字迹要工整、清晰。装订整齐、美观。三、档案统计制度（一）为总结档案工作经验，认识和掌握档案工作的基本规律，用数量的方法，揭示档案工作的发展过程，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。 （二）档案统计主要有档案管理基本情况统计，档案数量统计，档案提供利用及其效果的统计等。统计工作要实事求是，科学地反映情况，严防随意更改。（三）建立健全档案的登记、统计制度，统计应及时，数据要准确、可靠，帐物相符。（四）按年度做好档案接收、保管、借阅、销毁的统计工作。（五）按年度做
5、好档案管理机构和人员状况、档案设施情况的统计等工作。（六）加强对统计数据的利用、定期分析，及时提供给领导及有关部门，为制定计划、总结工作，探索本处档案工作规律提供依据。（七）根据上级主管部门的要求，及时、准确地填报有关报表。四、档案保密制度（一）认真贯彻中华人民共和国保守秘密法，树立正确的保密观念，遵守各项档案管理制度，自觉执行保密制度。（二）凡属密级档案，必须依照规定的阅读范围，经主管领导批准，方可查阅或借阅，未经批准，不得随意复印、摘抄档案。（三）查阅密级档案内容由档案室人员提供，经办人员不得擅自翻阅，与本人工作不对口带保密内容的档案一般不予查阅。密级档案一般不予外借，确需外借的必须经处领
6、导批准，并采用安全的箱、柜存放，防止丢失。（四）非专职人员未经许可，不得进入密级档案库房。（五）未立卷的保密文件材料，保管有序，不随意乱放。（六）密级材料的重复件，应按保密规定处理。（七）档案开发与提供利用，必须严格执行保密制度。（八）本室人员不得私自将库内档案调出或向他人提供档案内容。（九）违反本制度，故意或过失泄密者，看情节轻重，按保密法给予处理。五、档案借阅制度（一）档案管理人员要积极提供档案，为我局的中心任务和各项工作服务。（二）内部借阅档案，应在档案借阅簿上登记题名、卷号、利用目的、借阅日期、归还日期。凡属密级档案，必须依照规定的阅读范围，经主管领导批准，方可查阅或借阅。（三）外单位
7、借阅档案，凭介绍信并注明查阅目的和范围，经局领导批准后在档案室查阅，不外借，如有特殊情况须外借，必须经处领导批准。外协单位，因工作需要查阅与协作项目相关的档案时，应与业务部门相关人员共同办理查阅、借阅手续。（四）机密、绝密档案需经处主要领导批准后方可查阅。档案原件原则上不得借出或复印，如有特殊需要，须报经局主要领导批准。借阅人除详细填写外借登记簿外，并每卷需交300500元押金，由处经办人壹个月内负责收回归档。（五）档案在借用期间，利用者应保护档案，不准拆散、抽出、调换、圈点、划线、涂改和转借他人等，必须注意保密和保证档案的绝对安全。不得自行影印或复制。（六）摘录或复制档案，须经管理人员校对审
8、核后才能带走。局内借阅时间不得超过两星期。如确系工作需要，须办理续借手续。因工作调动者，需归还所借档案，并经档案室签字，否则不预办理调动手续。（七）所借图纸等不能用于施工现场。底图一律不外借，需要时可在档案室查阅。（八）借阅档案要当面点清，归还时管理人员必须认真验收，方可注销。发现有损毁或涂改等问题，责成修复补救。（九）档案遗失时，外单位扣留借阅者押金，处内对借阅者或经办人每卷罚款300500元。六、档案修改补充制度（一）为了真实地反映工程情况，确保科技文件材料的准确性，随着科技的发展，工程的维护、改造、设备的更新，必须对已经归档的科技文件材料进行修改补充。（二）更改已经归档的科技文件材料由档
9、案部门组织有关业务部门填写更改单，经主管领导审查批准后，持通知单到档案室进行更改。（三）修改内容较小时，可直接在页面“杠改”、“划改”或者发送“变化通知单”，修改后应在修改处加盖“更改章”。修改内容较多时，应另外行文，原文作废。新文列入原文目录并注明所代替的原文编号。作废的文件应注明新文的编号，根据需要另行保管，如确无保存价值，严格执行销毁制度。（四）更改补充后的底图，应复晒新图，连同更改通知单及其它文件材料一道归档，新图提供利用，同时旧图作废。（五）对修改后的档案，入库前要认真检查，发现问题及时采取措施，以维护档案的安全。七、档案鉴定销毁制度（一）档案的鉴定、销毁工作，应在局分管领导的主持下
10、，由档案室和有关职能部门组成鉴定小组进行这项工作。（二）鉴定小组根据国家档案行政管理部门的有关规定和程序，对已超过保管期限的库存档案的保存价值、保管期限和所划密级，进行鉴定，鉴定工作结束后应提出工作报告。（三）销毁档案必须严格掌握，慎重从事，经鉴定予以销毁的档案，要逐卷造册（编制销毁清册一式两份），由业务主管领导审批、签字后，定点、专人监销；清销保密范围内的档案由保密小组实施，要严格登记，清销人、保密小组组长签字同意后可实施；因设计变更、原档案作废，应及时抽出、造册报批，进行处理。（四）准备销毁的档案，在未批准前，单独保管，以便审批时检查，万一个别鉴定不准确仍需利用的，抽出另行继续保存。（五）
