《精编》如何提高公文处理工作的质量和效率

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1、如何提高公文处理工作的质量和效率 一 公文处理工作的意义和要求 公文的含义 是管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 虽艺文之末品 而政事之先务也 刘勰 文心雕龙 五卷第25篇 适应国家职能转变的需要精简文件 文件精炼与规范 加强协调 适应国家依法行政的需要规范单位内部办事程序熟悉公文管理办法熟悉本单位各部门职责范围熟悉国家基本法规和规章制度适应院改革与发展的需要围绕中心 服务大局及时了解院的方针 政策 二 公文格式 秘密等级和保密期限紧急程度发文字号签发人公文标题主送机关公文正文附件成文时间 公文生效标识附注主题词抄送印发机关和印发时间版记中的反线

2、公文格式要素之一 秘密等级和保密期限 秘密 保密1年中国科学院文件科发办字 2003 25号 涉及国家秘密的公文应当标明密级 秘密 机密 绝密 和保密期限 保密期限 如不标保密期限 根据 保密法 规定 秘密保密10年 机密保密20年 绝密保密30年 秘密等级标识 用3号黑体字 顶格标在版心右上角第一行 两字之间空1字 如需标秘密等级和保密期限 标识位置同上 秘密等级和保密期限之间用 隔开 公文格式要素之二 紧急程度 急件中国科学院文件科发办字 2003 25号 紧急公文应根据紧急程度标明 急件 或 特急 紧急程度标识别 标紧急程度 用3号黑体字 顶格标在版心右上角第1行 两字之间空1字 秘密等

3、级和紧急程度同时标识 秘密等级顶格标识在版心右上角第1行 紧急程度顶格标识在版心右上角第2行 公文格式要素之三 发文字号 中国科学院文件科发办字 2003 25号 发文字号构成 发文机关代字 年份 顺序号发文字号标识位置 发文机关标识下空两行 用3号仿宋体字 居中排列 年份 序号用阿拉伯数码标识 年份应标全称 用六角括号 括入 序号不编虚位 即1不编为001 发文字号之下印一条与版心等宽的红线 公文格式要素之四 签发人 中国科学院文件科发办字 2003 25号签发人 路甬祥 关于 的请示国务院 哪些文件标识签发人 上报的公文 请示或报告 需标识签发人姓名 签发人标识位置 平行排列于发文字号右侧

4、 发文字号居左空1字 签发人姓名居右空1字 签发人用3号仿宋体字 签发人后列全角冒号 冒号后用3号楷体字标识签发人姓名 联合发文签发人标识位置 公文格式要素之五 公文标题 中国科学院文件科发办字 2003 25号 关于 的通知 公文标题的构成 发文机关 中心语 文种标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 公文标题的标识位置 红线下空2行 用2号小标宋体字 可分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 间距恰当 公文格式要素之六 主送机关 中国科学院文件科发办字 2003 25号 关于 的通知院属各单位 院机关各部门 主送机关指公文受理机关 应当使用全称或者规范化简称 主

5、送机关的标识位 标题下空1行 左侧顶格用3号仿宋体字标识 回行时仍顶格 最后一个主送机关名称后标全角冒号 公文格式要素之七 公文正文 中国科学院文件科发办字 2003 25号 关于 的通知院属各单位 根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据 附件 根据根据根据根据根据 公文正文字体字号 3号仿宋体字 公文正文打印规范 主送机关名称下一行 每自然段空2字 回行顶格 数字 年份不能回行 公文格式要素之八 附件 中国科学院文件科发办字 2003 25号 关于 的通知院属各单位 根据根据根据根据根据根据根据根据根据据根据根据根据根据根

6、据根据根据根据根据根根据根据根据根据根据根据根据 附件 1 根据根据根据根据根据根据根据根据2 根据根据根据根据根据根据 附件标识规范 公文如有附件 在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识 附件 后标全角冒号和名称 附件如有序号使用阿拉伯数码 附件名称后不加标点符号 附件应与公文正文一起装订 并在附件左上角第1行顶格标识 附件 有序号时标识序号 附件的序号和名称前后标识应一致 公文格式要素之九 成文时间 中国科学院文件科发办字 2003 25号 关于 的通知院属各单位 根据根据根据根据根据根据根据根据根据据根据根据根据根据根据根 二 三年六月二十一日 成文时间标识规范 用汉字将年 月 日标全

