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1、 行政秘书时间管理 讲师 李革增 事务性 重复性工作太多打扰 电话或没有预约客人 没有目标 次序和计划缺乏自律资料不完整或有所延误文书工作不能一次到位文件越积越厚工作没有效率 一 常见的时间管理误区 二 时间管理的目标 三 时间管理的三原则 第一原则 目标管理原则第二原则 抓住重点原则 80 20 法则运用第三原则 工作优先级综合分析 第一原则 目标管理原则 目标不明确 工作的目标是什么 你自己的人生目标是什么 目标确定根据目标确定工作计划 案例 海尔的OEC管理法 OverallEveryControlandClear 即全方位地对每人 每天 每事进行清理 控制 其主要内涵 就是贯穿在企业各
2、项工作中的 日事日毕 日清日高 具体地讲 就是企业每天所有的事都有人管 做到控制不漏项 所有的均有管理 控制内容 并依据工作标准对各自控制的事项按规定计划执行 每日将实施结果与计划指标对照 总结 纠偏 达到对事物发展过程日控 事控的目的 确保事物向预定目标发展 按照这一管理模式 上至总裁 下至一般员工 哪怕是一个修剪花草的花匠 都十分清楚自己应该干什么 干多少 按什么标准干 达到什么结果 德鲁克在 卓有成效的管理者 一书中说 管理好的企业 总是单调无味 没有任何激动人心的事件 那是因为凡是可能发生的危机早已被预见 并已将它们转化为例行作业了 第二原则 重点原则 80 20 法则 帕雷托定律 是
3、一个意大利的经济学家帕雷托提出的 他在 年观察 世纪英国社会财富和人的关系时 发现国家 的财富是聚集在 的人的手里 80 的结果来自20 的原因 80 的利润来自20 的客户80 的销售来自20 的销售人员80 的时间用在了20 的日常事情上80 的事情在20 的高效率的时间内被完成80 的效率提升可以来自20 的环节改进 第三原则 工作优先级综合分析四象限坐标图 重要度 紧迫性 A重要而且紧迫 紧迫但不重要 D不重要不紧迫 重要但不紧迫 请运用四象限方法排列你的工作 1 结合工作目标作好时间计划表注意 60 有计划的工作20 没有预期的行事20 突发的行事 第一招 时间计划表 四 时间管理的
4、策略 20招 过多的电话不必要的会议不速之客无意义的文件方法 过滤 第二招 帮助上级跳出时间陷阱 第三招 区分掌控的时间 二分法 区分可控和不可控时间 一日之计在于昨天明天必须要做的六件重要事情 写下来 相关工作一并完成 不作预定表以外的工作 第四招 每日工作计划表 第五招 减少被打扰的时间 打扰是第一时间大盗 日本专业的统计数据指出 人们一般每8分钟会受到1次打扰 每小时大约7次 或者说每天50 60次 平均每次打扰大约是5分钟 总共每天大约4小时 也就是约50 其中80 约3小时 的打扰是没有意义或者极少有价值的 同时人被打扰后重拾原来的思路平均需要3分钟 总共每天大约就是2 5小时 根据
5、以上的统计数据 可以发现 每天因打扰而产生的时间损失约为5 5小时 按8小时工作制算 这占了工作时间的68 7 流程管理要多用打扰性不强的沟通方式与别人的韵律相协调 工作计划表正在进行的计划 尚未完成的事情 每日行事历规定的事项一定完成 今日不做 明天就后悔拖延容易变的更困难 了解上级是夜猫子还是早起的鸟儿安排重要的事情的在最好的时间保证1 2个小时的免打扰时间 第七招 找出上级的最佳工作时间 平时作事情注意养成节省时间的好习惯袜子 长裤 先穿袜子再穿长裤 可节省5秒 用品放在一个固定的地方 Key 第八招 养成良好的工作 生活 习惯 同时做两件事情刷牙 洗脸 洗澡 听新闻等车或塞车时 看报开
6、车听演讲或者有声音的录音带同时做三件事情走路健身 听mp3学英语 上班 人脑一次能处理7件事情 时间没有准时只有提前工作时间业务洽谈约会上课 第十招 决不轻易 迟到 设定期限 双方共同协议 交办事项 定下期限 按时追踪指使 要求 命令 书面化按时追踪承办事项 自定期限 限期前提报主动提出进度报告 力有未逮时 马上说出来 第11招 没定期限就不叫工作 桌面清除不必要的东西 相片 饰品等 有用物品定位 编号 抽屉立即处理的公文 正在实施的计划 分类 分组 保留的公文 参考资料分别放置 周围环境一天三分之一以上的时间 清爽舒适 工作效率 第12招 整理工作环境 整理 区别要与不要的东西 只保留有用的