11、销毁前，应认真进行清点核对；销毁后，监销人员在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人签字，并将监销情况报告主管领导。（六）销毁档案时要严格执行保密规定。（七）销毁清册由档案室列入档案保管。八、档案复制制度（一）凡需摘录、复制档案资料，必须做到：1、复制档案材料，需申请，写明工作需要情况或原因，并经有关领导批准同意。2、保密范围内的档案，需经局保密小组负责人（总支办）批准后方可复制。3、一般档案，需经局领导批准，档案室负责人同意，方可复制。4、科技档案的底稿与底图不外借，可在档案室查阅。因工作需要复制时，需经主管领导批准，档案室负责人同意。（二）档案实行有偿使用的原则，对内复制，收取成本
12、费，年终结算；对外复制，按市场价格收费。（三）外单位需要复制利用我局档案材料的，得到主管领导批准后，收取技术转让费和复制费。（四）摘录、复制档案资料，须经档案管理人员审阅确认无误后，加盖档案室章，方可出室。九、档案库房管理制度（一）为了确保档案的安全，最大限度地延长档案的寿命，严格执行档案库房技术管理暂行规定（1991年12月26日国家档案局发布）。贯彻“以防为主，防治结合”的原则，切实做好温湿度控制和调节，防治有害生物、防尘、防火、防盗、照明管理和档案保管状况检查等方面的工作。（二）档案库房（含胶片库、磁带库）的温度应控制在1424，相对湿度应控制在4560%；库房内备有空调、去湿机、温湿度
13、计，每天温湿度测记两次（上午九点，下午四点），并随时予以控制调节。（三）库房内严禁吸烟，档案工作人员下班前必须切断库房内所有电源，并备有灭火器，消除一切火灾隐患。（四）档案库房安装防盗门窗，非工作期间关窗锁门，非档案工作人员未经同意不得入内，与档案无关的物品不准入库。（五）保持库房整洁、通风，定期打扫卫生，库房配备吸尘器用于除尘，不得用水拖、抹地面和档案橱柜、密集架。（六）每年检查一次防虫、防霉药物，对短缺和不适用的要及时进行更换补充。（七）档案在任何情况下均应避免阳光直射。（八）每年定期对库藏档案进行安全检查，发现问题，及时报告，并采取措施予以处理。十、档案工作考核制度（一）为了加强档案的综
14、合管理，实现档案管理工作规范化、科学化和制度化，更好地为我局的生产管理、防汛抗旱、综合经营服务。根据国家、省有关档案法律、法规的要求，结合我局实际情况，制定该档案工作考核制度。（二）档案考核列入单位年度综合考核内容中，对档案工作开展好的单位，将在年度考核中给予加分。（三）局内各业务部门档案文件材料的形成、积累、整理、归档工作的开展情况，列入各部门及有关人员的考核范围之内。对积极主动开发与提供利用档案，为经营、管理工作增加经济效益等做出贡献的人员，给予表扬和奖励。（四）单项工程结束后，没有完成竣工文件材料的，财务部门不予结帐。设备购置等档案材料不齐全的，不予报销冲账。（五）工程档案归档率100%
15、，完整率98%以上，永久保存的文件材料的完整率100%。基础工程、隐蔽工程的文件材料准确性达到100%，若达不到上述要求的，对该项目负责人给予批评，并在个人考核中扣分。（六）档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律。在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著给予表扬，成绩突出者给予奖励。（七）在档案收集、整理、归档与提供利用过程中，因不负责任未按规定归档或者未按期移交档案，造成档案资料失密、损毁、丢失或涂改、伪造档案的，依据档案法规给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。（八）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的，依据档案法规给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。十一、档案安全制度（一）为确保档案资源安全，必须加强对档案的安全管理。（二）实行档案安全责任制，加强对档案安全工作的领导。分级负责，局行政一把手为总负责人，档案分管领导为直接负责人，档案室主任为岗位负责人，档案人员各负其责。（三）贯彻“预防为主，防治结合”的原则，切实做好档案库房内外部环境、档案保管保护设备设施、档案实体、档案信息和网络的安全管理以及档案防火、防盗、防潮湿、防高温、防光、防尘、防有害气体、防有害生物等方面的工作。（四）加强档案安全日常管理工作，定期（每月一次）对档案保管状况检查。发现档案安全隐患要及时整改和跟踪督办。（五）坚持事故处理“三不放过”原则，对于档案安全事故责任
