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1、1 EXCEL基础教程 2 第一章EXCEL基础知识 一 新建和打开工作簿在安装了Office之后 单击Windows桌面左下角的 开始 命令 在弹出的菜单中单击 新建Office文档 项 打开下图所示对话框 我们可以新建任何一个Office组件的文档 还可以使用模板来建立一个新的工作薄 选中 空工作簿 项 单击 确定 按钮 就启动了Excel并建立了一个新的工作簿 使用 开始 菜单中的 打开Office文档 项也一样简单 单击 打开Office文档 命令 弹出 打开Office文档 对话框如下图 3 从这里我们也可以打开多种类型的Office文档 文件列表区域列出了各种类型的文件 要打开Ex
2、cel工作簿 可以单击窗口下面的 文件类型 下拉列表框如图示 从列表中选择 工作簿 xl 项 在中间的文件列表区域中显示出来的就只有Excel工作簿了 从中选择要打开的工作簿 单击 打开 按钮就可以到Excel环境中进行编辑了 二 Excel界面的介绍启动Excel后可看到它的主界面如下图 最上面的是标题栏 标题栏左边是Excel的图标 后面显示的是现在启动的应用程序的名称 接着的连字符后面是当前打开的工作簿的名称 标题栏最右边的三个按钮分别是最小化 最大化 恢复按钮和关闭按钮 一般的Windows应用程序都有 标题栏下面是菜单栏 Office2000的菜单栏比较特殊 单击菜单栏上的项目通常出
3、现的不是全部菜单 菜单最下面有个向下的箭头 单击它就可以打开全部菜单了 因为在Office2000中对菜单和工具栏使用了一种新的功能 可以记忆你对菜单项和工具栏按钮的使用频率 并把不常用的选项或按钮隐藏起来 这样在打开菜单时看到的就是最常用的功能 也就更方便查找了 菜单栏下面是工具栏 熟练使用工具栏中的按钮可以提高我们的工作效率 4 我们也可以移动菜单栏和工具栏的位置 用鼠标点住菜单栏前面的竖条 如下图所示 拖动鼠标时菜单栏的位置就随鼠标移动 我们可以把它放在界面的任意位置 有时我们不能看到全部的工具栏 此时单击工具栏右边的箭头 会弹出一个面板 从面板中可以选择所需要的功能按钮 5 三 保存工
4、作薄单击工具栏中的 保存 按钮或 文件 菜单中的 保存 命令可以实现保存操作 在 文件 菜单中还有一个 另存为 选项 前面已经打开的工作簿 如果定好了名字 再使用 保存 命令时就不会弹出 保存 对话框 而是直接保存到相应的文件中 但有时我们希望把当前的工作做一个备份 或者不想改动当前的文件 要把所做的修改保存在另外的文件中 这时就要用到 另存为 选项了 打开 文件 菜单 单击 另存为 命令 弹出 另存为 对话框如图所示 这个对话框同我们前面见到的一般的保存对话框是相同的 同样如果想把文件保存到某个文件夹中 单击 保存位置 下拉列表框 从中选择相应目录 进入对应的文件夹 在 文件名 中键入文件名
5、 单击 保存 按钮 这个文件就保存到指定的文件夹中了 四 多个工作簿之间切换编辑工作表还要知道的就是如何在几个同时打开的工作簿之间切换 现在我们切换到刚才打开的另外一个工作簿中去 打开 窗口 菜单 当前同 时打开的文件簿列表如左图所示 菜单中列出了当前打开的所有工作簿的名称 而且在当前在编辑的工作簿的前有一个对号 单击下面另外的工作簿名称 当前编辑的就成了这个工作簿 如果要回到刚才的工作薄就再单击 窗口 菜单 选择原来的工作薄名称 又切换回来了 6 五 关闭工作簿单击标题栏上的 关闭 按钮的作用是退出Excel 如果同时打开了两个工作簿 单击 关闭 按扭会同时将这两个工作簿都关闭 如果要关闭的
