《精编》公务接待和会务礼仪讲义课件

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1、主讲 理论信息室副主任 讲师易青电话 13553514435邮箱 13553514435 礼仪系列之公务接待和会务礼仪 教学说明 1 教学目的 公务员在国内代表着党和政府的形象 在国际上代表国家和国民素质的水平 知礼 懂礼 讲礼 应是每个公务员对自己的基本要求之一 通过对礼仪的涵义 重要性 原则的探讨 使学员从理论更深入了解公务接待和会务礼仪的作用 认识到应该积极适应社会 改造 发展和实现自我 提高自身的综合素质及修养 更好的树立公务员 领导干部的新形象 2 教学重点 接待和会务礼仪的培养3 教学方法 讲授式教学 互动式4 教学手段 多媒体课件5 教学安排 1小时讲授理论 中间穿插40分钟情景

2、模拟 20分钟点评和小结 第一部分礼仪涵义和原则 1 什么是礼仪一门综合性较强的行为科学 是指在人际交往中 自始至终地以一定的 约定俗成的程序 方式来表现的律己 敬人的完整行为 2 什么是社交礼仪指在社会交往中使用频率较高的日常礼节 一个人生活在社会上 要想让别人尊重自己 首先要学会尊重别人 掌握规范的社交礼仪 能为交往创造出和谐融洽的气氛 建立 保持 改善人际关系 礼仪的重要性 1 塑造组织形象作用2 补合作用3 传播沟通信息作用4 提高办事效率 简言之 礼仪是交往艺术 是沟通技巧 是行为规范 五大分支 政务礼仪 商务礼仪 服务礼仪 社交礼仪 涉外礼仪 礼仪分类 学习礼仪三要 第二部分 公务

3、接待礼仪 介绍礼仪 自我介绍的顺序 经人介绍的顺序 三 交换名片的礼节 递送名片礼仪 近镜头 用双手的食指和拇指分别夹住名片的左右端递过去 秘书双手接收 2 对方索要没有名片时 委婉说明 5 认真仔细地阅读名片 3 客人递过来名片时 1 然后放进上衣上部的口袋 4 名片递交 名片递交的顺序 一般而言 身份地位低者 年轻人 客人身份地位高者 年长者 主人 模拟任务训练 1 行川中学的办公室主任和两位秘书准备到育才中学去参观该校的图书馆建设 事先与育才中学办公室取得了联系 确定好时间后 行川中学一行三人来访 育才中学办公室应如何进行接待 2 办公室小张手上有一份重要文件需要处理 正巧来了一位客人

4、小张热情地进行接待 结果发现这位客人没有既定目的 而且没完没了地闲谈 小张应如何处理而不失接待礼节 能力目标 1 熟悉办公室接待的礼仪原则 2 能根据不同的要求 合理制定出规范的接待方案 一 办公室接待概述1 办公室接待的类型2 办公室接待的原则 二 办公室接待的规格1 接待规格的基本内容2 接待规格的确定 三 办公室接待礼仪1 充分做好准备工作2 热情周到地做好接待服务3 重视接待细节 四 办公室接待禁忌1 忌讳接待失礼2 忌讳怠慢客人 一 办公室接待概述 1 办公室接待的类型公务接待来访接待电话接待信访接待 一 办公室接待概述 2 办公室接待的原则1 热情相待2 耐心细致3 规范有序4 合

5、理节俭 二 办公室接待的规格 1 接待规格的基本内容 1 接待规模的大小 2 接待方主要人员身份的高低 3 接待费用支出的多少 二 办公室接待的规格 2 接待规格的确定1 高格接待2 低格接待3 对等接待 俄罗斯总统普京会见中国主席习近平 重要宾客接待 收集背景资料 拟定接待方案 具体准备工作 收集资料清单 来宾的具体人数来宾的个人情况姓名 性别 年龄民族 国别职务 级别来宾抵离时间来宾乘坐的交通工具来访目的 来访任务来访行程 献花及车辆接送 接待方案一览表 热情接待 如果在迎宾过程中 约定时间已到 可你还没有接到客人 你该怎么办 会见 会谈 会见 特指为了一定的目的而进行的约会 见面 国际上

