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1、烟草行业公文写作与处理 李印美 Page1 主要内容 公文的含义 功能及其特点公文的语言要求公文文种的选择及撰写要求公文的格式要求公文处理流程 Page2 公文的含义 功能及其特点 公文的含义公文是指法定作者为了行使职权 实施管理而制作的具有法定效用和规范格式的信息记录或载体 它是以文字记述与传递的方式 作为党政机关 团体 企事业单位之间及机关内部传达意图 处理问题 记录工作活动的一种工具 行政机关的公文 是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 Page3 公文的含义 功能及其特点 公文的功能领导 指导功能 规范 约束功能 宣传教育功
2、能 沟通联系功能 依据凭证功能 Page4 公文的含义 功能及其特点 公文的特点公文从文体上讲 属应用文体 即具体直接应用性 从本质到现象 从总体到细节的全面真实性与严格遵守国家统一规定 保证公文内容完整 标记明显的格式规范性 它又不同于一般的应用文 而具有自身的特殊属性 从表达方式上 它又兼用说明 叙述 议论三种表达方式 其特点如下 Page5 公文的特点 法定作者制发而且具有法定权威性法定作者即公文制发单位 是依据法律和有关法规成立的或者依法审批成立的并能以自己的名义行使法定的职权和担负一定的义务的单位 法定权威性是指公文在法定时间 空间范围内对受文者的行为产生强制性的影响 具有约束力 P
3、age6 公文的特点 有法定的效用法定效用即现行执行效用 也就是现实效用 它不受空间的限制有效地传递信息 Page7 公文的特点 有规范的格式规范格式即用庄重 大方来维护公文的权威 公文需要履行法定的生效程序 即签发 Page8 主要内容 公文的含义 功能及其特点公文的语言要求公文文种的选择及撰写要求公文的体式要求公文处理流程 Page9 公文的语言要求 简明 庄重 准确 得体 Page10 简明 言简意明 用最少的文字表达最明确的意图 言简意赅 用最少的文字表达最大的信息量 简明可加快公文处理的节奏 提高办公效率 Page11 怎样做到简明 对所写对象调查清楚 理解透彻 思路清晰 使用概括性
4、语言 善于归纳概括 不描述事物的细枝末节 开门见山 直述不曲 不说套话 空话 善于用数字简化文字表述 数字是公文书面语言的组成部分 具有说服力 引用时要核实 精选 并做出多方面的比较 善于用增加附件的办法 简化正件 对于某些业务性 事务性文件 可采用表格化的形式 使内容标准化 在文字表述上可适当使用无主句 单音节词和缩略语 以增强公文简明性与庄重性 也可引用比喻 成语 格言 诗词以及群众语言 以增强生动性 注重修改 单音节词举例拟 准备 打算兹 现在顷 刚才经 已经 均经 业经即 就是 当时 立即案 记录鉴于 考虑到 教训 甄别 缩略语举例 三个代表 离退休 三讲 教育 四项基本原则 Page
5、12 庄重 用语严谨规范 不用粗俗的语言 不生造词语 不用口语 方言 不滥用简称 庄重可维护发文的严肃性和发文机关的威信 生造词语举例 酷 酷毙了 打造 新新人类 富得流油 口语 方言举例 下个文 贯彻5号文精神 甭 Page13 怎样做到庄重 使用常用的公文专用语 称谓词 我 本 贵 你 该 领序词 依据性的 根据 按照 遵照 依照 接 回复性的 悉 收悉 敬悉 谨悉 致意性的 兴悉 惊悉 获悉 表述制发文件理由的 因为 由于 鉴于 兹于 为 为了 承转词 据此 为此 鉴此 故此 由鉴于此 基于上述 综上所述 总而言之 概而言之 由此可见 Page14 怎样做到庄重 使用常用的公文专用语 时