6、只是当前编辑的一个 可以单击菜单栏上的 关闭窗口 按钮 工作簿就被关闭了 单击 最小化 按钮 界面中工作簿就变成了小条 我们可以用鼠标任意的拖动 改变它们的位置 这样在同时使用多个工作簿时就可以方便地选择要编辑的工作簿 切换起来也很容易 六 界面的自定义我们可以不使用Excel的菜单和工具栏隐藏功能 在菜单栏中单击右键 在打开的菜单中选择 自定义 命令 打开 自定义 对话框如图所示 单击 选项 选项卡 把 个性化菜单和工具栏 一栏中的 菜单中最先显示最近使用过的命令 前面的复选框去掉 然后单击 关闭 按钮就可以取消Excel对菜单的自动隐藏功能 其它选项设置都很简单明了 用户可以根据喜好自己定
7、义 7 七 多文档切换如果Excel窗口中同时打开了不只一个文件 在的多个文档之间切换还可以使用Windows切换程序的快捷键Alt Tab来实现 按下Alt Tab键 桌面上会出现下图所示窗口 它们代表不同的文件 我们可以按住Alt键不放 多按几次Tab键 选中想要编辑的工作簿后放开键盘 就能切换到想要的文件中了 八 关闭文档和退出EXCEL如果想关闭当前编辑的工作簿 则可以打开 文件 菜单 单击 关闭 命令 就可以将当前编辑的工作簿关闭 另一个工作簿变为编辑状态 如果在改动之后没有存盘 Excel会弹出保存的提示对话框如图2 在这个对话框中 如果确认所进行的修改 就选择 是 否则就选择 否
8、 如果还想继续编辑 单击 取消 按钮就可以了 退出Excel如果想退出Excel 打开 文件 菜单 单击 退出 命令 就可以退出Excel了 按Alt F4键 同样可以退出Excel 如果在选择了退出时Excel中的工作簿没有保存 Excel会给出未保存的提示框如上面 关闭文档 时的提示 选择 是 或 否 都会退出excel 选 取消 则不保存 回到编辑状态 如果同时打开了多个文件 Excel会把修改过的文件都问一遍是否保存 图2 8 第二章建立工作表 一 在单元格中输入数据首先把表头输入进去 单击选中A1单元格 输入文字 然后从第三行开始输入表的行和列的标题 然后再把不用计算的数据添进去 输
9、入的时候要注意合理地利用自动填充功能 先输入一个 然后把鼠标放到单元格右下角的方块上 看鼠标变成一个黑色的十字时就按下左键向下拖动 到一定的数目就可以了 填充还有许多其它的用法 例如 输入一个7 11 回车 它就自动变成了一个日期 向下填充 日期会按照顺序变化 二 简单的计算在电子表格中经常需要计算数据 现在我们来看一个表格 把每人每次的购买总额计算出来 选中 总值 下第一个单元格 在编辑栏中单击 直接输入 C5 D5 在这里 不用考虑大小写 单击 输入 按钮 确认我们的输入 就在这个单元格中输了一个公式 输入公式可以从表里选 也可以直接输入 只要保证正确就行了 这两种方法各有各的用途 有时输
10、入有困难 就要从表里选择 而有时选择就会显得很麻烦 那就直接输入 还有一点要注意 这里是在编辑公式 所以一定要在开始加一个等号 这样就相当于在开始单击了 编辑公式 按钮 现在 单击E5单元格 然后用鼠标拖动边框右下角的小方块 向下填充就可以了 9 三 相对引用和绝对引用随着公式的位置变化 所引用单元格位置也是在变化的是相对引用 而随着公式位置的变化所引用单元格位置不变化的就是绝对引用 下面讲一下 C4 C4 C 4 和 C 4 之间的区别 在一个工作表中 在C4 C5中的数据分别是60 50 如果在D4单元格中输入 C4 那么将D4向下拖动到D5时 D5中的内容就变成了50 里面的公式是 C5
11、 将D4向右拖动到E4 E4中的内容是60 里面的公式变成了 D4 现在在D4单元格中输入 C4 将D4向右拖动到E4 E4中的公式还是 C4 而向下拖动到D5时 D5中的公式就成了 C5 如果在D4单元格中输入 C 4 那么将D4向右拖动到E4时 E4中的公式变为 D 4 而将D4向下拖动到D5时 D5中的公式还是 C 4 10 如果在D4单元格中输入 C 4 那么不论你将D4向哪个方向拖动 自动填充的公式都是 C 4 原来谁前面带上了 号 在进行拖动时谁就不变 如果都带上了 在拖动时两个位置都不能变 四 名称的使用命名后的单元格可以通过名字选择该单元格 可以直接从名称框的下拉列表中进行选择
