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1、电子邮件礼仪 Rev 20130108 2020 5 24 2 大纲 2 4 电子邮件礼仪的目的 电子邮件的收件人和主题 电子邮件的内容 结尾 附件 电子邮件的回复 转发 2020 5 24 3 你会很惊讶地发现在当今这个时代 一些管理者仍然没有意识到电子邮件的交流是多么重要 许多管理者不及时地回复电子邮件或根本不回复 或者回复邮件的时候并不是回答那些问到的问题 非常专业地处理电子邮件会使你成为一个更好的管理者 会使你的公司很有竞争力 PhillipHunsaker 管理技能与方法 附录C 2020 5 24 4 为什么需要电子邮件礼仪 电子邮件实施礼仪规则重要性的原因有如下3个 专业特性 通
2、过使用合适的邮件语言 你可以传达出一个专业的形象 我很专业 特别是对那些我们不认识的人 这是他们判断我们的唯一方法 效率 邮件组织得当 条理清晰 避免浪费他人时间严肃性商务电子邮件不同于私人邮件 它具备严肃性和商务规范性 本讲义整理了最常见的24项电子邮件基本礼仪 学会应用 必使您获益良多 2020 5 24 5 1 收件人 To 抄送 CC 与密送 BCC 收件人 ToList 需要回复或采取行动的人不要把仅需了解此邮件事项的人放入 收件人 抄送 CCList 需要了解此邮件事项相关的人通常包含发件人的主管和收件人的主管 因为双方主管都要了解你做的事密送 BCCList 发件人想把此邮件发送
3、给他 她但又不想被TO CC的人知道思考 你发出的邮件 数据或内容有错 收件人以为你的主管已经审核过了 而实际上你的主管并不知情 2020 5 24 6 2 收件人 抄送和密送注意事项 出部门邮件 必须抄送给部门主管 总监 经理 副经理 出公司邮件 必须抄送给分管副总或总经理公司内部沟通邮件不可抄送给公司外部人员 思考 内部讨论定价问题被客户知道了邮件只发给该发的人 不要发给不必要接收此邮件的人 以节省大家的时间不建议使用密送BCC有可能看不到TO CC的人 BCC的回复有可能让TO CC的人看到回复邮件时注意要根据邮件内容修改 收件人 和 抄送 名单 不要随便就回复给所有人 通常不使用 回复
4、全部 2020 5 24 7 3 禁止使用 群发邮件 因使用 群发邮件 不当而造成公司内部骚乱的例子屡见不鲜除了董事长 总经理 致全体员工 外 其他人禁止使用群发邮件通知通告类邮件只发到部门主管和部门文员 由部门主管负责传达 这是部门主管的责任 不要自认为 这个邮件可以群发 你就群发了 一旦这样 你出错的机会就多一次 不要自己发送离职通知邮件 离职通知由人资部门负责发送 2020 5 24 8 4 邮件主题 主题一定要写 不能为空主题必须具体 不含糊 且有意义例如 20110813生产部周工作例会会议记录 当回复邮件时 要修改主题以反映新的内容邮件回复或转发多次后 主题前面会自动添加 回复 R
5、e Fw 等 你要适当删除 保留最多两个 这样的例子就没有意义 如 在资源管理器中使用快捷方式发送邮件时 请删除主题中的 发送附件 不要出现 发送附件 XXXX Re Re Re Re Re 清明节放假事宜 2020 5 24 9 不要使用 万金油 邮件主题 主题的含义要具体且有意义以下的主题不够具体 不方便收件人理解 2020 5 24 10 5 回复邮件时注意 主题与内容相符 主题要与邮件内容相符 特别注意在回复邮件时或转发邮件时 要根据邮件内容修改主题 以下例子不应是回复邮件 而是要新建邮件 2020 5 24 11 6 主题不是正文 不要把邮件正文内容写在主题中 除非只有简单的一句话以
