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1、如何提高工作效率学习要点 第一部分谈谈工作效率问题 一 与工作效能有关联的几个概念二 为什么要提高工作效率三 影响工作效率的有关因素四 提高工作效率的有关方法 一 与工作效能有关联的几个概念 效率 单位时间内完成的工作量 量 泛指日常工作中所消耗的劳动量与所获得的劳动效果的比率 质 量和质的统一 速度和效果的统一 组织 指两个或两个以上的个体以一定的方式有意识地联系在一起 为达到共同的目标而按一定的规则从事活动的群体或社会单位1 组织是一个群体 至少有两个人才谈的上组织 2 组织有一定的结构方式 组织内的个体是有意识地联系在一起 组织不是乌合之众 3 组织是有目的的 组织的存在是有具体意义的
2、4 组织是以一定的规则进行活动的 管理 美国管理学家H 孔茨 管理就是设计并保持一种良好环境 使人在群体里高效率地完成既定目标的过程管理的特征面向集体的要为一道工作的人们创造一种良好的环境为了完成预定的使命和目标 其他观点 管理就是让别人同自己一起工作并通过别人来达到组织的目标的过程 管理的实质就是使别人为组织的目标工作管理者 在一个现代的组织里 如果一位工作者能够凭借其职位和知识 对该组织有贡献的责任 因而能实质地影响该组织的效能和成果 那么他就是一位管理者 管理的基本职能 计划 编制计划包括选择任务 目标和完成计划的行动组织 管理工作的一部分 旨在建立一个经过策划的角色结构 分配给机构中的
3、每一个成员人事 给组织结构设置编制 配备人员和保持满员 领导 领导工作是对工作人员施加影响 使他们对组织和集体的目标做出贡献 控制 控制工作是衡量和纠正下属人员的各种活动 从而保证事态的发展符合计划要求 领导 领导是指带领和指导组织中成员去实现共同确定的组织目标的各种活动过程的总和领导者 担负领导职责 负责实施领导过程的个人基本职能 通过领导使组织成员协调一致的工作去实现组织的目标设法满足组织成员的需要 帮助他们实现个人的目标领导艺术是管理的补充 但不能取代管理 二 为什么要提高工作效率 1 效率延长生命 剪时间尺 游戏60寸 60岁 20寸 1 20岁 40寸 岁 40寸 13寸 睡眠 27
4、27 4 就餐 2323 2 5 交通 20 520 5 1 5 闲谈 1919 5 看电视 14 年 提高效率能相对延长人生 提高人对社会和家庭的贡献价值 2 效率降低成本每小时工作的货币价值国外会议成本的粗略算法 会议成本 2A B TA 每小时单位薪金的3倍 等于附加价值 劳动产值比工资高 B 参加会议的人数T 时间 以小时计 3 效率赢得机会贝尔与格雷研制电话4 效率影响履职我们履职的效果和成绩如何 与我们的工作效率非常有关我们每一个人的工作效率高低 直接影响着我们所在组织的效率高低 影响着组织的成效 5 效率转变企业之风企业之风风主要是由高层 中层管理人员的工作作以及基层员工的工作作
5、风组成 管理人员的工作效率和工作作风 对引领企业风气 对于管理员工 培养高素质的员工 都具有重要作用6 效率克服陋习 三 影响工作效率的有关因素 个人因素 工作意愿动机 责任心 思维方式 工作方法 工作能力 时间利用 知识储备 团结精神 工作压力 个人性格 健康状况 家庭状况 工作情绪 任务因素 任务的复杂性 明确性 连续稳定性 工作量和质的要求度 任务与能力的匹配性 管理体制 激励机制 管理制度 领导者行为 物理环境 办公设备 信息资源 组织文化 组织因素 环境因素 对有关因素的一点分析 时间管理者的时间往往只属于别人 而不属于自己长时间工作也会影响工作效率诺斯科特 帕金森 帕金森定律 日常
6、事务思想观念知识人们在实践中获得的认识和经验的总结 能力我们从事各种活动 适应生存所必须而且影响活动效果的心理特征的总和心智能力 智力 和躯体能力性格人们对客观事物的相对稳定的态度体系和习惯化了的行为方式遗传和环境塑造的合成物 并且在具体的情景中生成各种变式分类从理性的成分看 理智型 情绪性从活动的倾向看 外向型 内向型从独立的程度看 独立型 依赖型 人际关系主要是指组织内外人与人之间的关系 这里面包括上下级关系 同级关系 与组织外部人员的关系组织内外人员关系协调 通畅与否 工作互相配合 支持与否 人与人之间心情顺畅与否 和谐气氛如何 对工作效率具有很大的影响 工作压力工作压力对工作动机的激发
7、具有双面性耶基斯 多德森法则的倒U型曲线 四 提高工作效率的有关方法 一般来说 大家普遍才智较高 想象力丰富 并具有较高的知识水准 但一个人的工作效率高低 与他的智力 想象力或知识之间 并不是有直接的关联 一个人的才能 只有通过有条理 有系统的工作 掌握提高效率的方法 才能产生效益 1 有效管理时间彼德 德鲁克 不能管理时间 便一切也不能管理 有效管理时间两个步骤要记录时间管理时间找出什么事情根本不必去做记录上的哪些事情可以由别人去做而又不会影响效果我们不要浪费别人的时间有效管理时间 还必须将我们能够利用的时间集中起来使用 集中处理若干件工作 2 明确工作岗位的主要职责3 制定工作计划根据我们
8、的工作职责和上级领导的工作要求 对工作任务在完成的时间 达到的目标 人员分配 资源分配等方面 进行系统的分解和安排工作计划可以分为长期 中期和短期等一般我们可按照年度 月 周 天等时间断来安排工作计划 以便于逐次实现小计划 小目标 中计划 中目标 最终达到大计划 大目标 4 按照 要事优先 的方法处理工作将工作按照重要程度和紧急程度 进行分类排序 重要的 紧急的工作优先处理帕累托法则 生活中80 的结果几乎源于20 的活动 20 的效果 80 的效果 80 的非重要工作 20 的重要工作 事情轻重缓急排序 重要但不紧急 重要且紧急 重要 紧急 A B C D 既不紧急也不重要 紧急但不重要 例
9、子 麦肯锡30秒电梯理论艾维 李六点优先工作法摆在你面前有4样东西 一个瓶子 石块 鹅卵石和沙子 怎么样才能让这个瓶子最大容量的装载东西呢 5 将工作进行分类处理按工作的相关性和工作的属地性进行分类相关性主要指不要将某一件任务孤立地看待工作属地性是指将工作地点相同的业务尽量归并到一块完成 这样可以减少因为工作地点变化造成时间浪费6 思考出效率磨刀不误砍柴工勤于思考出效率 7 沟通协调沟通协调是管理工作的核心 法约尔桥 原理 8 常规工作案例化9 提高管理技能罗伯特 卡茨三种基本的管理技能技术技能 我们从事所担负的工作必须具备的专门知识和技能人际技能 我们无论是独自一人还是在群体中与人共事 理解别人 激励别人的能力概念技能 管理者必须具备一定的心智能力去分析和判断复杂的情况
