《精编》时间管理的重要性讲义

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1、第四章时间管理 最没有效率的人就是那些以最高的效率做最没用的事的人 彼得 德鲁克 本章结构图 第一节时间之秘 时间管理的重要性 通过名人名言 小故事 以及课堂游戏 让学生充分意识到时间管理的重要性 以及提升时间管理能力的必要性 在时间的三种属性中 重点掌握效用性 并对其进行重点讲解 教学目标 态度目标认识到时间管理的重要性面对自己的时间管理的现状 并愿意做出改变认知目标了解时间的三种属性让学生了解其时间利用的现状技能目标减少浪费时间 合理消费时间 定期存储时间学会判断时间管理是否有问题 詹姆斯 奥伯里的墓志铭 在月光下休憩在阳光下享受过着拖沓的生活碌碌无为的死去 生涯彩虹图 认识时间 公平性珍

2、贵性效用性 公平性 时间真可谓典型的民主 在时间王国里 既没有财富的贵族 也没有才智的贵族 即使天才 也没有一天多他一小时 而且还没有惩罚 你可以尽情挥霍你的宝贵的时间 它不会因你的阻止而不到来 阿诺德 贝内特 小案例 如果银行每天早晨向你的帐号拨款8 64万元 你在这一天可以随心所欲 想用多少就用多少 用途也没有任何的规定 条件只有一个 用剩的钱不能留到第二天再用 也不能节余归自己 前一天的钱你用光也好 分文不花也好 第二天你又有8 64万元 请问 你如何用这笔钱 珍贵性 昨天是过期的支票明天是期票今天是钞票 用吧 珍贵性 逝者如斯夫 不舍昼夜 效用性 消费消费指的是用于一些娱乐活动 例如吃

3、饭 睡觉 逛街 看电视 聊天存储用于使将来时间增值的活动 例如思考 学习 记忆 计划等 浪费就是既没有创造愉悦感 又不能创造价值的 例如无谓的等待 做不需要做的事 无聊的旅途 看看你的时间管理现状 1 你通常工作很长时间吗 2 你通常把工作带回家吗 3 你感到很少花时间去做你想做的事吗 4 如果你没有完成你所希望做的工作 你是否有负罪感 5 即使没有出现严重问题或危机 你也经常感到工作有很多压力 6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件 7 你时常在做重要工作时被打断吗 8 你在办公室用餐吗 9 在上个月里 你是否忘记一些重要的约会 10 你时常把工作拖到最后一分钟 然后很努力地去做完它

4、们 11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗 12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗 13 当你长休了一段时间 你是否有负罪感 14 你常无暇阅读与工作有关的书籍 15 你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事 16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来 计算一下答 是 的个数12 16个 是 你在时间管理上急需改进8 12个 是 需要引起注意 你需要重新审视你的时间行动指南4 8个 是 还不错 方向正确 但需要提高冲劲0 4个 是 非常好 坚持并保留你的方法 思考练习 时间对于每个人都是公平的吗 对于文中的观点你有什么看法 时间能够存储 对于时间存储的观

5、点你有什么样的看法 通过时间管理的现状分析 你觉得你的时间管理现状如何 是否需要改变 如果要改变 你打算如何改变 第二节以终为始 发现你的人生目标 人生不售回程票 一旦动身 就再也不能复返 罗曼罗兰 没有目标就像开车没有目的一样不管你开多快你什么地方也去不了 S 目标 效率 假如你有魔法 人生目标是什么 你的人生目标是什么 你准备怎样度过今后三年时间 如果你知道自己会在六个月后被雷电击中 你会怎样度过这六个月时间 成功的关键就是找到自己最喜欢做的事 然后靠它过上幸福的生活 拿破仑希尔 你是否处于合适的领域 做着该做的事情 为之着迷追求卓越羡慕杰出不断学习废寝忘食满足自豪生活工作 密不可分结交同

6、行奉献一生 不愿退休 42公里195米 你敢挑战吗 你怎样吃掉一头大象 制定目标的SMART方法 SPECIFIC 具体 MEASURABLE 可量化 ACHIEVEABLE CHALLENGING 挑战 REWARDING 意义 TIME BOUNDED 时间限制 具体 可量化 挑战 意义 时间限制 作业 目标为什么在职业生涯发展中至关重要 通过本节内容的方法探索 你发现你的人生的目标是什么 第三节岁月留痕 你是如何利用时间 应当仔细地观察 为的是理解 应当努力地理解 为的是行动 罗曼罗兰 教学目标 态度目标愿意去了解自己的时间使用的现状认识在平衡生活的重要性认知目标平衡生活应该注重的四个方

