《精编》试谈高效时间管理

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1、TM 1作好時間管理與提昇工作績效 I 一 時間的單位 點 線的活用二 錯誤的時間管理十重點三 時間管理三原理 求快 效率 求多 效能 求精 調配 四 藉工具改善強化時間績效 15手法五 藉流程設計強化時間績效 12手法六 時間管理量表 20項測驗題 TM 2作好時間管理與提昇工作績效 II 七 如何建立團隊 SW互補團隊 IE接力團隊 LS企劃團隊八 常用的時間管理二十手法九 管理工作上如何省時間 監 督 導 輔十 工作中如何研判優先性 ABC重點管理十一 如何做時間企劃 肯特表 箭頭法十二 即時完成系統的建立手法 TM 3作好時間管理與提昇工作績效 III 十三 工作分解 裝配組合的IE七

2、手法十四 時間策略技巧 高績效工作管理二十手則十五 化解壓力與衝突二十招十六 如何突破瓶頸 達成任務十七 邊做邊查的PDCA手法十八 時間管理三曲線S P T 會議省時實務 TM 4五個課題內容中皆重視時間管理 課題一 IE工業工程首重標準工時 以各精準方式量測時間 課題二 六標準差管理模式要求強化流程效率 其中時間管理即是要項之一 課題三 專案管理中重視PERT與CPM技術 以計劃評核技術及重要路徑方法使多元分支化工作能同時會合 達到JIT Just In Time或Jump In Time的境地 課題四 作業研究式作業管理中以等候理論數學模式來計算等候線長度及等候時間 課題五 生產管理中以

3、前置時間做為交期 以各種方法來縮短生產的週期時間 TM 5ABC重點管理 凡是做事皆有重點及優先性 Priority 把事情以ABC來評估 可分成九等級 A A 重要者先做 不重要者可放於有空閒時來做 因此 它又稱ABC重點管理 來自於柏拉圖 Pareto 有人譯為巴瑞多 先生的外突曲線 理念一 將最貴的零件使號碼列出 小者貴 大者便宜 理念二 A等級的事要常常做 每月盤點 C等級的可半年才做一次 理念三 可改為客戶做X軸 20 的大客戶佔80 的收入 必需先服務好 10070 ABC 1020304050 TM 6時間管理學問的架構 S型曲線 它是開低走高的型式 又稱學習型曲線或PLC產品生

4、命週期 凡是不熟悉的事務 工作績效一定是 起動很差 突然快速成長 最後又趨於水平 P型曲線 它的原字是Plateau 指高原的意思 由於十分熟悉 一開始就可快速提昇至高水準 但是後來並沒有成長 只是水平線 又稱高原曲線 T型曲線 T就是階梯的 梯 英文是Step 因S已被使用 故取T字做代表 其時間座標是X軸 係數是Y軸 隨著時間而績效提昇 但是提昇的狀卻有如T字型或梯子般的是一段一段的 意思是過一階段 突然成長一些 TM 7時間切割技巧 一 時間單位點 下午1 30分鐘 三小時 註 1 30 4 30的三小時 二 步驟一 決定集中及分段學習a 思考及推理 集中 b 操作 技能 分數 三 步驟

5、二 決定時間切割方式 a 三小時可切成50分鐘休息10分鐘 b 亦可 25 5 35 10 TM 8運動及營養与快樂及成就 一 運動及營養与1 增加新陳代謝 抵抗力 少用藥物 2 步驟三 最適化調配睡眠 休息 3 步驟四 調適工作中的 動 靜 的份量 二 快樂及成就1 每件事要充滿希望及快樂 2 步驟五 每日將工作心得整理出來 用方便式記錄之 3 步驟六 訂定自己的生涯計劃及下一階段目標 生活中自然充滿希望 疾病及疲累感自然會少許多 TM 9時間切割技巧 人人皆知甘特表Gantt sChart 它是1915年由科學管理之父的助手Gantt發明 當時他65歲 1919年即過世 此表格流行了60年

