《精编》文秘写作的基础知识

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1、文 秘 写 作第一节 秘书概论秘书知识 秘书概论、日常办公事务和交往礼仪写作。秘书概论一、秘书的由来与定义 在我国，“秘书”一词最早出现于汉代。最初的含义是指物而非指人。即带有神秘色彩的图书。至东汉后期：秘书不仅指物，也指机构和人员。 古代的秘书工作者，被称为“史官”、“御史大夫”、“尚书”、“长史”、“主簿”等。 辛亥革命后，秘书的含义发生了质的变化。 其一：秘书一词已完全摆脱了“图书”的含义，从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。 其二，对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台，对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以秘书相称。 秘书，是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员

2、和公务服务人员他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。二、 秘书人员的称谓、类别、层次社会上对秘书人员的各种称谓：打字员、文秘、内勤、文书、文员、办公室主任、XX主管（培训主管、业务主管）、XX助理（人事助理、执行助理）等等。 从秘书服务的对象来划分，可分为公务秘书和私人秘书两类。 1、公务秘书 公务秘书是指为党政机关、军队、社会团体、国营（或集体）企业单位服务的秘书。 （ 1）集体秘书。集体秘书所从事的工作，不是为某一个领导者服务的，而是为所在机关、单位的领导班子服务的。 （ 2）专职秘书。专职秘书是指专门为某个领导者、专家服务的秘书（

3、有时也称为某某领导者或专家的私人秘书）。 2、非公务秘书（私人秘书） 非公务秘书是指由私人出资聘请并为聘请者服务的秘书。这类秘书又可分为外资企业秘书、中外合资企业秘书、中外合作企业秘书、民办企事业秘书、民办团体秘书、专业户或个体户秘书以及其他个人聘用的秘书等。这类秘书不属于国家编制的工作人员，其工薪由聘用者付给。 按照秘书人员所从事的工作内容划分，可分为文字秘书、机要秘书、信访秘书、通讯秘书、事务秘书、生活秘书等等。 1、文字秘书 文字秘书是指以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员，即人们通常所说的一个机关或单位的 “笔杆子”、“秀才”。 2、机要秘书 机要秘书是指在党、政、军机关从事机密文电的

4、翻译、处理及保管的秘书。机要秘书通常包括译电员、机要保密员等。 3、信访秘书 信访秘书是指办理人民群众来信工作的秘书人员。信访秘书的职责是通过办信、接访，沟通领导与人民群众的联系，加速政策的贯彻落实。 4、通讯秘书 通讯秘书是指负责管理通讯事务以及各种通讯设备（如电话总机、电传、传真等）的秘书人员。 5、事务秘书 事务秘书是指负责总务、后勤以及机关日常行政事务工作的秘书人员。 6、生活秘书 生活秘书是指在生活方面给领导提供服务和帮助的秘书人员。生活秘书通常是专为较高级的领导人配备的。 三、秘书工作的特点 1从属性 第一，秘书工作不能脱离领导而独立存在，秘书工作总是围绕领导工作而开展的，领导工作

5、涉及到哪里，秘书工作的范围就必须延伸到哪里； 第二，秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意图和指示精神办理，不能超越职权范围自作主张、自行其是； 第三，秘书人员虽然也常常参与领导班子的某些会议，与领导者共同研究各种有关问题，但秘书人员在会上只有发言权，而无表决权。 2被动性 3事务性 秘书工作绝大多数都是具体的事务工作，如收发文件、起草文件、打印校对、接听电话、迎来送往、布置会场、派车买票、安排食宿等等，虽然很琐碎、很繁杂，但都需要秘书人员一件一件地去办。“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮”。 4综合性 由于秘书机构是综合性办事机构，秘书工作也就具有明显的综合性。四、秘书工作的作用 现代秘书工作

6、的作用，归纳起来，主要有以下几方面： 1枢纽作用 在现代社会中，各级各类机关的秘书部门，都处于本单位领导机关之下、各个职能部门之间的中心位置，是领导进行管理的中介环节和中枢机构。 2参谋助手作用 领导者的主要职责在于决策和管理。秘书人员在协助领导决策和管理时，既要为领导办事，当领导的助手，又要为领导出谋献策，当领导的参谋。因此，秘书工作既有助手作用，又有参谋作用。 3形象作用 人们常常把秘书部门称为 “窗口”。所谓“窗口”，是指内外联系、群众来信来访、各方来人洽谈业务或协调工作等等，大都由秘书部门出面办理。 某省茶叶进出口公司罗经理将与英国客商史密斯谈一笔20万英镑的茶叶出口合同。姜秘书做接待

7、工作兼翻译。史密斯一进门，姜秘书马上引进会客室，罗经理已等在那里了，经过一番简单的介绍，他们发现史密斯粗通中文，能听不少中国话。罗经理与史密斯寒暄的时候，姜秘书前去泡茶，他用手从茶叶罐中搓了一撮乌龙茶放在茶杯内，然后冲上水，把杯子放在史密斯的面前。 罗经理和史密斯都看到了这一切，史密斯疑惑地问：“听说你们中国在加工碧螺春时，姑娘们要用手沾着唾液把茶叶卷起来，是不是？”罗经理还未答话，姜秘书立即反应：“那种茶叶样子特别好看，特别香呢！”罗经理解释说：“不，不，不，几十年前是这种情况，但现在茶叶的种植、采集、加工都严格按照国家出口标准进行，不会再出现类似的情况。”史密斯说：“刚才那位小姐给我泡茶不

