《精编》秘书的素养基本培训

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1、秘书的素养 素养的概念 现代汉语词典 平日的修养 其他解释 修习涵养 修养 现代汉语词典 指理论 知识 艺术 思想等方面的一定水平 2 指养成的正确的待人处事的态度 网络 原意包括修身养性 反省自新 陶冶品行和涵养道德 修养 这个词 从广义看是指人们政治 道德 学术以至技艺等方面进行的勤奋学习和涵养锻炼的功夫 以及经过长期努力达到的一种能力或思想品质 从狭义看 修养 通常是指思想品德修养 思想品德修养是以人的政治态度 思想意识和道德品质为基本内容的 修养的本质如同人的性格 最终还是归结到道德情操这个问题上 秘书的素养包括各个方面 比如知识能力素养 政治理论素养 职业道德素养 心理和性格素养 作

2、为女秘书必备的素养 秘书资质素养的培训和考核 第一节秘书的知识和能力素养 一 秘书的知识素养秘书工作的综合性 要求秘书必须具有较宽广的知识面 同时 秘书工作的自身专业特点 又要求秘书人员必须具有较深厚的专业知识 1 基础知识高中文化程度 是国家对政府机关干部的最低要求 也是秘书人员应有知识的基本层次 2 专业知识专业知识是指所有秘书人员都应具有的秘书业务知识 包括 公文和应用文写作知识 文书制作和文书处理知识 档案保管知识 办公室管理知识 调查研究知识 会议组织知识 信访工作知识 信息科学知识 行为科学知识和公共关系知识等 3 行业知识行业知识是秘书人员所在行业 系统的专业知识 如在政府机关工

3、作的必须具有行政管理知识 在工商企业工作的必须具有企业管理知识 市场营销知识 其他处在教育 军事 外事 科学 文艺 体育 医疗等行业系统的秘书人员 也应分别具有各自的行业基础知识 4 相关知识相关知识是秘书人员为了适应时代的需要 应该具有较高层次的知识要求 不断加强自身的知识素养 掌握如经济学 法学 社会学 心理学 传播学 领导科学 统计学 哲学等学科知识 具有了这样的知识 可以使秘书人员从更广阔的领域去从事秘书工作 取得更高的工作效率和业绩 对自身有更严格的要求和约束 比如很多秘书缺乏法律知识 触犯国家法律 或者有的就知法犯法 李真 1962年5月出生 1981年中专毕业 先后在张家口地区果

4、树场 张家口市油漆厂工作 1989年7月调河北省建设投资公司工作 1990年11月到河北省政府办公厅工作 为副省长当秘书 1993年6月到河北省委办公厅工作 为省委书记当秘书 1994年12月任河北省委办公厅副主任 1995年12月任河北省国税局党组副书记 副局长 1997年7月任局长 1998年4月任党组书记 局长 2000年3月1日被 双规 2001年4月被依法逮捕 经查 李真在担任河北省政府办公厅秘书 河北省委办公厅秘书 副主任 河北省国税局副局长 局长期间 先后收受贿赂折合人民币868 04万元 以下未标明币种的均为人民币 礼金48万元 非法占有公私财物19 95万元 收受450余件贵

5、重物品 价值115 1万元 以上共计人民币1051 09万元 该数字比数年前几起 秘书腐败案 中的涉案金额有了惊人的增长 1996年 陈希同秘书陈健受贿40 9万元 判刑15年 王宝森秘书闫振利贪污1万元 判刑7年 铁英秘书段爱华受贿5 6万元 判刑5年 黄超秘书何世平受贿24 3万元 判刑16年 拥有科学合理的知识结构 会发挥出1 1 2的作用和效果 二 秘书的能力素养秘书工作的复杂性 多样性和秘书活动的丰富性 广泛性 需要秘书人员具有多种能力 1 写作能力具体是指公文和事务应用文的写作能力 这和对记者 作家的写作能力要求不同 写作能力并不仅仅是文字表达能力 还反映了一个人的思维能力 观察能

6、力和语言组织能力 2 口头表达能力秘书要会说一口流利标准的普通话 要口齿清晰 语速适中 秘书要善于说话 要会说话 说话要有条例 说话前要善于打腹稿 不要信口开河 滔滔不绝 也不能沉默寡言 问一句答一句 李真被 双规 前的歌颂性报道 认识河北省国税局局长李真是在去年夏季 在国家税务总局贯彻十五大精神的务虚会上 他35岁年纪 血气方刚 稚气未脱 格外引人注目 年底 我去石家庄办事 顺便拜访他 正赶上他在省局及11个市局处级以上干部思想政治工作会议上作报告 稿子丢在一边 水不喝一口 推心置腹 声情并茂 大段地背诵范仲淹 岳阳楼记 丘吉尔著名的讲演 3个多小时下来 节奏愈发地快 情绪愈发地激昂 直到嗓