6、有分为接见与拜见 拜会 会谈 是指双方或多方就某些重大的政治 经济 文化 军事及其他共同关心的问题交换意见 会谈的内容较为正式 政治性 专业性更强 会见 会谈座次安排 电话礼仪情景模拟 1 由2位学员出来演示 领导 联络工作人员 来访者 2 电话向领导请示汇报工作3 接听来访者的电话4 朋友之间的电话 电话礼仪 一 接听电话的一般礼仪二 拨打电话的一般礼仪 一 接听电话的礼仪 规范要点1 迅速接听 三响之内 2 问候 报名 您好 我是 或 您好 这里是宇翔宾馆总服务台 很高兴为您服务 3 认真聆听 忌吃东西 忌和他人讲话 忌不耐烦 4 应答 互动5 认真记录6 礼貌地结束通话 由打电话者先放电

7、话或长者先放电话 电话记录要点 When一何时Who一何人Where一何地What一何事Why一为什么How一如何进行 二 拨打电话的礼仪 1 选择恰当的时间2 做好打电话前的准备3 问候 确定对方的身份或名称 再自报家门 然后再告知自己找的通话对象以及相关事宜 4 简洁明了5 礼貌的结束通话6 拨错电话要道歉 选择恰当的时间打电话 工作日早上7点以前 节假日9点以前 三餐时间 晚上10点以后 办公电话宜在上班时间10分钟以后和下班时间10分钟以前拨打 手机使用礼仪规范 1 特殊场所不能使用2 重要场所关闭或静音3 公众场所要小声4 有熟人的未接电话要迅速回 1 由2 3位学员出来演示 司机

8、领导 秘书 2 乘坐小轿车的座位安排3 乘坐吉普车的座位安排4 乘坐旅游车的座位安排5 学员和老师一起点评 乘车礼仪情景模拟 44 有司机的座位次序 1 2 3 4 献花及车辆接送 小轿车的座位 如有司机驾驶时 以后排右侧为首位 左侧次之 中间座位再次之 前坐右侧殿后 前排中间为末席 乘车礼仪 47 主人开车的座位次序 1 2 3 4 如果由主人亲自驾驶 以驾驶座右侧为首位 后排右侧次之 左侧再次之 而后排中间座为末席 3 主人亲自驾车 坐客只有一人 应坐在主人旁边 若同坐多人 中途坐前座的客人下车后 在后面坐的客人应改坐前座 此项礼节最易疏忽 上下车 4 女士登车不要一只先踏入车内 也不要爬

9、进车里 需先站在座位边上 把身体降低 让臀部坐到位子上 再将双腿一起收进车里 双膝一定保持合并的姿势 5 吉普车无论是主人驾驶还是司机驾驶 都应以前排右坐为尊 后排右侧次之 后排左侧为末席 上车时 后排位低者先上车 前排尊者后上 下车时前排客人先下 后排客人再下车 6 我们在接待团体客人时 多采用旅行车接送客人 旅行车以司机座后第一排即前排为尊 后排依次为小 其座位的尊卑 依每排右侧往左侧递减 餐饮礼仪 中餐 筹备宴会餐桌安排安排位次使用餐具 主桌 2 3 餐桌安排 主桌 2 3 4 餐桌安排 主桌 2 3 4 5 餐桌安排 主桌 4 5 2 3 餐桌安排 主桌 2 3 4 5 6 餐桌安排

10、主桌 5 6 2 3 4 餐桌安排 相关案例 案例 李辉刚大学毕业就分到一所学校办公室工作 人际交往变得频繁起来 一次 他随主任出去接待客人 所到人员多是些年龄较大或有一定职位的人 李辉选择了靠里的位置坐下 认为这样坐不碍事 也不会影响上菜 用餐期间 有人说到 小李 你坐的位置可是最尊贵的位置 得喝酒三杯吧 虽然此人并不是有意嘲讽 只是玩笑 却也令小李的脸红了 很尴尬 讨论 李辉忽视了哪些接待礼仪规范 正确的做法是什么 面门为上以右为上以远为上 1 2 3 4 5 6 7 8 主位 安排位次 9 门口 用筷禁忌 不品尝筷子不跨放筷子不插放筷子不舞动筷子不滥用筷子 第三部分如何做好会务礼仪 案例

11、 年末 某企业召开总结大会 企业近百名员工全体参加 会上有一项议程是表彰企业10名作出突出贡献的优秀员工 由企业高层领导 董事会的成员亲自为其颁发奖状 以此来鼓励员工 到了颁奖时刻 10名代表整齐上台 奖状却没有人递送到领导手中 一时冷场 待到奖状送上台后 慌乱中发的奖状已全然不能对号入座 10位优秀员工只能重新确认写着自己名字和荣誉的奖状 台下一片哗然 讨论 请针对以上案例谈谈此次会议接待所出现的问题 并说说正确的做法 简介 会议是一项最基本的办公活动 它用一定的程式 保证会议的有序进行 它有一定的会议纪律 要求出席者严格遵守 会议是办公活动中影响最大的公众场合 与会者要保持良好的精神风貌

