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1、骏化化肥程 序 文 件（JHHF 02-00-2015）2015年6月1日 发布 2015年6月11日 实施河 南 骏 化 化 肥 有 限 公 司地 址： 市练江路358号目 录序号 文件名称 页次1 文件控制程序 3-112 记录控制程序 12-143 管理评审控制程序15-234 人力资源控制程序24-305 与顾客有关过程控制程序31-436 采购控制程序44-547 生产和服务提供控制程序55-728 监视和测量装置控制程序73-799 顾客满意程度测量程序80-8810 部审核程序89-9911 过程和产品的监视和测量100-10212 不合格品控制程序103-10413 纠正措施控
2、制程序105-10714 预防措施控制程序107-108编 审 人 员批 准： 吴 建 国审 核： 侯平来编写人员：永俊 明生 威 志才 马峰丰收 新和 景领 王家振 留伟地址：市练江路358号邮编：463000：0传真：0文件控制程序JHHF 02-01-20151、目的对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各部门和相关场所使用的文件均为有效版本。2、围适用于本公司与质量管理体系有关的文件控制。3、职责3.1 总经理负责批准发布质量手册和覆盖全公司的有关文件；3.2 管理者代表审核质量手册及有关文件。3.3 办公室负责体系文件的编制、发放、回收、更改、借阅、存档；3.4 各部门负责本部
3、门相关文件的编写、申报、发放工作。4、程序概述4.1. 文件分类及保管4.1.1 质量手册程序文件及有关体系文件由办公室备案保存。4.1.2 本公司第三级文件可分为二类a. 管理标准、工作标准、技术标准、部门记录，由各部门自行保管使用，并报办公室备案。b. 针对特定项目、产品、合同编制的质量计划、标准、规等，由相关主管部门保存、使用，并报办公室备案。4.1.3 公司级管理性文件，如各种行政管理制度，外来管理性文件，包括有关的政策、法规、条例，由办公室保存、使用。4.2 文件编号公司文件分为四级a. 质量手册编号为JHHF 01-01-2015b. 程序文件，编号为JHHF 02-00-2015
4、JHHF代表公司；02代表二级文件；00代表程序文件序号；2015代表成文时间。c. 作业文件 编号为JHHF 03-00-2015JHHF代表公司；03代表三级文件；00代表作业文件序号；2015代表成文时间。d. 记录 编号为JHHF 04-00-2015JHHF代表公司；04代表四级记录；00代表记录序号；2015代表设计时间。4.3 文件的编写、审核、批准、发放文件发放前应得到批准，确保文件是适宜的。a. 质量手册由办公室负责编写，管理者代表审核，总经理批准发布，办公室负责登记发放；b. 各部门文件由各部门负责组织编写，部门经理审核，主管副总经理批准（必要时报总经理批准），办公室备案后
5、负责发放并登记；c. 应确保各部门和使用的各场所都得到文件的有效版本。文件的发放、回收要填写文件发放、回收记录。4.4 文件的受控状态文件分为“受控”“非受控”两大类，凡与质量体系运行有关的文件应为“受控”，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明其受控状态的印章，注明颁发号。4.5 文件的更改a. 质量手册由办公室组织更改、填写文件更改申请单经管理者代表审核，报请总经理批准后更改。由办公室发放，办公室并保留文件更改容的记录。b. 其它文件的更改由各相关主管部门填写文件更改申请单，经原审批人审批，由各相关主管部门指定人员进行更改、发放。如果指定其他负责人审批时，应获得
6、审批所需依据的背景资料。c. 所有被更改的原文件，必须由相应主管部门回收，以确保有效文件的唯一性。4.6 文件领用a. 文件使用者应填写文件发放、回收记录经相应主管部门负责人审批后，方可领用；b. 因破损而重新领用的文件，颁发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的颁发号，并注明已丢失文件颁发号失效，发放部门作好相应记录。4.7 文件保存、作废与销毁4.7.1 文件的保存a. 与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥、通风、安全的地方；b. 各部门文件由本部门指定专人保管。办公室每季度对各部门文件保管情况进行检查，并作检查记录；c. 对受控文件，各部门应及时填写本部门使用文
7、件的部门受控文件清单，每年底将清单副本报办公室备案，如果容没有变化，应通知办公室；d. 任何人不得在受控文件上乱涂、乱画、乱改，不准私自外借，确保文件清晰，易于识别和检索。4.7.2 文件的作废与销毁a. 所有失效或作废文件，由相关责任主管部门指定专人从所有发放或使用场所撤出，加盖作废印章，确保防止作废文件的非预期使用；b. 为某种原因，需要保留的任何已作废的文件，都应适当进行标识；c. 对要销毁的作废文件，由相关部门填写文件销毁申请经管理者代表批准后，由办公室授权相关部门销毁。4.7.3 文件的借阅、复制借阅、复制与质量管理体系有关的文件，填写文件借阅、复制记录，由相关部门负责人按规定权限审
8、批后向资料管理人员借阅、复制。复制的受控文件必须由文件管理人员登记编号。4.8 外来文件4.8.1 收到外来文件的部门，需识别其适用性，控制颁发，确保有效。4.8.2 办公室负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，统一编号，加盖受控印章，颁发到相关部门使用，并把旧标准收回。4.8.3 各部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件填入部门受控文件清单，并报办公室备案。4.9 每三年由办公室组织对现有质量管理体系文件进行评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行4.5条规定。4.10 对承载媒体不是纸文件的控制，也应参照上述规定执行。4.11 作为记录的文件应执行H
9、TG02-02-2015记录控制程序规定。4.12 工艺技术文件，按工艺技术文件规定执行。5. 相关文件5.1 记录控制程序5.2 工艺技术文件管理规定6. 记录6.1 文件发放、回收记录格式JHHF 040120156.2 文件借阅、复制记录格式JHHF 040220156.3 受控文件清单格式JHHF 040320156.4 文件更改申请单格式JHHF 040420156.5 文件销毁申请格式JHHF 04052015文 件 发 放（回 收）记 录JHHF040012015JHHF040032015JHHF040012015 序号文件名称编 号领用部门领取时间领用人领用数量回 收时 间部 门份 数交件人文件借阅复制记录JHHF040022015序号文件名称文件编号使用部门备考归档文件清单 JHHF040032015序号文件名称编号发布年限份数归档人时间 文件更改记录JHHF040042015时间文件名称编 号申请部门申请人更改前容：更改后容：领导意见 签字： 文件销毁申请 JHHF 04052015时 间申请部门申请人文件名称编号销毁述原因：更改人审核人批准人备注：