6、 至1975年間被許多人質疑其實用性 ABC 123456 A1A2 B1B2 C1C2 TM 10甘特表存在問題 問題 A1至A2間的工作重點何在 劣象 往往只在最後臨時抱佛腳 問題 B1點和A上面那一點有關係 劣象 好似A做完就和B沒有關係 但常因A的延誤而使B1開始亦延後 問題 ABC三條直線間的關係如何 劣象 ABC三項任務執行者 並不知自己和其他任務間的關連性 只知自己要在某一時限完成任務即可 其實 因自己在中間任務工作中的延後 可能會影響到其他ABC的任務 而且尚不自知 當如期完成後 當洋洋自得 其實已破壞了整體的佈局及時效 TM 11箭頭法 N1 的功能 十步驟 一 箭頭法 N1

7、 的功能1 又稱行動計劃表 2 應用計劃評核術 PERT 3 有效將問題分解 二 箭頭法十步驟1 找出任務及時間 6 外部襄助備忘錄 2 列出5項前置點 7 人力資源需求表 3 關鍵點最遲時限 8 機器材料準備度 4 ABC評量瓶頸 9 資金財力運轉力 5 工作分析細分化 10 多源頭同時會合 TM 12時間管理進度時序表 預算 材料 設備 箭頭 人力資源 時間掌控 工作分析 技術支援 可能瓶頸 任務 8 6 TM 13時間節省12招招招有用 I 一 工具改善為提昇績效之本二 流程設計為運作順暢之本三 工作分析為進度管制之本四 標準作業為互動規範之本五 進度時序為具體執行之本六 分階目標為達成

8、任務之本 TM 14時間節省12招招招有用 II 七 動靜調配為持續作戰之本八 接力分工為組織效能之本九 動態稽核為品質保證之本十 大小佈陣為規避衝突之本十一 資源調配為最佳獲利之本十二 身心健康為邁向成功之本 TM 15時間管理22則平日熟悉 I 1 早点开始 2 订出期限如期完成 3 逃脱电话的陷阱 4 在 颠峰时间 处理最难的工作 5 吃饭时间不是一成不变的 6 养成身身携带纸笔的习惯 7 培养倾听别人说话的技巧 8 找出更快的方法 9 控制压力焦虑 10 配合生理时间 11 遇瓶颈时不要坐困危城 先尝试起步 12 保持开放的心灵 TM 16時間管理22則平日熟悉 II 13 在工作时间

9、的 14 K I S S原则 Keep It Short Sweet 让它简短圆融 15 避免桌乱七八糟 16 找个藏身的地方 专心工作 17 分派工作 监督完成 18 果决 19 你并不需要十全十美 20 控制文件的叢林 PaperJungle 21 打破莫非定律 Murphy sLaw 22 反省你对时间管理态度 TM 17時間的平均數 標準差M S 在這些步驟中尚首先需要使用計算的是 時間的平均數 標準差 它簡稱M S M S的計算公式十分簡單 只要知悉可能最早時間a 可能最遲時間b 估算大約時間c 即可計算出 有了M S之後 當然就可以建立新的規格M1 S1 由規格來要求時程的縮短 T

10、M 18CA CP CPK值 這種計算規格的指標是CA CP CPK值 其中C代表製程能力Capability 由於製程是只代表生產製程 所以後來有人建議改為P Process 以PA PP PPK 其實二者含義皆一樣 何必把符號用太多 而使人不懂 A Accuracy準確度 指和M的誤差P Precision精密度 指和S的誤差事實上 T是Tolerance即規格公差容忍度CPK CP 1 CA TM 19時間管理量表 I 1 企劃 做每件事前 我會習慣性的訂定時間 預算 12345並列一簡單進度時序表2 時序 做事中首先要考慮其中的瓶頸頸點 我會設法12345找出2 5個 並概略列出完成時

11、間 3 水準 為了加速進度 我會將完成時間訂為 三重水12345準 高水準Like 挑戰 中水準Intend 水平 低水準Must 容忍 註 LIM模式 向前衝刺但可攻可守 以祈減輕壓力 4 標的 一件較大的任務目標 Goal 我會將之切成12345一些小任務標的 Objectives 再逐一將之完成 5 工具 當時間不夠或不恰當時 我會設法改善工具 12345以提昇效率 TM 20時間管理量表 II 6 OEM 開會時間不夠時 我會將工作另派給屬下 同12345仁 由他們形成小工作團隊去獨立完成80 再提報給我來修正 7 分析 我在會議前先分析解決個別性的瓶頸問題 以12345免在會議中 我