7、面技能目标掌握每周时间使用记录的方法掌握对时间使用情况进行分析的方法 活到72岁的美国人的时间安排 了解你的时间使用情况 除非你对自己的时间利用情况进行了分析 否则你无法节约时间或更有效地管理你的时间 年 月 日星期 项目地点效率自评计划中断说明6 307 00 平衡我们的生活 家庭与社会交际家庭 夫妻关系 朋友 爱 外界关注 社会认同事业与成就成功 升职 金钱 稳定的生活健康饮食营养 充沛的体力 放松解压 精神状态人生的意义与价值自我实现 心理满足 信仰 哲学思考 关于未来的设想 发现你的时间的主人 你的时间的主人是谁 家人 上司 电视 手表 你的胃 或者你的意志 在你没有仔细规划自己的时间

8、以前 你的时间是 公共资源 任何人 任何事都可以随意占用 而你却没有感觉 你不是时间的主人 你的时间是为别人服务的或在毫无价值的流逝着 自我塑造 富兰克林年轻的时候就确定13项他坚持培养并坚信能够让他完美和成功的品格 这些品德包括 节欲 沉默 有条理 坚定 勤奋 真诚以及谦卑等 富兰克林认识到 人不是通过思考改变的 只有通过行为才能改变 富兰克林为自己设计了一个自我完善计划 集中精力用一周的时间去实践一项品德 然后转向下一项 富兰克林成功的做到了这一点 从而取得了辉煌的成就 作业 你是如何使用你的时间的 请用时间日志进行记录并进行分析 通过一周的时间分析 你发现你的时间管理存在哪些问题 你的改

9、进的计划是什么 第四节要事第一 制定你的日程安排 重要的东西只占一小部分 只要集中处理只占整体20 的事物 就可以解决80 的问题 帕累托 教学目标 态度目标认识到在处理事情的时候要事第一的重要性愿意对每天的日程进行有效地安排认知目标了解帕累托法则熟悉优先级矩阵技能目标掌握日程安排的一般原则利用优先级矩阵对每天的任务进行分析 并进行有效地安排 帕累托法则 80 的生产来自于20 的生产线 80 的销售额来自于20 的客户 80 的病假条来自于20 的员工 20 的业务员创造了80 的销售额 20 的人口消耗掉80 的医疗资源 20 的人际关系带来了80 的个人幸福 肯尼迪的成功之道 在1960

10、年美国总统竞选的时候 尼克松即使到了最后的关键时刻 他还是坚持跑完了阿拉斯加 夏威夷 怀俄明等洲 以履行自己要 踏遍五十个州 的誓言 而对手肯尼迪却集中在那些人口众多的大州展开宣传 并最终赢得了这场竞选的胜利 帕累托法则 重要的东西只占一小部分 只要集中处理只占整体20 的事物 就可以解决80 的问题 帕累托 如何制定日程安排 什么时间安排如何安排日程为每个重要的目标设定完成的期限制定任务列表 AIMS标准 利用优先级矩阵利用黄金时间 为每个重要的目标设定完成的期限 根据帕金森定律 如果你不加以控制 工作会自动地膨胀并占满所有可用的时间 将工作且分成若干个行动考虑需要涉及的人或事考虑此时还需要

11、完成什么其他工作考虑用于各项任务的具体时间 制定任务列表 任务列表各项应符合AIMS标准 A action centered 以行动为中心的 这意味着确定你需要采取的行动 比如清理硬盘 I incremental 可拆分的 这里指的是将以行动为中心的任务且分成更小的若干个行动 例如 清理硬盘这个以行动为中心的任务可以被且分成更小的单个行动 如备份数据 文件和删除邮件以及清理回收站 M measurable 可测量的 这是一个用来测量你是否成功地完成任务的标准 S scheduled 可定时的 这是你预计完成任务的时间期限 利用优先级矩阵 每人每天都有一些需要完成的任务 为了防止遗忘 将它们列在