6、态词 表明时间 空间界线的词 至此 届时 当即 立即 暂 曾经 现 将 不得用 今年 明年 后年 长期以来 等作为时态词 结尾词 与开头相呼应 用于维护公文的完整性 防止作弊 结束上文的 特此报告 特此通告 特此函告 特此复函 专此 谨此 希望要求的 为盼 为荷 致意性的 顺致 谨致谢意 Page15 准确 准确就是做到情况属实 用语真实确切 准确表达意图 是非清楚 界线分明 褒贬适当 不生歧义 语序合理 符合逻辑规则 Page16 得体 公文用语应符合发文机关职权 文体特点以及发文机关与主送机关之间的行文关系 发文机关职权 行政机关可用命令性 告诫性 指导性的词语 事业单位一般不用 文体特点
7、 请示一般用说明性文体 报告一般用叙述性文体 行文关系 上行文用语 尊重 体现领导与被领导的关系 平行文用语 谦和 体现平等关系 下行文用语 明确 严格 体现领导与被领导的关系 Page17 主要内容 公文的含义 功能及其特点公文的语言要求公文文种的选择及撰写要求公文的体式要求公文处理流程 Page18 公文文种的选择 选择文种的依据法规规定不得漏写文种 不得错写文种 不得自制文种 发文机关的职权及性质行文的目的行文关系在工作上的关系表现在公文上就是行文关系 Page19 公文文种的撰写要求 请示1 请示结构标题 避免重复 同意反复 主送机关 不能多头主送 直接送领导人 正文 理由 有说服力
8、必要性和可行性 包括行文依据 说明为什么 请示事项 事前请示 一文一事 预先提出方案和解决意见 本机关职权范围内的事确无权解决 明确具体 有根有据 结尾 表明行文要求 体现行文目的 如 上述请示 请予批复 当否 请批复 同意反复举例一致的共识关于汇报XXXXXX的报告关于申请XXXXXX的请示 Page20 公文文种的撰写要求 请示2 请示写作要求 紧扣主题 语言得体认真调查研究 维护请示内容的合理性 真实性 文字表述简明通顺 适宜采用说明文的方式 不宜用议论文的方式 增加附件的方法 简化请示的正文 用表格的方式体现一目了然 语言朴实 Page21 公文文种的撰写要求 请示3 请示行文规则逐级
9、请示 不越级 受双重领导单位的请示 主送一个领导机关 抄送一个领导机关 联合上报的请示要协商一致 请示不得向下级抄送 上报的请示要有签发人 与报告严格分开 Page22 公文文种的撰写要求 报告1 报告 种类 综合报告 专题报告 工作报告等 以工作报告为例讲解 结构标题 避免重复 同意反复 应写明发文机关名称 针对的时间或内容 事由 和文种 主送机关正文 概述工作成绩 要有说服力的数据 定量分析 工作措施 经验或体会 存在的问题 今后工作的安排设想 结尾 一般以 特此报告 结束 Page23 公文文种的撰写要求 报告2 报告写作要求重点突出 中心明确 兼顾其他 内容要有信息价值 使模糊的问题澄
10、清了 不知道的问题知道了 新的事物 新的问题 新的动态回答和解决难点和疑点带有规律性典型的人物和单位 Page24 公文文种的撰写要求 报告3 报告写作要求点面结合 要有面上的定量分析 解剖典型要有广度和深度 结构严谨 层次分明 具有条理性 以时间为序以空间 地域 为序以工作阶段为序 准备阶段 进行阶段 结束阶段 以问题为序以逻辑的顺序由表及里 Page25 公文文种的撰写要求 报告4 报告写作要求文字表述简明生动 开门见山 直叙不曲表达方式以叙述为主 讲经验时结合使用议论的方式 可采取边叙边议 先叙后议 先议后叙的方式 有详有略 详略得当 整体的概述 个案材料详细的叙述 面上的概述 点上的详
11、细叙述 文字表述的同时 引正数字引用群众生动语言力求图文并茂与请示分开实事求是 Page26 公文文种的撰写要求 会议纪要1 会议纪要结构标题 写明会议名称与文种 纪要 成文日期 一般用圆括号注于标题下方正文 会议基本情况 即召开会议的目的 会议名称 时间 地点 与会人员 主要议题与会议成果 会议讨论与决定的事项 即与会者各方共同确认的对有关事项的评析与今后的工作目标 任务以及各方承担和享受的责任 义务 权利 或就某个问题发表见解与达成的共识等 提出希望 要求或发出号召 Page27 会议纪要特点不加盖公章 用于机关内容记录备查 性质灵活 用途广泛 具有凭证性和协议性 整理纪要在会议之后 由主