12、和少許幾個人研討 而浪費了其他與會人士的時間 8 管制 我會自我要求訂定每件事情的完成期限 並設12345法逐步去達成 9 調配 有時做某件事疲累時 我會換做別外形式的一12345件事來互補調配 一動一靜可持續較長工作時間 10 切割 我會將時間切割成一小單位 大約15分鐘一12345單位 每一件事約1 2 或1 3單位來完成 TM 21時間管理量表 III 11 流程 當我面臨事情繁亂時 一定會設法設計 流12345程 來理出頭緒 使其運作順暢 12 團隊 我和工作伙伴合作時 相互扮演某件工作中12345的主將 L Line 或副手 S Staff 以良好搭配加速工作績效 13 接力 往往我

13、完成了事情 前段 會讓他人來接12345手我工作的 後段 形成 接力團隊 I E Team 14 策略 我對於時間的運用良窳必需以時間策略12345 SWOT 檢討 首要工作是自我做 時間運用的優 缺分析 設法改善提昇績效 15 機會 我和同仁 他人 溝通上 由於每個人專長12345有所不同 我會設法以簡單的包裝 比喻 等方法 使對方有機會 O T分析 聽得懂 而不會浪費時間 TM 22時間管理量表 IV 16 EQ 在人際溝通上 我以微笑輕鬆愉快的方式和12345對方互動 使避免爭吵 且導引對方順向討論 自然節省了時間 17 健康 二部門協調時 當然各有本位立場 我在爭12345議前先以各種

14、表達技巧拉近雙方 心理距離 日本Z理論 以較高的 凝聚力 Consolidation 來化解衝突 18 稽核 我怕事情做到最後時 才發現有許多錯誤或12345品質不良 故運用 PDCA 管理循環中的 DC 試做 查核 邊做邊查核 立刻予以修正 工作完成時的品質一定達到水準 19 裝配 我會運用工業工程的工作分析手法 分路進12345行工作 而最後將之裝配組合 而且在時間上控制良好 使之 即時完成 JIT Just In Time 20 身心 我知悉身心健康 充滿精力 時間的運用績12345效自然高 因此我常常運動來鍛鍊體魄 TM 23時間管理十項基本理念 I 理念一 時間管理並不是 搶快 爭先

15、 它亦不是 超體力打拼 減少睡眠換取成功的人是愚蠢的 理念二 時間管理並不是 分秒必爭 每一時間皆將其完全利用 把自己繃的十分緊張的人只會壞事 理念三 時間管理並不是 貪眼前的利益 它亦不是自私自利 處處節省 懶得寫一張電話留言條的人 也許往後所花的時間更多 理念四 時間管理並不是 按步就班 認真投入 亦不是 只問耕耘 不問收獲 沒有 謀 企劃 只有 勇 的人是很難自我提昇的 理念五 時間管理並不是 身先士卒 事必躬親 它亦不是 大小通吃 細心挑剔 不懂得分工授權 OEM 的人會把自己得 過勞死 一笑 TM 24時間管理十項基本理念 II 理念六 時間管理並不是 虛擬計劃 自欺欺人 它亦不是

16、硬訂期限 於趕工 做事不知訂定具體小目標 Objectives 來按步就班的人 永遠只活在 夢幻人生 中 理念七 時間管理並不是 強力施壓 苛刻要求 亦不是 急躁吵雜 紊亂求勝 不知調適情緒壓力的人 是EQ低 當然不會是成功者 因EQ和成功有高相關 理念八 時間管理並不是 有求必應 求者不拒 亦不是 能者多勞 雞婆多事 不知有為有守 不在其位 不謀其政 的人 再大才能也得不到 人和 良好人際關係 理念九 時間管理並不是 只爭眼前 事後反悔 亦不是 顧小不顧大 不知 小不忍則大謀 的人 引起許多衝突糾紛 將花更多時間去彌補它 所以應再複習韓信跨下受辱 張良下橋拎鞋的故事 理念十 時間管理並不是 十全十美 了無缺失 它亦不是 事事求快 求美 求好 沒有實務經驗的人 常常因某些向度的要求 而誤了整體獲利 Profit 理念主義者 絕對成不了大事 TM 25克服工作低潮的二十方法 一 应付工作压力的方法 Stress 1 起动式做法 4 情绪宣泄法 2 变更水平法 5 自然互动法 3 吐纳松弛法 6 音乐熏陶法 二 突破心理焦虑的方法 Anxiety 1 时间打发法4 祈求保佑法2 替代方案法