《精编》某公司战略采购操作规范教材

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1、 产品股份有限公司 战略采购操作规范 2002年3月 目录 使用说明 2组织结构说明 4战略采购方法概览 8建立采购类别 10设计采购战略 18建立供应商名单 26选择实施方式 34选择供应商 36与供应商运营整合 51不断与供应市场基准比较 53 页码 1 使用说明 外购物资和劳务是构成 股份总成本的重要因素 因此 创造采购优势对于实现成本领先 增强竞争能力具有举足轻重的意义 本操作规范对实施战略采购 战略采购 特指本规范描述的采购方法与体系 的组织 操作流程和相关的指导原则进行了说明 它适用于股份公司内所有的物资和劳务的采购 股份公司内负责采购的相关部门 如集团物资采购部 事业部物资采购处

2、等 均应遵循本操作规范中的规定 对所负责采购的物资与劳务实施战略采购 由于本操作规范涉及到对外部情况的系统分析和了解 因此 本操作规范仅允许在采购部门内部使用和沟通 并不得向外部公开 任何在操作过程中向外部 包括内部无关的第三方 公开相关内容的情况都视为对公司员工规范的破坏 应当受到严厉的惩罚 公司总裁 签名 签章 签发日期 2 组织结构2 1明确组织设计的原则2 2设计组织结构 2 1明确组织设计的原则 采购层级 采购类别举例 采购组织设计的总体原则 在尽可能集中采购时考虑 各工厂的地理分布 距离远近将集中的采购量转化成价格上的优势提高采购的透明度减少各子公司的工作量 提高效率 包装袋等大宗

3、备品配件电力生产设备 石灰石等矿物原料办公用品 小额的非标件加工清洁服务等 2 2设计组织结构 集中采购的组织体系设计 集团总裁 副总裁 物资采购部部长 集团物资调配科 设备 大宗器材配件采购科 其它大宗物资采购科 地区大宗原燃料采购科 地区其它物资采购科 事业部 公司 生产技术部 物资采购部 公司 事业部 公司 机动器材部 关于采购组织体系设计的说明下级采购部门直接对所属的经营单位负责人汇报 接受指令上级采购部门从方法 内容和时间上等方面对下级采购部门进行指导集团的物资采购部应担负起采购程序与制度的维护 更新与修改的工作 2 3定义岗位职责 3 战略采购方法概览 3 战略采购方法概览 步骤

4、建立采购类别 定义目前的使用情况分析供应市场与自身的优劣势采购类别分类采购市场分析与优劣势分析 设计采购战略 评估供应市场的发展动态分析供应商的成本结构分析备选的采购战略适合不同采购类别的采购战略 建立供应商名单 收集详细的供应商信息获取潜在的供应商名单定义评估标准根据评估标准对潜在的供应商名单进行筛选挑选合格的供应商名单 选择实施方式 评估可行的实施方法符合各采购类别的采购实施方法 与供应商运营整合 设计新的流程和程序分析和预计整合的主要问题设计过渡实施方案监督结果与供应商采购操作整合的具体实施方案 选择供应商 设计并发出询价设计谈判战略实施谈判分析供应商的反应设计完成的谈判战略实施的具体谈

5、判及其结果 不断与市场基准比较 跟踪分析供应市场主要成本驱动因素的发展动态指派职责 时间和范围设计监督和评估的系统定期 不定期的采购市场信息反馈 工作内容 成果 1 2 3 4 5 6 7 切实遵守战略采购的 七步曲 是实现采购成本节约效益的基础 4 建立采购类别4 1明确采购类别划分原则4 2定义采购类别4 3建立采购数据库4 4分析供应市场4 5SWOT分析 4 1明确采购类别划分原则 采购类别划分的原则 根据供应商 供应市场的特征而不是根据用途对采购物资进行分类 能够向同一组供应商采购的物资种类的集合 划分采购类别时 通常遵循的标准有 类似的供应商类似的制造过程类似的规格类似的制造技术类

6、似的用途 现在 按供应商分类 原来 按用途分类 示意 适当的采购类别划分是最大限度地实现集中购买力 增加购买优势的前提 从动轮大链轮挡圈 铸件 绞刀头轴绞刀瓦盖绞刀瓦片绞刀叶轴联接轴 锻件 从动轮大链轮挡圈绞刀头轴绞刀瓦盖绞刀瓦片绞刀叶轴联接轴 机加工件 4 2定义采购类别 所属的大类采购类别设备专用件按照加工工艺分类 机加工件 结构件 耐磨材料 耐火材料 设备通用件按照性质分类 轴承 标准件 橡胶 电器 仪器仪表 其他包装袋 收尘袋 劳保用品 金属材料 五金 水暖 化仪化药 油品 油漆设备类 主机和主要辅机 泵 窑 磨 破碎机 篦冷机 汽轮发电机 锅炉 风机 收尘器 选粉机 输送机 提升机