12、持会议的领导签发 公文文种的撰写要求 会议纪要2 Page28 会议纪要写作要求应纪实 即真是准确的反映会议情况与议定事项 非与会者共同正式确认的不能写成议定事项 应纪要 即概括整理 突出重点 主次分明 文字表述精练 可删减 但不得增加内容 结构严谨 层次分明 会议纪要也可以简报的形式印发 公文文种的撰写要求 会议纪要3 Page29 公文文种的撰写要求 意见1 意见结构标题 写明发文机关名称 内容和文种主送机关正文 制发意见的理由或依据 主要有法律法规 政策以及事实依据 对重要问题发表见解和处理办法 行文目的 即结尾 上行文 请批准 平行文 请参考 下行文 请认真贯彻执行 Page30 公文
13、文种的撰写要求 意见2 意见特点 灵活 向上向下平行均可 写作要求 上报按 请示 写 平行按 函 写 下行按 通知 写 观点正确 方法可行 要从实际出发 提出正确的主张和切实可行的措施 主题要集中 一文一事 Page31 公文文种的撰写要求 通知1 通知结构标题 写明发文机关名称 内容和文种主送机关 普发性通知用通称 正文 根据 目的 如 为了 通知事项 结尾 如 特此通知 Page32 公文文种的撰写要求 通知2 通知特点应用广泛 使用频率高 作者广泛 不受发文机关级别的限制 内容单一 形式灵活 具有执行性 写作要求主题集中 一文一事 中心明确 切实可行 讲求实效 Page33 公文文种的撰
14、写要求 讲话稿1 讲话稿 口头发表讲话的文稿 结构标题文章式 如 反对党八股 公文式 如 毛主席在延安文艺座谈会上的讲话 文章公文结合式 即正标题为文章式副标题为公文式 称谓正文开头 引起注意 控制情绪和场面 开宗明意 直接引入主题 概括要点 交代意图 提出问题 引发思考 Page34 公文文种的撰写要求 讲话稿2 讲话稿 口头发表讲话的文稿 结构正文主题层次分明 具有条理性 层次表述用过渡的语言 如 基于上述 或同样的词语反复出现 也可以用语气语调表达层次 通常按提出问题 分析问题 解决问题的顺序或主次因果的逻辑顺序 妥善安排讲话节奏 做到有起有伏 有张有弛 各层次段落紧密衔接 过渡自然 形
15、成有机整体 Page35 公文文种的撰写要求 讲话稿3 讲话稿 口头发表讲话的文稿 结构正文结尾 给人印象鲜明完整深刻 综合归纳全部讲话人大意 再次明确解决问题的方法 再次讲话的重要内容和论点 进一步明确和深化主题 展望前景 提出希望 发出号召 Page36 公文文种的撰写要求 讲话稿4 讲话稿 口头发表讲话的文稿 写作要求调查研究 做到心中有数 有的放矢 包括向讲话的领导了解意图并掌握讲话领导的习惯 水平和能力 同时了解会议的安排及听会对象的层次 用打比方或对比的方法讲道理 有深厚的感情做到以情动人 Page37 公文文种的撰写要求 讲话稿5 讲话稿 口头发表讲话的文稿 语言特点用正装句 防
16、止同音相混 不用不常用的文言词 标点符号用文字表述 Page38 公文文种的撰写要求 简报1 简报概念 汇报工作 反映情况 帮助领导掌握情况的公务文书 是简要的报告 写简报是机关工作的基本功 它虽不在十三种正式文种之列 但用途广泛 分为 反映本部门 本系统工作情况的工作简报 反映某一问题或动态的专题简报 反映会议进程 会上的意见 建议和议定事项的会议简报 反映群众来信来访中提出的问题及处理情况的信访简报 Page39 公文文种的撰写要求 简报2 简报特点 简 简报不是长报 不是全面报告 顾名思义就是需要简短 简练 要善于从某一事件 某一问题 某一会议中反映主要论点 作简要而概括的反映 力求中心突出 快 迅速而及时地反映情况和问题 新 立意要新 文字要新 新事件 新问题 新观点 对老事态 老问题的新发展要画龙点睛 准 要真正反映客观事态的本来面貌 防止片面性 Page40 公文文种的撰写要求 简报3 简报写作要求 掌握丰富的素材 严格选择和鉴别材料 要去伪存真 去粗取精 做到有喜报喜 有忧报忧 既不扩大 也不缩小 既不以偏概全 也不张冠李戴 确定和深化主题 主题就是要表达中心思想和基本意