7、 撤除不需要的东西 整顿 把要用的东西 按规定位置摆放整齐 并做好标识进行管理 清扫 将不需要的东西清除掉 创造良好的工作环境 清洁 维持以上整理 整顿 清扫后的局面 使工作觉得整洁 修养 通过进行上述4S的活动 让每个都自觉遵守各项规章制度 养成良好的工作习惯 5S的倡导者相信 保持工作环境的干净整洁 物品摆放有条不紊 一目了然 能最大程度地提高工作效率 工作环境 管理 用5s来整理你的工作环境 1 基本工具 2 复印机 3 传真机 4 电脑 5 文档自己检查你的办公桌 文件柜 电脑 文件夹 档案夹 电脑磁盘 还有更多的其他东西 是否符合5s管理 是否方便你的工作 阅读技巧 30 花在阅读上
8、阅读前 选择阅读材料 1分钟200页 阅读 改进阅读速度 1分钟500字 阅读后 用色笔来标记文件处理只看一次今天决定不了的明天也一样 第13招 各种文件只看一次 五分钟内找不到文件就不是好的档案管理如果不见了会发生什么样的麻烦事 如果不确定该不该 淘汰 往垃圾箱丢吧 定期整理 淘汰 掉不用的文件 第14招 没有淘汰就不叫档案管理 专家或朋友好朋友专家顾问资源图书馆 Internet 第15招 学会使用外脑 化零为整25分钟读书法 25分 20页 天 600页 月 24本书 年每天固定时间沉思片刻 回顾与总结 思考周 常规性工作放在零散的时间处理 第16招 集合零碎时间做大事 您有拒绝的理由
9、不必每次都要有理由 拒绝太慢反而会造成抱怨太多 轻诺寡信人生的麻烦有一半是由于太快说 是 太慢说 不 造成的比林定律 美国幽默作家比林 第17招 勇敢说 不 适当的睡眠午睡30分钟闭目养神 小休片刻会更好适当的休闲 并行管理同一时间做多件事情串行管理按循序做事情根据事情的特点 分类管理 第19招 统筹管理时间 第20招 使用管理时间的工具 笔及时贴Pda笔记本软件 五 管理上司的时间 固定日程管理 计划 会议 出差 接待等 突发性日程 临时性 突发性事件 1 总体原则 了解上司的日常工作 近期业务重点 作息习惯 身体状况 优化工作方法 细心观察上司的工作习惯与做事风格 主动适应其工作节拍 了解
10、公司业务发展情况 特别是上司最近的业务进展情况 留意近期的工作兴奋点 对计划内事情预先写入日程 及时整理日程表 以免安排冲突 定期与上司沟通 将双方的要求 需求和可能会遇到情况的处理原则达成共识 以利工作开展 注意日程安排的时间松紧 安排全部时间的60 2 经验与技巧 周一日程 出差前后一个工作日不要安排过多的事务 在两个约会间留出机动时间 防止会议延长引起时间冲突 并给上司留出整理思路的时间 同时预留时间处理日常事务 根据上司习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息 对于上司的各项安排熟记于心 及时提醒已定下来的安排 防止冲突 每日安排相对固定时间与上司核对日程 保证秘书与上司日程表内容一
11、致 控制约会时间 适时打断 防止拖延 以免影响下面的日程 掌握近期要回避的人物 出差前 确定出差目的地和日期 确认上司出差陪同人 与出差地人员沟通 确定日程 如早午晚餐安排 所到地地址 路程时间 接待人等信息 确定行程 预定机票 选择航空公司 机型及班次 酒店 选择上司习惯的酒店 酒店的电话 传真等 接 送机人员 明确接送人的联系方式 完善细致周到的日程表 时间 地点 对方参会人 议程等 见范例 根据上司的习惯 准备出差用物品 拟写授权书并于上司出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件 3 出差日程安排 出差中 在第一时间掌握上司到达后的联系方式 必要时通知授权人及其它相关人员 根据上司日程安排 随时通报公司及的业务进展情况 配合上司授权人的工作 及时掌握公司及业务相关信息 根据情况及时与相关人员及上司沟通 及时调整日程安排 3 出差日程安排 出差后 及时向上司汇报出差期间公司内部事务及业务进展 出差资料整理 包括资料 名片 会谈备忘 根据需要转发相关人员或存档 向上司认为有必要的合作方致感谢函 各种差旅费用报销 跟进业务后续事宜 3 出差日程安排 出差物品携带表 教育是为美好生活作准备 斯宾塞 Thanks
