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1、科技事业单位 山东省档案工作科学化管理 测评细则解读山东省档案局法经处电话0531 68609112 出台背景 中共中央办公厅 国务院办公厅联合印发了 关于加强和改进新形势下档案工作的意见 中办发 2014 15号 这是1994年以来中共中央办公厅 国务院办公厅印发的第一个关于档案工作的文件 是新中国历史上党中央 国务院全面系统指导档案工作的又一个纲领性重要文献 体现了党中央 国务院对档案工作的高度重视和巨大支持 山东省档案工作科学化管理规范鲁档发 2014 23号 各市档案局 省直各部门 单位 为加强和改进机关 团体 企事业单位档案工作 省档案局依据国家有关规定 制定了 山东省档案工作科学化
2、管理规范 以下简称 规范 请认真贯彻执行 本 规范 自2014年8月1日起施行 有效期至2019年7月31日 鲁档发 2014 37号 关于印发 实施 山东省档案工作科学化管理规范 测评办法 的通知附件2 山东省科技事业单位档案工作科学化管理测评细则 主要内容六个部分23项内容 一组织领导和制度建设二档案资源建设三档案信息化建设四档案安全保障五档案服务利用六档案工作创新 一组织领导和制度建设 20分 1 1遵照国家档案法规要求设立档案工作管理机构 负责对本单位 本系统和直属单位的档案工作进行指导 监督与检查 建立健全档案监督管理网络和科学有效的监管运行机制 测评点 查看成立机构的文件或会议纪要
3、 明确对本单位及所属系统档案工作的指导 监督与检查的职能 明确单位档案管理职责 明确单位部门职责 明确档案部门及履行职责 查看开展业务活动的记录 建立档案工作业务档案 形成制度 建立了领导负责 各部门专 兼 职档案人员参与的管理网络 定期对口指导文件材料形成归档工作 1 档案管理组织5分 教育部第27号令 高校档案机构的管理职责是 一 贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策 综合规划学校档案工作 二 拟订学校档案工作规章制度 并负责贯彻落实 三 负责接收 征集 整理 鉴定 统计 保管学校的各类档案及有关资料 四 编制检索工具 编研 出版档案史料 开发档案信息资源 五 组织实施档案信息化建
4、设和电子文件归档工作 六 开展档案的开放和利用工作 七 开展学校档案工作人员的业务培训 八 利用档案开展多种形式的宣传教育活动 充分发挥档案的文化教育功能 九 开展国内外档案学术研究和交流活动 组织领导 1 2加强组织领导 全面贯彻落实国家关于档案工作的法律 法规 规范和技术标准 严禁档案管理违法违纪行为 测评点 明确了单位档案工作的分管领导 明确了各部门 项目档案工作的负责人 确定了档案部门的负责人 定期组织单位相关人员 专兼职档案人员学习档案工作的法律 法规 规范和技术标准 工作 业务会议 培训 宣传等 没有出现档案违法违纪现象 国家档案局第30号令 档案管理违法违纪行为处分规定 处分规定
5、 确定了二十种违法违纪行为1 将公务活动中形成的应当归档的文件材料据为己有 2 拒不按照国家规定向指定的国家档案馆移交档案的 3 出卖或者违反规定转让 交换以及赠送档案的 4 利用职务之便 将保管的档案据为己有的 5 因不负责任 不遵守档案制度 导致档案损毁 丢失的 6 擅自销毁档案的 7 涂改 伪造档案的 8 擅自从档案中抽取 撤换 添加档案材料的 9 携运 邮寄禁止出境的档案或者其复制件出境的 10 擅自提供 抄录 复制档案的 11 擅自公布未开放档案的 12 未配备必要安全设施 设备的 13 未建立档案安全管理规章制度的 14 明知档案面临危险而不采取措施的 15 安全事故发生后 不及时