12、通过出席会议 可以树立良好的公众形象 按参会人员来分类 会议基本上可以简单地分成外部会议和内部会议 外部会议 可以分成发布会 研讨会 座谈会等 内部会议包括定期的工作周例会 月例会 年终的总结会 表彰会 以及计划会等 我们将外部会议分成会议前 会议中 会议后 会前策划 会议开始时间 持续时间 会议地点确认 会议出席人 会议议题 接送服务 会议设备及资料 公司纪念品等 会前准备 时间 你要告诉所有的参会人员 会议开始的时间和要进行多长时间 这样能够让参加会议的人员很好地安排自己的工作 地点 是指会议在什么地点进行 要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行 人物 以外部客户参加的公司外部会议为例

13、 会议有哪些人物来参加 公司这边谁来出席 是不是已经请到了适合外部的嘉宾来出席这个会议 会议的议题 就是要讨论哪些问题 会议物品的准备 就是根据这次会议的类型 目的 需要哪些物品 比如纸 笔 笔记本 投影仪等等是不是需要用咖啡 小点心等 会议策划的要素 主办者 承办者 与会者 嘉宾 其他与会人员的职责 会议的人员构成 正式代表的权利 会议的策划方案 流程 列表 会议议题的原则 一支笔 唯一性 计划性 可行性 会议时间和会期 会议地点选择 会议的筹备会议 策划方案的选择 提高会议质量的措施 会议的策划 会前准备 成立TEAM组 组织落实 成立工作团队组 会议机构的分工要分工明确 责任到人 各司其

14、责 加强协调 经常汇报 会议篇会前准备 策划案的内容 会务工作是围绕会议的内容 形式进行的目的 主题 时间 参会人员 类型 人数 地点 会议日程 议程 人员分工 各项工作负责人 各项活动的推进时间等 策划案的内容 会议通知拟写与发送 通知的内容与制订流程发送形式和注意事项 会中会议是一个程序化很强的流程 需要对每一个环声和步骤加以科学合理的安排 对会议进程进行适当和必要的调度 会议组织者要对整个会议有一个总体安排 会议主持人要掌握会议的进程 保证会议如期举行 准时开会 按部就班 顺利完成各项议题 会议进程体现在会议程序安排之中 包括会议日程安排和会议程序的推进 会中 程序一般会议程序会议 大体

15、按照 议题一议论一议决 程序进行 包括 会议开始 介绍会议议题及筹备情况 大会报告和讨论 表决通过事项 宣布散会 没有议决任务的会议则是按照 宣布开会一报告发言一总结散会 进行 其中报告发言根据会议内容和目的不同而做不同的安排 会议议决程序 议决是某些会议整个进程中的重要一环 会议有审议任务的 按照议案列入 议案提交 议案审议和议案表决通过程序进行 立法程序则按动议 讨论 表决 公布的程序进行 选举程序 有选举议程的会议 需要安排选举程序 一般是 候选人提名 提名说明 举行选举选举结果公布 会中 主持主持人礼仪 主持人是会议成功的关键人物要求着装庄重得体 举止沉稳大方 神态自若 口齿清楚 步频

16、适当 主持人的一举一动 都会成为与会者关注的焦点 要显不出一种领导者的风度和气质与会者礼仪 情景模拟 请学员充当主持人 主持会议 会中 座次安排一般情况下 会议座次的安排分成两类 方桌会议和圆桌会议 方桌会议可以体现主次 因此特别要注意座次的安排 如果只有一位领导 那么他一般坐在这个长方形的短边的这边 或者是比较靠里的位置 就是说以会议室的门为基准点 在里侧是主宾的位置 如果是由主客双方来参加的会议 一般分两侧来就坐 主人坐在会议桌的右边 而客人坐在会议桌的左边 还有一种是为了尽量避免这种主次的安排 而以圆形桌为布局 就是圆桌会议 在圆桌会议中 则可以不用拘泥这么多的礼节 主要记住以门作为基准点 比较靠里面的位置是比较主要的座位 就可以了 按礼仪 大会堂讲究中正 大官正中 左边为贵 右边为权 后依次 主席台人数为奇数时 主席台人数为偶数时 会场的选择布置 座次安排 圆桌会议 没有主次之分 有助于营造积极参与 开放式讨论的氛围 U形会议 适合培训 长方形会议 与会者礼仪一场会议的礼仪不仅仅在于举办方 与会者也是其中很重要的一部分 作为与会者需要注意的礼仪 1 着装要符合礼仪规范2 遵守会