7、起重机 包装机 空压机 器材配件 设备 根据上述原则 对器材配件及设备进行了相应的划分 4 2定义采购类别 定义采购类别时 应尽可能对所有的采购项目 包括采购的物资和外购的劳务 进行细致 全面的搜索和分析 原燃料 器材配件 办公用品 水电暖气 其它 专业服务 生产设备 石灰石煤石膏钢渣 页岩 铁粉 锂渣 叶腊石 铜渣 铁矿 煤矸石矿渣 油焦 水渣 矿岩 炉渣 碱渣泥灰岩粘土 硅石粉煤灰白沙土砂岩 泵窑磨破碎机篦冷机汽轮发电机锅炉风机收尘器选粉机输送机提升机 起重机包装机空压机 设备专用件机加工件结构件耐磨材料耐火材料设备通用件轴承标准件橡胶电器仪器仪表其它包装袋收尘袋劳保用品金属材料五金水暖化

8、仪化药油品 油漆 电力用水暖气 保安监理 审计设备维修设备安装车辆维修基建广告宣传地质勘探班车接送 文具计算机家具印刷品清洁用品 差旅住宿餐饮车辆购置礼品 年货保险车辆年检 审照 所有采购项目 4 3建立采购数据库 为了对采购数据有连续的跟踪和维护 便于实施集中采购 有必要建立起全集团统一的采购数据库 附件 采购数据库 器材配件采购数据库 耐火材料 xls 设计原则 数据库设计的目的记录跟踪采购情况 提供使用情况的分析数据为今后实施战略采购及时准确地提供全面的信息根据不同采购类别的不同特征设计不同的采购项目管理数据库各子公司在数据录入过程中应紧密合作 避免相同的物资因名称或规格表述不同而出现差

9、异全面记录详细的技术质量指标使用工厂 部门 设备和部位 用途目前的采购数量 库存数量与库存状态基本的供应情况分采购类别设计数据库 记录采购项目数据 相关的数据库 器材配件采购数据库 根据每个采购类别不同的技术参数情况分别设计 参见附件 器材配件采购数据库 耐火材料 原燃料采购数据库 根据每种采购物资的不同分别设计技术参数 4 4分析采购市场 市场新加入者 供应商 供应市场竞争态势 是否存在规模经济效益 不依赖于规模的成本优势大小产品的差异化程度如何对资本投资的要求高低退出的门槛 转换的成本高低分销渠道获得的可能性大小是否存在可能出现的报复 替代者 是否少数公司占主导地位供应商是否要比购买者更集

10、中是否不存在可靠的替代品该供应市场行业是否是该供应商群体的重要客户供应商是否实现了产品的差异化转换的成本如何前向的整合是否可能 是否有大量或同等大小的供应商存在该行业的增长率是否较低是否存在较高的固定或仓储成本产品是否有差异或转换的成本较低生产能力的扩大 利用是否依赖于大量生产品牌的同质性如何是否存在较高的退出门槛 相对于供应商的销售量 购买量大小采购的物品是否是标准产品或无差异供应商更换成本高低是否有替代产品购买者从采购中获得的收益高低是否存在存在后向整合的可能性该行业的产品质量对于购买者的产品来说是否重要购买者是否掌握全面的供应市场主要信息 替代产品的相对价值 价格比如何转向替代者的更换成

11、本高低购买者或供应商的新技术高低自制还是外购的决策 采购类别 负责人 日期 可以采用波特 Porter 的 五种力量分析法 从以下角度对各类采购类别的采购市场进行全面的分析 4 4分析采购市场 采购类别 石灰石负责人 XYZ日期 2002年3月18日 示例 市场新加入者 供应商 供应市场竞争态势 开矿的投资较小 进入门槛较低 新投资者容易进入 替代者 规模较小 必须较大规模地提供开采量来降低成本需要较好的现金流量管理 受采购商支付的影响较大 供应市场总体上讲供大于求 供应商之间的竞争激烈 良好的付款记录 信用好是该地区的主要采购量没有或仅有很低的供应商转换成本拥有自己的矿山作为备选方案 不需要