7、 零 写为 成文时间以负责人签发日期为准 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称 只标成文时间 成文时间右空4字 联合发文需加盖两个印章时 应将成文时间拉开 左右各空7字 主办机关在前 两个印章均压成文时间 公文格式要素之十 附注 中国科学院文件科发办字 2003 25号签发人 路甬祥 关于 的请示国务院 根据根据根据根据根据根据根据根据根据据根据根据根据根据根据根 二 三年六月二十一日 联系人 田思维68597562 附注的意义 需要说明的其他事项 上报公文 请示 必须告知联系人姓名 电话 以附注形式标识 附注的位置 用3号仿宋体字 居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行 公文格式要素之

8、十一 主题词 关于 的通知院属各单位 根据根据根据根据根据根据根据根据根据据根据根据根据根据根据根 二 三年六月二十一日主题词 公文培训通知 抄送 各分院 院机关各部门 中国科学院办公厅2003年6月22日印发 标引主题词的意义 适应办公现代化的要求 便于计算机检索和管理公文 主题词标识位置 主题词 用3号黑体字 居左顶格标识 后标全角冒号 词目用3号小标宋体字 词目之间空1字 公文格式要素之十二 抄送 关于 的通知院属各单位 根据根据根据根据根据根据根据根据根据据根据根据根据根据根据根 二 三年六月二十一日主题词 公文培训通知 抄送 各分院 院机关各部门 中国科学院办公厅2003年6月22日

9、印发 抄送的规范 公文如有抄送 在主题词下一行 左空1字用3号仿宋体字标识 抄送 后标全角冒号 抄送机关间用逗号隔开 回行时与冒号后的抄送机关对齐 在最后一个抄送机关后标句号 公文格式要素之十三 印发机关和印发时间 关于 的通知院属各单位 根据根据根据根据根据根据根据根据根据据根据根据根据根据根据根 二 三年六月二十一日主题词 公文培训通知 抄送 各分院 院机关各部门 中国科学院办公厅2003年6月22日印发 印发机关和印发时间标识规范 印发机关和印发时间位于抄送机关之下 无抄送机关在主题词之下 占一行位置 用3号仿宋体字 印发机关左空1字 印发时间右空1字 印发时间以公文付印的日期为准 用阿

10、拉伯数码标识 公文格式要素之十四 版记中的反线 关于 的通知院属各单位 根据根据根据根据根据根据根据根据根据据根据根据根据根据根据根 二 三年六月二十一日主题词 公文培训通知 抄送 各分院 院机关各部门 中国科学院办公厅2003年6月22日印发 版记中反线的作用 隔开各相关要素 使各要素识清晰 版记中反线的标识规范 主题词 抄送 印发机关和印时间作为版记各要素之间均加一条反线 宽度同版心 三 正确使用公文种类 决定通知通报报告请示批复意见函会议纪要 公文种类的意义 表示行文关系上行文 请示 报告 意见平行文 函 意见下行文 决定 批复 通知 通报 意见表示职权范围和隶属关系表示事项的重要程度

11、公文种类之一 决定 决定的适用范围 适用于对重要事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级单位不适当的决定事项 决定的一般结构 关于XXXXXX的决定XXX 依据 目的 意义 基本情况 XXXXXXXXXXXX 决定事项 XXXXXX 号召要求 XXXXXX 决定开头写法举例 为认真贯彻落实党的十六大精神 加快农村教育发展 深化农村教育改革 促进农村经济社会和城乡协调发展 现就进一步加强农村教育工作特作如下决定 国务院关于进一步加强农村教育工作的决定 国发 2003 19号文件 为表彰在推进民族团结进步事业中做出显著成绩的模范集体和模范个人 促进我国民族团结进步事业 国务院