7、音沙哑 力尽筋疲 我的笔迅速记下了以下句子 做人 要有一种精神 一种情怀 坐到这个位子上 要扪心自问 有没有事业心 责任感 不要麻木 麻木就没有希望 先天下之忧而忧 后天下之乐而乐 旧朝官吏尚且有如此情操 何况我们 克己奉公 廉洁从政 李真 人格人品赢得人 正义正气感染人 豪情豪气激励人 才能才华折服人 案例一语不当险失合作良机 2002年春天 一香港大客商到华北某公司商谈投资合作事宜 公司上下对此都非常重视 早早做出了各种安排 公司总经理特意安排出专门的时间 静候贵客 在专门安排的会客室里 精心准备了烟 茶 水果 还派自己的秘书提前到公司门门等候 香港客商进入公司大门后 迎候在门厅的公司总经

8、理秘书马上上去热情与客商握手 可能是知道事情的重要性 反倒有些紧张 竟然对客商说 我们总经理在那边 指会客室 他叫你过去 香港客商一听 当即非常生气地说 他叫我去 我就一定要去 我又不是他的下属 凭什么叫我 你们现在就是这样对待合作者的 那以后还了得 合作应当是关系平等的 于是这位客商当即转身 一边走一边说 贵公司如真有合作诚意 叫你们经理到我入住的宾馆去谈吧 说完拂袖而去 事后 总经理不得不登门道歉 经过一番相当大的努力 才重新争取到了双方合作的机会 3 听知能力善于耐心倾听和正确理解别人的发言 要能从别人冗长 反复的发言中概括出要领 或者从众口交加 激烈争论中抓住重点 并且能转化为自己清晰

9、简明的语言加以复述 听知能力还意味着秘书应努力掌握方言 外语和民族语言 我国疆土辽阔 民族众多 现在实行开放政策 横向联系和国际交流日益增多 秘书多懂一种方言 多懂一种民族语言或外语 就是多了一样交际工具 多了一条信息渠道 案例秘书要有 听辨功 在一次县长办公会议上 新上任的县长指着一份报告说 这份东西开天窗的地方很多 记录秘书百思不得其解 何谓 开天窗 事后 他向别人求教 才知道县长所谓的 开天窗 意味着漏洞多 1 这个案例中 秘书的哪方面能力有所欠缺 为什么 2 作为秘书应如何提高自己的听辨能力 4 阅读概括能力秘书要善于阅读 既善于精读 如对重要文件或经典文本逐字逐句研究 从字里行间领会

10、其微言大义 又要善于快读和泛读 善于从连篇累牍之中摘出其重要的警句或关键词 或是提炼浓缩 写成提纲或摘要 5 社交活动能力现代社会中的秘书已不再是整天坐在办公室里整理文件或是伏案写作 而是经常要参加各种社会活动 外出联系工作 调查情况 收集信息 进行协调 参加各种会议 会谈或宴会 甚至有参加外事活动的机会 秘书人员必须具有一定的社会活动能力 懂得各种场合的礼仪 礼节 善于待人接物 善于处理复杂的人际关系 6 协调能力秘书要善于发现机关与机关之间 部门与部门之间 机关与基层之间工作上的矛盾或不平衡 要善于发现文件与文件之间政策 提法上的抵触或不一致 要善于发现领导与领导 干部与干部之间的误解或不

11、和 并及时加以沟通 协调 案例 阎秘书的协调艺术 飞燕实业总公司张总经理与王副经理 因为工作上的分歧 产生了误解 最近一段时间 隔阂越来越大 矛盾也在加剧 总经理办公室阎秘书想方设法在其间协调 但收效甚微 分歧和矛盾依然存在 双方都认为 是对方故意给自己过不去 机会终于来了 一天 总经理病了 住进了医院 阎秘书到医院看望 把带来的礼品放到床头 然后对总经理说 我是代表王副总经理来的 总经理病了 王总听说后 很关心 叫我同他一起来看望你 但在来医院的路上被销售部经理叫去了 说有急事 非要他去处理不可 张总听后很感动 过了一段时间 王副总经理病了 住进了同一家医院 阎秘书到医院看望 又买了礼品放到

