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1、绍兴县农村档案工作培训班 制作者 绍兴县档案局单红娣档案博客网站 农村档案工作培训内容 全县农村档案工作基本现状和今年农村档案重点工作文书档案整理规则会计档案整理规则照片档案整理规则科技档案整理规则大事记和组织沿革编写村档案室规范化建设基本要求绍兴县行政村归档范围和保管期限表行政村档案管理软件和社区档案管理软件的操作使用 全县农村档案工作基本现状 总述 2008年 是我县农村档案管理的重要转折年 由此改变了村级档案管理空白 以镇 街道 为单位统一档案管理网络 统一档案管理制度 统一档案装具 统一档案室牌子 这是我县历史上涉及面最广 工作力度最大的农村建档 使档案工作扎根于基层 扎根于农村 为新
2、农村建设工作服务 全县农村档案工作现状 3个 健全领导 明确了村档案室的领导在镇政府和县档案局双重领导下 开展档案业务工作 以文书 村官的互补形式 来做好纸质档案和电子档案的管理工作 硬件配备 村档案室一般要求单独设立 做好防光 防盗 防潮 防高温等措施 有符合规范的档案装具 给档案安全保存提供条件 实体规范 村档案室的建档一般要求建立文书档案 会计档案 基建档案 声像档案等 以一文一件形式或按卷形式进行规范整理 全县农村档案工作现状 作用 通过去年的规范化建档 各村 居 社区 文书档案员能基本胜任农村工作需要整理档案 在对各村文书档案员进行培训的基础上 安装行政村档案管理软件 实现了村档案资
3、源电子化 查找方便 做好农村档案工作 为解决基层矛盾纠纷 为保障农民合法权益 为发展村级经济社会建设 挖掘村落资源 发扬传统文化都起到积极的作用 全县农村档案工作基本现状 存在问题 档案资料收集不全 档案散失现象存在 部分村干部归档意识不强 档案利用效果发挥不明显 档案利用程序不到位 农村档案管理水平高低不一 传统观念还未得到彻底转变 今年农村档案工作重点 6点 继续加大对农村档案工作人员的培训力度 提供各类培训 交流机会 提高农村档案管理水平 使村档案室整体上一个台阶 对农村档案建档内容作进一步明确 在省级标准的基础上结合我县实际 特别是要注重新农村建设领域的归档工作 要求单位设立新农村建设
4、档案类别 对农村档案建档标准作进一步提高 在去年建档的基础上 要求做好大村 小村的所有历年档案资料 在文书档案 会计档案基础上 要求各村设立照片档案 基建档案 有条件的村设立特色档案 一户一档村民档案 今年农村档案工作重点 6点 要求做好2008年度的档案工作 在5月底前完成纸质档案要整理好 电子档案全部要输入 今年我县将创建全省新农村建设档案工作示范县 各镇 街道 也将以创建全省新农村建设档案工作示范镇为契机 进一步加强镇本级和辖区内村 居 档案工作 具体实施意见将于近日内下发 对全县各村 居 社区 档案资源进行整合 总结 行政村档案管理做好深化完善文章 实现提质目标 继续延用去年的管理模式
5、 分组对各村进行检查 开展镇级档案室的升级达标工作 按照标准要求建立好镇级档案管理工作 把社会保障 经济建设等工作内容进行归档 档案宣传标语 档案宣传标语 加强民生档案管理 为人民群众排扰解难 树立和落实科学发展观 促进档案事业健康发展 加强档案信息化建设 为实现政务信息公开服务 档案工作是党和国家各项建设事业不可缺少的重要环节 拓展档案服务领域 为构建社会主义和谐社会服务 加强档案法制建设 努力推进依法治档 有效地保护和利用档案 为全面建设小康社会服务 大力开发档案信息资源 为社会主义现代化建设服务 加快档案信息化建设步伐 提高档案管理现代化水平 加强档案信息化建设 实现档案信息资源社会共享
6、 文书档案整理规则 操作过程 操作过程 1 把一年的材料按对象分开 发文 收文 会议和活动材料 各类报表和信息 2 一般自己的发文归为永久 最少不得少于30年 为便于区分 一般将发文按文种不同 按文号顺序排列 归为永久 3 收文 有涉及到本单位人事 财产 行政区划变动的 关系到本单位重大事项的归为永久 一般性要贯彻执行的文件为30年 如涉及到人事变动 行政区划变动 文件标题没有本单位的 要自拟题目 增加到标题栏 以备后查 4 会议和活动材料 村两委会会议材料为永久 换届选举结果为永久 选票等10年短期保存 其它会议重要的永久 一般的30年 本单位举办和参加的会议材料 本单位举办的重大活动永久