6、组织抢救的 16 隐瞒不报 虚假报告或者不及时报告的 17 干扰阻挠调查的 18 利用工作中违反国家规定收取费用的 19 不按照国家规定开放档案的行为 20 违反国家规定扩大或者缩小档案接收范围的 1 3将档案工作纳入单位领导和工作人员岗位职责 纳入各项工作流程 纳入年度目标考核 与其他业务工作同部署 同检查 同奖惩 测评点 查看列入分管领导 部门领导 专 兼 职人员岗位责任制情况 部门专兼职人员岗位责任制落实到位情况 查看在教学管理 科研 经营 基建等各业务流程中有无档案形成 归档的内容要求 是否规定档案工作与业务工作同步 查看档案工作有无列入单位目标考核和档案工作开展检查考核执行记录 条块
7、结合 1 4接受同级档案行政管理部门和上级业务主管部门监督 指导 按照规定时限完成重大活动档案登记 档案统计年报 政府公开信息报送 档案进馆等档案业务工作 测评点 主动联系并接受档案部门参与单位 系统 档案业务工作的培训 监督 指导 积极参加档案部门组织的各项活动 主动向档案部门移交归档重大活动档案 积极参与档案统计年报的报送 按规定及时组织进馆和报送相关材料等 1 5通过宣传教育和专业培训 增强全员档案意识和档案法治意识 测评点 开展了本单位 本系统档案宣传教育和培训 积极参与档案主管部门组织的培训 开展了档案法制的学习宣传及知识竞赛 展览 参观 网站 宣传册 答卷等活动 有记录 有照片 抽
8、查2个业务部门的负责人和兼职档案人员 了解档案业务知识和法规掌握情况 回答不准的扣分 2 档案工作人员5分2 1为确保事业单位档案资源的安全和有效利用 选拔德才兼备的骨干力量担任事业单位档案管理机构负责人的职务 测评点 档案管理机构负责人选配了具备较高学识水平和业务能力的人员 享受档案主管领导 部门负责人或同条件人员管理岗 专业技术岗的待遇 2 2配备与单位档案工作科学化管理相适应的专 兼 职档案人员 档案工作人员应具备相应的档案专业知识 档案工作人员持证上岗 档案工作人员保持相对稳定 测评点 查看配备档案人员的文件或会议纪要 查看工作现状档案人员满足工作需要情况 档案部门和档案人员的岗级作为
9、管理岗 专业技术岗要与其他业务部门的待遇保持一致 查看相关待遇材料 人员配置按库藏档案1人 万卷多增1人加0 5分 档案人员没有频繁调动 2 3加强档案业务学习 积极参加档案业务知识和岗位技能培训 测评点 查看参加国家 省 行业组织的业务培训情况 参加了相应学习考试 掌握了业务知识 有培训证 资格证 和上岗证 具备适应工作的岗位技能 能够独立开展工作 3 1档案工作经费纳入年度预算 配备必要的设施设备 满足归档文件规范整理 档案安全保管 档案信息化建设与服务利用等业务需要 测评点 查看看档案经费的列入单位年度经费预算情况 档案专项经费是否到位 查看开支的记录或单据 每年专项经费达到1元 件 每
10、增加10 加0 5分 3 档案工作经费5分 4 档案工作制度5分 4 1制定了单位档案工作规定 规定内容包括档案工作原则及管理体制 文件形成 积累与归档职责要求 资产变动与产权变动档案的处置原则 解释权等 内容符合档案工作规范要求 并将档案工作制度融入到本单位制度建设体系 使之与其他工作制度有机衔接 为档案工作开展提供保障 4 2建立完备的档案工作制度 包括文件材料归档和档案整理 保管 保密 鉴定 销毁 统计 利用 库房管理及离岗交接清点等制度 测评点 制定档案工作工作规章 管理制度 业务规范 覆盖单位各类人员 各职能部门 各项业务活动 档案工作制度以单位正式文件下发执行或列入单位标准 没有以
11、单位名义下发的扣分 查看档案工作融入单位各项管理制度情况 通过抽查工程 设备 科研 重大活动 电子档案移交 人力资源考核等工作程序落实到位情况 现场抽查 a 制定档案制度 开展指导监督 并有移交归档工作计划 有无档案培训 文件材料形成质量归档要求 移交归档前对文件材料进行审核把关等 b 档案部门参加高校建设项目验收 设备开箱验收情况等 4 3文件 档案整理规范应明确文件立卷与档案整理原则 整理方法 档号编制要求和档案装具要求 测评点 制定了管理类 项目类 设备 电子文件等文件材料形成积累 立卷与档案整理原则和办法 档号编写和档案装具符合国家相关要求 4 4档案分类方案应明确分类依据 类别标识
