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1、海珠区档案馆纸质档案数字化前处理和加工工作规范 为确保海珠区档案馆纸质档案数字化工作的完整性、规范性、可操作性，提高档案数字化的工作质量，达到保护档案和高效利用的目标，根据档案馆工作通则、纸质档案数字化技术规范（国标DA/T 312005）、国家档案局办公室关于印发档案数字化外包安全管理规范的通知（档办发20147号）、广州市国家保密局 广州市档案局关于印发加强和规范广州市档案保密管理工作的指导意见的通知（穗密局201417号）和国家有关档案业务标准，结合本馆实际，特制定本工作规范。 一、纸质档案数字化前处理在档案数字化加工前，应根据实际情况做好前处理工作，以确保数字化加工的准确率。具体要求如
2、下：（一）检查卷内文件和校对卷内文件目录1、检查卷内文件目录中的题名是否与卷内文件一致，有否遗漏；2、卷内目录的文件顺序是否与卷内文件的装订顺序一致；3、张页号标识是否符合规范要求，有无出现空号和重号现象；4、卷内文件目录的张页号是否与卷内文件一致，是否标示了终止张页号；5、文件形成时间是否清楚，文件编号三要素是否齐全；6、纸张规格和折叠是否平整，有无破损、倒装、散出、左侧装订留空不够和字迹褪变、洇化等情况，有无空白页、缺页和重份文件，是否需要进行修裱等。（单份文件归档的检查方法与此相同）（二）检查案卷封面（卷皮）和卷内备考表1、检查全宗名称是否书写规范；2、案卷题名三要素是否齐全，是否能够准
3、确揭示案卷内容，责任者是否已标注地域名称，繁、简体字书写是否有误；3、时间项是否与卷内文件相符；4、档号（全宗号、目录号、案卷号）是否规范，有无出现空号和重号现象；5、保管期限是否准确；（档案盒标注内容的检查方法与此相同）6、检查卷内备考表中应填写的内容是否完整。（三）校对档案目录1、检查档案目录封皮：（1）检查全宗名称是否书写规范；（2）起止年度是否准确；（3）档号（全宗号、目录号、起止案卷号）是否规范；（4）保管期限是否准确；2、检查案卷目录中每个案卷的题名是否与实体案卷卷皮中的题名一致；3、是否出现有目录没有实体案卷或有实体案卷没有目录的现象；4、案卷号与实体案卷是否一致；5、每个案卷的
4、总页数是否与实体案卷一致；6、纸张规格和折叠是否平整，有无破损、倒装、散出等情况；7、卷内目录与实体案卷中的卷内目录是否完全一致；8、检查立卷说明是否完整。（归档文件目录的检查方法与此相同）（四）到期档案开放鉴定1、工作人员按培训指引，查看保管期限已满30年的档案的案卷目录，每一案卷的卷内目录中，如有一份文件不适宜开放，则整卷暂不开放；如所有文件都可开放，则整卷开放。2、局（馆）档案鉴定小组负责对初查目录清单进行档案开放鉴定审查，确定开放档案目录。3、确定为开放的案卷，在档案目录中标注“开放”，标注对应著录入电子条目中。（5） 涉密档案的处理 1、涉密文件所在的案卷，其案卷目录中的文件标题应标
5、注“案卷材料中最长的保密期限、最晚的解密时间”，附注中应标注最高的密级；卷内文件目录中每一件涉密文件的标题应标注“保密期限、解密时间”，附注中应标注密级（对于单件归档的涉密文件参照执行）。2、建立涉密档案目录和电子条目，涉密档案目录和案卷单独存放保管，涉密档案电子条目和数字原文存放在保密电脑中。原案卷的档案盒应为被分离存放的涉密档案留出空间，便于将来解密后放回原处。3、涉密档案数字化加工不准外包，由局（馆）工作人员负责。（6） 注意事项 1、以上检查结果均应按规定填写相关登记表单，并在不影响原来案卷质量的前提下提出具体处理意见，经局（馆）确认后按规定要求处理到位，处理结果经验收合格后转入数字化
6、加工阶段。2、在数字化加工前，制作并填写纸质档案数字化加工交接登记表单，详细记录档案前处理后每份文件的起始页号和页数。二、数字化加工在做好档案前处理的基础上，进行条目录入和全文扫描加工。具体要求是： （一）条目录入：案卷级条目以及文件级条目对照已作前处理的档案实体按规定进行著录，使用海珠区数字档案馆整合系统平台中的著录模板，具体标准按照档案著录规则DA/T 18-1999的要求进行。同时进行人工校对或软件自动校对以确保质量，发现不合格的及时进行修改或重录。 （二）扫描加工：扫描加工的基本环节有：整理拆装、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份等。具体标准要求是：1
7、、整理拆装：在拆除案卷装订物时，必须注意保护档案不受损害，保持案卷内原有文件顺序（在前处理阶段已被拆装用于纠错的案卷，保持拆装状态直接进入扫描加工）。扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，除特殊情况外，原则上不更换原卷皮和备考表，卷内目录和档案盒根据实际情况决定是否更换。2、档案扫描：根据档案幅面大小选择相应规格的高速扫描仪进行扫描，大幅面档案原则上采用大幅面数码平台扫描或采用拼接方式扫描。纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用高速扫描仪的平板扫描方式，纸张状况好的档案可采用高速扫描仪的自动进纸方式。页面为黑白两色且字迹清晰不带有图片的档案材料，采
8、用黑白模式扫描，分辨率为200dpi；其他档案材料均采用彩色模式扫描，分辨率为300dpi。扫描后的图像文件保存为JPEG格式。认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致。3、图像处理：应对扫描后的图像（JPEG格式）进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边处理和排列顺序调整。图像偏度不得大于3度，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何有效信息。4、图像存储：以目录数据库内该文件档号对扫描图像建立文件夹，并对文件夹内图像文件按页码顺序进行命名。扫描后的电子文件和电子条目在挂接前经核对后再刻录光盘DVD做存储利用备份之用（一式三
