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1、某公司市场部预算管理和日常报销业务培训 目录 一 资金用款的申请 二 预算管理中紧急预算和后补预算 三 日常报销单据在计财部的流转 四 日常报销规定 五 市场部日常报销情况 六 案例分析 一 资金用款的申请 无预算 根据 海南航空股份有限公司财务管理类公文审批规程 试行 琼航财 2010 357号规定 依据资金项目的性质 将用款申请方式分为无预算 预算 框架合同 合同四种方式 无预算申请方式 凡用款申请方式规定为 无预算 方式的资金项目 直接凭原始单据执行付款报销程序 市场部主要涉及费用为 市场部差旅费 需提供出差申请单 如出国还需提供出国审批单 凡用款申请方式规定为 预算 方式的资金项目 必
2、须依据该项资金的用款审批程序申报预算 取得审批完毕的预算审批单后方可使用 市场部主要涉及费用为 国际航线开航费 市场部业务活动费 市场部奖励费 销售渠道管理专项经费 新建营业部 境外经费 市场部培训费 预算 框架合同 合同 凡用款申请方式规定为 框架合同 方式的资金项目 必须依据 海航集团合同管理办法 海航集团合 2008 1123号 文件的具体规定 取得签署完毕的框架合同后方可使用 凡用款申请方式规定为 合同 方式的资金项目 必须依据 海航集团合同管理办法 海航集团合 2008 1123号 文件的具体规定 取得签署完毕的合同后方可使用 对于生产紧急业务确需先行用款的 应取得计财部第一负责人的
3、书面批示 可先以经办人借款方式办理 经办人须在付款报销后一周内后补预算 合同 按正常资金用款审批程序报批后 再办理个人借款冲销手续 对于后补预算 依据管理权限股份计财部和各公司计财部有无限追索权 如经审核不属生产紧急业务 计财部将不予审批 费用由经办人自行承担 如后补预算已支付金额高于计财部核定额度 差额由经办人自行承担 二 预算管理中紧急预算和后补预算 紧急预算 后补预算 二 预算管理中紧急预算和后补预算 案例 年度预算的申报和使用市场部向基地计财部申报了2010年度花木租摆费1 8万元 申报人以此作为预算 未提前进行花木租摆预算使用的呈报 而是直接呈报公文申请支付费用 分析 市场部上报的年
4、度预算只是全年可使用费用的额度 花木租摆属预算类资金项目 在进行实际使用时 还应单独进行预算申请后 超过3万元以上报合同 方可进行使用 请市场部做好相关预算提前呈报工作 杜绝后补预算事项的发生 三 日常报销单据在计财部的流转 预算登记 计财部领导签字 计财部文秘 银行付款单据交资金室资金调度 银行出纳付款 各部门预算管理员领取现金款项单据 各部门已授权报销的预算管理员或报销本人将单据交现金审核付款 各部门预算管理员交存报销单据并登记 不合格单据预算退单 四 日常报销规定 各种报销单据的使用 具体填写见附件 四 日常报销规定介绍 发票粘贴 粘贴标准样本 2厘米 差旅费发生时间和票据的一致和真实性
5、要求 机票及差旅住宿 国内外出差报销必须提供出差审批单 实际报销时间应与其相符 报销单据中的原始发票应与报销时间和事项相符 如报销单事项为6月6日 6月8日费用 但发票时间为4月份 或去海口出差 但提供出差期间的北京大巴票或M3以上提供的北京出租票 虽额度不超标准和预算 但不符合规定 明显为凑票行为 这种现象应坚决杜绝 日常出差应使用公司免票 如购买外航机票应有公司级领导的审批及签字 根据集团 股份及市场部规定 出差应住宿在集团内酒店 海口地区消费应在集团内餐饮场所 如因客满或酒店装修住非集团酒店 须出具相关证明 如办事地点与集团酒店距离超过20公里 或培训指定酒店住宿 需在出差审批单中注明
6、并在报销单备注中写明原因 同性别员工 含M2以下员工 入住酒店应住同一间客房 外部单位组织的会议 应提供会议通知 出差审批表中申请的是培训 一律按照作为培训费用差旅费报销处理 交通补助只给往返2天 出差期间开会 会议提供餐食的 一律不再给与伙食补助 伙食和交通补助 四 日常报销规定介绍 差旅报销提示 国外差旅 报销单据填写和发票要求 申请国外宴请费 租车费 住宿费应与国外差旅费一同报销并核减相关的包干补助 国外连续二地 含 以上出差应提供相应的机票 登机牌以及乘坐交通工具有效票据按不同地区领取相应的补助 国外差旅补助汇率一定要按出境日 入境日汇率 2计算 保留4位小数 报销单据中的大小写必须一
7、致 发票复印件不能报销 凡在北京基地报销的发票 付款单位必须填写 中国新华航空有限责任公司 如与集团其他内部单位共用同一发票报销时 原始单据另一单位已报销 部分费用在北京报销时 需对方财务开据原始单据分割单并加盖财务章 在国外发生通讯费 如预算已审批额度 在国内充值 在国外发生话费 需提供出差期间通讯清单 发生培训费需录入培训编号及综管部签字 报销基地单位归口管理费用报销时 需由基地归口单位签字 如办公用品 办公耗材需提供清单 综管部签字 报销金额1万元以上请提前1天与计财部现金出纳预约 其他 四 日常报销规定介绍 日常差旅报销提示 五 市场部日常报销情况 2010年计财部登记市场部报销单据共
8、421笔 其中退单183笔 占登记数量的43 46 主要是差旅费的退单 退单原因涉及13项目 主要是由于报销人对市场部规定和财务制度了解不够 从退单比例来看 出差审批单与实际出差时间不符 未入住集团内部协议酒店但没有提供相应证明 出国费用并核减相关的包干补助等三项占比例高达60 是造成退单的主要原因 具体情况如下表 市场部上半年报销单据预算登记情况 五 市场部日常报销情况 市场部上半年单据报销退单及存在问题 五 市场部日常报销情况 市场部提出问题反馈 六 案例 1 某员工2月2日 2月7日赴国外差旅费 6月10日计财部收到单据 因未扣除宴请费用当日退单 6月30日再次接到单据 按要求办理预算登
9、记 建议市场部员工出差回来后及时办理报销手续 2 某员工报销3月28 4月4日赴国外差旅费房费 6月30日计财部收到单据 因房费发票单据为复印件退单 经请示股份计财部 根据集团规定 发票复印件不可报销 如需分摊费用得集团的报销人先提出申请 集团财务再提供分割单等单据 在成员公司报销时 报销人先取得集团要求分摊费用的通知及符合规定的票据 此单据退单 建议提供相关资料后办理 3 市场部一行人去海口出差 报销单据上填写的出差日期是5月6日 5月31日 但交通票据提供的有5月23日 25日 6月25日北京大巴票 报销单上也没有注明原因 报销提供的机票为电子行程单复印件 不能报销机场建设费 燃油附加费 此单据退单 按规定重新填报 建议市场部与计财部经常联系沟通 我们将协助市场部做好各项费用报销 降低报销单据退单率 提高办事效率 做好市场部北京地区财务保障工作