12、类目范围 4 5文件归档范围和保管期限表应明确各类文件归档的范围及其相对应的保管期限 测评点 编制了本单位档案分类方案 类目划分和标识科学 合理 符合 高等学校档案管理办法 要求 编制了本单位保管期限表 各类档案的保管期限划分全面 准确 文件材料归档范围和档案保管期限表已经申报同级档案部门和主管部门进行了审查备案 4 6特殊载体档案的管理规范应明确不同载体档案收集 整理的要求和保管的条件 测评点 单位制定了电子档案 各种载体档案管理的制度 实际检查特殊档案载体的整理是否符合要求 是否脱机 3套制 只读光盘 一次写光盘 磁带 可擦写光盘 硬磁盘等 保管条件是否达标 4 7建立档案工作奖励和责任追
13、究制度 测评点 建立了档案工作检查 考核 奖励和责任追究制度 实际查看落实奖惩考核和责任追究情况 二 档案资源建设 25分 5 档案资源前端控制10分 5 1严格执行文件材料归档制度 对国家规定应当整理归档的文件材料 做到应收尽收 应管尽管 测评点 各门类和载体的文件材料归档范围做到了全覆盖 囊括和延伸到了单位全部职能活动 各类文件材料归档有具体的办法和措施 并落实到具体责任部门和相关人员 现场抽查各类文件材料收集归档的情况抽查高校网站 会议记录 大事记 工作总结 资金总账等信息 检测是否做到应归尽归 应收尽收的要求 5 2根据各单位文件材料归档范围 从源头上加强对文书 照片 声像 会计 科技
14、 基建 设备 公务活动礼品等各种门类 各种载体档案的收集 维护档案资源的齐全 完整 准确 系统 测评点 从前端的介入 靠领导重视 靠制度执行 靠列入程序 靠培训 靠档案部门指导 靠合同 靠责任主体质量审核把关和及时归档 5 3单位档案机构依照法规制度对应归档文件的形成过程 形成质量 原始属性 法律效用标识等进行动态监管 确保归档文件材料的真实性 原始性 完整性 测评点 单位档案机构实行了监督指导 在线检查或抽查 建立对归档文件进行质量评定审查制度 并落实到位 5 4文件形成部门负责人或承办活动 项目 的单位负责人是归档文件质量第一责任者 在文件归档前应对文件齐全 完整 准确 真实 整理规范情况
15、进行审查 并签署归档质量审查意见 测评点 发现归档文件部门负责人不签署归档质量审查意见的扣分 归档项目文件移交时 必须进行归档审查 对文件的完整 准确情况的书面质量评定审查意见 没有的扣分 档案部门进行归档接收的质量审查及签署意见 不符合要求的令其返工 5 5各类文件应按国家有关规定及时归档 未明确归档期限的不得超过1年 测评点 对一些单位形成的 目前国家还没有明确归档时间的 一般在部门存放不得超过一年时间 6 电子文件归档管理2分 6 1将电子文件归档管理工作纳入电子政务 办公自动化等信息化建设总体规划 同步建设 测评点 查看单位信息化建设总体规划有无档案内容 同步建设效果情况 查看制定和完
16、善了电子文件形成 归档移交的各种制度和技术要求 6 2按照国家关于电子文件管理的规定 做好电子文件的归档 整理 保管 移交等工作 测评点 查看单位电子文件的形成质量 归档流程 归档要求 整理方法 移交手续及保管条件等符合相关标准 查看各主要业务接口电子文件的在线接收情况 查看各部门向档案部门移交电子文件情况 7 重大活动 事件 重点工程和重要科研项目档案管理5分 7 1主办 承办单位要将重大活动 事件 重点工程 重要科研项目情况及时通知同级档案行政管理部门 同时按照 山东省重大活动档案管理办法 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 科学技术研究课题档案管理规范 等有关要求做好档案的收集 整理 保管 移交工作 测评点 档案部门及时了解 跟踪 配合做好单位重大活动 事件 重点工程 重要科研项目档案工作 制定了指导监督工作计划 查看档案部门介入重大活动 事件 重点工程 重要科研项目档案工作 全程跟踪服务并及时收集归档文件等情况记录 7 2县级以上人民政府确定的重点建设项目和重点科学技术研究项目的档案 应当由同级档案行政管理部门和有关主管部门验收 测评点 查看单位档案部门是否及时进行培训