9、套）。光盘质量标准如下：光盘内存储电子档案目录和影像存储格式为JPEG的数字全文，两者一一对应。同一案卷（件）不能跨越两张DVD。文件影像存于符合标准的单片包装光盘中。光盘表面标示光盘编号，包装盒上注明光盘内目录索引信息。光盘刻录完成后，需与影像系统档案进行对比，以确保档案信息准确无遗漏。涉密与非涉密数据不能备份在同一光盘上。光盘刻录人员须对所有光盘编制归档光盘目录。 5、目录建库：按照档案著录规则DA/T 18-1999的要求建立案卷级、文件级目录数据库。在完成目录数据库的核对后按照局（馆）要求的格式批量打印档案目录3份。已被拆装的档案完好无损地按原状装订好放进档案盒，做到安全、准确、没遗漏
10、。6、 数据挂接：挂接前必须进行挂接前核对，比对、剔除重复件，核对每份文件的档号、页码、页数和内容与前处理、扫描时填写的档号、页码、页数和内容是否一致，不一致时应及时核对修改。数字化图像文件应与案卷级、文件级目录数据一并进行挂接，使用批量挂接软件将数字化加工成果导入海珠区数字化档案馆。 7、数据验收：1、以抽检的方式检查已完成数字化加工的所有数据，包括目录数据库、图像文件和数据挂接总体质量。一个全宗的档案，数据验收时抽检比率不低于5%。目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。一个全宗的档案，数字化加工质量抽检的合格率达到
11、95%以上（含95%）时，给予验收“通过”。（合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数100%）填写纸质档案数字化加工验收表单，验收“通过”的结论，必须经过局（馆）领导审核签字后方有效。验收“不合格”的，提交的验收数据全部发回加工单位全面自检，直至达到验收要求。2、档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等情况，将依法追究法律责任；顺序错误、装订不符合要求、卷间文件颠倒等均作为差错，合格率达到95%以上（含95%）予以通过。8、数据备份：数据备份采用在线、离线相结合方式进行，并检验备份数据能否打开、数据信息是否完整、
12、文件数量是否准确等，并在备份介质上做好标记。三、数字化外包安全管理涉密档案数字化加工不予外包，数字化外包档案是指非涉密档案。档案数字化外包安全管理应按照“安全第一、预防为主”的原则，对档案数字化全过程实行严格监督和管理，确保档案实体与信息安全。（一）档案部门的安全管理1、对数字化服务机构的相关资质、业绩、人员、设备和加工软件等进行考察，在同等条件下，应优先选用具有与数字化加工相关涉密资质的数字化服务机构。2、档案部门与数字化服务机构签订安全保密协议。3、在数字化加工工作完成的同时建立起每一个阶段完整、规范的工作记录，并形成档案或资料。4、防止档案实体受损、丢失，杜绝数字化服务机构擅自复制、留存
13、、使用档案信息的行为。（二）数字化服务机构的安全管理1、数字化服务机构业务范围必须包括档案数字化加工或数据处理类项目。2、数字化服务机构的工作人员必须提供本人身份证，接受安全保密教育，并与数字化服务机构签订保密协议，明确不得摘抄、外泄档案内容和其他安全保密责任义务。安全保密协议应报送档案部门备案。（三）数字化场所的安全管理1、数字化场所一般设在档案部门独立、可封闭的场所，符合防盗、防火、防水、防潮、防高温、防日光等要求。2、应配备视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、计算机和扫描仪等配套设备等无监控死角，视频监控数据自产生之日起保存不少于1个月。3、数字化加工场所须封断所有档案数字化加
14、工设备的无线网络功能，有线网络实现与其他无关网络物理隔离。4、数字化工作人员存放随身物品要有专用储物箱柜，不得带有手机、照相机、摄像机、便携式电脑等各类可拍摄记录设备和各类移动存储介质。5、工作人员挂牌上岗，严禁从事与数字化无关的活动。6、档案部门和数字化服务机构应指定有关人员经常对数字化加工场所进行巡查，确保安全措施得到落实。（四）数字化加工设备、网络环境与数据载体的安全管理1、档案数字化加工原则上使用档案部门提供的相关设备并严禁工作人员带走。禁止使用任何无线设备。计算机、扫描仪等必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口、如USB接口、蓝牙等。2、除必要的操作系统、安
15、全杀毒软件、加工软件、著录编辑软件外，计算机不得安装任何与加工无关的软件。3、用于档案数字化加工的设备、存储介质和刻录设备等应由档案部门指定专人保管，并对使用情况进行记录，严禁与其他非数字化专用设备交叉使用。（五）档案数字化成果移交接收与设备处理的安全管理1、档案数字化任务完成后，档案部门应组织专人对向档案部门移交的数字化加工介质（如存储介质、移动介质、备份介质）、加工监控视频回放安全检查记录、档案实体出入库交接记录、加工人员变更记录等进行安全保密专项验收，凡未开展安全保密专项验收或验收不合格的，不得对项目进行总体验收。2、档案数字化任务完成后，档案部门应组织专人对数字化服务机构所用的设备进行检查，以确保设备中无信息留存。凡存有信息的，必须作清除信息的安全处理。3、数字化服务机构应将档案数字化加工过程中形成的日志、记录等原始记录材料移交档案部门，作为项目档案内容进行管理。8