6、下是不恰当的邮件主题 2020 5 24 12 7 称呼 邮件要有称呼称呼要和收件人清单一致 不含抄送人当收件人为多人时 称呼可用 各位 各位领导 各位同事 Dearall 如为英文邮件 要用逗号 2020 5 24 13 8 邮件正文 正文要从 称呼 下另起一行 不要从 称呼 在同一行开始 按逻辑顺序安排邮件内容首先 开门见山 点明问题其次 细节描述 背景说明接着 提供支持性材料或附件留意 原邮件 先前的邮件 加在回复内容之后6W1H Who What Where When Why How 人事地 时因法 清楚表达你的观点每个项目都需要有一个责任人和截止日期注意邮件正文也许很短 但不要写在
7、主题 中 2020 5 24 14 9 避免错别字 邮件中出现错别字会被认为是做事不认真 客户由此判断一个团队做事不认真 因此 一个有错别字的邮件可能导致几百万上千万订单的损失如果使用outlook等写英文邮件 则每次使用 拼写检查 如果写中文邮件 则自己要会检查 或者贴到word中进行中文语法检查特别注意不要把人名写错 写错人名给人的感觉是极不尊重对方 自己的名字按身份证上写 不要说 身份证是错的 更不要按自己的喜欢来写 常见写错的名字有 丽莉利 平苹萍 洪红宏 华桦 清青菁 林淋琳 玲铃 民明名 生升 娇姣 英瑛 2020 5 24 15 10 使用正确的标点符号 正确的标点符号给人的感觉
8、是 你很专业 以下的标点符号是不正确的 你知道吗 1 会议时间 9 00 10 00 2 日期 2011 7 122 3 1 2 3 2 一 要注意不要出现错别字 二 要注意标点符号要正确 2020 5 24 16 10 使用正确的标点符号 错在哪里 正确的标点符号给人的感觉是 你很专业 以下的标点符号是不正确的 你知道吗 1 会议时间 9 00 10 00 2 日期 2011 7 122 3 1 2 3 2 一 要注意不要出现错别字 二 要注意标点符号要正确 2020 5 24 17 10 使用正确的标点符号 正确的标点 正确的标点符号给人的感觉是 你很专业 以下是修改后正确的标点符号 你知
9、道吗 1 会议时间 9 00 10 00 2 日期 2011 7 122 3 12 3 2一 要注意不要出现错别字 二 要注意标点符号要正确 2020 5 24 18 英文邮件中的标点符号 PunctuationPeriod comma colon semicolon questionmark exclamationmark nospacebefore onespaceafter Exception nospaceafteriffollowedbytheendingparenthesis ParenthesesNospaceoneithersideofthetextwithintheparen
10、theses onespaceoneithersidebeforeandafter Exception nospaceaftertheendingparenthesisiffollowedbyapunctuation 2020 5 24 19 11 特别注意不要使用感叹号 除了 您好 谢谢 之外 都不要使用感叹号 在书面沟通和电子邮件沟通中 使用感叹号就表示拍桌子 大声吼叫 挥舞拳头 用中指指人有的人甚至用一个感叹号还觉得不够 还用三个 这是非常强烈的咆哮 感叹号 主要用在感叹句的句末 表示强烈的感情 感叹句是以抒发感情为主的句子 它所抒发的感情有赞颂 喜悦 愤怒 叹息 惊讶 伤悼等 句末都要
11、用感叹号 百度百科 2020 5 24 20 12 结尾 BestRegards 祝工作顺利 身体健康 注意 尽量不要用花花绿绿的各种图案做结尾 这显得不严肃 如 2020 5 24 21 13 落款签名 让别人知道您是谁或如何找到您包括 您的姓名 职称或职务 部门 公司 办公室电话 传真 手机 紧急时别人可以联系你 电子邮件地址 对外联系的人员 也可以加上公司地址 例如 2020 5 24 22 13 落款签名 发到国外的邮件用英语写 您的姓名 职称或职务 部门 公司 办公室电话 传真 手机 电子邮件地址 公司地址 注意 电话 手机前加86 且书写要正确 AliceLiuSalesEngin