12、床头 然后对王总说 我是受张总委托来的 张总原定下班后与我一起来医院看望你 临时业务部经理有急事 硬把他给拉走了 张总要我转达他对您的问候 并祝您早日恢复健康 说公司离不开您 躺在病床上的王总听后 感动得热泪盈眶 心想自己过去是错怪张总了 今后一定要配合张总积极工作 经过阎秘书从中协调 缩短了两位经理之间的距离 驱散了笼罩在他们心头的乌云 王总出院后 主动与张总打招呼 张总也热情问候 两人和好如初 思考题 这个案例给做秘书的你有什么启迪 7 观察分析能力秘书在工作中要时时 事事 处处做有心人 善于观察 善于发现 死角 及时提请领导注意 要善于做拾遗补缺工作 不仅善于发现问题 而且要善于分析问题

13、 提出解决问题的办法供领导择用 实施 观察分析能力是秘书工作由被动服务转为主动服务的前提条件 8 应变能力秘书的大部分工作都有章可循 应严格按照政策和规章制度办事 但有些工作 尤其是事务性工作 在特殊的时间 地点 条件下 也常会出现意想不到的情况 秘书人员要有遇急不慌 临危不惧 处事冷静的应变能力 处理问题既要符合原则 又要有一定的机动性和灵活性 9 使用先进办公器械的能力诸如电话机 照相机 录像机 复印机 打字机 电子计算机 传真机 网络通讯设备等等 凡是办公室拥有的器械 设备 秘书人员都应学会使用 尽管部门内可能有专门的操作人员 但秘书人员如具有使用能力 可以备工作上的不时之需 10 预测

14、能力预测是在大量事实和信息的基础上 对可能发生或即将发生的情况作出科学的预计 有经验并富有创造精神的秘书人员应培养和锻炼自己的预测能力 这有助于进行主动服务和预防工作差错 也有助于秘书人员获得晋升为管理者 决策者的机会 案例 能力的表现 大学同窗王芳和李兰几乎同时应聘在某农产品超市当办公室文员 不久 李兰受到了总经理的青睐 一再被提升 很快就作到了部门经理 可工作起来同样吃苦的王芳却一直在做着文员 终于有一天 王芳忍无可忍 向总经理提出辞呈 并痛斥总经理用人不公 总经理耐心地听着 若有所思 忽然他说 年轻人 别忙着辞职 先帮我到今天的集市上看看 有什么可卖的 王芳很快就从集市回来说 只有一个农

15、民拉了一车土豆在卖 一车大约有多少袋 多少斤 总经理问 王芳又跑回去 回来说有10袋 价格是多少 总经理又问 王芳欲再次跑回集市 总经理望者气喘吁吁的她说 请休息一会儿吧 你可以看看李兰是怎么做的 说完 叫来李兰对她说 请你马上到集市上去看看 今天有什么可卖的 李兰很快从集市上跑回来了 汇报说到现在为止 只有一个农民在卖土豆 有10袋 价格适中 质量很好 她带回几个让总经理看看 这个农民过会儿还要弄几筐西红柿上市 据李兰看价格还公道 这种价格的西红柿总经理可能会要 所以 她不仅带回了几个西红柿做样品 还那个农民也带来了 他现在正在外面等着回话呢 面对着这一切 王芳忽然明白了 李兰比她多想了几步

16、 于是她在工作上总会取得成功 思考题 王芳和李兰的差距在哪里 第二节秘书的政治思想素养和职业道德素养 一 政治思想素养 一 要有一定的政治理论素养1 具有正确而高尚的世界观2 树立法制观念3 树立政策观念 二 具有良好的思想素养和工作作风1 全心全意为人民服务 对党和人民负责2 密切联系群众 实事求是3 谦虚谨慎 不卑不亢4 踏实细致 一丝不苟5 敏捷干练 讲究时效6 富于创造 勇于开拓 二 职业道德素养秘书的职业道德可概括为 忠诚保密 胡锦涛主席提出的 八荣八耻 社会主义荣辱观 1 忠于职守 甘居幕后 大而言之是忠于国家的利益 人民的利益 小而言之是忠于本机关 本单位的政治利益和经济利益 对工作认真负责 一丝不苟 还要恪守本分 甘当助手 配角 甘当无名英雄 不越权 不以二首长自居 不狐假虎威 既不要打着服从的旗号是非不分 曲意逢迎 也不要打着坚持真理的幌子 诋毁领导 抬高自己 甘居幕后 这是秘书人员重要的职业道德修养之一 秘书为领导服务 决定了秘书需站在领导身后 其工作的成果是隐性的 往往通过领导业绩体现 一次会议的圆满举行 一份翔实的工作报告 操办与起草的是秘书 赢取掌声的是领导