7、本单位参加的重大活动长期 5 报表和信息 所有年报为永久 一般性报出的各类报表30年 本单位的信息10年 镇刊登本单位信息的10年 县以上刊登本单位信息的30年 整理方法 一般提倡用一文一件新办法进行归档整理 也可以用按卷整理的老方法进行整理 各村可自行选择 但各镇 街道 都必须按新办法进行整理 文书档案整理规则 整理程序及注意事项 归档文件整理程序及注意事项 1 一个年度需要整理归档的文件必须收集齐全 完整 2 收集重点 2 1本单位 或本部门 自己制成的文件材料 2 2上下级机关及其他单位与本单位主管业务有密切联系的文件材料 3 归档的文件材料应准确 有关签署手续完备 要盖章归档才有法律效
8、益 已破损的文件材料应予修整 字迹模糊或易褪变的文件应予复制 如传真件等需要复制后才能归档 4 归档文件材料纸张幅面无特别要求 文书档案整理规则 注意事项 1 归档文件整理是一个将归档文件以件为单位进行装订 分类 排列 编号 编目 装盒 使之有序化的过程 2 确定归档文件材料的 件 是归档文件的整理单位 2 1一般文件材料以每份文件材料为一件 2 2文件正本与定稿为一件 正文与附件为一件 转发文与被转发文为一件 复制件与原件为一件 2 3统计报表或名册应一次统计为一件 图册可一册 本 为一件 2 4请示单位的某一请示与其复文各为一件 复文单位的某一复文与其请示可合为一件 文书档案整理规则 注意
9、事项 2 5会议 或学习 记录应一次会议 或学习 为一件 考虑到村级会议纪录本在一起 故按年装订 一年为一件 最好编写每次会议目录 2 6一份组织或人事关系变动的介绍信及其附件为一件 2 7某一工作活动形成的有紧密联系成套文件材料中的主要文件材料各为一件 其零散附件可合为一件 比如创卫资料 科普示范村创建活动等可装订为一件 2 8一件内的归档文件超过一份时 应正确排列每份文件的先后顺序 排列方法为 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发文在前 被转发文在后 请示与复文作为一件时 复文在前 请示在后 文书档案整理规则 分类 4 1归档文件可以采用年度 保管期限 机构
10、问题 的方法进行分类 4 2按年度分类 即将文件按其形成或针对的年度分开 4 3按保管期限分类 即根据 文书档案保管期限表 的规定 将文件按不同的保管期限分开 4 4按机构 问题 分类 即将文件按其形成或承办机构 问题 分开 本项可以视情况予以取舍 文书档案整理规则 排列 5排列归档文件一般先按事由 再按时间 重要程度等排列 会议文件 统计报表等成套性文件可集中排列 5 1分保管期限按类目先后顺序排列 即不同期限的文件分开排列 同一保管期限的文件按类目先后顺序排列 文书档案整理规则 编号 6 1归档文件应依排列顺序逐件加盖归档章并编号 位置在每件材料的右上角 6 2归档章设置为2行3列6个用于
11、填写全宗号 年度 室编件号 机构 问题 保管期限 馆编件号等项的空格 全宗号 即档案馆给立档单位编制的代号 位置在第一行左起第一格 这个村级不用填写 此处为空 年度 文件形成年度 位置在第一行左起第二格 以四拉阿拉伯数字标注公元纪年 如2001 保管期限 归档文件保管期限的简称 位置在第二行左起第二格 如永久 长期 短期 室编件号 文件的排列顺序号 位置在第一排左起第三格 室编件号应按文件排列顺序每年分别从永久 1 长期 1 短期 1 开始流水编号 6 3盖归档章用红色印油 泥 填写各栏目一般用黑色字迹 文书档案整理规则 编目 归档文件应依据件号顺序逐件编制归档文件目录 7 1归档文件目录设置