8、是用手抓的吗” 罗经理转移话题，引导史密斯到茶叶样品桌前，双方就合同事宜谈了起来，在价格问题上双方争执不下。最后，罗经理说：“我按最低价格打九折给你。”史密斯沉思着，姜秘书接口：“我们已经给你成本价了，你应该接受了，你连茶都没有喝一口，怎么知道茶叶的质量呢？” 史密斯听了，耸耸肩，说了声抱歉，拔腿就走。 望着史密斯的背影，罗经理冲着姜秘书一顿责备：“好好的一笔大生意，都让你给搅了！”姜秘书茫然不知所措：“经理，我不是一直在帮你吗？怎么会是我的错？” 问题与讨论 1.合同没有谈成，真是姜秘书的错吗？她错在哪里？2.作为秘书兼翻译，姜秘书的角色意识应该是怎样的？五、秘书工作的内容 秘书工作有广义和

9、狭义两种。广义的秘书工作即秘书部门的工作，也称办公室工作；狭义的秘书工作是指有正式秘书部门的人员所承担的工作，即人们通常所说的秘书业务工作。 广义的秘书工作，其主要内容归纳起来有以下几方面： 第一类是事务性工作，包括处理信件、接听电话、撰写公文、档案管理、收发公文、回复 e-mail、整理报章杂志、操作传真、接待访客、安排上司约会、参加会议并纪录、差旅安排； 第二类是管理性工作，包括办公室管理、操作电脑、会计与财务、设备采购等； 第三类是沟通支援性工作，包括客户服务、媒体应对、公关策划、主持公司庆典、参加应酬、外勤工作、其它主管临时交办的事项。 在下述工作中，请分辩出哪些工作是秘书的职责；哪些

10、工作应协助他人做，哪些工作不参与： 接应电话、选购空调、接待访客、聘用人员、安排车辆、制定财务计划、复印文件、准备大型会议、收送邮件、签合同、为公司订桶装饮用水、电脑打字、慰问病人、管理文具、拟订薪酬、帮助他人印制名片。案 例 周一上午上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作，搞的手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。怎样安排顺序，才能提高工作效率？1、给某客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约会的事宜；2、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8人，每份10页）及会议日程表；3、向人力资源部门写报告，申请今年的休假日；4、复印一份将给某客户的答复信以备存，原

11、件邮寄给对方；5、拆封、分类和传递今天收到的邮件；6、布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡； 7、为上司预订周末去天津的火车票（北京出发）；8、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中个部门同事传阅；9、在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接应电话等事宜。 六、办公效率和时间管理 这里介绍一些时间管理的方法，帮助秘书将时间安排得更有成效。（一）用ABCD法则排出工作的优先等级 A类：重而急，重要的并紧急的，必须立即做、优先做； B类：重而不急，重要而不急的，应接着A类处理； C类：急而不重，有时间才做； D类：不急不重，可以不做。 方法：每日从A类依轻重缓急，循序

12、着手，就能充分利用时间，取得最佳效益。（二）有效利用时间，事半功倍 1、明确自己的工作任务和职责。你必须非常清楚上司安排的工作任务中，哪些工作应由你亲自完成；哪些工作应协助他人做；哪些工作不参与。 2、动脑筋思考，分清工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，科学有序的一项一项完成工作任务。 3、巧妙地运用一些方法，更有效地利用时间。如：把所有要复印的文件集中在一起复印，把所有要打的电话集中在一起打。 4、安排工作要适应整个流程的正常运转，不间断、延误或降低团队的整体效益。 5、秘书应尽量坚持记工作日记，通过时间和活动的详细记录，认真分析、评估自已利用时间的有效程度，从而得到启发，继续改进。七、秘书

13、的素质 1、秘书应具备的政治素养 坚定正确的政治方向，思想敏锐；较高的理论政策水平；实事求是的思想作风；淡泊明志，乐于奉献。 2、秘书应具备的知识素养 文化基础知识（包括外语，计算机,人文知识等）；相关专业知识（政治、经济、法律、财会管理等知识）；专业知识（文书、档案、会议、信访、公文写作、机关事务工作等知识）。 3、秘书应具备的能力素质 表达能力；调研能力；办事能力；交际能力；应变能力；学习能力等。 4、秘书应具备的心理素质 具有自信、沉着、乐观饱满的情绪；学会调节心理压力；克服不良心理影响；培养健康的兴趣和爱好；克服不良的嗜好，养成良好的生活习惯；积极参加各种形式的体育锻炼活动；有幽默感。

14、 模拟测试：总经理要秘书安排会议 总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。在这件事下，什么是任务？什么是结果？通知到所有参会的人员，想要的结果是什么呢？下面是一至九段秘书的不同做法。一段秘书的做法：发通知用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。二段秘书的做法：抓落实发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。三段秘书的做法：重检查发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对有急不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。四段秘书的做法：勤准备发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。 五段秘书的做法：细准备发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是会？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。 六段秘书的做法：做记录发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做