12、 并直接在公式中进行调用 命名方法是选中一个单元格 在公式编辑器左边的输入框中输入该单元格的名称 如下图 在编辑栏中直接输入公式 E5 折扣 然后向下填充 这一列填充的效果与左面一列的结果是完全相同的 使用名称对单元格调用是绝对调用 11 五 调整行 列宽度调整单元格的宽度 可以使表格看起来更紧凑一些 拖动两个单元格列标中间的竖线可以改变单元格的大小 当鼠标变成如图所示的形状时 直接双击这个竖线 Excel会自动根据单元格的内容给这一列设置适当的宽度 12 第三章编辑工作表 一 选定操作区域如果要选择一些连续的单元格 就是在要选择区域的开始的单元格按下左键 拖动鼠标拖到最终的单元格就可以了 如
13、果要选定不连续的多个单元格 就是按住Ctrl键 一一单击要选择的单元格就可以了 同样的方法可以选择连续的多行 多列 不连续的多行 多列 甚至行 列 单元格混和选择等等 二 复制 移动和删除复制单元格的方法 选中要复制内容的单元格 单击工具栏上的 复制 按钮 然后选中要复制到的目标的单元格 单击工具栏上的 粘贴 按钮就可以了 现在的Office2000为我们提供了一个多次剪贴板 可以进行12次剪贴操作 在工具栏上单击右键 从打开的菜单中选择 剪贴板 把剪贴板工具栏显示在了界面中 现在我们把要复制的内容一一复制到剪贴板中来 进行复制操作 每复制一个就可以看到剪贴板中的标识就多了一个 这样就单击剪贴
14、板工具栏上相应的条目把该条目粘贴到相应的位置了 如果单元格要移动的距离比较长 超过了一屏 这样拖动起来就很不方便了 这时我们可以使用剪切的功能 选中要移动的部分 单击工具栏上的 剪切 按钮 剪切的部分就被虚线包围了 选中要移动到的单元格 单击工具栏上的 粘贴 按钮 单元格的内容就移动过来了 13 三 撤消和恢复如果对操作情况不满意 可以单击工具栏上的 撤消 按钮 把操作撤消 如果你又不想撤消了 还可以马上恢复 单击工具栏上的 恢复 按钮 不过要注意一点 恢复一定要紧跟在撤消操作的后面 否则 恢复 就失效了 再就是你可以使用多次撤消 单击工具栏上的 撤消 按钮的下拉箭头 这里列出了可以撤消的全部
15、操作 不过需要注意 撤消和恢复操作是有次数限制的 四 插入和删除对工作表的结构进行调整 可以插入行 列 单元格 右键单击左边的行标选中一行 然后从打开的菜单中选择 插入 命令单击 就可以在选中的行前面插入一个行了 然后就可以输入数据了 插入列和插入行差不多 选中一列 从右键菜单中选择插入 就可以在当前列的前面插入一列 还可以插入一个单元格 右键单击一个单元格 从打开的菜单中选择 插入 命令 打开 插入 对话框 选择 活动单元格下移 单击 确定 按钮 就可以在当前位置插入一个单元格 而原来的数据都向下移动了一行 有插入当然有删除了 这个很简单 删除行 可以选中这一行 然后从右键菜单中选择 删除
16、命令 列则可以选中列 从右键菜单中选择 删除 单元格也是一样 只是会弹出 删除 对话框 选择 下方单元格上移 单击 确定 按钮 单元格删除了 下面的记录也可以移动上来了 14 五 查找和替换有这样一个表 要把其中的 可乐 替换成 可口可乐 这时就用得到查找和替换功能了 打开 编辑 菜单 单击 替换 命令 打开 替换 对话框 在上面的 查找内容 文本框中输入 可乐 在下面的 替换值 输入框中输入 可口可乐 然后单击 查找下一个 按钮 Excel就会自动找到第一个 如果需要替换 就单击 替换 按钮 如果直接单击 全部替换 按钮 就可以把这里全部的符合条件的字符替换掉了 查找打开 编辑 菜单 单击 查找 项 打开 查找 对话框 在文本框中输入 雪碧 在下面的下拉列表框中选择 值 一项 单击 查找下一个 按钮 就可以一个一个地找到使用这些字符的位置了 15 六 对工作表的操作我们来看一个表格 这是员工的考查表 现在我们的这里又新来了两名员工 需要为他们添加两张表格我们使用移动和复制功能来添加另外两个人的表格 在标签栏中的任意标签上单击右键 在打开的菜单中单击 移动或复制工作表 项 左图 出现