12、决定 授予 公司等 个集体为 模范集体 称号 授予 等 名同志为 模范个人 称号 国发 1999 16号文件 公文种类之二 通知 转发性通知 通知的适用范围适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文 发布规章制度 传达要求下级机关 单位 办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免和聘用人员 通知一般包括转发性通知 一般性通知 会议通知 任免通知等 转发性通知的结构 关于转发XXXXXX的通知XXX 为XXXXXXXXXX 目的 现将X部 XXXXX X发 2003 X号 转发给你们 请按照 XX 要求贯彻落实 执行 X年X月X日 公文种类之二 通知 一般性通知 会议通知 一般性通知的结构 关于转发

13、XXXXXX的通知XXX 为XXXXXXXXXX 目的 现就XXXXX有关事项通知如下 一 XXXXXXXXXX 二 XXXXXXXXXX X年X月X日 会议通知的结构 关于召开XX会议的通知XXX 为XXX 目的 定于2003年6月2日上午9时在X会议室召开XX会议 研究落实XXX等问题 请你单位XX准时出席 X年X月X日 公文种类之二 通知 任免通知 任免通知的结构 1 关于XXX任职的通知XXX 经研究 决定 XXX同志任XX局局长 任期4年 X年X月X日 任免通知的结构 2 关于XXX等同志职务任免的通知XXX 经研究 决定 XXX同志任XX局局长 任期4年 免去XXX同志XX局局长职

14、务 X年X月X日 公文种类之三 通报 表扬性通报 通报的适用范围 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 通报的类别 表扬性通报批评性通报阶段性工作通报 表扬性通报的结构 关于表彰XXXXXX的通报XXX XXXX 表彰事实 背景 XX 意义 现决定对XXXXXXXX予以通报表彰 XXXXX 号召 X年X月X日 公文种类之三 通报 批评性通报 工作通报 批评性通报的结构 关于X单位擅自XXX的通报XXX XXX 错误事实 XXXXXXXXXXXX 决定或措施措施 XXXXX 要求 X年X月X日 工作通报的结构 关于2003年XXX工作的通报XXX XXX 基本情况 XXXXXXXXXX

15、XX 成绩和问题 XXXXX 要求 X年X月X日 公文种类之四 报告 综合报告 报告的适用范围 适用于向上级机关或有关主管部门汇报工作 反映情况 答复上级机关或有关主管部门的询问 报告与请示的区别 报告的类别 综合报告 情况问题全面 意见建议有根据 以便上级了解和指导 专题报告 反映某项工作和问题 新的举措和设想 要求上级了解或指导 综合报告的结构 关于XXXXXX的报告XXX XXX 情况或依据 XXXXXXXX 说明 XXXXX 结论或设想 X年X月X日 公文种类之四 报告 专题报告 专题报告的结构 1 关于XX事故的报告XXX XXX 事故经过 XXXXX 事故后采取的措施 XXXXX

16、调查及事故原因 XXXX 经验教训和措施 XXXX 请求处分 X年X月X日 专题报告的结构 2 关于报送XX建议的报告XXX XXX 事实 XXXXX 建议的依据 XXXXX 建议的内容及说明 现将 XX建议 报上 请审阅 X年X月X日 公文种类之五 请示 请示的适用范围 适用于向上级机关或有关主管部门请求请示 批准 写请示应注意 标题不要写成请示报告 必须事先请示 不能 先斩后奏 必须 一文一事 不能 一文数事 要向主管部门请示 不能越级请示 请示事项涉及其他部门业务范围时 应当协商一致后上报 如不一致 应当在 请示 中写明 请示的结构 关于XXXXXX的请示XXX XXX 请示问题的缘由及请示的问题 XXXXX 提出意见供上级判断 决策 妥否 请批复 X年X月X日 联系人 电话 公文种类之六 批复 批复的适用范围 适用于答复下级机关的请示事项 写批复应注意 批复是上级机关对下级机关请示的答复 批复意见要明确 如不同意 要写出不同意的理据 如部分同意 部分不同意 要分别写出意见 不要模棱两可 含混不清 批复的结构 关于XXXXXX的批复XXX 你X XX的请示 X 2003 3号 收