12、一张清单上是个很不错的办法 但是光记住任务还不够 还需要对每项任务进行优先排序 优先级矩阵是一个很有用的工具 能够帮你对工作进行有效的优先排序 并区分任务的重要性 小案例 一天下午 公司的生产部经理李华正在参加公司召开的企业发展战略研讨会 由于晚上要给他女朋友过生日 心理在盘算这件事 突然收到手机短信 两个同学从外地出差来此 约李华晚上参加校友聚会 这时主持人宣布 由于这次会议时间紧 请全体与会人员晚上要参加分组讨论 刚一散会 五金车间的一名班长满头大汗跑进会场 拉着李华就往外走 原来几名工人与运输部门的几个搬运工发生纠纷 现在打起架来了 车间主任和在场的保安制止不了 因此派一个班长来找李经理

13、 利用黄金时间 内部黄金时间 一个人精神最集中的时候 每个人的内部黄金时间会有所差异 应该将该时间段用于处理最重要的任务 外部黄金时间 就是指外部资源最为齐备 能帮你做出决定 回答你的问题 或者为你提供信息的时候 例如你和客户交流的最佳的时间一般是和上司交流的最佳的时间一般是刚到办公室或者中午吃饭的时候 预留时间 你需要为以下四种活动类型预留时间 计划检查重要但不紧急的任务 缓冲 每天时间安排参考 8 00 10 00要事第一 上班后处理的第一件事必须是任务A 这种做法能够让你养成专注于重要事情的好习惯 不会轻易让自己分心或被人打扰 10 00 11 00沟通是最好的放松方式 现在 暂时把任务

14、A放在一边吧 休息一下 选择一些相对轻松的工作来放松一下紧张的大脑 你可以与同事沟通一下最近的计划 跟客户通个电话 或者回复今天早上的信件 11 00 12 00始终谨记自己的重要事情 在上午的最后一个小时里 请你把注意力再次集中在重要的事情上 你可以先休息几分钟 喝杯咖啡提提神 然后全神贯注地重新坐在办公室前 继续处理任务A 12 00 13 00为自己充电 经过一个上午的努力工作 是时候好好奖励一下自己了 你当然可以选择在办公室里午休 但最好的放松方式还是在户外去散散步 新鲜的空气能够让你重新获得充沛的经历 为下午的工作做好准备 13 00 14 00是时候处理紧急的事了 在下午的第一个小

15、时里 你可以回复新收到的E mail和信件 处理今天的任务C 但有一点必须要注意 无论你有多少这类工作 都千万不要延长处理的时间 你可以把一个小时之内完成不了的任务C顺沿到明天下午的一点钟 也可以委托别人完成 或者干脆把它们从日程表上划掉 总而言之 千万不要一时大意就让 时间盗贼 趁虚而入 14 00 16 00战略问题 先休息一下 然后请你把下午四点以前的时间用来处理具有长远战略意义的任务B 在这段时间 你必须做到百分之百地全神贯注 尽可能避免任何外界的干扰 不让自己分心 请记住 这就是你朝着自己梦想前进的时间 16 00 17 00沟通是最好的放松方式 我们往往会因为忙碌而忽略了人际交流的

16、重要性 因此 请你在下午抽出一小时的时间来跟同事聊天 召集下属开会或是与重要的客户保持电话联络 17 00 17 30总结与计划 快下班了 请你在最后半小时里拿出自己的日计划 冷静地分析一下今天的完成效果 从中总结出经验和教训 然后 还不要忘记根据今天的情况制订出明天的日计划 下班之后私人时间开始了 千万不要以工作繁忙为借口 忽视了家人的感受 要知道 私人生活同样需要你细心地呵护和耐心地经营 选自 把时间留给最重要的事 作业 你的内部黄金时间是哪个时间段 利用优先级矩阵安排你明天的任务列表 第五节时间大盗 有效利用时间技巧 明日复明日 明日何其多 我声带明月 万事成蹉跎 文嘉 明日歌 教学目标 态度目标愿意主动的去发现自己的时间大盗愿意去减少时间的浪费认知目标了解常见的时间大盗了解制服这些时间大盗的方法技能目标通过克服拖延 防止干扰等方法提升每天时间使用的效率 拖延测试 如果你的答案是 经常 那就记2分 如果是 有时 就记1分 如果是 从不 那就记0分 请你诚实地回答这些问题 全部都答完之后 将所有的分数相加 得到最后的总分 并且在测试之后找出相应类型的总结分析 我只有在极大地外界压力