12、eerMarketingandSalesDepartmentShenzhenDerenElectronicCo Ltd Address DerenInd Park No 9 Road33 GuangmingStreet GuangmingDistrict Shenzhen GuangDong China 518107Tel 86 755 33260000ext8016 Fax 86 755 33260333 Mobile 86 13912345678Email Alice liu 2020 5 24 23 13 落款签名 思考 你发给对方一个邮件 但没有署名 对方收到时 不知道是谁发的邮件 还
13、要去猜 这是谁啊 对方收到你的邮件 你却没有留联系电话 对方想打电话给你 还要去翻通讯录 多麻烦啊 甚至还没有你的通讯录落款位置电子化邮件 落款签名直接居左对齐 不必靠右特别注意 当你使用别人的邮箱时 要写上发件人 你自己 的姓名 避免收件人误会 2020 5 24 24 14 日期和时间格式 避免 09 05 11 09 05 11 究竟是哪年哪月哪日呢 美国 台湾 2011年9月5日英国 香港 2011年5月9日避免 5 6 11 5 6 11 5 6 2011虽然表明是2011年 却不清楚是5月6日还是6月5日避免 5 6 6 5您谁能说清这是哪一天 正确的写法 2011年4月7日 20
14、11 03 25或用英文 April21st 2011 2011 3 25 2020 5 24 25 日期和时间格式 时间格式12小时格式 上午9 00 下午2 00 9 00am 2 00pm24小时格式 9 00 14 00 注意 12 00am指午夜 12 00pm指中午 所以不要写 会议时间 2 6 11 00 12 00am 2月6日还是6月2日 是半夜还是上午 有时候与美国客户开会 中国是晚上 对方正好是白天 2020 5 24 26 15 语气 使用 请求 的语气以示尊重 不要用 命令 的语气 2020 5 24 27 16 字体 颜色 缩进 商务邮件具有其严肃性不要采用不同的字
15、体 除非很必要不要使用不同的颜色 除非你想用不同的颜色强调某些东西电子邮件软件可能互不兼容 例如Notes和Outlook例如 删除线 在另一邮件系统中可能不显示在邮件中不要使用 缩进式 和 制表符 Tab 因为用另一软件打开它们可能导致文本不对齐发给公司外部的邮件 避免使用上述不兼容的格式 2020 5 24 28 17 附件 1 在邮件的正文中要提及所加附件的名称杀毒软件可能删除带病毒的附件在邮件的正文中要强调附件中的重点节省收件人时间压缩文档 文档通常不要大于5MB加快传输速度附件大于5MB时要压缩附件太大 大于10M 时 要分成多个邮件发送邮件前应打开附件进行检查确保所加附件是正确的文
16、件和版本 2020 5 24 29 17 附件 2 文件名称 Filename 文件名要易于理解 并且有唯一性 例如 2006WW14艾博思周例会 doc 不要把相同的文件名用在不同的版本中遵循文件命名规则文件内容文件标题 Title 要清楚总是显示作者姓名及日期 注 不要使用自动更新日期 如果超过1页 要设置 页码 总页数 预览文档 尤其是Excel文档 有时所见非所得 2020 5 24 30 17 附件 3 如果附件是图形文件 不要使用bmp格式 要转换成jpg或pdf格式 以减小空间长或宽的分辨率调整到1200像素以下 除非要印成照片图形文件要正向 不要让阅读者把脑袋横过来看或倒过来看 如果原图是横向或倒向 请先进行图像旋转后再加上附件 如果Office文档中包含图形 贴上图形之前先把图形另存为jpg文件后再插入 不要直接贴上bmp文件你知道吗 现在常见的数码相机的像素为800万 1000万 1200万 用这样的相机拍的照片 每张照片文件的大小是多大 这样的照片 一个邮件能发几个 2020 5 24 31 18 回复 Re 或转发 Fw 收件人 和 抄送 回复或转发时 检查 收