12、件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注等项目 件号 填写室编件号 1 责任者 制发文件的组织或个人 即文件材料的落款单位 可用规范化简称 部门或署名者 2 文号 文件的发文字号 如绍县档 2008 1号等 3 题名 文件标题 没有标题或标题不规范的 可自拟标题 外加 号 会议记录的标题应拟其主要议题 或内容 4 日期 文件的形成时间 以8位阿拉伯数字标注年月日 如20010909 无月日的日期用00代替 如20010900 20010000 5 页数 每一件归档文件的页数 文书档案整理规则 编目 备注 注释文件需说明的情况 1盒内文件情况说明栏内填写盒内文件缺损 修改 补充 移出 销毁等情
13、况 2整理人栏内填写负责整理归档文件的人员姓名 3检查人栏内填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名 4日期栏内填写归档文件整理完毕的日期 文书档案整理规则 装盒 7 2归档文件目录用纸幅面尺寸必须采用国际标准A4型 长 宽为297mm 210mm 每盒档案输入电脑后有固定格式可自动拉出来 做好文件材料的归档整理后 即分类 排列 编号后 需要把文件按格式输入电脑 用档案局统一免费提供的档案管理软件 浙江省行政村档案管理软件 点击按件装订 设置年份 按盒号进行输入 输入完毕后软件已提供归档文件目录 案卷目录等 只需拉出来就可以 每盒打开放入归档文件目录和备考表 7 3归档文件目录应一份装盒 一份装
14、订成册并编制封面 一般每年装订一册 归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称 年度 保管期限 机构 问题 等项目 其中全宗名称即立档单位的名称 填写时就使用全称或规范化简称 文书档案整理规则 装盒 8 1将归档文件按室编件号顺序装入档案盒 并填写档案盒封面 盒脊及备考表等项目 8 2档案盒的外型尺寸为310mm 220mm 长 宽 盒脊厚度根据需要设置为20mm 30mm 40mm等 8 3档案盒封面全宗名称栏内用黑色填写 或刻填 8 4档案盒在盒脊设置全宗号 年度 保管期限 起止件号 盒号等必备项 并设置机构 问题 等选择项 村级档案只需填写年度 如2006 保管期限 永久 长期 短期 起止件
15、号 见盒内文件材料起止号 盒号 按年度连续排列 永久在前 长期其次 短期最后 会计档案的整理 定义 会计档案是指会计凭证 会计账簿和财务报告等会计核算专业材料 是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据 会计档案是指会计凭证 会计账簿和财务报告等会计核算专业材料 是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据 会计档案的整理 归档范围 一 归档范围1 会计凭证 会计凭证是记录经济业务 明确经济责任的书面证明 它包括原始凭证 记账凭证 汇总凭证 其他会计凭证 2 会计账簿 会计账簿由一定格式 相互联结的账页组成 以会计凭证为依据 全面 连续 系统地记录各项经济业务的簿籍 它包括总账 明细账 日记账 固定
16、资产卡片 辅助账簿 其他会计账薄 3 财务报告 财务报告是反映企业会计财务状况和经营成果的总结性书面文件 主要有月度 季度 年度财务报告 包括会计报表 附表 附注及文字说明 其他财务报告 4 其他会计核算资料 其他会计核算资料是指属于经济业务范畴 与会计核算 会计监督紧密相关的 由会计部门负责办理的有关数据资料 包括银行存款余额调节表 银行对账单 其他应当保存的会计核算专业资料 会计档案移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 会计档案的整理 组卷 二 会计档案的组卷 就是按照其形成规律和有机联系 区分不同的类型和保管期限 将会计核算材料组成保管单位 案卷的过程 一 会计凭证的组卷 会计凭证可按年 月顺序立卷整理 一个月的凭证可根据量的多少立卷装订一本或几本 个别月份凭证特别少的也可几个月立卷装订一本 会计档案的整理 组卷 会计凭证装订前的准备工作 1 按凭证编号顺序排列 检查日期 编号是否齐全 2 按凭证汇总日期归集 如按上 中 下旬汇总归集 确定装订成册的本数 3 摘除凭证内的金属物 如订书钉 大头针 回形针 对大小不一的凭证要折叠或粘贴成与记账凭证单大小一样的规格 且要避开装