12、完全依赖于供应商 不存在替代品 4 5SWOT分析 采购类别 石灰石负责人 XYZ日期 2002年3月18日 示例 供应市场五种力量的分析是为了分析找出 谈判的杠杆 优势 Strengths 本地区最大的购买商 购买量占到当地市场的60 以上良好的付款信誉几乎没有或仅有很低的供应商转换成本拥有自己的矿山 并且正在积极寻找其它的矿山资源供应市场供大于求供应商分散 开采规模小新供应商的进入门槛较低 劣势 Weaknesses 对供应商和供应市场的了解不充分 替代方案的可操作性不强供应商对石灰石供应市场有良好的了解 他们互通信息 机会 Opportunities 供应商开采能力的扩大需要大稳定的采购

13、量的支持可以利用新进入的供应商和自己开采的矿山 威胁 Threats 值得利用的现有优势 需要创造优势 5 设计采购战略5 1定位采购类别5 2设计采购战略5 3集中采购量5 4优化产品规格5 5分析供应商成本结构5 6补充说明 5 1定位采购类别 利用型 大 高 小 低 次要型 战略型 瓶颈型 支出水平高占支出比重很大对核心业务很重要对时间很敏感 减少或消除价格上涨与供应不稳的风险确保现有供应来源或寻找替代品 利用竞争优势减少整体成本利用采购量作为谈判工具 确保可长期获得稳定的供应着重与供应商建立关系与整合 简化并精减采购程序以提高效率减少供应商数目并简化下订单补货的程序 支出水平低占支出比

14、重很小对核心业务不重要对时间不敏感 选择多买方拥有多谈判筹码技术复杂度低 选择少买方拥有少谈判筹码技术复杂度高 对业务的影响 供应市场复杂度 5 1定位采购类别 供应市场复杂度低 创造优势转移重心 利用现有优势充分利用购买力 扩大供应商的选择范围充分利用采购数量优势采取强势谈判的方式 重新建立采购类别 1 重新定义公司业务范围重整供应商关系 供应市场复杂度高 利用型 次要型 战略型 瓶颈型 注 1 指重新对各采购类别进行划分 设法扩大向同一组供应商采购的数量和金额 采购类别1 采购类别2 采购类别3 利用上述分析框架 就可以对各采购类别先进行一个初步的采购战略定位 备选的采购战略 5 2设计采

15、购战略 通常采用的采购战略包括以下方面 减少供应商数目跨业务单元的采购量整合重新分配向各供应商采购的数量集中不同采购集团的数量与采购者建立联盟关系 內部采购价格比较重新谈判 压低价格将价格拆解并分析供应商的成本模型适度运用 退出威胁 竞争性投标在各潜在供应商内比较总成本根据供应商的获利能力定价格建立长期供货合同 拓展供应商的地理范围寻找新的供应商善用汇率波动善用贸易奖励措施善用反贸易灵活运用二級的供应商 配件标准化寻找替代品运用产品价值分析分析使用的生命周期成本建立长期供货合同 重组业务流程整合优化物流管理联合产品开发建立长期供货合同共享改进后的利益 分析核心能力审核采用自行生产或采购的战略性

16、决定调整纵向整合的程度设立合资企业运用战略联盟 伙伴关系建立 开发主要供应商 在设计采购战略的过程中 需要对上述方面进行全面 细致的分析与考虑 头脑风暴法是不错的选择 5 3集中采购量 对于 集团来讲 尽可能集中采购量是当前必须的工作 它可以充分利用扩大了的采购量 极大增强目前有限的购买力 这一点对于处于不断扩张之中的企业尤为重要 一方面 它可以为扩张建立良好的管理基础 另一方面 也可以据此与供应商确定较为紧密的战略关系 集中采购量对于 集团有三个层面上的含义 充分集中原来由各个公司各个厂分散采购的物资 由统一的部门负责实施战略采购 基于对器材配件采购性质的分析 打破原来按照功能分类的方式 采用按照供应商类别或采购方式的分类 充分扩大各采购类别的购买量 减少供应商的数量 将采购量集中到优秀的供应商处 在集中采购量的过程中 还需要不断地对采购的品种进行优化 实现 原燃料采购方面 最佳的采购结构 见下页 器材配件方面 备品配件的标准化 为了实现标准化 还需要来自各公司 厂生产技术部门的员工对目前的采购数据库进行进一步的统一 统一物资的名称 技术规格 产品要求等 5 4优化产品规格 对于不同